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每一位使用Word的朋友，都希望通過好的途徑提高自己的工作效率，從而讓自己工作得輕松些。也許此刻你就正有這種想法，也許你常常會問，怎樣才能做到呢？如果要我回答，我會告訴你，途徑有很多，但是樣式絕對是重要的途徑之一。
為什么要這樣說？我們可以回想一下日常運用Word工作時的情形，除了文檔的錄入之外，我們的大部分時間都花在文檔的修飾上。文檔錄入的問題這里就不作討論，而樣式則正是專門為提高文檔的修飾效率而提出的?；ㄐr間學習好樣式，可以讓你的工作效率成倍提高、節(jié)約大量的時間，從這一點看，此時學習的投資是非常值得的。
如果你現在已打算學好樣式，一個非常好的機會已經擺在你面前。別猶豫，和我一起來開始輕松愉快的樣式學習之旅。
說明：課程的所有操作演示，均以Word2003為例，但是使用Word2002也同樣可以仿照操作。使用Word2000的朋友，由于該版本還沒有任務窗格，所以為了便于學習，建議使用Word2002以上的版本進行學習。
整個訓練過程將通過一個典型的原始案例文檔展開，這會讓學習的過程充滿真實感和趣味，不再感覺枯燥。請先下載原始案例文件，并請復制原始案例文件，為它制作一個復件，分別把它們命名為案例文件一和案例文件二。后面的學習將會用到這兩個文件。文章末尾還提供了案例的最終效果文件，大家可以參考檢查自己的學習效果。
一、提出任務
為了讓我們的學習更具方向性，在開始具體內容之前，先提出如下兩個實際的任務。學習完成之后，看看我們是否已初步獲得解決問題或完成任務的思路和能力，以便檢測我們的學習效果。
(一). 如何利用樣式快速地格式化文檔?
這個任務比較具有通性，大部分使用Word的朋友都需要格式化文檔，而且希望高效率地完成這個工作。
(二). 如何讓企業(yè)的公文具備統一的格式?
在企業(yè)中常常利用Word制作公文的朋友，應該對這個任務深有體會，好好地利用樣式，是實現這個目標的有效途徑之一。
二、基本應用能力訓練
(一). 理解樣式的概念
在使用樣式這個威力強大的工具之前，我們先來認識一下它的概念。所謂樣式，就是將修飾某一類段落的一組參數，其中包括如字體類型、字體大小、字體顏色、對齊方式等，命名為一個特定的段落格式名稱。通常，我們就把這個名稱叫做樣式，也可以更概括地說，樣式就是指被冠以同一名稱的一組命令或格式的集合。
舉個例子，比如我們在某個報告文檔中，要設置所有說明性段落的格式為“小四號、左對齊、傾斜、下劃線”等，那么我們就可以利用樣式把這組參數組合，賦予它一個形象的名稱——“說明樣式”。于是，在修飾報告中其他的說明性段落時，就可以直接利用“說明樣式”就可以了。
下面我們將在“思科樂器銷售概要(原始文件)”案例文檔中，逐步學習操練關于樣式使用的各種基本技能，掌握了這些技能后，我們就可以輕松高效地完成前面提出的應用任務了。
| (二). 使用現有的樣式格式化文檔
本小節(jié)的學習目標是學會打開“樣式和格式”任務窗格，并且使用已有樣式格式化文檔。
1. 啟動Word2003(2002)，打開“基本應用能力培訓(原始文件)”，即案例文件一。
2. 我們可以通過兩種方法打開“樣式和格式”任務窗格：一是單擊工具欄上的“格式窗格”按鈕(圖1)；二是如果“新建文檔”任務窗格已經打開，則單擊其頂部右邊的下拉按鈕，在彈出的菜單中選擇“樣式和格式”命令(圖2)。
圖 1
圖 2
3. “樣式和格式”任務窗格打開之后，我們可以看到它的列表中列出了現有的幾種樣式，如“標題1”、“標題2”等。下面我們將練習使用這些現成的樣式。
4. 在案例文件中，大家可以看到相應標題后面的括號中標明了該標題的等級?，F在把插入點定位于“執(zhí)行概要(標題1)”段落，然后用鼠標點一下“樣式和格式”任務窗格中的“標題1”，這時可以看到插入點所在的段落被應用了“標題1”樣式(圖3)。
圖 3
5. 接下來請大家用同樣的方法為案例文檔其它的標題指定相應的標題樣式，全部完成后請保存一下文件，如果你要繼續(xù)下面的學習，請先不要關閉該案例文件，因為下面的學習過程還需要它。
