對于很多人來說，制定IT規(guī)劃可能只是搗弄一些數字，目的在于制定出IT部門工作計劃和預算，以提供給高層參考和批準。而實際上對于CIO來說，規(guī)劃一個完整IT規(guī)劃的過程往往需要考慮更多的因素，而且需要長
時間的痛苦工作。
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興安公司CIO張偉良對此深有感觸，他覺得千萬不要把IT規(guī)劃看成一個簡單的事，制定IT規(guī)劃也可以分階段來進行，并需要注意六個方面的問題。
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制定IT規(guī)劃的三個階段
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一般來說，大多數企業(yè)都會制定一個3-5年的中長期業(yè)務發(fā)展計劃，而且會沿著這樣的軌跡實施：IT規(guī)劃--規(guī)劃IT設施--IT設施支撐企業(yè)營運--企業(yè)營運實現目標。從這樣的軌跡來看，IT規(guī)劃是一種實現公司業(yè)務發(fā)展計劃的工具，而不是神燈。親身經歷了一次IT規(guī)劃快樂和痛苦的張偉良說：IT規(guī)劃其實就是要告訴企業(yè)如何應用IT技術配合和支持業(yè)務發(fā)展的途徑和方法；而制定一個科學合理的IT規(guī)劃可以按照這樣三個階段進行：
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第一階段：根據公司業(yè)務發(fā)展計劃IT系統(tǒng)的總開支計劃和預算。由公司高層根據對營收、費用和資本支出的大致預測，制定初步的業(yè)務發(fā)展計劃與預算決策，并產生相應的對IT系統(tǒng)的需求目標和預算。
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第二階段：將IT系統(tǒng)總開支計劃分解為一定數量的獨立IT項目和IT維護性項目，檢驗初步計劃和預算是否可行。這一階段的主要目的是通過檢查每個IT項目所需要的技術、時間、人力與財務資源。有了更確切的預測數據，公司CIO就可以做出建議和抉擇，確定哪些項目應該投資，哪些項目應該推遲、減少投資額或者徹底取消。關鍵是在預測出來的IT需求資源和公司可提供的供給資源之間取得平衡。
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然而在這階段人們常常存在誤區(qū)：不考慮資源受限制，也沒有在兩個相互競爭的方案之間進行評估和選擇。這樣雖然在開始時簡單易行，但可能產生兩個讓人泄氣的問題：一是沒有一個項目或活動有足夠的資金保障，最終可能導致IT規(guī)劃成為空中樓閣。第二個問題是因為現實問題的不斷增加，需要不斷地削減預算和修訂計劃，從而使IT規(guī)劃束之高閣。
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第三階段：CIO和項目經理需要在所負責的團隊和項目基礎上，制定一個有預估時間和有預估范圍的具體項目進度和預算。這樣可以確保負責提供資源的部門能夠滿足IT規(guī)劃中的所有項目和活動對資源的需求。
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保障IT規(guī)劃順利的六大真知灼見
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那么，如何保證制定IT規(guī)劃的三個階段順利進行？張偉良總結的六大真知灼見可以使你的IT規(guī)劃制定更有效，更有助于支持公司業(yè)務發(fā)展計劃的實現。
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①IT規(guī)劃必須要配合業(yè)務計劃的實現，并具有前瞻性和可操作性。業(yè)務計劃是公司為了中長期的發(fā)展而制定的計劃。公司業(yè)務計劃為IT規(guī)劃的制定提供了一個基本框架，并為IT規(guī)劃的目標和方案的取舍提供了指導。因此，企業(yè)高層必須根據公司的營收計劃、目標利潤從頭到尾跟進IT規(guī)劃的制定，直至IT規(guī)劃結束，而不能只由IT人員對IT規(guī)劃流程掌控。
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②在整個過程中要層層分解IT目標和費用預算，讓IT目標對應相應的費用和資源。這里是指將未來幾年里每年的目標費用總預算分為幾個獨立的IT規(guī)劃費用類別，這樣就可以避免在接下來的實施中資源得不到保證和預算失控。比如，興安公司將總體IT開支目標分為IT系統(tǒng)研發(fā)、IT系統(tǒng)運作和IT基礎設施三大預算類別；然后，將研發(fā)費用再細分為具體的項目費用。
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興安公司最初批準了公司整體的IT規(guī)劃費用目標預算，并指示各個業(yè)務部門準備未來3-5年的業(yè)務發(fā)展計劃，但并沒有向各高層說明IT規(guī)劃對應各業(yè)務的費用和預算。所以，每個部門在制定具體業(yè)務計劃時都缺乏對IT系統(tǒng)是否有能力支持和實現的考慮，結果匯總的IT預算超過了目標預算近50%。為了使所有的部門的IT規(guī)劃都與公司的總IT計劃保持一致，公司接著四次削減預算。最后，沒有人對這個過程和結果感到滿意。
