2006年度第一學期學校檔案整理要求
各職能部門：
請參照檔案歸檔制度中有關分類整理的要求，做好06年度第一學期紙質(zhì)和電子檔案的歸檔工作，于2月9日前將檔案移交檔案室。
杭州市飲馬井巷小學辦公室
2007年1月
一、整理要求：
1、 電盤檔案：
包括文本、照片、錄像等，用學校的光盤刻錄，分年度分類設文件夾，文件名體現(xiàn)文件內(nèi)容。
2、 紙質(zhì)檔案：
A、統(tǒng)一用牛皮紙檔案封面裝訂。
B、目錄一式兩張，一張附在資料的最上面，一張交檔案室。
C、具體內(nèi)容可按活動系列整理，一個活動一疊檔案，也可以按時間順序逐周逐月整理。從2006 年8月起。
D、目錄號分線從101開始編號，如行政第一卷檔案的編號為2006-XZ-101，第二卷為2006-XZ-102，學籍管理第一卷檔案的編號為2006-XJ-101，第二卷為2006-XJ-102，以此類推。
二、具體負責人及收集方向：
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負責人
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收集方向
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協(xié)同老師
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高軍玉
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各部門負責人的協(xié)調(diào)、聯(lián)系。
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方小溪
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黨務工作、團支部檔案
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陳艷、吳景春、陳曉。
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呂衛(wèi)萍
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全校檔案匯總、人事、信訪、家庭教育、宣傳、學校大事記、學校學生教師榮譽等。
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水舜良、徐嵐。
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嚴 虹
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教學、教務、質(zhì)量監(jiān)控、教研活動、年級組、社團、綜合實踐等。
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鄭明艷、陶瑛、陳琳、鄭勁峰、許小軍、馬良。
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葛素玲
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德育、少先隊、心理、藝術教育。
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魯瑛、蘇嵐、鄭艾雋。
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杜建軍
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科研工作、課題管理、業(yè)務培訓。
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陳琳
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蔣志高
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綜合、后勤、衛(wèi)生、財務、工會等
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陳秀云、吳景春、王蘊芬。
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侯曉蕾
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文本、照片、錄像等電子檔案
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馬良
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附一：
目 錄
附二：
杭州市飲馬井巷小學立卷歸檔制度
為保證學校檔案材料的完整性、真實性，全面、準確地反映學校各個時期重要活動的歷史面貌，同時提高檔案材料的質(zhì)量，提供學校各項工作的需要，并為學校積累具有保存價值的檔案史料，根據(jù)《杭州市教委直屬學校歸檔制度》制定本校歸檔制度。
一、歸檔范圍
（一）黨群工作類（方小溪）
1、上級黨委召開的需要貫徹執(zhí)行的會議主要文件材料。
2、上級黨委普發(fā)的、非本校主管業(yè)務，但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件。