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| (三). 讓樣式符合個性的需求
通過上面的訓練，我們已經學會了使用現成的樣式來修飾文檔?？赡苣阋呀洶l(fā)現，現成的樣式并不一定總是符合自己的要求，下面就來看看通過修改或創(chuàng)建樣式，使之符合個性需求的幾種常用方法。
使用“修改法”定制現有樣式
假設我們想把使用“標題1”樣式段落的格式改為“黑體、三號、藍色”，以滿足自己文檔的獨特要求。要實現這個更改，可以用兩種辦法，下面分別說明。
方法一：
1. 將鼠標指針移到“樣式和格式”任務窗格中“標題1”樣式名處，并單擊其右邊的下拉箭頭，在彈出的菜單中選擇“修改”命令(圖4)。
圖 4
2. 接著彈出“修改樣式”對話框，通過該對話框，我們把字型改為“黑體”，字號改為“三號”，然后單擊“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“字體”命令，并通過打開的“字體”對話框設置字體顏色為“藍色”(圖5)。
圖 5
3. 設置好之后單擊兩次“確定”按鈕，返回Word主界面，我們可以看到所有使用“標題1”樣式的段落外觀，都根據上面的設置進行了更改。從這里，讀者朋友可以初步體會一下樣式的高效性。
方法一是筆者比較喜歡的方法，它是通過“樣式和格式”任務窗格，對相應的樣式利用其“修改”命令和相應的對話框進行更改設置。那么，可不可以不進入對話框而直接進行更改呢？答案是肯定的，請看下面的方法二。
方法二：
1. 為了方便我們對方法二的操作進行測試，先執(zhí)行“編輯→撤銷”命令，讓使用“標題1”樣式的段落仍保持默認狀態(tài)。
2. 接著我們隨意選中一個使用“標題1”樣式的段落，比如“執(zhí)行概要(標題1)”，然后用常規(guī)的方法通過格式工具欄或菜單“格式→字體”命令，將該段落格式設置為“黑體、三號、藍色”。
3. 這時可以看到“樣式和格式”任務窗格中“標題1”樣式的下方顯示出更新后的樣式名(圖6)。
圖 6
4. 同時你可以拖動一下滾動條，看看文檔中其他使用“標題1”的段落外觀仍保持原狀，用什么方法讓它們也使用更新后的樣式呢？
5. 先選中修改好的“執(zhí)行概要(標題1)”段落，然后單擊“樣式和格式”任務窗格中“標題1”右邊的下拉箭頭，在彈出的菜單中選擇“更新以匹配選擇”命令(圖7)。
圖 7
6. 執(zhí)行該命令后，所有原來使用“標題1”樣式的段落便都應用了新的設置。新增的樣式名也隨即消失，新增的格式參數被添加到了“標題1”樣式中。
7. 作為練習，你可以試著用上面介紹的兩種方法修改一下“標題2”和“標題3”，體會兩種方法的區(qū)別和聯系。
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| 修改“正文”樣式
也許大家早就注意到了“正文”樣式，實際上默認的“正文”樣式在大多數場合下不符合行文要求，這時我們需要對它進行更改，具體方法和上面介紹的方法一類似，下面的操作中，假設我們要將“正文”樣式修改為“楷體、三號、首行縮進2字符”。
1. 還是在上面的案例文檔中，將鼠標指針移到“樣式和格式”任務窗格中“正文”樣式名處，并單擊其右邊的下拉箭頭，在彈出的菜單中選擇“修改”命令(圖8)。
圖 8
2. 打開“修改樣式”對話框，通過改對話框設置字型為“楷體”，字號為“三號”(圖9)。接下來單擊“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“段落”命令，打開“段落”對話框，設置特殊格式為“首行縮進2個字符”(圖10)。
圖 9
圖 10
3. 依次單擊“確定”按鈕后，可以看到文檔中使用“正文”樣式的段落根據設置進行了更改。
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| 使用“命名法”創(chuàng)建個性的樣式