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借鑒張偉良的教訓，在IT規(guī)劃初期，CIO一定要及早向高層提供說明。將IT預算費用分類以后，必須向各部門高層清楚說明各類別的IT費用投資在哪些IT項目和活動上。這個過程要求高層與由IT項目經理和業(yè)務部門的經理組成的工作小組一起，共同確定優(yōu)先IT項目以及所涉及的財務問題。
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③IT規(guī)劃應該明確技術現狀和方向，保證一定程度上業(yè)務模式與IT系統(tǒng)的松耦合，使IT系統(tǒng)長期支持業(yè)務模式的變化和調整。
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對企業(yè)的現狀分析與評估應該從兩個方面著手：業(yè)務能力現狀和IT能力現狀。業(yè)務能力分析是對企業(yè)各項業(yè)務活動的運作模式進行分析，揭示現狀與企業(yè)愿景之間的差距，確定關鍵問題。IT能力現狀分析是診斷企業(yè)信息化的當前狀況，包括基礎網絡、數據庫、應用系統(tǒng)狀況，分析IT系統(tǒng)對企業(yè)未來發(fā)展的適應能力，給出IT能力評估。另一方面，在規(guī)劃內容中一定要考慮"規(guī)劃冗余"。所謂"規(guī)劃冗余"是指要充分考慮未來各方面的情況，尤其是資源約束、外部變化等，做出不同情況下的多種方案，在執(zhí)行中根據實際情況選擇方案。當然，這些方案是有優(yōu)先級差異的。
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④根據具體業(yè)務需要選擇適當的IT項目進度和范圍。不要生硬套用一個通用的方法來制定IT項目進度和計劃，而應該根據所在行業(yè)、公司、企業(yè)文化等具體情況來確定合適的計劃流程。在確定計劃的時間范圍時，不但要考慮公司業(yè)務發(fā)展計劃周期，還要考慮公司掌握新技術和新流程所需要的時間。例如興安公司在進行IT項目實施期間根據技術的不斷發(fā)展做出多次權衡和變更。在這種情況下，將計劃時間范圍設為更為彈性，可以幫助企業(yè)清楚地預測將來的資源需求。
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⑤設置更新IT規(guī)劃的條件。IT規(guī)劃是一個不斷調整和持續(xù)改進的過程。業(yè)務在不斷變化，技術也在不斷發(fā)展，作為融合IT和業(yè)務的IT規(guī)劃自然也需要不斷地調整和變化。需要明確當有哪些情況發(fā)生或哪些界限被打破時，公司會更彈性和主動修改IT規(guī)劃。另外，要給IT項目經理授權，允許他們對資源的配置做一些小范圍的調整。
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⑥對IT規(guī)劃的實施風險進行分析，并指出如何規(guī)避各類風險，提高IT規(guī)劃的成功保障程度。在IT規(guī)劃中，存在各類可預期的和不可預期的風險，這些都會影響到IT規(guī)劃的成功實施。
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成功的IT規(guī)劃三個原則
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企業(yè)在制定IT規(guī)劃時，還有一些重要的原則可以決定IT規(guī)劃成敗。首先，企業(yè)要認識到一個高效、有力的IT規(guī)劃應該是能協助公司實現公司業(yè)務發(fā)展計劃，并切實能給公司的所有關鍵部門提供IT支持，提升運作效率。
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其次，在IT規(guī)劃的制定過程中，當有變更時最好是得到高層的支持。除了CIO之外，必須要有一個實權的高管人員指導IT規(guī)劃如何配合公司業(yè)務發(fā)展計劃的推進，并且他對那些變更持支持態(tài)度。由于他與其他高層人員建立了良好的關系，可以說服其它高層也給予支持。除此以外，也應該做好準備應對不可避免的消極抵觸情緒，以及有些人為了既定利益而制造的阻力。
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第三，當公司在重要業(yè)務計劃發(fā)生轉變時，必須針對某些業(yè)務和對IT系統(tǒng)的需求，制定一個可溝通的流程和渠道，以適應變化多端的營運壓力。重要的是要為這些業(yè)務變化的參與者提供向IT規(guī)劃制定團隊反饋的途徑，這樣可以使他們更多地感受到IT規(guī)劃是實實在在為了更好的協助和提升公司業(yè)務運作而存在。
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有效的IT規(guī)劃有助于迅速適應不斷變化的經營環(huán)境，并專注于提高支持業(yè)務發(fā)展計劃的IT措施。只有公司業(yè)務發(fā)展計劃實現了，協助性質的IT規(guī)劃才會顯得至關重要，才會值得公司重視。