項目管理中的鐵三角和關(guān)鍵路徑(一) 在我們的項目管理過程中有三樣我們永遠無法擺脫,而且需要我們高度智慧去協(xié)調(diào)的三個關(guān)鍵元素是:時間、成本、質(zhì)量,它們形成一個堅固的鐵三角關(guān)系(如圖1所 示),對其中任何一個元素的調(diào)整都將引起三角關(guān)系中其它兩個或至少其中一個元素的跟隨變化。調(diào)節(jié)時間、成本和質(zhì)量三元素的關(guān)系使項目趨向最佳方向發(fā)展,成 為項目經(jīng)理必須去審慎考慮的事情。如何處理三者相互之間影響,這直接關(guān)系到項目的成功或失敗,項目進度的提前或滯后,項目成本的增加或減少。 圖1 對 于一個確定的項目來說,要壓縮時間就必然在同一個時間投入更多的資源,這就意味著增加了同一時間的投入成本。我們都知道對于一個項目來說,衡量其工作量的 單位是人工時。人工時就是一個人工作一個小時的工作量。對一個項目來說,在立項初期就已經(jīng)根據(jù)項目的范圍規(guī)劃說明書初步估算了本項目的總工作量,并將其折 合成了人工時(且不論其精確度),因此項目一旦啟動其總的工作量就確定,也就是確定了整個項目的人工時??蛻魹榱斯?jié)省和壓縮費用,同時提早使系統(tǒng)上線往往 盡可能的給予項目足夠短的時間去完成足夠多的工作任務(wù),因此項目組可擁有的彈性時間并不多,項目組要在這么短的時間內(nèi)完成項目,就必須合理安排項目的人財 物,合理規(guī)劃項目各個階段的時間進度安排。項目經(jīng)理通過將項目中各項工作的分解,形成我們常用的WBS(工 作分解結(jié)構(gòu))。在實際工作中,公司的人力資源是有限的,在本項目生命周期內(nèi)可以被使用的人力資源更是有限的,可以說基本上在剛剛論證項目可行性階段就已經(jīng) 基本確定了人選,并大致安排了相關(guān)工作內(nèi)容,只是這些工作內(nèi)容不夠具體,還很粗糙,再結(jié)合可調(diào)配到此項目的人員的技術(shù)特點,合理安排整個項目的任務(wù)進度表 并為每個成員分配任務(wù)。 對于我們IT企業(yè)來說,項目的絕大部分成本主要來至人工成本、采購成本和外包成本。我們在估算一個項目成本時常采用如下方法(公式一): T=C+F 其中: T表示項目總成本; C表示整個項目的人工成本總和; F表示其它投入費用,如采購成本、外包費用等。 假設(shè)我們有一個農(nóng)產(chǎn)品供銷服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)項目,其中人工成本(包括研發(fā)實施費用)為100萬元,采購硬件、軟件和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備費用為300萬元,部分系統(tǒng)研發(fā)外包費用50萬元,根據(jù)公式一計算: T=100+(300+50) 最后T(項目總成本)等于450萬元。 我們對項目的參考報價則主要采用如下方法(公式二): S=T+G 其中: S表示項目的參考報價; T表示項目總成本; G表示希望獲得的利潤; 在合同簽訂時我們的合同價格多參考此S值獲得。對于上面的例子,假設(shè)我們希望獲得的利潤值為150萬元,則: S=450+150 最后S(項目的參考報價)等于600萬元。所以我們報給客戶的價格至少在600萬元以上。當(dāng)然這是我們單向意愿,客戶還會還價。 又由于我們和客戶簽訂的合同多采用固定總價方式,所以項目要獲得更多的利潤除非客戶在不改變需求的情況下追加費用,否則利潤只能通過節(jié)流的方式來產(chǎn)生。對于IT企
業(yè)來說,人員費用作為項目的主要費用之一,也是最有潛力通過合理安排而產(chǎn)生利潤的主要途徑。我們知道在大多數(shù)情況下,特別是通過招投標(biāo)獲得的項目,在我們
正式投標(biāo)之前都需要獲得項目中相關(guān)外購產(chǎn)品的授權(quán),這時也就基本確定了為了購買產(chǎn)品的價格(目前很多招標(biāo)項目都要求標(biāo)明外購產(chǎn)品的總金額),因此可以認為
在整個項目履行期內(nèi)由采購獲得的利潤是基本恒定的,這包括項目中需要外包部分,其外包費用總額也是明確的。所以要獲得比預(yù)期更高的利潤,根據(jù)公式一可知,
只能來自項目中我們自己投入的人力成本。我們常見的做法是為了縮短項目研發(fā)周期或解決項目研發(fā)實施中遇到的困難而投入更多人力或是通過置換項目中人員,向
