Excel課表生成中應(yīng)用的兩種方法
2005-8-14 來源：網(wǎng)絡(luò)(作者：未知) 點擊數(shù)：153  教程討論區(qū)(0條)
　　課表是學(xué)校最基本的教學(xué)管理依據(jù)，課表形成的傳統(tǒng)方法是先安排好原始數(shù)據(jù)，再設(shè)計好表格的固定格式，一項項往表里填內(nèi)容。上百張課表的形成都要人工錄入或人工粘貼復(fù)制，既繁瑣又容易出差錯，而且不利于檢索查詢。筆者介紹一種方法，在原始數(shù)據(jù)錄入后利用“數(shù)據(jù)透視表”，可以實現(xiàn)課表生成的自動化。

　　一、功能

　　1. 一張“數(shù)據(jù)透視表”僅靠鼠標(biāo)移動字段位置，即可變換出各種類型的課表，例如：班級課表。每班一張一周課程表。可選框內(nèi)選擇不同的學(xué)院和班號，即可得到不同班的課表。按教師索引。即每位教師一周所有的信息。按時間索引，即每天每節(jié)課有哪些教師來、上什么課。按課程索引。課程帶頭人可能只關(guān)心和自己有關(guān)的內(nèi)容。按學(xué)院索引?？赡苤恍枰獌扇棓?shù)據(jù)，了解概況。按本?？扑饕０礃菍铀饕?。專家組聽課時順序走過每個教室，需要隨時隨地查看信息。按教室或機房索引。安排房間時要隨時查看。

　　2. 字段數(shù)量的選擇是任意的，即表格內(nèi)容可多可少，隨時調(diào)整。

　　3. 任何類型的表都能夠?qū)崿F(xiàn)連續(xù)打印或分頁打印。如班級課表可以連續(xù)顯示，也可快速、自動生成每班一張；某部門所有教師的課表可以匯總在一張表上，也可每個老師一頁紙，分別打印。

　　4. 遇到調(diào)課，只要更改原始表，再重新透視一次，可在瞬間完成，就意味著所有表的數(shù)據(jù)都已更新。而傳統(tǒng)的方法必須分別去改班級表、教室表、機房表、教師表……稍有疏忽就可能遺漏。

　　5. 所有的表都不用設(shè)計格式，能夠自動形成表格，自動調(diào)整表格大小，自動合并相同數(shù)據(jù)單元格。

　　二、建立數(shù)據(jù)庫

　　規(guī)范數(shù)據(jù)庫的建立是滿足查詢、檢索、統(tǒng)計功能的基本要求。

　　1. 基本字段：班級、星期、節(jié)次、課程、地點、教師。

　　2. 可選字段：學(xué)院、班級人數(shù)、學(xué)生類別、金工實習(xí)周次、教師單位、地點屬性、備注字段名橫向排列形成了“表頭”，每個字段名下是縱向排列的數(shù)據(jù)。

　　3. 庫中的數(shù)據(jù)必須規(guī)范。如“地點”中不能出現(xiàn)除樓號、房間號以外的任何文字(包括空格)；“課程”中必須是規(guī)范的課程名，不允許有“單、雙”等字樣。建議上機課增加一個字段“上機”，而不是在課程名中增添“上機”說明，后者不利于課程檢索。

　　4. 庫中的每條數(shù)據(jù)清單的每個格只要存在數(shù)據(jù)就必須填滿。不允許因為與上一行數(shù)據(jù)相同就省略了，更不能合并單元格。

　　5. 增加的整條記錄在庫中的位置可以任意。如規(guī)律課表的課程只有8節(jié)，某班增加“9～10節(jié)”或雙休日上課，新增記錄則可插在該班其他課的末尾，也可附在庫的最底端。無論在什么位置，都不影響透視后的效果。

　　三、做數(shù)據(jù)透視表

　　在選擇透視范圍時要包含全部原始數(shù)據(jù)庫，如果錄制“宏”，最好比原始表多增加若干行，以備增加記錄用。但字段的數(shù)量可根據(jù)需要選擇。把選中的字段分別放置在表的“行字段”中，在每個字段名上雙擊，彈出“字段設(shè)置”框，選擇“無”，即形成了顯示美觀的透視表。

　　1. 用鼠標(biāo)拖動各字段，重新安排左右順序、上下位置(指行字段與頁字段之間的轉(zhuǎn)換)，或在可選框內(nèi)選中所需，即可形成各種各樣的新表。

　　2. 常用的班級課表可排好紙張版面、頁眉頁腳，專門供原始打印。“班級”字段最好放在“頁字段”中，以便于每班打印1張。在“班級”字段的可選框內(nèi)選擇各班，即可顯示出所有的班級課表。每班課表的大小是自動調(diào)整的，如 “節(jié)次”中的數(shù)據(jù)項只有8節(jié)，遇到增添“9～10節(jié)”課程的情況，表格會在7～8節(jié)后自動增加1行，把9～10節(jié)的內(nèi)容填進(jìn)去，下一個班則可自動恢復(fù)正常。既可以設(shè)置為無課顯示空格，也可以設(shè)成無課不顯示，即有哪節(jié)顯示哪節(jié)。

　　3. 需要強調(diào)的是，以后每調(diào)一次課必須在原始庫中改，而不允許在透視表中直接改。新庫形成后，再重新生成新的透視表。此時原來的舊透視表則可以刪去，以新表為準(zhǔn)。如果重新打印，需要在新表上重新排版。以上方法經(jīng)過一段時間的實踐，在課表的查詢檢索方面發(fā)揮了巨大作用，尤其在頻繁調(diào)課時省卻了更改所有表數(shù)據(jù)的過程，準(zhǔn)確高效，是辦公自動化不可多得的好工具。
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