新加坡國(guó)際企業(yè)署知識(shí)管理門戶案例
2004-3-8 19:21:08    IBM/KMCenter 

作為引領(lǐng)新加坡企業(yè)開拓國(guó)際市場(chǎng)的專業(yè)機(jī)構(gòu)，新加坡國(guó)際企業(yè)署十分注重多年積累的知識(shí)，以及其服務(wù)產(chǎn)生的價(jià)值。在新加坡本土企業(yè)進(jìn)軍海外市場(chǎng)的過程中，正是新加坡國(guó)際企業(yè)署的“知識(shí)寶庫(kù)”發(fā)揮了極大的作用。

　　鑒于工作的開展如此依賴于其所積累的知識(shí)，新加坡國(guó)際企業(yè)署成為首批全面實(shí)施知識(shí)管理戰(zhàn)略的新加坡政府機(jī)構(gòu)之一。而該知識(shí)管理方案的成功則取決于“知識(shí)管理門戶”（KM portal）的實(shí)現(xiàn)。

　　引入KM

　　新加坡國(guó)際企業(yè)署是在1996年引入KM概念的。當(dāng)時(shí)，僅僅是為了共享信息，因此只搭建了一個(gè)平臺(tái)，使工作人員可以自愿地分享信息。由于缺乏正規(guī)的程序，無法將平臺(tái)上的信息進(jìn)行篩選，并提煉出有價(jià)值的內(nèi)容，因此當(dāng)時(shí)的KM系統(tǒng)所產(chǎn)生的效力十分有限。

　　以往的經(jīng)驗(yàn)讓新加坡國(guó)際企業(yè)署認(rèn)識(shí)到，KM不僅僅是指創(chuàng)建一個(gè)用于分享信息的IT系統(tǒng)，對(duì)信息的整理、提煉往往更為重要。然而信息的分類、整理和提煉（其中包括識(shí)別個(gè)人職能）是需要時(shí)間的。例如，如果某個(gè)人是信息提供者，那么他必須明確如何把信息標(biāo)準(zhǔn)化。此外，確保最后共享的內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化也是整理信息過程中不可缺少的環(huán)節(jié)。

　　為此，新加坡國(guó)際企業(yè)署成立了兩個(gè)工作小組：一個(gè)由各個(gè)部門主管組成，負(fù)責(zé)方案和標(biāo)準(zhǔn)化方面的決策；另一個(gè)則由各專家組成，負(fù)責(zé)解決技術(shù)方面的問題。兩個(gè)小組相互協(xié)作。

　　實(shí)施過程

　　新加坡國(guó)際企業(yè)署花了三個(gè)月來制定各種標(biāo)準(zhǔn)和流程，同時(shí)用了六個(gè)月評(píng)估各種解決方案。技術(shù)小組對(duì)各方案的試用版進(jìn)行了測(cè)試，并與各個(gè)使用者進(jìn)行了交流，從中了解實(shí)施過程的更多細(xì)節(jié)。

　　無論哪種解決方案，都必須是基于Web的，因?yàn)槿藗兞?xí)慣于使用瀏覽器。而且網(wǎng)絡(luò)信息易于管理、維護(hù)和打印。此外，解決方案必須擁有強(qiáng)大的搜索功能，以便使用者能夠迅速查找信息；網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行速度也要有所保證，以滿足400多員工（包括海外35個(gè)辦事處的員工）同時(shí)使用的需要。

　　經(jīng)反復(fù)考察和嚴(yán)格篩選，新加坡國(guó)際企業(yè)署最終選定由IBM完成該KM 門戶系統(tǒng)。他們的理由是：IBM不僅有過硬的技術(shù)、良好的記錄和低成本，而且其方案更易于兼容、支持現(xiàn)有的系統(tǒng)。 為了如期交付使用，IBM商務(wù)咨詢服務(wù)部付出了很大的努力。

　　由于該門戶是基于Web的，因此終端用戶幾乎不需要接受任何培訓(xùn)就可以直接使用，而且對(duì)技術(shù)支持的依賴也很小。

　　信息升級(jí)為知識(shí)

　　KM門戶讓新加坡國(guó)際企業(yè)署的工作人員更加自信——從準(zhǔn)確、及時(shí)的內(nèi)部信息中（以演示文稿形式存儲(chǔ)在Web中的信息），他們能夠輕易獲取并了解到那些有利于企業(yè)的知識(shí)。

　　KM 門戶第一階段的開發(fā)工作已經(jīng)順利完成。新加坡國(guó)際企業(yè)署已經(jīng)著手第二階段，以期拓展KM門戶的應(yīng)用，增加員工自助性服務(wù)和其他更多功能。