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將Excel與Word結(jié)合起來，使用郵件合并功能能快速批量打印明信片、信封等。不過用郵件合并稍顯復(fù)雜。有沒有一種更簡單的方法呢?我突然想到了Excel中的一個(gè)查詢函數(shù)VLOOKUP，用它說不定能行。通過摸索，我總結(jié)出了以下一種簡單易行的方法。
首先建立一個(gè)Excel文件，在文件中設(shè)計(jì)兩個(gè)表:一個(gè)是通訊錄，另一個(gè)是明信片。因?yàn)榧陌l(fā)明信片需要郵編、地址、姓名、職務(wù)等，所以先將發(fā)送目錄的上述數(shù)據(jù)放到通訊錄中。在設(shè)置郵政編碼時(shí)遇到了麻煩，因?yàn)镋xcel中沒法進(jìn)行字間距的設(shè)置，打印出來的郵編不能對應(yīng)到相應(yīng)的方框中，所以變化的郵政編嗎每一位要占一個(gè)單元格。
然后根據(jù)所用明信片的格式輸入不變的內(nèi)容，如祝福語、發(fā)信人等信息。再把需要變化的單元格中輸入公式(下圖圈出的位置)。
H1是輸入編號的地方。注意H1中的編號最好設(shè)置成白色，不然可就打印出來了。H4單元格的公式是“=VLOOKUP(H1,通訊錄!A3:G1002,2,FALSE)”，該公式的意思是根據(jù)H1單元格的內(nèi)容，在通訊錄的A3到G1002單元格的范圍內(nèi)按照第一列進(jìn)行垂直查詢，把查到相同內(nèi)容的單元格右側(cè)的第2個(gè)單元格的內(nèi)容顯示在H4。同理我們再分別設(shè)置好H5、I5、E1、F1單元格的公式。 設(shè)置結(jié)束后，我們只需改變H1中的編號，明信片的其它信息就會(huì)根據(jù)通訊錄上的內(nèi)容自動(dòng)顯示出來了。然后對好版，一張張漂亮的明信片就打印出來了。
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