Word長篇文檔排版技巧（二）小王經(jīng)過一段時間的學習和摸索，現(xiàn)在已經(jīng)成為市場部的Word高手，制作報告又快又好，同事們經(jīng)常向他請教。不料，這卻應驗了那句話：能者多勞。市場部經(jīng)理這次又給小王安排了一個重要的任務：制作一個專業(yè)的分析報告，要做成雜志的效果，還要正式出版印刷。小王找來很多正式出版的雜志和書刊進行對比，這才發(fā)現(xiàn)，雜志和書刊的編排難點很多，主要有以下幾個特點：
圖1 雜志或書的印刷規(guī)范 怎么設計這樣的文檔呢？抓住以下幾個關(guān)鍵就行了： 1. 頁面設置決定了頁面布局、節(jié)的起始位置、奇偶頁頁眉和首頁頁眉 雙面打印的復雜報告 這份報告要求的格式將完全按照上述所列的雜志或書的特點進行設計。 預留裝訂線區(qū)域 為了讓雙面打印的比較厚的文檔能夠在裝訂后不會遮擋文字，可以預留出裝訂線區(qū)域。
圖2 設置裝訂線 在“頁碼范圍”中，設置“多頁”為“對稱頁邊距”；在“頁邊距”中，設置“裝訂線”為“2厘米”，并可預覽效果；在“預覽”中設置“應用于”為“整篇文檔”。 設置節(jié)和頁眉頁腳 文檔中已經(jīng)用【插入】|【分隔符】|【分節(jié)符類型】|【下一頁】的方式為不同的章分節(jié)（參見上一期內(nèi)容），現(xiàn)在需要將節(jié)和頁眉頁腳進一步設置。
圖3 設置節(jié)和頁眉頁腳 在“節(jié)”中選擇“節(jié)的起始位置”為“奇數(shù)頁”，這樣可以讓每一節(jié)都從奇數(shù)頁開始，從而讓每章的首頁位于奇數(shù)頁。 在“頁眉和頁腳”中選中“奇偶頁不同”和“首頁不同”，這樣可以分別添加奇數(shù)頁、偶數(shù)頁和每一節(jié)的首頁的頁眉和頁腳，并使其內(nèi)容不同。 在“預覽”中選擇“應用于”為“整篇文檔”。 如果此時打印預覽，會看到在目錄前和第1章前等位置出現(xiàn)空白頁。這是因為每一節(jié)都從奇數(shù)頁開始的緣故。當上一節(jié)的文字在奇數(shù)頁就結(jié)束時，為了讓本節(jié)從奇數(shù)頁開始，就會自動加入空白頁。特別要注意，這個空白頁只有打印預覽時才可看到，在編輯狀態(tài)下無法看到，不要誤以為沒有加入空白頁。 添加不同內(nèi)容的頁眉 在添加頁眉時，只要充分理解了分節(jié)的作用，就能快速設置出復雜的頁眉。 設置頁眉和頁腳時，從文檔開始位置設置不容易出錯。按【Ctrl】+【Home】快捷鍵定位到文檔開始位置，從菜單選擇【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，進入頁眉和頁腳編輯狀態(tài)，如圖4所示。
圖4 第1節(jié)的首頁頁眉 首先會顯示第1節(jié)的首頁頁眉，這是封面的頁眉，無需設置。
圖5 第2節(jié)的首頁頁眉 第2節(jié)的首頁頁眉右側(cè)顯示“與上一節(jié)相同”，表示與上一節(jié)的首頁頁眉相同，目錄同樣無需設置頁眉。 在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“顯示下一項”按鈕
圖6 第3節(jié)的首頁頁眉 第3節(jié)的首頁頁眉右側(cè)顯示“與上一節(jié)相同”，表示與上一節(jié)的首頁頁眉相同，每一章的首頁同樣無需設置頁眉。 在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“顯示下一項”按鈕
圖7 第3節(jié)的偶數(shù)頁頁眉 在本文檔中，這是第一次出現(xiàn)正文中的偶數(shù)頁頁眉的內(nèi)容。如果文檔的前面部分也有偶數(shù)頁頁眉（例如目錄比較長時，就有可能在目錄節(jié)首先出現(xiàn)偶數(shù)頁頁眉），就應該使此處的偶數(shù)頁頁眉與上一節(jié)不同。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“同前”按鈕
