記得有一次去無錫，開車經(jīng)過一個朋友曾經(jīng)參與的工程項目，他欣喜自豪地告訴我，這個項目我們公司贏利1000萬元，究其自豪的原因是他們公司很多項目因為一些原因工期拖延甚至最后虧損。我們常常會看到，在企業(yè)里，一些被寄予厚望的項目最終以挫折和失敗告終，這是非常殘酷，然而又是個不爭的事實。當然，對于一些傳統(tǒng)工程項目，人們常常會以自然環(huán)境、客觀條件等因素解釋其難以控制的原因；可是，更多地項目卻是因為缺乏良好的管理控制意識和手段而背離了最初的目標，其中，也包括對風險控制能力意識和把握。

歸結(jié)起來，現(xiàn)在的企業(yè)項目管理，普遍存在以下管理問題，使得項目變得如此不可控：

 沒有設(shè)置必要的組織體系：決策層沒有真正關(guān)心項目管理，或者可能是口頭上支持，但沒有將支持落實到具體行動上，沒有設(shè)置項目管理辦公室(PMO)或相應組織； 
 企業(yè)的戰(zhàn)略目標不明確，從而在進行多項目管理時會引發(fā)沖突和紊亂；
 沒有建立一套全面、科學的企業(yè)項目管理制度；
 在進行項目管理時，公司各級人員的權(quán)責不清，從而對項目不能有效進行控制；
 管理沒有用數(shù)字說話，缺少度量；
 沒有建立知識管理體系，從而導致大量重復勞動，工作效率不高，企業(yè)的經(jīng)驗得不到積累；
 沒有項目管理信息系統(tǒng)支持管理工作，使得在企業(yè)項目管理方面的投入與產(chǎn)出比低下。

項目管理控制的“7×3”體系模型

拋開不可預見的不可控制因素，在企業(yè)里，管理者經(jīng)常會因為各種即將實施的項目或者管理體系缺乏足夠的控制手段而感到頭疼。本質(zhì)來說，企業(yè)應當通過一個系統(tǒng)的項目管理體系來指導目前面臨的控制缺失的問題。

總結(jié)起來，必須全面考慮以下7個方面的要素：管理組織、管理目標、標準過程、項目管理實施、度量、知識管理、信息系統(tǒng)；每個要素又從組織層面分為3個層次：決策層、控制層、執(zhí)行層。這就是企業(yè)項目管理的“7×3”體系模型。如表1所示。

表1 企業(yè)項目管理“7×3”體系模型

在這個模型中，我們可以注意到，依據(jù)管理組織層面展開的各個要素，構(gòu)成了項目管理基本的目標計劃執(zhí)行控制過程。信息系統(tǒng)作為實現(xiàn)管理組織各個層次職能的最后一個要素，使得項目型的管理組織在IT工具的支撐下，將控制可以落實到能夠操作的層面，從而帶來效率和效果的改善。

[通過信息系統(tǒng)，可以將管理理念轉(zhuǎn)化為可執(zhí)行工具。]

構(gòu)建IT工具支撐的項目管理控制體系

現(xiàn)在企業(yè)的管理理念、方法和工具是緊密聯(lián)系在一起的，僅僅有好的理念，而無法落實到操作層面，對企業(yè)的具體問題和實際工作是沒有多少實質(zhì)性幫助的。通過信息系統(tǒng)，可以將管理理念轉(zhuǎn)化為可執(zhí)行工具。
 
現(xiàn)在眾多的軟件公司都推出了自己的企業(yè)項目管理信息系統(tǒng)，如何將信息系統(tǒng)用好，讓其發(fā)揮作用，這需要企業(yè)首先要清楚自己的需求。如果需求不明確，信息系統(tǒng)將不會發(fā)揮較好的作用。從“7×3”體系模型的角度來分析對企業(yè)項目管理信息系統(tǒng)的需求，可以整理出比較全面、有效的需求。

管理組織對信息系統(tǒng)的需求

根據(jù)企業(yè)項目管理“7×3”體系模型，管理組織主要分為三層：決策層、控制層、執(zhí)行層。每一層對不同的項目、有著不同的存取權(quán)限。因此信息系統(tǒng)要滿足以下需求：
 支持組織分解結(jié)構(gòu)Organizational Breakdown Structure(OBS)，以樹狀結(jié)構(gòu)反映企業(yè)的管理層次與架構(gòu)。
 支持多用戶的應用。
 控制用戶對項目數(shù)據(jù)的存取范圍及存取權(quán)限。

