結(jié)合例子將具體介紹:如何利用函數(shù)COUNTA統(tǒng)計(jì)本班應(yīng)考人數(shù)(總?cè)藬?shù))、利用函數(shù)COUNT統(tǒng)計(jì)實(shí)際參加考試人數(shù)、利用函數(shù)COUNTBLANK統(tǒng)計(jì)各科缺考人數(shù)、利用函數(shù)COUNTIF統(tǒng)計(jì)各科各分?jǐn)?shù)段的人數(shù)。首先,在上期最后形成的表格的最后添加一些字段名和合并一些單元格,見圖1。
一、 利用函數(shù)COUNTA統(tǒng)計(jì)本班的應(yīng)考人數(shù)(總?cè)藬?shù))
因?yàn)楹瘮?shù)COUNTA可以計(jì)算出非空單元格的個(gè)數(shù),所以我們?cè)诶么撕瘮?shù)時(shí),選取本班學(xué)生名字所在單元格區(qū)域(B3~B12)作為統(tǒng)計(jì)對(duì)象,就可計(jì)算出本班的應(yīng)考人數(shù)(總?cè)藬?shù))。
1.選取存放本班總?cè)藬?shù)的單元格,此單元格是一個(gè)經(jīng)過合并后的大單元格(C18~G18);
2.選取函數(shù);單擊菜單“插入/函數(shù)”或工具欄中的函數(shù)按鈕f*,打開“粘貼函數(shù)”對(duì)話框,在“函數(shù)分類”列表中選擇函數(shù)類別“統(tǒng)計(jì)”,然后在“函數(shù)名”列表中選擇需要的函數(shù)“COUNTA”,按“確定”按鈕退出“粘貼函數(shù)”對(duì)話框。
3.選取需要統(tǒng)計(jì)的單元格區(qū)域;在打開的“函數(shù)向?qū)?#8221;對(duì)話框中,選取需要計(jì)算的單元格區(qū)域B3~B13,按下回車鍵以確認(rèn)選?。?#8220;函數(shù)向?qū)?#8221;對(duì)話框圖再次出現(xiàn)在屏幕上,按下“確定”按鈕,就可以看到計(jì)算出來本班的應(yīng)考人數(shù)(總?cè)藬?shù))了。
二、利用COUNT、COUNTBLANK和COUNTIF函數(shù)分別統(tǒng)計(jì)各科參加考試的人數(shù)、統(tǒng)計(jì)各科缺考人數(shù)、統(tǒng)計(jì)各科各分?jǐn)?shù)段的人數(shù)
我們?cè)谳斎氤煽?jī)時(shí),一般情況下,缺考的人相應(yīng)的科目的單元格為空就可以了,是0分的都輸入0。
(一)統(tǒng)計(jì)語文科的參加考試人數(shù)、缺考人數(shù)、各分?jǐn)?shù)段的人數(shù)。
1.用函數(shù)COUNT統(tǒng)計(jì)語文科的參加考試人數(shù)。單擊存放參加語文科考試人數(shù)的單元格C19,然后按照前面的操作步驟,首先在“函數(shù)分類”列表中選擇函數(shù)類別“統(tǒng)計(jì)”,在“函數(shù)名”列表中選擇需要的函數(shù)“COUNT”;其次按照上面“一、3”選取單元格區(qū)域的操作方法,選取需要統(tǒng)計(jì)的單元格區(qū)域(C3~C12),然后回車確認(rèn),單擊“函數(shù)向?qū)?#8221;對(duì)話框“確定”按鈕,就可以看到計(jì)算出來的結(jié)果
。2.用函數(shù)COUNTBLANK統(tǒng)計(jì)語文科的缺考人數(shù)。單擊存放語文科缺考人數(shù)的單元格C20,然后按照上面的操作方法,在“統(tǒng)計(jì)”類別中選取函數(shù)COUNTBLANK,并進(jìn)行需要統(tǒng)計(jì)單元格區(qū)域(C3~C12)的選取,直到得出結(jié)果。
3.用函數(shù)COUNTIF分別統(tǒng)計(jì)出語文科各分?jǐn)?shù)段的人數(shù)。
