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詳解Excel中打印設(shè)置技巧
Excel在我們實(shí)際工作中應(yīng)用在很多方面，大至企業(yè)中的報(bào)表，小至個(gè)人的理財(cái)都可以用Excel很方便的為我們完成，當(dāng)然，也還有很多其它的專業(yè)性的軟件，在這里我就不多說了，只是舉一下例子而已。
正式進(jìn)入話題，我今天主要要說的是Excel關(guān)于打印的一些設(shè)置，從我了解的一些情況得知，在使用該軟件沒有問題的人們往往在打印時(shí)都會(huì)或多或少的出現(xiàn)些不該有的錯(cuò)誤，所以在此詳細(xì)為大家講解幾點(diǎn)主要的設(shè)置，其中有點(diǎn)見過很多關(guān)于Excel中講解打印設(shè)置時(shí)都忽略了的一點(diǎn)，，希望對不清楚其設(shè)置的同胞們有所幫助。 下面我就舉一學(xué)生成績統(tǒng)計(jì)表（圖一）來說明其中的一些問題 圖一 一、打印區(qū)域設(shè)置 當(dāng)然，要打印，我們首先要確實(shí)打印的范圍，在Excel中，我們可以通過選定的方式來確實(shí)我們要打印的范圍，如（圖二）所示，從學(xué)生成績統(tǒng)計(jì)表行到下面藍(lán)色結(jié)束部分即為我們選定部分（在Excel中最初選的單元格呈白色，像未選定狀態(tài)，其實(shí)乃選定），下面白色部分為未選定部分。 圖二  圖三 二、頁面設(shè)置。 圖四 當(dāng)然，在不可更換紙型的情況下我們就只有后面兩種辦法，而在紙張邊距調(diào)整之后還不行的情況下（不是調(diào)整邊距就一定行的，因?yàn)楦鞣N情況，比如表格太寬啦，為了美觀啦等等），就只能調(diào)整紙張方向了。 我們先說調(diào)整頁面邊距。 調(diào)整邊距很方便，你可以直接在打印預(yù)覽的情況下點(diǎn)擊屏幕上的“頁邊距”來拖動(dòng)調(diào)整，當(dāng)然，為了準(zhǔn)確，我們也可以通過屏幕上的“設(shè)置”（或關(guān)閉“打印預(yù)覽”，選“文件”菜單中的“頁面設(shè)置”項(xiàng)）來準(zhǔn)確的調(diào)整（圖五）。 圖五 調(diào)整之后再試試打印預(yù)覽，是不是能夠顯示完全了，如果還是不行，就更改頁面方向了（更改頁面方向只是在“頁面設(shè)置”窗口里選擇頁面，在里面設(shè)置縱向或橫向即可以了）。對于水平居中，垂直居中和頁眉頁腳的設(shè)置我就不細(xì)說了，這些相信大家都知道吧，可以調(diào)整看看，比如說需要加上什么頁碼什么的，都可以在里面完成，自己實(shí)踐實(shí)踐。
還需補(bǔ)充一小點(diǎn)，調(diào)整的時(shí)候也可以根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整一下行高或列寬，也許可以達(dá)到更方便的效果，如果不需設(shè)置打印區(qū)域，只需在“文件”菜單“打印區(qū)域”項(xiàng)“取消打印區(qū)域”即可。 接下來再說一點(diǎn)，也是在打印設(shè)置中十分重要而又十分簡單的一點(diǎn)，但許多人卻沒有了解。 三、頁面設(shè)置中工作表項(xiàng) 也許很多人沒在意這一項(xiàng)，這一項(xiàng)里面有一處非常重要的地方，也是很多人打印出現(xiàn)錯(cuò)誤的地方，而導(dǎo)致特別麻煩。 在我們具體打印操作的時(shí)候，設(shè)置好了打印區(qū)域，有時(shí)預(yù)覽一下，然后打印，當(dāng)我們打印一頁時(shí)，都不會(huì)出現(xiàn)什么錯(cuò)誤，當(dāng)打印第二頁、第三頁時(shí)，狀況就出現(xiàn)了，很多人不了解為什么會(huì)出現(xiàn)那種情況（我們打印表格的時(shí)候在每一頁都需要一個(gè)頂端標(biāo)題，但當(dāng)我們打印機(jī)輸出第二頁、第三頁或再后面的時(shí)候，上面的標(biāo)題行就沒有了，舉上面例子來說，當(dāng)我們需要打印第二頁時(shí)，同樣需要“學(xué)生成績統(tǒng)計(jì)表”和下面科目一行），這時(shí)我們又該如何設(shè)置呢，先看一下在沒有設(shè)置的情況下的打印預(yù)覽（圖六）。 