圖8 與上節(jié)不同的偶數(shù)頁頁眉 在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“顯示下一項”按鈕 ，顯示第3節(jié)的奇數(shù)頁頁眉，如圖9所示。
圖9 第3節(jié)的奇數(shù)頁頁眉 在本文檔中，這是第一次出現(xiàn)正文中的奇數(shù)頁頁眉的內(nèi)容。如果文檔的前面部分也有奇數(shù)頁頁眉（例如目錄比較長時，就有可能在目錄節(jié)首先出現(xiàn)奇數(shù)頁頁眉），就應該使此處的奇數(shù)頁頁眉與上一節(jié)不同。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“同前”按鈕 利用插入域的方法，可以一次性設置好所有奇數(shù)頁的標題，并使標題自動采用該節(jié)的標題。 定位到頁眉中，從菜單選擇【插入】|【域】命令，顯示“域”對話框，如圖10所示。
圖10 插入“StyleRef”域，并引用“標題1”樣式 在“域名”中選擇“StyleRef”域，并在“樣式名”中選擇“標題一”樣式，表示引用“標題一”樣式中的文字。 單擊【確定】按鈕后，即可將本節(jié)“標題一”樣式對應的文字插入頁眉，設置頁眉右對齊后，得到如圖11所示的效果。
圖11 與上節(jié)不同的奇數(shù)頁頁眉，引用“標題一”樣式對應的文字 在“頁眉和頁腳”工具欄連續(xù)單擊“顯示下一項”按鈕 在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“關(guān)閉”按鈕，退出頁眉和頁腳編輯狀態(tài)。 去除頁眉中多余的水平線 在文檔的首頁頁眉中會注意到，雖然沒有文字，卻保留了一條水平線。可以去除這條多余的水平線。 按【Ctrl】+【Home】鍵定位到文檔開始位置，在頁眉處雙擊即可快速進入頁眉和頁腳編輯狀態(tài)。要成功去除頁眉中的水平線，必須先選中頁眉中的段落標記，如圖12所示。
圖12 選中頁眉中的段落標記 從菜單選擇【格式】|【邊框和底紋】命令，顯示“邊框和底紋”對話框，如圖13所示。
圖13 去除段落邊框 在預覽中可以看到段落底部添加了一條水平線，頁眉中的水平線實際上是用段落的下邊框線制作出來的。在左側(cè)的“設置”中選擇“無”，即可去除段落邊框，從而使頁眉中的水平線消失。 由于是在第1節(jié)的首頁去除水平線，后續(xù)其他節(jié)的首頁設置均為“與上一節(jié)相同”，因此后續(xù)節(jié)首頁的水平線也會消失，不必再進行設置了。 添加不同類型的頁碼 在雜志和書中，目錄和章節(jié)可以分別采用不同類型的頁碼。例如，目錄的頁碼用羅馬數(shù)字I，II，III，IV等，章節(jié)的頁碼用阿拉伯數(shù)字1，2，3等。要實現(xiàn)這樣的頁碼編排，同樣要借助分節(jié)來實現(xiàn)。 按【Ctrl】+【Home】快捷鍵定位到文檔開始位置，從菜單選擇【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，進入頁眉和頁腳編輯狀態(tài)。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“在頁眉和頁腳間切換”按鈕
圖14 第1節(jié)的首頁頁腳 第1節(jié)是封面，不需要添加頁碼，在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“顯示下一項”按鈕