3、上級黨委下發(fā)的對本校黨總支工作的指示、規(guī)定、意見和本校黨組織的請示、批復。
4、黨總支工作計劃、總結(jié)、支委會、支部大會的會議材料。
5、黨員名冊、黨內(nèi)干部任免文件。
6、黨員黨內(nèi)獎勵材料。
7、黨內(nèi)處分材料。
8、歷屆黨員名單。
9、組織關系介紹信。
10、學校行風、教風建設材料
11、教職工政治學習材料、政治思想工作計劃、總結(jié)。
12、離、退休干部工作材料。
13、紀檢工作計劃、總結(jié)、意見、規(guī)定等材料，信訪工作材料。
14、民主黨派材料。民主黨派成員名冊、工作計劃、總結(jié)及有關活動材料。
15、教代會材料。教代會代表名單、會議議程、報告、決議等材料。
16、工會工作材料。工會會員名單、工會工作計劃、總結(jié)及有關會議紀要、報告、批復等活動材料。
17、上級民主黨派、工會、團委召開的需要貫徹執(zhí)行的會議主要文件材料。
18、上級民主黨派、工會團委普發(fā)的、非本校主管業(yè)務，但需要貫徹執(zhí)行的文件材料。
19、上級民主黨派、工會、團委下發(fā)的關于本校民主黨派、工會、團組織工作的指示、意見、規(guī)定等材料。
20、民主黨派、工會、團組織任免干部文件。
21、團員名冊，團組織工作計劃、總結(jié)、發(fā)展情況及有關重要會議紀要、報告、批復等活動材料。
（二）行政管理類（呂衛(wèi)萍）
1、上級行政部門召開的需要貫徹執(zhí)行的會議主要文件材料。
2、上級行政部門普發(fā)的，非本校主管業(yè)務，但需要貫徹執(zhí)行法規(guī)性文件。
3、上級行政部門下發(fā)的對本校政務工作的指示、規(guī)定、意見和本校的請示、上級的批復。
4、歷屆學校行政領導名單，學校行政會議記錄。
5、校史、學校大事記。
6、學校工作計劃、總結(jié)、行事歷。
7、學校目標管理材料。
8、學校內(nèi)部機構(gòu)設置、撤并、名稱更改等文件材料。
9、學校榮譽記載。
10、學校制定的各項規(guī)章制度。
11、干部任免材料，干部職工錄用、調(diào)整、轉(zhuǎn)正、調(diào)資、定級、離退休、死亡等材料。
12、學校教職工名冊、統(tǒng)計報表。
13、教職工職稱評定、考核、專業(yè)技術職務聘任材料。
14、教職工獎勵、處分材料。
15、教職工調(diào)動行政關系、工資介紹信。
16、財務管理辦法、意見、規(guī)定、措施、制定、計劃預算。
17、各類新聞報道。
18、綜合治理、安全保衛(wèi)、依法治校等工作計劃總結(jié)材料。
19、計劃生育材料。
20、家庭教育計劃、總結(jié)。
21、學校校報
22、學校醫(yī)療、衛(wèi)生工作材料。
（三）教學管理類（嚴虹）
1、上級教育行政機關召開的需要貫徹執(zhí)行的會議主要材料。
2、上級教育行政機關普發(fā)的，非本校主管業(yè)務，但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件。
3、上級教育行政機關下達的關于本校教育方針、政策、規(guī)定、辦法。
4、學校制訂的教學常規(guī)、計劃、總結(jié)。
5、學校的各科教學制度、辦法、規(guī)定、守則。
6、教研工作計劃、總結(jié)、教改計劃、教學實驗材料。
7、學生各科考試成績。
8、教學統(tǒng)計報表、教師任課表。
10、課程表、作息時間表、選修課安排表、綜合實踐活動安排表、課外活動安排表。
11、試卷、參考答案、評分標準、試卷分析。
12、學校各類招生、考生名冊、錄取名單等材料。
13、圖書、衛(wèi)生工作計劃，圖書新增書目。
14、教師、學生獲獎情況。
（四）教師業(yè)務類（嚴虹）
1、教師教學基本情況登記表、教學鑒定、教學成績、業(yè)務考核成績、業(yè)務進修材料。
2、教學業(yè)務交流、觀摩課、公開課、研究課等材料。
3、教研成果、學術論文、個人獎勵等材料。
4、教研手冊、教研活動材料。
5、各學科、社團活動、興趣小組獲獎記載。
（五）學籍管理類（嚴虹）
1、學生名冊、轉(zhuǎn)學、畢業(yè)材料。
2、學生學籍卡、學生學籍變更情況。
3、學生成績冊、學生獎懲材料。
（六）德育管理類（葛素玲）
1、德育工作計劃、總結(jié)。
2、始業(yè)教育計劃，開學典禮。
3、學生日常行為規(guī)范評比。
4、班主任工作手冊。
5、少先隊員名冊，少先隊工作計劃、總結(jié)及有關活動材料。
6、基地活動（環(huán)境教育基地、學農(nóng)基地、采茶基地等）。
7、有關大型活動材料（“小駿馬”系列活動、校春秋季運動會、德育綜合實踐活動、少年交警學校及參加社會實踐活動等）。
（七）設備類（蔣志高）
1、學校教學儀器記錄
2、使用說明書、裝修單、保修卡、安全使用調(diào)試記錄。
3、設備維修計劃、記錄材料。
4、報廢設備申請、批復有關材料。
5、固定材料明細表。
6、購買設備申請書、合同書、協(xié)議書。
（八）基建類（蔣志高）
1、基建項目前期形成的文字、圖紙、計算材料。
2、預、決算書。
3、優(yōu)質(zhì)工程申報、驗收材料、竣工驗收材料。
4、建筑設計圖、施工圖、竣工圖。
5、維修計劃、方案、記錄。
6、工程合同書、協(xié)議書。
（九）會計憑證類（蔣志高）
1、原始憑證。
2、記賬憑證。
3、匯總憑證。
（十）會計帳簿類（蔣志高）
1、總帳。
2、明細帳。
3、日記帳
4、固定資產(chǎn)卡片。
5、輔助帳簿。
