(2)勞動合同到期時間: =DATE(YEAR(P3)+1,MONTH(P3),DAY(P3)-1) 我們同樣采用上述函數(shù)的設(shè)置方法。這里我們假設(shè)勞動合同期限為1年，則我們需要設(shè)置成YEAR(P3)+1，另外這個數(shù)值依然以入職日期為計算根據(jù)，所以天數(shù)上還要設(shè)置成DAY(P3)-1的格式。 (3)續(xù)簽合同到期時間: =DATE(YEAR(S3)+1,MONTH(S3),DAY(S3)) 這里需要注意的是續(xù)簽合同計算是以前份合同簽訂到期日期為根據(jù)的，所以只在前一份合同到期時間的基礎(chǔ)上增加1年即可，無需天數(shù)上減1。 (4)試用期提前7天提醒: =IF(DATEDIF(TODAY(),Q3,"d")=7,"試用期快結(jié)束了","") 這里用到了DATEDIF函數(shù)，表示兩個日期差值，但是需要注意的是，我們要表示提前7天提醒，所以，將TODAY()函數(shù)寫到試用期時間前面即TODAY(),Q3而不能表示成Q3，TODAY()。其中“d”表示兩個日期天數(shù)差值。我們用IF()函數(shù)來表示顯示要求，那么這個函數(shù)設(shè)置的含義為:如果差值為7則顯示“試用期快結(jié)束了”否則不顯示信息，在編輯函數(shù)時用“”表示不顯示任何信息。 (5)提前30天提醒: =IF(DATEDIF(TODAY(),S4,"m")=1,"該簽合同了","") 函數(shù)設(shè)置方法同上，其含義是兩個日期相差1個月則顯示“該簽合同了”否則不顯示任何信息。這里沒有設(shè)置成相差30天提醒是因為考慮到設(shè)置成月更利于我們?nèi)耸鹿ぷ鞯牟僮?。同樣需要注意的是不要將顯示“今天日期”函數(shù)與顯示“合同到期日期”函數(shù)順序顛倒。其中"m"表示月的含義。 3、 采用“記錄單”錄入信息 通過對一些人事信息項進行函數(shù)設(shè)置后，我們便可以開始錄入信息了。逐行的鍵入人事信息，會讓人很快產(chǎn)生疲勞感，甚至?xí)霈F(xiàn)串行或輸錯信息的工作失誤。我們可以采用Excel自帶的“記錄單”功能來解決這個問題。請點擊編輯欄中的“數(shù)據(jù)”―“記錄單”如圖(三)我們可以用“Tab鍵進行項目的換行錄入如圖(四)。”
圖三 記錄單
圖四 Tab鍵進行項目的換行錄入 4、 用“窗口凍結(jié)”功能可以進行簡單的數(shù)據(jù)查詢 當(dāng)我們錄入完數(shù)據(jù)后，我們希望能夠非常方便的查詢信息，但是由于信息庫所涉及的項目很多，我們常常會遇到這樣的情況:看到左邊的信息又看不到右邊的信息，或者看到下面的信息又不知道此信息所對應(yīng)的信息項。這時我們可以采用“窗口凍結(jié)”功能。例如我現(xiàn)在想保留各信息項，同時保留每個人的編號、姓名、部門，讓其他信息可以根據(jù)需要進行查找，這時我們可以點擊D3單元格，然后點擊編輯菜單欄的“窗口”，選擇“凍結(jié)窗口”，就可以出現(xiàn)如圖(五)情況:
圖五 查詢信息 這樣我們會非常容易查到某人相關(guān)信息，但是值得注意的是設(shè)置窗口凍結(jié)的規(guī)律:如果你想凍結(jié)第2行請將光標(biāo)放到第3行單元格處，進行凍結(jié)窗口設(shè)置。如果你想凍結(jié)C列，請將光標(biāo)放到D列單元格處，進行凍結(jié)窗口設(shè)置。如果你即想凍結(jié)第2行又想凍結(jié)C列，請將光標(biāo)放到他們的交叉單元格D3上進行設(shè)置。如果想取消凍結(jié)功能可以點擊“窗口”菜單選擇取“消凍結(jié)窗口”功能。 5、“自動篩選”功能可以進行簡單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計有時我們想非?？焖俚牡玫揭恍?shù)據(jù)，比如本公司在職人員中，本科生學(xué)歷的男生有多少人?這時我們可以采用自動篩選功能。請選擇“人員類別”單元格，點擊編輯菜單欄上的“數(shù)據(jù)”選擇“篩選”，點擊“自動篩選”。在每個信息項單元格右下角都會出現(xiàn)選擇按鈕。我們分別在人員類別處選擇在職(圖(六))，在學(xué)歷處選擇本科(圖(七))，在性別處選擇男(圖(八))，最后用鼠標(biāo)將顯示的性別全部選上，這時注意圖(九)中用紅筆圈住的地方就是我們所需要的數(shù)據(jù)了。