在實際的行文過程中，我們的文檔中可能含有很多注釋、提醒、警告等特殊的段落，而這些段落我們常常希望用特殊的格式來修飾它，以便讓文檔具備更好的可讀性。這時，我們就可以創(chuàng)建個性的樣式來快速修飾這些段落的外觀。
用“命名法”創(chuàng)建樣式的思路是，先把一個段落格式化好，然后以修飾它的相關參數為基準命名為一個形象的樣式名，比如“注釋樣式”、“說明樣式”，以后修飾和它同樣的段落時，直接利用這個新建的樣式就可以了。
下面我們在案例文件中為說明性段落建立樣式，并命名為“說明樣式”。
1. 在案例文件中，先選中位于“目標(標題2)”部分的“說明：此處省略了一個圖表。”段落，先對它進行修飾。
2. 用常規(guī)的方法把它修飾為“宋體、傾斜、下劃線”。
3. 修飾完成后，把鼠標指針移到“格式”工具欄左側“樣式框內”，當顯示反白時輸入樣式名稱“說明樣式”(圖11)，然后按下回車，就完成了該樣式的創(chuàng)建。
圖 11
4. 在“樣式和格式”任務窗格中可以看到新增了“說明樣式”樣式名。
圖 12
5. 下面我們用這個新建的樣式來修飾另一個說明段落，它位于“任務(標題2)”下方。將插入點定位于該段落，然后用鼠標單擊一下“樣式和格式”任務窗格中的“說明樣式”即可完成修飾。
試想一下，如果一篇文檔中有很多說明段落要修飾，用這樣的方法，是不是比較高效了呢？完成操作后可以先保存一下文檔。
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| 使用“從頭創(chuàng)建法”創(chuàng)建自己的樣式
我們再來講一種創(chuàng)建樣式的方法，之所以介紹它，是因為它有與前面的方法有一些不同的特性。前面提到的“修改法”或“命名法”固然相當方便，但是它也存在著不足。就是用這些方法創(chuàng)建的樣式在默認情況下只能應用于當前文檔，而利用“從頭創(chuàng)建法”創(chuàng)建的新樣式，可以指定到模板中。這樣，以后凡是使用該模板創(chuàng)建的文檔均可使用這個樣式。
下面的操作，我們將從頭創(chuàng)建一個“報告標題”樣式，并用來修飾文章的標題。
1. 在案例文件中，單擊“樣式和格式”任務窗格中的“樣式”按鈕，打開“新建樣式”對話框。
2. 現在“名稱”框內輸入樣式名“報告標題”，然后設置字型為“幼圓”，字號為“小二”。單擊“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“段落”，在打開的“段落”對話框中設置對齊方式為“居中”。
圖 13
3. 單擊“確定”返回“新建樣式”對話框，然后勾選“添加到模板”復選框，單擊“確定”按鈕后(圖14)，可以看到任務窗格中增加了“報告標題”的樣式名，而且該樣式還被添加至模板。添加至模板的好處是，以后用建立在該模板上的新文檔都包括此樣式。
圖 14
4. 測試：上面操作完成后先保存一下，然后關閉。再新建一個空白文檔，用前面介紹的方法打開“樣式和格式”任務窗格，可以看到剛才定義的“報告標題”樣式出現再“樣式和格式”任務窗格中。
5. 下面我們使用一下“報告標題”樣式。重新打開先前的案例文檔一，將插入點定位于文章標題段落“思科樂器銷售概要(文章標題)”，然后單擊“樣式和格式”任務窗格中的“報告標題”樣式名，即可看到文章標題以樣式定義的外觀顯示(圖15)。
（圖15 圖片較大，請拉動滾動條觀看）
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(四). 應該掌握的樣式基本技能
所謂應該掌握的樣式基本技能，就是指在樣式的管理和提高樣式運用效率方面，常常需要執(zhí)行的操作所需的能力，它們包括：重命名和刪除無用的樣式、查找和替換樣式和為樣式添加快捷鍵，掌握好了這些基本技能，就可以更好地組織管理樣式，以及提高使用樣式的效率。
重命名和刪除無用的樣式
重命名樣式