(1) 統(tǒng)計(jì)90分(包括90分)以上的人數(shù)(表中為“90分以上”):?jiǎn)螕舸娣糯私y(tǒng)計(jì)人數(shù)的單元格C21,然后選取函數(shù),即選取“統(tǒng)計(jì)”類別中的函數(shù)“COUNTIF”,然后單擊“函數(shù)向?qū)?#8221;對(duì)話框中的“Ragane”右側(cè)的按鈕,以選取統(tǒng)計(jì)單元格的區(qū)域(C3~C12)后,回到“函數(shù)向?qū)?#8221;對(duì)話框中,再輸入統(tǒng)計(jì)的條件:“$#@62;=90”,如圖2。單擊“確定”按鈕,就可以計(jì)算出結(jié)果了。
(2) 統(tǒng)計(jì)大于或等于80分而小于90分的人數(shù)(表中為“80~89分”):雙擊單元格C21進(jìn)入編輯狀態(tài),可以看到統(tǒng)計(jì)90分以上的分?jǐn)?shù)段的人數(shù)的公式如圖3所示是:=COUNTIF(C3:C12,″$#@62;=90″),
要統(tǒng)計(jì)本分?jǐn)?shù)段人數(shù),我們只要雙擊C22,在其中輸入計(jì)算公式:
=COUNTIF(C3:C12,″$#@62;=80″)-COUNTIF(C3:C12,″$#@62;=90″)
回車后,即可計(jì)算出此分?jǐn)?shù)段的人數(shù)。
(3)用同樣方法,只要在C23、C24、C25三個(gè)單元格中,分別輸入公式(可以通過復(fù)制粘貼后,修改數(shù)字快速完成):
=COUNTIF(C3:C12,″$#@62;=70″)-COUNTIF(C3:C12,″$#@62;=80″)
=COUNTIF(C3:C12,″$#@62;=60″)-COUNTIF(C3:C12,″$#@62;=70″)
=COUNTIF(C3:C12,″$#@60;60″)
輸入完畢后,注意一定要以回車確定,即可分別統(tǒng)計(jì)出“大于或等于70分而小于80分”(表中為“70~79分”)、“大于或等于60分而小于70分”(表中為“60~69分”)、“小于60分”(表中為“不及格”),這三個(gè)分?jǐn)?shù)段的各自的人數(shù)。
(二)統(tǒng)計(jì)其余各科的參加考試人數(shù)、缺考人數(shù)、各分?jǐn)?shù)段的人數(shù)。
如前一期所述,用復(fù)制公式的方法,可以快速計(jì)算出其余各科的有關(guān)數(shù)據(jù)。以上已經(jīng)計(jì)算出語文科的應(yīng)考人數(shù)、缺考人數(shù)及各分?jǐn)?shù)段的人數(shù),選取范圍(C19~C25),把鼠標(biāo)指向剛才選取的單元格區(qū)域的右下方(即填充句柄),待光標(biāo)變?yōu)樾『谑謺r(shí),按下鼠標(biāo)左鍵,并向右拖動(dòng),至G25松開鼠標(biāo),各科要統(tǒng)計(jì)的結(jié)果都出來了。
前兩期對(duì)班級(jí)成績(jī),分別作了總分、平均分、最高分、最低分、應(yīng)考人數(shù)、缺考人數(shù)、分?jǐn)?shù)段等數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì),這些數(shù)據(jù)可以用來衡量這個(gè)班的成績(jī)的情況。這一期,將首先介紹用函數(shù)“RANK”以最快的速度把本班的名次排出來,作為衡量學(xué)生個(gè)人在本班的學(xué)習(xí)情況;另外再介紹用“MEDIAN”、“MODE”、“STDEVP”函數(shù)分別統(tǒng)計(jì)出各科成績(jī)的“中位數(shù)”、“眾數(shù)”、“標(biāo)準(zhǔn)差”,以此衡量各科試題的質(zhì)量(如試題的難易程度、離散程度等)情況。
一、用函數(shù)“RANK”對(duì)總分排名次
(一)單元格區(qū)域的命名