圖六 分別在人員類別處選擇在職
圖七 在學(xué)歷處選擇本科 圖八 在性別處選擇男 圖九 紅筆圈住的地方就是我們所需要的數(shù)據(jù) 6、用“數(shù)據(jù)透視表”功能快速匯總各項數(shù)據(jù) 以上功能的設(shè)置多用于日常人事工作中，但到年底我們需要對這一年的人事情況進行大量的信息總結(jié)，比如人員的離職情況，入職情況，各類數(shù)據(jù)構(gòu)成比例等。這項工作更是一項非常繁重的工作。我們可以利用Excel自帶的“數(shù)據(jù)透視表”功能為我們排憂解難。 請點擊編輯菜單欄中“數(shù)據(jù)”選項，選擇“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”選項，如圖(十) 圖十 選擇“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”選項 選擇“數(shù)據(jù)透視表”接下來點擊“下一步”即可，我們需要確定建立數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源區(qū)域，一般系統(tǒng)會自動將整個信息庫區(qū)域設(shè)置成我們要選擇的區(qū)域。在出現(xiàn)“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?3”第3步時我們選擇“現(xiàn)有工作表”，將工作表區(qū)域選擇在新的sheet中A3單元格” 如圖(十一)。點擊“完成”后，便會出現(xiàn)(圖(十二))結(jié)果。這里解釋一下我們?yōu)槭裁匆x擇A3單元格，這主要是因為顯示區(qū)上面有兩行用來放置頁字段。 圖十一 將工作表區(qū)域選擇在新的sheet中A3單元格 圖十二 藍圈圈住的地方 例如我們現(xiàn)在想統(tǒng)計各部門2003年入職人員情況。我們便可以將相關(guān)項目用鼠標(biāo)托至指定位置，如圖(十二)紅色箭頭顯示。通過對信息項目的拖拽，系統(tǒng)會自動出現(xiàn)相關(guān)信息的統(tǒng)計數(shù)據(jù)。如果我們還想出現(xiàn)統(tǒng)計數(shù)據(jù)的圖示，這時我們可以點擊數(shù)據(jù)透視表編輯菜單欄上的圖例圖標(biāo)，如圖(十二)藍圈圈住的地方。這時會出現(xiàn)chart1，如圖(十三)所示。如果我們想改變圖例顯示類型可以點擊圖表向?qū)нM行自由選擇。 圖十三 完成 通過這個功能我們可以很容易的統(tǒng)計出各種人事資料，比如學(xué)歷構(gòu)成，性別比例等。同時您還可以根據(jù)自己的需要來設(shè)置布局。當(dāng)出現(xiàn)“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?#8221;第3步時，我們可以點擊“布局”按鈕，接下來會出現(xiàn)“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?布局”在這里我們可以通過對話框中右側(cè)的數(shù)據(jù)按鈕添加或刪除我們需要的數(shù)據(jù)項。如圖(十四) 圖十四 統(tǒng)計人事資料 以上講述的是一些常用功能的設(shè)置，您還可以舉一反三，加入一些好用的小功能。 |
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