在上面的案例文件中，單擊“樣式和格式”任務窗格中要重命名的樣式(比如“報告標題”)右邊的下拉按鈕，在彈出的菜單中選擇“修改”命令，打開“修改樣式”對話框。
在“樣式名稱”框內輸入新的樣式名，如“文章標題”，單擊確定即可。
刪除無用的樣式
單擊“樣式和格式”任務窗格中要刪除樣式的右邊的下拉箭頭，在彈出的菜單中選擇“刪除”命令，顯示“確認刪除”的對話框，單擊“確定”即可。
查找和替換樣式
有時，當我們更改模板或者從另一個文檔復制文本時，你會發(fā)現整個文檔中的段落樣式出現了問題。這時，我們就可以通過“查找和替換”命令將一個樣式替換成另一樣式。下面的操練，我們將把“標題2”樣式替換成“標題3”，這個操作只是為了學習使用“查找和替換樣式”，它本身并不具有實際意義(因為在本文檔中這個操作是不必要的)。
為了后面的操作能夠順利進行，完成這個替換后，我們將執(zhí)行“編輯→撤消”命令，取消這個操作。
1. 在案例文檔中，選擇“編輯→查找”命令，或者按下Ctrl＋F，打開“查找和替換”對話框。單擊“高級”按鈕，以便查看對話框的所有選項。
2. 選擇“替換”選項卡，先將光標定位于“查找內容”框中，然后單擊“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“樣式”命令(圖16)，打開“查找樣式”對話框。
圖 16
3. 在“查找樣式”對話框中選擇要查找的樣式“標題2”，并單擊“確定”按鈕返回“查找和替換”對話框。
圖 17
4. 然后把光標定位于“替換為”框內，單擊“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“樣式”命令，打開“替換樣式”對話框，選擇替換為的樣式“標題3”單擊“確定”按鈕返回“查找和替換”對話框。
5. 可以看到“查找內容”框和“替換為”框下方“格式”右邊出現了要查找的樣式“標題2”和替換為的樣式“標題3”(圖18)。確認無誤之后，就可以單擊“全部替換”按鈕，完成樣式的替換操作。
圖 18
6. 可以先瀏覽一下替換后的效果，為了后面的操作能夠正常進行，執(zhí)行菜單“編輯→撤消”命令，撤消替換樣式的操作。
| 為樣式添加快捷鍵
前面使用樣式的過程中，我們主要是用鼠標操作。如果為樣式添加快捷鍵，我們就可以通過鍵盤調用樣式，更快速地修飾文檔，從而可以大大提高工作的效率。這種方法特別適合當文檔已經輸入完成，剩余的工作就是要修飾文檔的場合。
為了能夠體會這種方法的高效性，請打開剛開始時制作的案例文件二，也就是說我們要從頭開始(如果你沒有制作案例文件二，那么重新下載一份原始文件也可以)。
1. 打開案例文件二后，先打開“樣式和格式”任務窗格，然后單擊“標題1”樣式名右邊的下拉箭頭，在彈出的菜單中選擇“修改”命令。
2. 打開“修改”樣式對話框，然后單擊“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“快捷鍵”命令，顯示“自定義鍵盤”對話框。
3. 把光標定位于“請按新快捷鍵”框內，然后按下鍵盤“F2”鍵，可以看到該框內顯示“F2”。
圖 19
4. 接著單擊“指定”按鈕，“當前快捷鍵”框內顯示指定的快捷鍵“F2”，確認正確之后單擊“關閉”按鈕，返回“修改樣式”對話框。
圖 20
5. 通常我們勾選“添加到模板”復選框，這樣這個快捷鍵的設定，在以后以該模板創(chuàng)建的文檔中都可以使用，單擊“確定”完成快捷鍵的添加。
圖 21
6. 接下來用同樣的方法為“標題2”和“標題3”樣式添加快捷鍵，分別為“標題2”和“標題3”添加快捷鍵“F3”和“F4”。
7. 添加完成后，可以初步體會一下用快捷鍵操作的威力了。把左手放到快捷鍵上，右手控制方向鍵，當插入點位于需要使用“標題1”樣式的段落時，左手則按下鍵盤快捷鍵“F2”即可完成對該段落的修飾，其它標題段落的修飾方法依此類推。
8. 請大家用這個方法把案例文件二的所有段落修飾，體會一下用快捷鍵操作的便利和快捷。
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| (五). 體驗樣式在文檔格式化中的高效率