先打開上期制作的表格(如圖1), 如果用“總分”來排名次,首先選取所有“總分”數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域(H3~H12), 然后單擊菜單中的“插入/名稱/定義”,在彈出的“定義名稱”對(duì)話框中,在“當(dāng)前工作簿的名稱”中輸入或修改名稱為“總分”;在“引用位置”欄中顯示的就是剛才選取的單元格區(qū)域(H3~H12),當(dāng)然也可以通過單擊其右側(cè)的按鈕重新選取單元格區(qū)域。如果只定義一個(gè)名稱,則可按“確定”按鈕退出;如果還要添加其它區(qū)域名稱,可單擊“添加”按鈕,待命名完畢后,再按“確定”按鈕結(jié)束單元格區(qū)域的命名。 在此我們可以比較一下前兩期用“選取”和現(xiàn)在用“命名”區(qū)域的不同方法及用途:利用“選取”確定區(qū)域,預(yù)選區(qū)域不是固定的,如果需要相對(duì)固定的區(qū)域,可以利用“命名”,則以后的操作會(huì)比較簡(jiǎn)便,如果對(duì)某個(gè)區(qū)域一旦命名,利用函數(shù)的時(shí)候,就可以按以下的方法確定單元格的區(qū)域,無須再去選取區(qū)域了。
(二)選取函數(shù)確定排名
1.在圖1的“平均分”右邊的單元格(J2)中輸入“名次”。
2.單擊選取單元格J3,再選擇“統(tǒng)計(jì)”類的“RANK”函數(shù),則在彈出的“粘貼函數(shù)”對(duì)話框中,一切設(shè)置如圖2(圖中的“H3”是存放第一個(gè)學(xué)生總分的單元格,“總分”則是剛才命名的單元格區(qū)域名稱。此時(shí)不能在“粘貼函數(shù)”對(duì)話框中,單擊圖2中“Ref”右邊的按鈕去選取單元格區(qū)域,否則后面利用復(fù)制方法統(tǒng)計(jì)其余各人的名次時(shí),單元格的區(qū)域會(huì)發(fā)生變化;利用命名的單元格區(qū)域,復(fù)制時(shí)其區(qū)域不會(huì)發(fā)生變化;如果只看其中一個(gè)人的名次,則可以利用“選取”的方法),單擊“確定”按鈕,即可得出第一個(gè)學(xué)生的成績(jī)排名。然后選取單元格J3,拖動(dòng)其填充句柄至最后一名學(xué)生,馬上得出全班的成績(jī)排名。而且名次是可以動(dòng)態(tài)變化的,如果某人的某科成績(jī)發(fā)生變化,所有排名也會(huì)隨數(shù)據(jù)的變化而變化。如果想把名次按從低到高的順序進(jìn)行排列,只要先選取范圍(J3~J12),然后利用菜單中的“數(shù)據(jù)/排序”命令,對(duì)“名次”進(jìn)行“遞增”排序即可。
二、用“MEDIAN”、“MODE”、“STDEVP”函數(shù)分別計(jì)算各科成績(jī)的“中位數(shù)”、“眾數(shù)”、“標(biāo)準(zhǔn)差”
“中位數(shù)”、“眾數(shù)”、“標(biāo)準(zhǔn)差”是三個(gè)“統(tǒng)計(jì)類”的函數(shù),也是統(tǒng)計(jì)學(xué)中三個(gè)十分常用的概念,它是分析數(shù)據(jù)的分布、離散程度等標(biāo)志的重要依據(jù),下面通過對(duì)學(xué)生成績(jī)的分布情況,分析每科試題的有關(guān)情況。
1.計(jì)算“語文”的“中位數(shù)”
先選取存放數(shù)據(jù)的單元格C26,然后在“統(tǒng)計(jì)”類函數(shù)中選取函數(shù)“MEDIAN”,在彈出的“粘貼函數(shù)”對(duì)話框中,單擊“Nuber1”右邊的按鈕,選取需計(jì)算的單元格區(qū)域(C3~C12),然后單擊“粘貼函數(shù)”對(duì)話框中的“確定”按鈕,就可計(jì)算出語文科的中位數(shù)(在選取的數(shù)據(jù)中,中位數(shù)是它們的平均數(shù))。
2.計(jì)算“語文”的“眾數(shù)”、“標(biāo)準(zhǔn)差”
利用“MODE”、“STDEVP”兩個(gè)函數(shù),按照上述的方法,即可計(jì)算出“語文”的“眾數(shù)”、“標(biāo)準(zhǔn)差”。
