信息化規(guī)劃： CIO必須回答的七個問題

yuheliu 2006-07-14

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信息化規(guī)劃： CIO必須回答的七個問題

作者：賽迪顧問股份有限公司信息化咨詢中心總經(jīng)理趙剛博士　

戰(zhàn)略匹配、架構(gòu)清晰、循序漸進，信息化規(guī)劃為組織的CIO們提供了戰(zhàn)略性的信息化建設(shè)指南，它所帶來的是對重大決策失誤的規(guī)避，是科學的信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

一直以來，很多組織在信息化建設(shè)中“重建設(shè)、輕規(guī)劃”，有了失敗的教訓和沉重的代價后反思自己的信息化道路，才開始考慮和進行信息化規(guī)劃。

信息化規(guī)劃是信息化建設(shè)中非常重要的一個階段，按照20/80的法則，20％的信息化規(guī)劃工作能夠為組織貢獻80%的價值。但是，面對信息化規(guī)劃，很多決策者依然舉棋不定。究竟是什么樣的困惑使得組織的CEO和CIO們猶豫不決？本文中，筆者結(jié)合多年信息化規(guī)劃咨詢經(jīng)驗，試圖從信息化規(guī)劃的決策過程來剖析這些問題，并尋找解決的辦法。

WHY

為什么要做信息化規(guī)劃

“凡事預則立，不預則廢”，這是至理名言。規(guī)劃是組織高效、和諧運作的基礎(chǔ)，國家有五年規(guī)劃，城市有城市規(guī)劃，企業(yè)有企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃。

信息化是一個有組織的系統(tǒng)工程，順理成章應該進行信息化規(guī)劃，但是組織的CEO和CIO們在做不做信息化規(guī)劃的問題上還總是很遲疑。

最典型的顧慮是信息化規(guī)劃究竟“值不值”：網(wǎng)絡(luò)建設(shè)能夠立刻實現(xiàn)異地通信，硬件投資能馬上擁有實實在在的IT資產(chǎn)，軟件應用能很快滿足各個部門的業(yè)務(wù)需求，但信息化規(guī)劃咨詢能提供的僅僅是“軟性”服務(wù)，看得見的只是幾本咨詢報告，規(guī)劃的藍圖究竟是不是適合也要留到將來檢驗，短期內(nèi)看成績似乎并不明顯。

這就讓很多組織的決策者對信息化規(guī)劃投資產(chǎn)生了顧慮，愿意花幾千萬買設(shè)備，但不愿花幾十萬買咨詢。

回答這個問題，要明確信息化規(guī)劃的目的。一般來說，通過信息化規(guī)劃，組織要實現(xiàn)的基本目標可以概括為“貫徹業(yè)務(wù)戰(zhàn)略，把握業(yè)務(wù)需求，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，規(guī)劃IT架構(gòu)，明確實施策略，導正投資方向”。

首先，信息化規(guī)劃解決的是IT與業(yè)務(wù)的斷層問題。信息化的目的是通過信息技術(shù)手段的應用來變革業(yè)務(wù)和管理運作模式，提高業(yè)務(wù)運作的效率。但是，在規(guī)劃缺失的信息化建設(shè)中，一邊是IT部門兢兢業(yè)業(yè)，一邊是業(yè)務(wù)部門埋怨不斷，于是上千萬的IT系統(tǒng)成為擺設(shè)，業(yè)務(wù)部門在重復手工作業(yè)的同時還增加了IT錄入的“負擔”。

信息化規(guī)劃要做的事情是分析組織的業(yè)務(wù)戰(zhàn)略，了解業(yè)務(wù)部門的需求，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，使得戰(zhàn)略目標落實到組織的業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行，“固化”到組織的信息系統(tǒng)，這是一個管理咨詢和管理變革的過程，它的價值已經(jīng)在咨詢過程中通過管理理念的灌輸、業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化、業(yè)務(wù)需求的梳理潛移默化到組織的運作系統(tǒng)中。

其次，信息化規(guī)劃解決的是信息化工程的目標、戰(zhàn)略、架構(gòu)、實施和投資策略的問題。信息化是一個復雜工程，沒有規(guī)劃，產(chǎn)生的是信息孤島和雜亂無章的接口。對組織而言，往往前期不肯花錢，不肯花時間，最后造成更大的浪費，更大的損失，信息系統(tǒng)成了巨大的投資黑洞。戰(zhàn)略匹配、架構(gòu)清晰、循序漸進，信息化規(guī)劃為組織的CIO們提供了戰(zhàn)略性的信息化建設(shè)指南，它所帶來的是對重大決策失誤的規(guī)避，是科學的信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