進行到這里，本課的主要內容已經基本完成了，大家學習操作了這么久可能感到累了，那么可以起來活動活動，稍微放松一下。下面的內容是想結合實際工作的情形適當總結一下，提供一些使用經驗給大家參考。
1. 邊寫作邊格式化
如果你有邊寫作邊格式化的習慣，一個不錯的做法是先把文檔需要用到的樣式按前面介紹的方法修改或創(chuàng)建好，并且在寫作過程中使用“普通視圖”，把“樣式和格式”任務窗格打開，寫好一段就把光標定位于該段，然后用鼠標指針單擊“樣式和格式”任務窗格中需要的樣式名即可。
2. 寫作完成后快速格式化
如果你和筆者一樣，喜歡寫作完成之后再專心地格式化，那么前面介紹的使用為樣式添加快捷鍵將是不二之選。當然，添加快捷鍵之前，也最好根據需要把樣式修改或創(chuàng)建好。
上面的體會說得比較概括，實際技能的獲得和提高，還需要你在實際中多多操練啊。
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(六). 樣式的擴展應用——文檔標題多級編號
作為基本應用能力訓練的最后內容，這里想初步給大家介紹一下樣式和文檔標題多級編號的操作。
什么是文檔標題多級編號呢？比如本文的標題多級標號如下圖。
圖 22
上圖是在大綱視圖下的截圖。筆者在教學培訓的過程中發(fā)現，不僅僅是初學者，即使是使用Word有一段時間的學員，都是手動輸入類似于上面的標題編號。當然，手動輸入可以完成任務，但是文檔長一些或者要為文檔編制目錄時，手動輸入的弊端就暴露出來了。
如何讓Word為我們的文檔標題編號呢？一個不錯的做法是，先為文檔標題指定恰當的標題樣式，就像前面的操練那樣，然后使用“格式”菜單中的“項目符號和編號”命令，在調出的對話框中進行設置何操作。下面我們用案例一文當來實際體會一下，我們的編號目標外觀是如圖22格式。
1. 打開前面保存過案例一文檔，由于為標題指定樣式的工作我們已經完成，下面就可以直接進行標題編號工作了。
2. 為了能夠清楚地觀看標號后的效果，我們先切換到大綱視圖，然后在工具欄上設置“顯示級別3”。
圖 23
3. 接下來選擇菜單“格式→項目符號和編號”命令，打開“項目符號和編號”對話框，我們選擇第二行第二個項目，單擊“自定義”按鈕，接下來我們將根據圖22的編號格式進行自定義。
圖 24
4. 在打開的“自定義多級符號列表”對話框中，單擊“編號樣式”下拉按鈕，選擇“一，二，三(簡體中文)”樣式，這代表使用“標題1”樣式的段落以此格式標號。
圖 25
5. 接著選中級別列表框內的“2”，按下圖設置。其中“編號格式”框中的括號是自己輸入的。
圖 26
6. 選中級別列表框內的“3”，按下圖設置。如果你的編號中需要在編號數字后加一個“.”或“、”，在相應的“編號格式”框內的數字后輸入即可。
圖 27
7. 設置完成后單擊兩次“確定”返回文檔大綱視圖，可以看看編號的效果(圖28)。
圖 28
8. 如果覺得不滿意或者需要更改編號，可以用上面的方法進入“自定義多級符號列表”，更改后“確定”即可。
三、小結
好了，本課的主體課程到這里就全部結束了。希望望讀者朋友學習了基本的技能之后，能夠真正運用于實際，解決問題、完成任務，讓自己的工作業(yè)績變得更加出色。
針對前面提出的實際任務，對于任務一相信大家已有初步的體會了，不過再次提醒要多多操練哦。
對于任務二，對于常常處理企業(yè)內各種文檔的朋友來說是很有實際意義的，因為可以說每個企業(yè)都希望自己的信函、傳真等各種文件能夠統一規(guī)范，給客戶一種專業(yè)嚴謹的感覺，面臨類似任務的朋友就更要好好研究樣式的使用。實踐經驗表明，通過樣式可以很好地解決這個問題，當然，配合后面課程將介紹的模板那就可以得到高效完整的解決方案了。
本課程的核心和指導就是讓學習變得更加形象和輕松，真正服務于應用，希望大家能繼續(xù)關注后面的課程。完成后的DOC文件下載
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