3.計(jì)算其余各科的“中位數(shù)”、“眾數(shù)”、“標(biāo)準(zhǔn)差”
按照前兩期介紹的復(fù)制方法,相信各位可以熟練地操作,計(jì)算出其余各科的“中位數(shù)”、“眾數(shù)”、“標(biāo)準(zhǔn)差”了,最后結(jié)果如圖3。
三、數(shù)據(jù)分析
學(xué)會(huì)使用Excel中的一些常用函數(shù),是為了使我們的工作更科學(xué)、更迅速、更輕松。那么上述對(duì)成績(jī)統(tǒng)計(jì)出來的數(shù)據(jù),如何體現(xiàn)為教學(xué)服務(wù)呢?下面簡(jiǎn)單介紹一下Excel中“圖表”的應(yīng)用,以便我們對(duì)各科的試題進(jìn)行分析:
在Excel中“圖表”是反映表格數(shù)據(jù)的直觀表現(xiàn),通過圖表可以非常迅速直觀地對(duì)數(shù)據(jù)產(chǎn)生總體上的認(rèn)識(shí),這正是統(tǒng)計(jì)學(xué)中,最常用的對(duì)數(shù)據(jù)分布的表現(xiàn)方式。
(一)使用“圖表向?qū)?#8221;建立“語文”分?jǐn)?shù)的分布圖表
1. 選取圖表類型:可以先選取表格中某個(gè)空白的單元格,單擊菜單中的“插入圖表”,在彈出的“圖表向?qū)В襟E1”對(duì)話框中,選擇一種圖表類型和子圖表類型,如我們選擇“折線圖”。單擊“確定”按鈕后,進(jìn)入“圖表向?qū)В襟E2”。
2.選擇圖表源數(shù)據(jù):在彈出的步驟2對(duì)話框中,單擊數(shù)據(jù)區(qū)域右側(cè)的按鈕,對(duì)話框消失,按前面介紹過的方法選取數(shù)據(jù)區(qū)域(b21~c25),回車確定選取后,單擊“下一步”進(jìn)入“圖表向?qū)В襟E3”。
3.設(shè)置圖表選項(xiàng):在彈出的步驟3對(duì)話框中,可以簡(jiǎn)單設(shè)置如圖4,單擊“下一步”進(jìn)入“圖表向?qū)В襟E4”。
4.選擇圖表位置:在彈出的對(duì)話框中,需要選擇生成圖表放置的位置,此時(shí)單擊“完成”按鈕,把圖表嵌在當(dāng)前的工作表中,圖5為完成的“語文”分?jǐn)?shù)分布圖表。
具體的數(shù)據(jù)分析留給有興趣的讀者。
下期將用一個(gè)貨物銷售的例子,說明總計(jì)(SUMIF)和分類匯總(SUBTOTAL)兩個(gè)函數(shù)的用法?! ?/p>
前面介紹過求和函數(shù)(SUM),它能對(duì)選取區(qū)域內(nèi)的數(shù)據(jù)進(jìn)行按行(或列)求和,但在實(shí)際應(yīng)用中,經(jīng)常需要進(jìn)行有條件的數(shù)據(jù)匯總。本期介紹的總計(jì)函數(shù)(SUMIF),將為你解決這個(gè)問題;另外介紹的分類匯總函數(shù)(SUBTOTAL),可以很容易地計(jì)算分類匯總。這兩個(gè)函數(shù)的作用都十分強(qiáng)大,利用它可以簡(jiǎn)化條件匯總和分類匯總。
如圖1的樣表,是某百貨公司下屬的四個(gè)門市部,都銷售同樣的商品;假設(shè)其中的四個(gè)售貨員,輪流在四個(gè)門市部工作,樣表是他們?cè)谝欢螘r(shí)間內(nèi)的營(yíng)業(yè)銷售情況,(其中的“金額”可以用公式計(jì)算,方法是在F2中輸入公式“=D2*E2”進(jìn)行計(jì)算,然后按照前面講述過的拖動(dòng)進(jìn)行復(fù)制的方法,即可求出各門市部各種商品的銷售金額)。下面將舉例說明用總計(jì)函數(shù)(SUMIF),分別按門市部、售貨員、某一商品、某一范圍進(jìn)行有關(guān)的匯總;用分類匯總函數(shù)(SUBTOTAL),分別計(jì)算某門市部商品數(shù)量的平均值、某門市部的商品數(shù)量之和、某門市部貨物類別的數(shù)目、某門市部最大銷售量和最便宜的單價(jià)。