WHEN

如何選擇信息化規(guī)劃

與建設(shè)的時機

在決定做信息化規(guī)劃后，組織經(jīng)常面臨的問題是：信息化規(guī)劃是在業(yè)務(wù)戰(zhàn)略規(guī)劃之后做還是并行做？沒有業(yè)務(wù)規(guī)劃怎樣做信息化規(guī)劃？是在信息化規(guī)劃做完后再開始實施，還是邊做規(guī)劃邊實施？先期實施的項目如何納入信息化的統(tǒng)一規(guī)劃？......這是關(guān)于信息化規(guī)劃時機的問題。

信息化規(guī)劃的一個基本原則是信息化戰(zhàn)略與業(yè)務(wù)戰(zhàn)略的匹配，信息化戰(zhàn)略要支持和促進業(yè)務(wù)戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。

通常，組織在進行信息化規(guī)劃之前，需要有較為清晰的業(yè)務(wù)戰(zhàn)略目標、思路和體系，這是一個基本前提。但是，另一方面，信息化戰(zhàn)略也是業(yè)務(wù)戰(zhàn)略的重要組成部分，業(yè)務(wù)戰(zhàn)略體系又要求IT部門能夠提前給出信息化戰(zhàn)略作為其重要構(gòu)成。這本身是一對矛盾，只有通過業(yè)務(wù)戰(zhàn)略與IT戰(zhàn)略的互動和溝通來解決。

通常的做法是：先進行業(yè)務(wù)戰(zhàn)略的規(guī)劃，并考慮信息化戰(zhàn)略作為其基本構(gòu)成的作用；再按照業(yè)務(wù)戰(zhàn)略的要求進行信息化規(guī)劃，并提出對業(yè)務(wù)戰(zhàn)略的改進和調(diào)整。這并不意味著不進行業(yè)務(wù)戰(zhàn)略規(guī)劃就無法進行信息化規(guī)劃，在沒有進行業(yè)務(wù)戰(zhàn)略規(guī)劃的情況下，只是需要組織在進行信息化規(guī)劃中，先進行業(yè)務(wù)戰(zhàn)略的理解。

規(guī)劃的目的是為了避免盲目的實施，因此，一般的原則是在規(guī)劃完成后，再分階段進行實施。但是，很多組織迫于業(yè)務(wù)部門的緊迫需求的壓力，在規(guī)劃前或者規(guī)劃中就已經(jīng)開始了信息化建設(shè)，這是一種急功近利的表現(xiàn)，不利于保證規(guī)劃的整體性和全局性，應當是組織盡量克服和避免的事情。

至少應當在戰(zhàn)略目標、總體架構(gòu)和基本標準確定后，再開始實施。先期實施的系統(tǒng)應盡量按照總體規(guī)劃的最新要求及時修正和更新，保持與總體規(guī)劃的一致性。

WHO

誰來做規(guī)劃

首先，信息化規(guī)劃的主體依然是組織自身。筆者建議，在組織內(nèi)，這項工作的牽頭部門也要放在綜合管理部門而不是技術(shù)部門，由綜合管理部門牽頭，技術(shù)和業(yè)務(wù)部門參與共同制定信息化規(guī)劃。

其次，外來的和尚好念經(jīng)，信息化規(guī)劃制定中推薦引入專業(yè)的第三方咨詢公司，借助他們的經(jīng)驗和中立性來幫助組織完成信息化規(guī)劃。但是，咨詢公司只有建議權(quán)，最終的決策還要組織自己來做。盡量不要為了節(jié)省投資把信息化規(guī)劃委托給產(chǎn)品廠商、實施商或者監(jiān)理公司來做，其效果也一定大打折扣。

就像在建筑工程中，設(shè)計規(guī)劃的工作要由專業(yè)的設(shè)計院來做，而不是交給材料商、承包商、施工隊或者監(jiān)理公司來做，委托專業(yè)的第三方咨詢公司做規(guī)劃是更明智的選擇。

WHAT

信息化規(guī)劃的內(nèi)容是什么

信息化規(guī)劃要以組織業(yè)務(wù)戰(zhàn)略目標為指針，以各部門的業(yè)務(wù)需求為基礎(chǔ)，結(jié)合行業(yè)信息化的最佳實踐和對信息技術(shù)發(fā)展趨勢的掌握，梳理業(yè)務(wù)流程，革新業(yè)務(wù)模式，定義出組織信息化的遠景、使命、目標和戰(zhàn)略，規(guī)劃出未來3－5年的信息化架構(gòu)和實施策略。