圖六 看出第一頁和第二頁的不同之處沒有，對，第一頁很正確，但第二頁呢，沒有了我們需要的頂端標(biāo)題行，這時(shí)我們就需要設(shè)置頂端標(biāo)題行了。 當(dāng)我們遇到這種情況時(shí)，其實(shí)Excel是為我們提供了解決辦法的，就是設(shè)置頂端標(biāo)題行，我們可以在“頁面設(shè)置”窗口中選擇“工作表”項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置（圖七紅色部分），打印區(qū)域（藍(lán)色部分）我們就不講了。
圖七 圖八 這時(shí)選擇部分就會(huì)呈現(xiàn)閃爍的虛線框，然后單擊窗口中的“確定”按鈕，再用打印預(yù)覽試試，怎么樣，是不是每一頁都有頂端標(biāo)題行了（圖九）。 圖九 再補(bǔ)充一點(diǎn)，有時(shí)一個(gè)表格的左邊列是固定不變的，而不是頂端的標(biāo)題，這時(shí)我們只需將“頂端標(biāo)題行”改為設(shè)置“左端標(biāo)題列”就行了，方法是一樣的
1、提出問題 多個(gè)Excel文件要連續(xù)打印怎么做？ Excel的頁碼設(shè)置是通過對“頁面設(shè)置”中“頁眉/頁腳”的設(shè)置來實(shí)現(xiàn)的。首先是打開“頁面設(shè)置”，選擇“頁眉/頁腳”選項(xiàng)，一般情況下選擇“自定義頁腳”，打開“頁腳”設(shè)置對話框(如圖1)。圖中第二個(gè)按鈕“#”是用來設(shè)置頁碼的，單擊后自動(dòng)輸入“&；&；［頁碼］”。第三個(gè)按鈕是用來設(shè)置總頁數(shù)的，單擊后輸入“&；&；［總頁數(shù)］”，默認(rèn)都是用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。圖中的“左”、“中”、“右”三個(gè)編輯框，分別表示頁碼將出現(xiàn)在頁腳的左邊、中部還是右邊。 2、解決問題 解決這個(gè)問題的關(guān)鍵是找到一種辦法，使文件首頁頁碼從大于1開始設(shè)置，而且要自動(dòng)連續(xù)排列。然后分別設(shè)置各個(gè)文件即可。不用不知道，一用之下，竟然還讓我發(fā)現(xiàn)了兩個(gè)方法。 為了方便說明，我以首頁頁碼為“5”來介紹。 在 “頁腳”對話框中，首先單擊按鈕“#”，出現(xiàn)“&；&；［頁碼］”，然后在“&；&；［頁碼］”后面加上“+4”，即“&；&；［頁碼］+4”，則首頁的頁碼將變?yōu)?#8220;5”，后面諸頁的頁碼依次排列，不需要每頁都要進(jìn)行設(shè)置。 第一步是在“頁腳”中插入頁碼；第二步，在“頁面設(shè)置”的“頁面”選項(xiàng)中，在最下面的“起始頁碼”中輸入“5”，則首頁的頁碼將變?yōu)?#8220;5”，并依次向下排列。 3、問題的延伸 上面介紹的頁碼設(shè)置方法，頁碼都是用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“5”，如果要換一下格式，來一點(diǎn)兒小花樣，如“第3頁”，能否實(shí)現(xiàn)呢？受第一種方法啟示，略作改動(dòng)即可實(shí)現(xiàn)。單擊按鈕“#”后出現(xiàn)“&；&；［頁碼］”后，在“&；&；［頁碼］”的前后分別加上“第”和“頁”兩個(gè)字，則變成了“第&；&；［頁碼］頁”形式，這樣頁碼就變成了“第×頁”的形式。 對于在“自定義頁腳”對話框中直接插入數(shù)字進(jìn)行頁碼設(shè)置的方法，雖然每頁都要設(shè)置，顯得笨拙，但設(shè)置格式方式靈活，屬全能性，輸入什么顯示什么，如“三”、“第三頁”、“第3頁 共5頁”等 |
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