Excel表格如何實(shí)現(xiàn)下拉菜單選擇錄入

我們?cè)谟肊xcel錄入表格數(shù)據(jù)時(shí)，常常會(huì)遇到某列數(shù)據(jù)的值只在幾個(gè)固定值中選擇一個(gè)的情況，比如：人的性別列只可能錄入男或女，對(duì)學(xué)歷列只可能錄入高 中、大專(zhuān)、本科、研究生之一等。遇到這類(lèi)數(shù)據(jù)，如果我們手工錄入，效率既低又容易出錯(cuò)，最好的解決辦法是提供一個(gè)下拉列表框供我們選擇其中的值。下面就通 過(guò)一個(gè)編排教師的課表為例教大家如何實(shí)現(xiàn)，該Excel表格能在填表時(shí)選擇教師姓名，并能在另一列表中選擇他所負(fù)責(zé)的課程名稱(chēng)。

 一 創(chuàng)建數(shù)據(jù)源表 在sheet2表中輸入教師姓名以及所負(fù)責(zé)的課程，把教師姓名橫放在第2行。選中B2:F2，即教師姓名。然后在名稱(chēng)框?yàn)樗斎胍粋€(gè)名字“name”（圖 1），輸入完成后一定要按回車(chē)，轉(zhuǎn)到sheet1工作表。
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二 數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián) 為了在sheet1表引用name名稱(chēng)，在教師姓名列下拉框選（B3:B9）單元格，點(diǎn)擊菜單欄中的“數(shù)據(jù)→有效性”，在彈出的“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框中選 擇“設(shè)置”選項(xiàng)卡，在“允許”選擇框中選擇“序列”，在來(lái)源輸入框中輸入“=name”（圖2），點(diǎn)擊“確定”后，在下拉列表中就可選擇各個(gè)教師了。
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提示：現(xiàn)在就可體會(huì)出名稱(chēng)框的妙用，因?yàn)閬?lái)源的拾取按鈕是不能跨表去拾取其他表的數(shù)據(jù)的。 第二步就是實(shí)現(xiàn)能夠自動(dòng)選擇教師所負(fù)責(zé)的課程，由于教師姓名是變動(dòng)的，要求負(fù)責(zé)的課程名稱(chēng)也要隨之變動(dòng)。負(fù)責(zé)課程這一列中的有效性數(shù)據(jù)來(lái)自于教師姓名這一列，怎么解決這個(gè)問(wèn)題？同樣，我們可用名稱(chēng)框來(lái)解決。 回到sheet2表，用不著給表中的每個(gè)教師的課程單獨(dú)取名，很麻煩也很耽誤時(shí)間。把整個(gè)區(qū)域選中（B2:F6），用每一列的第一行數(shù)據(jù)取名，點(diǎn)擊“插入→名稱(chēng)→指定”，在指定名稱(chēng)對(duì)話框中只選中“首行”（圖3），點(diǎn)擊“確定”后就可在sheet1表中使用了。
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轉(zhuǎn)到sheet1表，把負(fù)責(zé)課程列下的區(qū)域選中（C3:C9），點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)→有效性→序列”。接著就要注意來(lái)源輸入框中的內(nèi)容了，因?yàn)椴荒艿扔趩卧?，?這里希望引用教師姓名所對(duì)應(yīng)的名稱(chēng)里的數(shù)據(jù)來(lái)做下拉列表，這里要用到函數(shù)indirect，它表示從某一單元格中取數(shù)據(jù)，然后把此數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成一個(gè)區(qū)域。在 來(lái)源輸入框中輸入“＝indirect（”，點(diǎn)擊B3單元格，出現(xiàn)“=indirect($B$3)”，這里是絕對(duì)引用，按F4鍵改成相對(duì)引用 “=indirect(B3)”，確定后會(huì)有一個(gè)警告提示框，源目前包含錯(cuò)誤，是否繼續(xù)（圖4）？點(diǎn)擊“是”繼續(xù)就行了。
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提示：有人會(huì)因?yàn)槌霈F(xiàn)“錯(cuò)誤提示”就不敢繼續(xù)了。為什么會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤提示？這是因?yàn)锽3單元格中沒(méi)有填姓名，所以會(huì)出現(xiàn)“錯(cuò)誤提示”。 現(xiàn)在，點(diǎn)擊sheet1表中的B3到C9區(qū)域任一個(gè)單元格都會(huì)出現(xiàn)下拉列表框供你選擇欲輸入的值，如果今后教師有變化或他負(fù)責(zé)的課程有變化，只要在sheet2表中稍做修改即可，輕松省事！