圖15 第2節(jié)的首頁頁腳 第2節(jié)是目錄，需要添加羅馬數(shù)字的頁碼。在第2節(jié)首頁頁腳的右上方顯示“與上一節(jié)相同”，表示與第1節(jié)首頁相同，顯然，需要斷開和第1節(jié)之間的鏈接。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“鏈接到前一個”按鈕
圖16 “頁碼”對話框 選擇“對齊方式”為“外側(cè)”，并可以在對話框中預覽頁碼位于外側(cè)的效果。選中“首頁顯示頁碼”。有些書籍在每章的首頁不顯示頁碼，如果是這種情況，也可以不選中此選項。 單擊“格式”按鈕，顯示“頁碼格式”對話框，可設置頁碼的格式和起始編號，如圖17所示。
圖17 “頁碼格式”對話框 在“數(shù)字格式”中選擇羅馬數(shù)字格式“I，II，III，…”，在“頁碼編排”中選擇“起始頁碼”為“I”。 單擊【確定】按鈕結(jié)束設置。注意第2節(jié)的頁腳提示文字變?yōu)?#8220;奇數(shù)頁頁腳 -第2節(jié)-”，并且沒有出現(xiàn)預期的頁碼，如圖18所示。這是由于在如圖16所示的對話框中，選擇了“首頁顯示頁碼”，從而使原來的“首頁不同”功能失效，自動轉(zhuǎn)變?yōu)槠鏀?shù)頁頁腳，并且會顯示“與上一節(jié)相同”。如果切換到頁眉，還會看到自動添加了一條水平線，這是因為此節(jié)已經(jīng)變?yōu)槠鏀?shù)頁頁眉，從而與上一節(jié)的首頁頁眉格式不再一樣了?？梢栽谕瓿伤械捻摯a設置后，按照前面“去除頁眉中多余的水平線”的方法去除水平線。
圖18 第2節(jié)的頁腳改變?yōu)槠鏀?shù)頁頁腳 重復一遍剛才的操作即可設置好此節(jié)的頁碼：在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“鏈接到前一個”按鈕
圖19 第2節(jié)（目錄）的頁碼 如果目錄較長，在目錄的第2頁會顯示偶數(shù)頁頁腳，其中將自動采用羅馬數(shù)字格式，無需再進行設置。 在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“顯示下一項”按鈕
圖20 第3節(jié)的首頁頁腳 第3節(jié)的首頁頁腳會顯示“與上一節(jié)相同”提示文字。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“鏈接到前一個”按鈕
圖21 “頁碼格式”對話框 在“數(shù)字格式”中選擇“1，2，3，…”，在“頁碼編排”中選擇“起始頁碼”為“1”。設置完畢，后面的所有節(jié)都會延續(xù)頁碼的設置和編號。 至此，整篇文檔的頁碼格式和編號設置完畢。 最后，按照前面“去除頁眉中多余的水平線”的方法去除第2節(jié)（目錄）頁眉中的水平線即可完成所有的設置。 雙面打印設置 文檔需要雙面打印時，可以選擇“手動雙面打印”設置。 從菜單選擇【文件】|【打印】命令，顯示“打印”對話框，如圖22所示。
圖22 手動雙面打印 選中“手動雙面打印”，其他設置保持默認值。 當開始打印時，打印機會在打印完所有奇數(shù)頁后提示換紙，如圖23所示。將所有打印完的奇數(shù)頁紙張的背面一起放入打印機，即可打印出背面內(nèi)容。
圖23 提示換紙 小結(jié) 無論多么復雜的排版，只要用好了分節(jié)、樣式、頁面設置和頁眉頁腳設置，就能輕松快捷地制作出專業(yè)水準的文檔。 域是提高效率、自動生成文本內(nèi)容的工具。 Word的打印功能極其強大，可以滿足各種打印需求。 |
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，顯示第2節(jié)的首頁頁眉，如圖5所示。
，顯示第3節(jié)的首頁頁眉，如圖6所示。
，顯示第3節(jié)的偶數(shù)頁頁眉，如圖7所示。
，使“與上一節(jié)相同”消失。在頁眉處輸入本文檔的大標題（一般是雜志名或書名），并使其左對齊，如圖8所示。
