工具:一個可以放在口袋或者錢包里的小本兒；一個32開的普通筆記本。

放在口袋里的小本兒作為搜集箱存在。用來隨時記下要做的任務(wù)和靈感。這個小本應(yīng)該有較硬的封皮。這樣在隨身攜帶的時候不會弄壞；同時它的每一頁應(yīng)該方便撕下。 普通筆記本作為進度表。上面有橫線條紋。這樣方便畫進程。最好選擇一個漂亮的筆記本作進度表任務(wù)。

搜集箱:小本兒是作為搜集箱存在的，作用是搜集所有需要做的任務(wù)。

我同時關(guān)注"程序設(shè)計"，"考試"，"網(wǎng)絡(luò)"這三個比較大的方面。所以在首頁的背面寫上了這些分類和縮寫字母，這樣方便在描述任務(wù)的時候用到這些字母。右邊是條目表，每一行表示 一個等待完成的任務(wù)，被橫線劃掉的任務(wù)表示已完成或被廢棄。每個任務(wù)的描述規(guī)則是:分類 名稱 所需時間。

你可以看到，第一條是"E 關(guān)于GTD的post ->sofish 2h"，意思是這是一個關(guān)于考試(其實這個應(yīng)該是O，但是我想這個方法能幫助我過考試，所以牽強地用了E)的任務(wù)；任務(wù)是寫一篇關(guān)于GTD的post(就是本篇)然后投遞給sofish；這個任務(wù)所需要的時間是2小時。最后一個條目是"E 計算機 10日計劃"，這個任務(wù)描述里的"10日計劃"是什么意思呢?請看進度表。

進度表:跟蹤那些需要長期執(zhí)行(3日以上)的，可量度的任務(wù)的一個表格。前面提到的筆記本作為進度表存在。

當搜集箱里有一些任務(wù)需要長時間的努力達成的時候，我會在任務(wù)后面寫上"x日計劃"，表明任務(wù)需要多長時間的持續(xù)努力。任務(wù)開始執(zhí)行的那一天，我會把它從搜集箱里刪去，表示已經(jīng)開始執(zhí)行計劃。同時在進度表里添加有關(guān)這個"x日計劃"的細節(jié)。

一般而言，進度表中的每一頁描述一個計劃，這一頁內(nèi)容包括任務(wù)的標題，預(yù)計需要消耗的時間，還有進程。進程表格是這個GTD方法中最重要的，下面我將詳述進程表格。

進程表格：

進程用一個表格來展示，橫軸表示可以量度的總工作量，比如要看500頁書，要做100個題等等，豎軸表示工作需要的天數(shù)。每經(jīng)過一天就將那天已經(jīng)完成的工作量用陰影涂黑，如上圖，表示一個12日計劃，計劃是看完550頁的一本書，已經(jīng)執(zhí)行到了第9日，目前的進度還是符合原定計劃的。

優(yōu)點：

為什么我需要花時間畫一個表格來記錄我要做的任務(wù)和進度，而不是馬上就做它?因為人類容易遺忘和被干擾，包括外界的干擾和自己的情緒的干擾。有可能一個突發(fā)事件導致你今日的任務(wù)沒有完成，應(yīng)該看到200頁的書只看到了150頁，你會僅僅是忘掉了它，或者準備第二日補上，無論哪種結(jié)果，你都無法知道在進度表上你超前了多少落后了多少，而我的進程表格可以讓你有一個直觀的全局認識。也有可能你要同時做的事情太多，在看攝影書的時候會突然想到，哎呀，明天要交作業(yè)，然后去做作業(yè)，做作業(yè)的時候又想，十天以后要考試了，還沒復習呢。如果總是在做一個任務(wù)的時候擔心別的任務(wù)，那么就容易產(chǎn)生沮喪的情緒。而用良好的搜集箱可以讓你知道什么是重要的，什么是可以推遲的的。

要點：

用適合自己的搜集箱：我個人認為在GTD方面，紙質(zhì)工具比電子工具好，我試過PDA，手機，記事本，F(xiàn)orget the Milk(一種網(wǎng)絡(luò)GTD服務(wù))，甚至twitter，最終發(fā)現(xiàn)一個筆記本才是所有需要的。你完全可以使用自己的搜集箱，比如辦公室的白板，你的手機等等。更有條理的搜集箱。搜集箱里的條目不分先后順序，因為如你所見，這些條目被添加的順序?qū)嶋H上是我想到它們的順序，列出他們之后，我會在那些需要馬上開始或者可以馬上完成的條目上畫上圈，以表示優(yōu)先級提到最高。

準確地估計時間：很容易區(qū)分一個任務(wù)是小任務(wù)還是大任務(wù)，寫一篇post是耗時2小時的小任務(wù)，那么當你覺得自己有一個連續(xù)的2小時的時候就應(yīng)該馬上解決它(如果它被畫上圈了的話)。但是一個大任務(wù)的精確時間往往比較難以預(yù)計。我建議你應(yīng)該先對自己的閱讀能力做一個評測，比如我閱讀普通難度的技術(shù)書籍大概是每日50頁，每日花費2小時，如果即將到來的一段時間比較忙，那么就把進度放慢一點，設(shè)置成每日30頁。這樣的設(shè)置可以使我同時閱讀兩到三本書。

堅決完成任務(wù)：只要任務(wù)被制定出來了，就不要再質(zhì)疑它，也不要試圖跳票。要相信自己制定的任務(wù)。

我的另一個完成的任務(wù)。由于制定不合理，被跳票了一天。