項目中換入更加優(yōu)秀的人員,來加快項目的開發(fā)進度或解決項目中的困難,但這也無形中增加了項目的成本。 到 現(xiàn)在為止我們敘述到了項目管理中三個關(guān)鍵要素中兩個——時間和成本,還有一個關(guān)鍵要素沒有論述到,這就是質(zhì)量。對于項目經(jīng)理如果忽視質(zhì)量,那么項目是不可 能成功的。所有在實際工作中擔(dān)任過項目經(jīng)理的人都清楚一件事——在項目中有些任務(wù)之間是有相互依賴關(guān)系的,而且是強依賴關(guān)系。一般任務(wù)之間的依賴關(guān)系有四 類:開始——開始類型、開始——結(jié)束類型、結(jié)束——開始類型和結(jié)束——結(jié)束類型。開始——開始類型任務(wù)就是A任務(wù)開始時,B任務(wù)也必須開始。開始——結(jié)束類型任務(wù)是A任務(wù)開始時,B任務(wù)必須已經(jīng)結(jié)束。結(jié)束——開始類型任務(wù)是A任務(wù)結(jié)束時,B任務(wù)才開始。結(jié)束——結(jié)束任務(wù)是A、B任務(wù)必須同時結(jié)束。任何屬于上述四類關(guān)系類型的任務(wù),并不表示其就是強依賴類型,那么什么是任務(wù)之間的強依賴關(guān)系?任務(wù)之間的強依賴關(guān)系就是B任務(wù)的開始或結(jié)束必須有A任務(wù)開始或結(jié)束,A任務(wù)沒有開始或結(jié)束,B任 務(wù)是不可能開始或結(jié)束的。列舉一個最簡單的例子,一個某零售企業(yè)的零售管理系統(tǒng)集成項目中的軟件開發(fā)工作,如果其中的銷售發(fā)貨功能沒有做完,你就不可能能 夠?qū)ζ溥M行測試,這就是任務(wù)之間的強依賴關(guān)系,我們可以稱這類依賴關(guān)系為強依賴關(guān)系。強依賴關(guān)系又分為邏輯限制型強依賴關(guān)系和資源限制型強依賴關(guān)系,上訴 案例就屬于邏輯限制型強依賴關(guān)系。任務(wù)之間的強依賴關(guān)系不僅僅表現(xiàn)在其邏輯關(guān)系上,當(dāng)項目之中的資源有限時也會形成這種任務(wù)之間的強依賴關(guān)系。如假設(shè)一個 項目A,它是一個零售管理系統(tǒng)集成項目,其中它需要完成銷售發(fā)貨、銷售退貨、采購入庫、采購?fù)素浀? 軟件編碼工作,為了論述簡單我們假設(shè)由二個程序員在進行開發(fā),其中程序員甲負責(zé)完成銷售發(fā)貨和銷售退貨,而程序員乙負責(zé)完成采購入庫和采購?fù)素?,這時如果 沒有額外的人力資源投入,則會發(fā)現(xiàn)程序員甲的研發(fā)銷售發(fā)貨和銷售退貨兩個任務(wù)之間就存在一種依賴關(guān)系,而且是一種強制依賴關(guān)系,也就是說程序員甲要么完成 銷售發(fā)貨后才可以完成銷售退貨,要么完成銷售退貨后完成銷售發(fā)貨,這兩個任務(wù)必須是先后完成,不可能同時完成。對于程序員乙亦存在相類似問題,我們稱類似 這種由于資源限制造成的強依賴關(guān)系為資源限制型強依賴關(guān)系。任務(wù)之間的強依賴關(guān)系會導(dǎo)致項目進行時間不可能無限制縮短,在時間壓縮到一定時間之后就會出現(xiàn) 時間壓縮率趨近于零,特別對于邏輯限制型強依賴關(guān)系即使投入再多的人力資源也無法進一步縮短時間,相對來說對于資源限制型強依賴關(guān)系在一定程度上投入額外 的人力資源還有可能得到改善。當(dāng)項目中出現(xiàn)強依賴關(guān)系時,這個時候還希望縮短時間,就必然要犧牲合理的時間,以犧牲質(zhì)量為代價了。如假設(shè)項目只有編碼和測 試兩個任務(wù),顯然編碼和測試任務(wù)是邏輯限制型強依賴關(guān)系,即只有編碼任務(wù)完成后才可以開始測試任務(wù)。我們假設(shè)完成編碼任務(wù)的合理時間(即最少)為8小時,完成測試任務(wù)的合理時間為16小時,則可以推出項目的完成需要24小時。這時如果需要將項目完成時間縮短到20小 時,就只能縮短編碼或測試的合理時間,而一般來說編碼時間顯然壓縮不了,但可以通過減少測試內(nèi)容來縮短測試時間,這樣對于本項目來說測試任務(wù)的質(zhì)量肯定要 受到影響,而這個質(zhì)量問題最終反映成項目的質(zhì)量問題。