一、對(duì)固定的單元格區(qū)域進(jìn)行命名
上期已介紹過對(duì)一定的單元格區(qū)域進(jìn)行命名的方法,應(yīng)該值得注意和學(xué)會(huì)運(yùn)用,因?yàn)槊麊卧駞^(qū)域?qū)`活運(yùn)用函數(shù)是十分重要的,它將為運(yùn)用函數(shù)帶來極大的方便。這里先按上期介紹過的方法,利用菜單中的“插入/名稱/定義”命令,在“定義名稱”的對(duì)話框中,分別添加對(duì)如下區(qū)域的命名:把“A2~A17”命名為“門市部”,把“B2~B17”命名為“售貨員”,把“C2~C17”命名為“類別”,下面的幾項(xiàng)依次命名為“數(shù)量”、“單價(jià)”、“金額”。
二、用總計(jì)函數(shù)(SUMIF)分別按門市部、售貨員、商品類別、某一條件進(jìn)行有關(guān)的匯總
1. 按門市部進(jìn)行匯總
以“門市部3”進(jìn)行金額的匯總為例:按我們都已熟悉的方法,首先選取存放數(shù)據(jù)的單元格,然后選取函數(shù)“SUMIF”,在彈出的“粘貼函數(shù)”對(duì)話框中,設(shè)置如圖2,其中的“Range”為選取的區(qū)域,這個(gè)區(qū)域(前面已定義為“門市部”)是下面條件判斷的依據(jù)、“Criteria”為計(jì)算條件,它將判斷選取區(qū)域中哪些單元格(即“門市部3”)符合計(jì)算要求、“Sum_range”為求和區(qū)域,這個(gè)區(qū)域中的數(shù)值(“金額”)用于真正的求和。
2. 按售貨員進(jìn)行匯總
以“劉芳”的銷售數(shù)量為例,與上述方法一樣,只要在“粘貼函數(shù)”對(duì)話框圖中,在“Range”項(xiàng)輸入“售貨員”,在“Criteria”項(xiàng)中輸入“″劉芳″”,在“Sum_range”項(xiàng)中輸入“數(shù)量”。
3. 按商品類別進(jìn)行匯總
以“茶葉”的銷售金額為例,只要在“粘貼函數(shù)”對(duì)話框圖中,在“Range”項(xiàng)輸入“類別”,在“Criteria”項(xiàng)中輸入“″茶葉″”,在“Sum_range”項(xiàng)中輸入“金額”。
4.按一定條件進(jìn)行匯總
如計(jì)算除“礦泉水”之外的貨款:在“粘貼函數(shù)”對(duì)話框圖中,在“Range”項(xiàng)輸入“類別”,在“Criteria”項(xiàng)中輸入“″$#@60;$#@62;礦泉水″”、在“Sum_range”項(xiàng)中輸入“金額”。
以上按不同的條件進(jìn)行了“數(shù)量”或“金額”的匯總,如果雙擊存放“門市部3”金額的單元格,其中的計(jì)算公式為:“=SUMIF(門市部,″門市部3″,金額)”,如果需要計(jì)算其它門市部的匯總金額,只須把計(jì)算公式利用“復(fù)制”和“粘貼”命令,復(fù)制至相對(duì)應(yīng)的單元格后,把“門市部3”修改為其它門市部即可匯總出其它門市部的金額了。 同樣方法,可完成對(duì)各“售貨員”的匯總、各類商品的匯總。圖3是以上各項(xiàng)匯總數(shù)據(jù)的樣表,剩余的各項(xiàng)(如各門市部、各種商品的銷售數(shù)量)的匯總,大家不妨一試。不難看出,利用函數(shù)進(jìn)行計(jì)算時(shí),相對(duì)固定的單元格區(qū)域命名后,減少了頻繁選取單元格區(qū)域的次數(shù),給我們操作帶來了極大的方便。
三、分類匯總函數(shù)(SUBTOTAL)的應(yīng)用
分類匯總函數(shù)(SUBTOTAL)不僅僅是一個(gè)求和函數(shù),還能夠?qū)o定區(qū)域內(nèi)的數(shù)值進(jìn)行其它計(jì)算(見圖4),它的語法結(jié)構(gòu)為:
SUBTOTAL(function_num,ref1)