Word表格如何實(shí)現(xiàn)下拉菜單選擇錄入

我們?cè)谑褂肳ord和Excel制作表格時(shí)，可以為表格制作一個(gè)下拉列表，在遇到需重復(fù)錄入的內(nèi)容時(shí)，只要用鼠標(biāo)單擊所需的選項(xiàng)，即可輕松完成 錄入。在excel中是很常見(jiàn)的，但是在word中能不能實(shí)現(xiàn)呢？答案是肯定的，下面我們就來(lái)講解一下Word中制作下拉菜單輸入表格內(nèi)容的實(shí)現(xiàn)方法?！?/p>

　　例如制作一份明細(xì)表，在這個(gè)表格中，部門(mén)、職稱(chēng)、學(xué)歷和級(jí)別等幾項(xiàng)內(nèi)容是需要重復(fù)輸入的，我們利用Word提供的下拉型窗體域即可輕松實(shí)現(xiàn)表格內(nèi)容的選擇錄入（如圖1）。具體設(shè)置步驟如下：

　　1、首先在Word中根據(jù)需要設(shè)計(jì)好表格，將固定不變的內(nèi)容（如標(biāo)題）輸入到表格中。

　　2、將鼠標(biāo)移到指定位置（例如“職稱(chēng)”下面的單元格），單擊“視圖→工具欄→窗體”命令，彈出“窗體”工具欄，單擊“下拉型窗體域”按鈕。

　　注：?jiǎn)卧裰胁迦氪绑w域后，會(huì)顯示出灰色底紋，在按下“窗體域底紋”按鈕時(shí)會(huì)顯示陰影。該窗體域底紋只在屏幕上顯示，用于提醒用戶(hù)該域的具體位置，這些效果并不會(huì)被打印出來(lái)。

　　3、雙擊單元格中的窗體域底紋，彈出“下拉型窗體域選項(xiàng)”對(duì)話框。在“下拉項(xiàng)”文本框內(nèi)輸入需要添加的第一個(gè)列表項(xiàng)，并單擊“添加”按鈕進(jìn)行添加。依法輸入其余列表項(xiàng)，待所有列表項(xiàng)添加完畢后，可以通過(guò)“↑、↓”方向按鈕改變列表項(xiàng)的排列順序。

　　4、勾選“啟用下拉列表”復(fù)選框（如圖2），單擊“確定”按鈕，完成一個(gè)單元格的下拉型窗體域的設(shè)置。

　　注：可將其余使用同樣窗體域的單元格全部選中，然后通過(guò)復(fù)制、粘貼的方法一次性插入。

　　5、在所有下拉型窗體域完成插入之后，單擊“窗體”工具欄上的鎖狀“保護(hù)窗體”按鈕（這樣除了含有窗體域的單元格外，表格的其它地方都無(wú)法進(jìn)行 修改），在需要錄入同一內(nèi)容的任一窗體域單元格上單擊鼠標(biāo)，單擊其右側(cè)出現(xiàn)的下拉三角圖標(biāo)，從彈出下拉列表中選擇需要錄入的內(nèi)容。全部選擇好后，再次單擊 “保護(hù)窗體”按鈕解除鎖定。