因此項目的質(zhì)量和項目的時間之間存在相互影響關(guān)系,時間的縮短將導(dǎo)致質(zhì)量的下降,質(zhì)量的提高將導(dǎo)致時 間的延長。而對于資源限制型強依賴關(guān)系我們通常還可以通過增加投入相關(guān)資源來縮短項目時間??偨Y(jié)后我們可以發(fā)現(xiàn)同樣是縮短項目時間,資源限制型強依賴關(guān)系 帶來的是成本增加,而邏輯限制型強依賴關(guān)系帶來的是質(zhì)量的下降。因此項目經(jīng)理在選擇時應(yīng)采用避重就輕的原則,最好選擇壓縮資源限制型強依賴關(guān)系任務(wù)的時 間,當(dāng)然這些都非十全十美的方案。 在
時間壓縮率非趨近于零的情況下,通過向項目中增加人力資源或安排加班加點,從而希望通過任務(wù)之間的并行來實現(xiàn)短時間和高質(zhì)量,但如此項目的成本將增加。于
是我們也可以得出這樣一個結(jié)論,在項目時間不變的情況下,項目成本的合理增加可以適當(dāng)提高項目的質(zhì)量。造成這種情況的原因是什么?這是由于我們在編制項目
的質(zhì)量控制計劃時,我們已經(jīng)是參考了當(dāng)前的人力資源情況進行安排,當(dāng)我們需要獲得更高的質(zhì)量要求時,如從原定的統(tǒng)計抽查方式轉(zhuǎn)變成全面檢查方式,這無形中
增加了數(shù)倍的工作量,增加的工作量通過增加投入的人力資源或采用加班方式我們一樣可以在規(guī)定時間結(jié)束項目,但整個項目的成本顯然上升了。 現(xiàn)
實中的項目都是在有限資源和條件下進行的,項目經(jīng)理管理好一個項目關(guān)鍵在于控制和處理好時間、成本和質(zhì)量三者之間的關(guān)系。在處理這三個元素時我們需要合理
規(guī)劃、統(tǒng)籌兼顧。俗話說打蛇打七寸,畫龍要點睛,這也就是要我們在處理事務(wù)時必須切中事務(wù)的關(guān)鍵要害,因此項目經(jīng)理在管理項目時就應(yīng)該把握住項目的重點,
合理地去調(diào)節(jié)時間、成本和質(zhì)量三元素,最好的方法就是沿著項目的關(guān)鍵路徑去處理。 在 我們的現(xiàn)實工作中遇到的絕大多數(shù)合同都是固定合同價的,因此客戶最為關(guān)心的不是項目的成本問題,而是項目的進度(即時間——什么時候開始什么時候結(jié)束)和 項目的質(zhì)量。首先是進度問題,要按期或提前完成項目就必須合理安排項目計劃。每一個項目它都由若干個子任務(wù)構(gòu)成,這些子任務(wù)會形成一個鏈?zhǔn)浇Y(jié)構(gòu),相互之間 形成前后順序關(guān)系,這樣一些子任務(wù)就會形成一條條貫穿整個項目的路徑,其中有些路徑是整個項目中耗時最長的,在這條路徑上每個任務(wù)完成時間的提前或滯后都 將直接影響整個項目進度的提前或滯后,我們稱這樣的路徑為項目的關(guān)鍵路徑。每個項目有并且至少有一條關(guān)鍵路徑,處于關(guān)鍵路徑上的任務(wù)直接影響項目的總進 度。通常我們要在關(guān)鍵路徑上投入優(yōu)秀的人員和充足的資金,但是我們?nèi)绾巫R別和選擇關(guān)鍵路徑?按照理論我們會將項目所有工作做個WBS,然后根據(jù)WBS畫出任務(wù)的箭線圖或PERT圖,并標(biāo)明每個任務(wù)的耗時,最后我們通過箭線圖或PERT圖 就可以找到耗時最長的一條從開始到結(jié)束的路徑,這就是我們需要的關(guān)鍵路徑。但我們在項目管理實踐中常常發(fā)現(xiàn),關(guān)鍵路徑和人力資源的因素有非常大的聯(lián)系,隨 著項目的進行有時會發(fā)生一些變化。在一些資源限制型的關(guān)鍵路徑上投入更多的人力資源,將會發(fā)現(xiàn)項目的關(guān)鍵路徑發(fā)生了改變。舉個例子來說明,某個零售管理系 統(tǒng)集成項目,它的PERT圖如下所示: 從圖2可看出紅線標(biāo)識部分就是此項目的關(guān)鍵路徑。現(xiàn)在如果我們在關(guān)鍵路徑上投入更多的人力資源,如投入李XX來完成銷售退貨功能,假設(shè)李XX由于業(yè)務(wù)熟練和經(jīng)驗豐富完成銷售退貨只要2天,項目中其它不變,這是情況就如下圖所示: 圖3
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