信息化架構(gòu)規(guī)劃涵蓋業(yè)務(wù)架構(gòu)、信息架構(gòu)、應用系統(tǒng)架構(gòu)、系統(tǒng)平臺架構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)與硬件基礎(chǔ)設(shè)施架構(gòu)、信息安全架構(gòu)、信息化組織架構(gòu)等，也包括架構(gòu)之間的接口標準，為組織提供一套完整的信息化建設(shè)藍圖，全面系統(tǒng)地指導企業(yè)信息化建設(shè)的進程。信息化實施規(guī)劃將提供實現(xiàn)組織信息化架構(gòu)的項目管理，分期實施計劃，投資預算，資源配置方案，組織建設(shè)，產(chǎn)品選型，效益評價和風險規(guī)避措施等策略建議。

HOW1

如何進行信息化規(guī)劃

信息化規(guī)劃一般分為四個階段：第一階段，首先進行業(yè)務(wù)戰(zhàn)略理解，在此基礎(chǔ)上從業(yè)務(wù)和IT兩個角度進行現(xiàn)狀評估，找出問題，在與行業(yè)最佳實踐和IT技術(shù)發(fā)展趨勢比較的基礎(chǔ)上，發(fā)現(xiàn)差距，設(shè)定努力的方向；第二階段，梳理業(yè)務(wù)需求，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，創(chuàng)新業(yè)務(wù)模式；第三階段，設(shè)定信息化遠景、目標與戰(zhàn)略，并進行信息化架構(gòu)的規(guī)劃；第四階段，進行信息化實施規(guī)劃。

HOW2

規(guī)劃如何趕得上

變化

有一句話叫“計劃趕不上變化”，在信息化規(guī)劃制定、論證和落實的過程中，組織所面臨的經(jīng)營環(huán)境可能瞬息萬變。大的變化包括由于戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型、機構(gòu)改革、并購重組等發(fā)生的戰(zhàn)略、組織結(jié)構(gòu)和管理模式的變化；小的變化包括業(yè)務(wù)和管理流程的變化， IT技術(shù)的日新月異。信息化規(guī)劃如何適應這種變化？

信息化規(guī)劃通常是按照3～5年制定的，為了保證規(guī)劃的時效性，希望根據(jù)中長期規(guī)劃每年進行年度IT的規(guī)劃，來適應業(yè)務(wù)與IT環(huán)境的變化。

遵循企業(yè)架構(gòu)（Enterprise Architecture，簡稱EA）進行信息化規(guī)劃是規(guī)劃“以不變應萬變”的基本思路。從業(yè)務(wù)、信息到技術(shù)，每一個架構(gòu)都用標準的方式進行表述、規(guī)劃和建設(shè)，架構(gòu)與架構(gòu)之間的接口也遵循一定的標準。

在任何一個組件發(fā)生變化時，這種變化變得異常簡單，像積木一樣，可以靈活地進行重組和更新，滿足組織在戰(zhàn)略、組織架構(gòu)和管理流程上的調(diào)整。盡管企業(yè)架構(gòu)的理論與實踐還都不成熟，但在組織信息化規(guī)劃和建設(shè)中，遵循架構(gòu)的思想，將有利于規(guī)劃對變化的適應。

HOW3

規(guī)劃如何落地

不可避免，有一些信息化規(guī)劃的項目是失敗，主要的問題是規(guī)劃的可操作性不強，規(guī)劃懸在空中，無法落地。究其原因，一是規(guī)劃人員缺乏實施經(jīng)驗，沒有充分考慮實施的復雜性，使得規(guī)劃在實施中處處碰壁；另一方面則是在具體實施中，實施人員“具體問題具體分析”，將規(guī)劃束之高閣。

規(guī)劃要落地，溝通是基礎(chǔ)。首先要要求規(guī)劃人員有實施經(jīng)驗，實施人員有全局視角，但建立雙方的溝通機制更為重要。要讓實施人員較早了解全局的規(guī)劃，要讓規(guī)劃人員指導實施的過程。雙方的持續(xù)有效的溝通是規(guī)劃項目落地的基本保證。

在規(guī)劃與實施之間進行更為細致的業(yè)務(wù)流程分析與系統(tǒng)設(shè)計，是銜接規(guī)劃與實施的重要手段，這些工作可以委托咨詢方，也可以委托實施方完成，關(guān)鍵還是保持雙方的有效溝通。