其中的“function_num”是計(jì)算類型編號(hào),為一個(gè)1到11的數(shù)字,它規(guī)定所要進(jìn)行的計(jì)算類型,圖4為計(jì)算類型編號(hào)及具體含義;“ref1”為進(jìn)行匯總數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域。
應(yīng)用舉例如下:
1. 計(jì)算“門市部2”的“數(shù)量”平均值
選定函數(shù)后,彈出“粘貼函數(shù)”對(duì)話框中,在“Function_num”項(xiàng)中輸入計(jì)算類型“1”,單擊“Ref1”右側(cè)的按鈕,選取“門市部2”對(duì)應(yīng)的“數(shù)量”單元格區(qū)域(D6~D9),如圖5,按“確定”按鈕完成。
2. 計(jì)算“門市部4”中的數(shù)量之和
與計(jì)算“門市部2”的“數(shù)量”平均值相似,計(jì)算類型(“Function_num”)為“9”,匯總單元格區(qū)域(“Ref1”)為“D14:D17”。
3. 計(jì)算“門市部2”的商品“類別”數(shù)目
與上例相似的操作,計(jì)算類型(“Function_num”)為“2”,匯總單元格區(qū)域?yàn)?#8220;C6:C9”。
4. 計(jì)算最大的銷售數(shù)量
計(jì)算類型(“Function_num”)為“4”,匯總單元格區(qū)域(“Ref1”)為“D2:D17”。
5. 計(jì)算 “門市部2”中的最便宜的單價(jià)
計(jì)算類型(“Function_num”)為“5”,匯總單元格區(qū)域(“Ref1”)為“E6:E9”。
分類匯總函數(shù)的應(yīng)用是十分靈活的,這是它與使用菜單中“數(shù)據(jù)/分類匯總”命令的最大差別,如果應(yīng)用菜單中的分類匯總命令,往往是對(duì)于有標(biāo)題的某個(gè)區(qū)域而進(jìn)行的分類匯總,這樣的應(yīng)用有時(shí)缺乏必要的靈活性,不利于實(shí)際中的靈活運(yùn)用,所以應(yīng)該學(xué)會(huì)利用分類匯總函數(shù)進(jìn)行分類匯總,這在我們的實(shí)際工作中是非常有用的。
總結(jié):對(duì)指定條件的區(qū)域進(jìn)行匯總和分類匯總,這是我們?cè)趯?shí)際工作中經(jīng)常遇到的,利用總計(jì)函數(shù)(SUMIF)和分類匯總函數(shù)(SUBTOTAL)一般就能夠處理這些工作,而且具有比較強(qiáng)的靈活性。
說明:本文轉(zhuǎn)自電腦報(bào)電子版,未將實(shí)例圖片加上,若有不明白的地方,請(qǐng)參照電腦報(bào)原文。
12、IF函數(shù)
函數(shù)名稱:IF
主要功能:根據(jù)對(duì)指定條件的邏輯判斷的真假結(jié)果,返回相對(duì)應(yīng)的內(nèi)容。
使用格式:=IF(Logical,Value_if_true,Value_if_false)
參數(shù)說明:Logical代表邏輯判斷表達(dá)式;Value_if_true表示當(dāng)判斷條件為邏輯“真(TRUE)”時(shí)的顯示內(nèi)容,如果忽略返回“TRUE”;Value_if_false表示當(dāng)判斷條件為邏輯“假(FALSE)”時(shí)的顯示內(nèi)容,如果忽略返回“FALSE”。
應(yīng)用舉例:在C29單元格中輸入公式:=IF(C26>=18,"符合要求","不符合要求"),確信以后,如果C26單元格中的數(shù)值大于或等于18,則C29單元格顯示“符合要求”字樣,反之顯示“不符合要求”字樣。
特別提醒:本文中類似“在C29單元格中輸入公式”中指定的單元格,讀者在使用時(shí),并不需要受其約束,此處只是配合本文所附的實(shí)例需要而給出的相應(yīng)單元格,具體請(qǐng)大家參考所附的實(shí)例文件。