管理目標對信息系統(tǒng)的需求

戰(zhàn)略目標、組合項目目標、項目目標是逐層往下分解。項目目標要與企業(yè)的戰(zhàn)略目標保持一致，為達成戰(zhàn)略目標服務(wù)。因此信息系統(tǒng)要滿足以下需求：
 對項目要可以設(shè)定優(yōu)先級，以便當項目之間的時間、成本、資源發(fā)生沖突時，作為權(quán)衡的依據(jù)。
 計算項目的投資回報率ROI，以作為選擇項目的依據(jù)。
 目標分解結(jié)構(gòu)，從上至下對目標進行分解?？梢员４娑鄠€時刻的目標計劃，作為衡量項目績效的依據(jù)。

標準過程對信息系統(tǒng)的需求

企業(yè)項目管理標準化是企業(yè)項目管理的核心，主要目標是提高項目管理的規(guī)范化，提高項目效率。因此標準過程要非常便于查詢和使用，對信息系統(tǒng)有以下需求：
 組織標準過程可在信息系統(tǒng)內(nèi)統(tǒng)一存放，查詢方便。可按部門、角色、過程要素等進行分類查詢。
 可根據(jù)組織標準過程自動生成項目過程，并進行適當裁剪，以便在新建項目時，可以快速、規(guī)范的建立項目過程。
 對組織標準過程可以進行維護，包括新增、修改、刪除、查詢等。

項目管理實施對信息系統(tǒng)的需求

項目管理實施對信息系統(tǒng)有以下需求：
 編制項目計劃；
 進度維護；
 當前計劃與目標的對比分析；
 資源使用情況分析；
 費用完成情況分析；
 贏得值分析；
 臨界值的設(shè)置與監(jiān)控；
 問題分析與跟蹤；
 風險分析與跟蹤；
 文檔管理；
 信息發(fā)布。

度量對信息系統(tǒng)的需求

在企業(yè)、項目組合、項目、WBS各個層級上都可以進行度量分析，從而可以對項目的進度和成本執(zhí)行情況進行有效的監(jiān)控和分析。主要包括三類度量指標：執(zhí)行情況，贏得值分析，執(zhí)行指數(shù)。
 
知識管理對信息系統(tǒng)的需求

知識庫主要由參照項目組成，參照項目是由一組作業(yè)組成的，包括WBS、作業(yè) 、作業(yè)邏輯關(guān)系、組織分解結(jié)構(gòu)OBS、角色和資源、工作產(chǎn)品及文檔等。對知識庫中的內(nèi)容要能進行維護。

在項目結(jié)束、或者在項目執(zhí)行過程中，控制層如果認為某個項目的計劃制定得比較好，可以作為經(jīng)驗進行推廣，則可以將該項目的信息導入到知識庫中作為參照項目，以便其它項目參考和引用。將已完成項目的經(jīng)驗和教訓導入到知識庫中，通過不斷的提高和完善，可以讓將來類似的項目借鑒和參考。

在新建項目，進行項目構(gòu)造時，可以直接調(diào)用知識中的參照項目來創(chuàng)建項目，并可以根據(jù)要求來自行定制與載剪。

在知識庫中還要可以方便的進行文檔管理，以保存各種有價值的文檔資料。

[信息時代給項目管理本身帶來了什么價值？又多大程度的改變了企業(yè)管理控制的模式？我們可以一起感受信息技術(shù)的力量。]

項目管理信息化的意義

在2l世紀，信息技術(shù)將更具有戰(zhàn)略意義，它可以使網(wǎng)上虛擬項目團隊共享群體組件應用技術(shù)、多媒體技術(shù)以及企業(yè)范圍的項目管理軟件，從而可以對項目進行更協(xié)作、更熟練的管理，也更容易實現(xiàn)項目目標和組織目標。信息時代的項目管理將極大地改善項目的運作方式，使得控制更加實時高效，具體表現(xiàn)在以下方面：
 
估算工具將控制推到最前端

給市場創(chuàng)造產(chǎn)品或提供服務(wù)的項目團隊需要提高估算項目開發(fā)所需要的資源和時間的能力。傳統(tǒng)模式下的項目估算工具往往得出的估計缺乏準確性和可靠性，而以此為基礎(chǔ)來分配項目團隊成員的估計量，最終將會給項目帶來巨大的損失。在信息時代，管理者可以使用以知識為基礎(chǔ)的估算工具，這種估算工具以項目管理信息系統(tǒng)結(jié)合使用。以知識為基礎(chǔ)的估算工具是利用可靠的內(nèi)部或外部知識，編制一個詳細的任務(wù)層次計劃，包括項目大小、復雜程度、分類、語言和其他屬性等的工具。將來，只有少數(shù)技術(shù)專家使用這些工具來管理高科技項目的情況將越來越少，企業(yè)中會有越來越多的項目專家使用這些工具。
 
PMIS的應用更利于全過程控制

早期的項目管理信息系統(tǒng)（PMIS）只能在大型計算機上應用，適用于大型項目的管理，且系統(tǒng)功能比較單一，應用范圍也有限，隨著小型和微型計算機的發(fā)展和普及，以小型和微型計算機為基礎(chǔ)的項目管理軟件得到了廣泛的應用，這些軟件可以應用于各種商業(yè)活動，通常有便于用戶操作的圖形界面，可以幫助用戶安排好活動，制定工作任務(wù)，計劃時間進度，把握任務(wù)之間的關(guān)系，管理好資源，控制項目進程。用于控制簡單或者中小型項目，使用其實時掌握項目進度的完成情況、實際成本與預算的差異、資源的使用情況等信息。 項目管理信息系統(tǒng)中采用的方法即項目管理的方法， 主要是運用動態(tài)控制原理， 對項目管理的投資、進度和質(zhì)量方面的實際值與計劃值相比較，找出偏差，分析原因，采取措施，從而達到控制效果。因此，PM I S主要包括項目投資控制、進度控制、質(zhì)量控制、合同管理和系統(tǒng)維護等功能模塊。
 
創(chuàng)造共享、協(xié)同的工作環(huán)境

基于項目信息門戶(P I P)是在對項目實施全過程中項目參與各方產(chǎn)生的信息和知識進行集中式管理的基礎(chǔ)上，為項目參與各方在Internet平臺上提供的一個獲取個性項目信息的單一入口，其目的是為項目參與各方提供一個高效率信息溝通和協(xié)同工作的環(huán)境。與傳統(tǒng)項目參與方信息的分散保存和管理不同，基于項目信息門戶(P I P)的項目管理具有以下特點：

 加強了信息的存儲與溝通——通過信息進行集中和共享式的存儲與管理，提高了信息交流的效率，降低了信息交流的成本，提高了信息交流的穩(wěn)定性、準確性和及時性。
 提高了信息的可獲取性和可重用性——使項目信息的使用者可以不受時間和空間的限制，并改變了信息的傳送媒介。
 改變了項目信息的獲取方式——PIP通過信息的集中表達和有效管理，信息獲取者可以根據(jù)業(yè)務(wù)處理和決策工作的需要來獲取信息，緩解了“信息過載”現(xiàn)象， 提高信息利用和項目決策的效率。 

從會議與協(xié)作工具中受益的溝通環(huán)境

在網(wǎng)絡(luò)時代，每一個項目都可以從會議與協(xié)作工具中受益，它能使分散的項目團隊成員通過電子形式實時地參與會議。在項目組成員較分散時，項目團隊關(guān)于商業(yè)和技術(shù)管理方面的大量文檔資料將隨時可供查閱，既方便快捷，而且儲存費用也不高，解決了項目組經(jīng)常碰面所帶來的不便。項目可以從各種各樣的群件應用程序中進行選擇，以達到這些要求。

歸納起來，企業(yè)的項目管理信息系統(tǒng)應該具備以下特點：
 功能和結(jié)構(gòu)應當與企業(yè)組織整體機制相適應；
 操作流程應當符合項目管理的基本方法和企業(yè)項目管理的方法；
 易學易用，便于企業(yè)各級管理人員使用；
 及時綜合項目信息，提供實時、準確的項目數(shù)據(jù)；
 為高層決策者提供多計劃、多項目的全部信息；
 對進度計劃、工作完成情況和預測做出更新，做出項目績效評估報告；
 具備開放性，便于和其他系統(tǒng)功能整合，容易升級；
 具備優(yōu)先級管理和預警系統(tǒng)；
  為工作在不同等級的各種干系人提供不同的功能與等級的信息；
  支持在地理上分隔的虛擬團隊；
  提供歷史數(shù)據(jù)庫，收集公司特定信息并對未來進行計劃和估算；
  減少行政管理的負擔。

人們常常認為管理是一個無邊界的大概念，無論是以前，還是現(xiàn)在，企業(yè)試圖通過完善的計劃控制管理體系來確保目標的順利達成。而在項目管理領(lǐng)域，自從其90年代引入中國以來，已經(jīng)突破了原有的傳統(tǒng)應用領(lǐng)域。眾多的企業(yè)或者組織，在發(fā)展過程中不斷擴張，同時開展多元化的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，使得工作本身越來越多的打破了傳統(tǒng)的組織職能界限，成為以項目為導向的虛擬組織。管理難度在增加的同時，也就更多地激發(fā)出企業(yè)建立適合的管理控制體系、利用項目工具提高效率效果，將這些 “一項項企業(yè)有始有終的工作或者事務(wù)”管理起來，以求利用有限的約束資源更好地達成目標效果。

我想管理信息化項目的意義就在于，它決不僅僅是實現(xiàn)了流程的自動化，進一步的收益在于，它一定是帶動著管理模式及業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，并因此改變著人們的思維模式，通過項目管理工具真正地將項目管理的各個要素整合到系統(tǒng)中來，實現(xiàn)對于項目管理全過程的協(xié)同和控制。

作者：鮑雨松  美國PMI認證項目管理專業(yè)人員（PMP），中國地質(zhì)大學信息工程學院特聘講師
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