（十一）財務報告類（蔣志高）
1、月、季度財務報告。、
2、年度財務報告（決算）
（十二）其它類（蔣志高）
1、會計移交清冊。
2、會計檔案保管清冊。
3、會計檔案銷毀清冊。
4、銀行余額調(diào)節(jié)表。、
5、銀行對帳單。
（十三）照片類（侯曉蕾）
1、上級領導來校工作檢查、實地考察、聽取匯報的照片、底片。
2、反映學校主要教育、教學活動（包括上級領導、教育專家和著名人士來校參加專題教學研討會、課題研究、教學觀摩、教研活動等）的照片、底片。
3、現(xiàn)代教育技術開展情況、成果的照片、底片。
3、創(chuàng)建綠色學校（包括環(huán)境教育活動）照片、底片。
4、反映學校發(fā)展歷史（包括學校校址變遷、校舍建設等）的照片、底片。
5、反映本校德育活動（“小駿馬”系列活動、運動會、歷屆春秋季運動會、各類主題教育活動、綜合實踐活動、參加社會活動等）的照片、底片。
6、本校校園文化建設（重要設施、設備情況，校園環(huán)境建設、校園櫥窗建設、專題活動板報等）的照片、底片。
7、獲得的獎品、獎杯、獎狀、錦旗、證書、獎牌等照片、底片。
8、歷屆畢業(yè)生班級合影照片、底片。
9、歷屆行政班子、教師合影照片、底片。
10、與其它載體（紙質(zhì)等）檔案有密切聯(lián)系的照片、底片。
11、其它具有保存價值的照片、底片。
（十四）聲像類（侯曉蕾）
學校各項重大活動的錄音、錄像帶。
（十五）電子文件類（馬良）
1、學校各類重要活動的光盤。
2、學校教育科研成果的光盤。
3、飲馬井巷小學網(wǎng)站的光盤。
（十六）實物類（呂衛(wèi)萍）
1、各類證書、獎品、獎杯、獎狀、獎牌、錦旗。
2、領導題詞。
3、紀念品、贈品。
二、歸檔范圍
1、重份文件材料。
2、討論未通過、征求意見未定稿的文件材料。
3、無查考利用價值的一般事務性、臨時性的文件。
4、一般的群眾來信或建議。
5、參加非教育主管部門召開的會議所帶回的，不需要貫徹執(zhí)行和查考利用價值的文件材料。
6、上級報送或非隸部門抄送的一般性的不需要辦理的文件材料。
7、上級主管機關、黨政機關及有關部門任免、獎懲非本校工作人員的文件材料。
8、非本校形成的無查考利用價值的簡報及參閱文件材料。
9、一般的普通的儀器、設備報損單。
10、一般無查考利用價值的學校教育教學方面的材料。
11、沒有保存價值的錄音、錄像帶、光盤和照片材料。
12、歸檔時間
13、黨群類、行政類、設備類、教學管理類、教師業(yè)務類、學籍管理類、會計檔案類應按教學年度（本年9月1日至次年7月5日止）歸檔，一學期完成一次，整理完畢入庫。
14、建類形成的文件材料、圖紙資料，一般按公歷年度（每年1月1日至12月31日止）歸檔，次年的2~3月份整理完畢入庫?；üこ袒蚱渌椖考夹g項目在竣工驗收后立刻歸檔。
15、特種載體檔案隨時形成隨時歸檔。
16、合同、協(xié)議等具有法律盜用的文件生效之后應立即歸檔。
17、凡涉及重大機密、特殊意義的文件材料隨時形成隨時歸檔。
18、行政管理人員或教師因公外出參觀學習、考察和參加各種會議帶回的文件材料要及時向辦公室歸檔。
三、歸檔要求
1、按歸檔時間及時檔案。
2、歸檔材料要求完整、齊全。請示與批復成套歸檔，一個項目（課題）成套歸檔，重要文件要備份。
3、錄音、錄像、光盤的材料要有相應的文字材料配套一并歸檔。
4、照片檔案的底片、照片、說明三者必須齊全。說明內(nèi)容包括：時間、地點、人物、事由、效果（成績）、攝影者幾個要素，說明寫在專門的照片歸檔單子上。底片與照片要相配套，內(nèi)容真實。
5、歸檔材料內(nèi)容要真實、可靠，保持原始性。使用專門的歸檔紙張，材料要求用純黑水筆書寫，具有耐久性。
6、各處室形成的檔案要經(jīng)過該處室負責人審定，檢查后方可移交檔案室。
7、檔案室要對歸檔文件進行系統(tǒng)整理，遵循文件材料形成的規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，經(jīng)過鑒定，所有的檔案分類、分期限進行保管。
四、整理要求
1、卷內(nèi)文件材料排列有序，保持文件之間的有機聯(lián)系。
2、案卷標題簡明扼要，能充分說明卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容。
3、卷內(nèi)頁號、目錄、備考表和案卷封皮各項內(nèi)容填寫清楚、正確、完整。
4、卷內(nèi)文件無金屬物，破損的文件必須立即修復，案卷裝訂牢固、美觀。
5、檔案的分類、組卷科學，便于保存和利用。
6、所有的檔案要輸入電腦，進行電腦管理，編制好各類檔案的檢索工具，無多余、零散材料。
五、歸檔工作的職能處室
學校檔案實行集中統(tǒng)一管理，由校長辦公室主管，檔案室負責全校的檔案管理。學校在各項活動中所產(chǎn)生、形成的各種具有保存、利用價值的文字、數(shù)據(jù)、圖紙、圖表、照片、聲像等所有材料是學校的寶貴財富，由學校各處室按職責積累收集、整理后交學校檔案室統(tǒng)一歸檔，任何部門與個人不得私自處理。具體歸檔工作的職能處室安排如下：
（一）文書檔案方面
1、黨務工作、行政管理類的文件材料由校辦公室負責收集、整理，校檔案室統(tǒng)一立卷。
2、教代會和工會文件、民主黨派的文件材料由校工會收集、整理，于每學期末移交校辦公室，校檔案室統(tǒng)一立卷。
3、團組織的文件材料由校團支書及時收集，于每學期末移交校辦公室，校檔案室統(tǒng)一立卷。
4、德育工作的文件材料由校學生處及時收集、整理，于每學期末移交校辦公室，校檔案室統(tǒng)一立卷。
（二）教育教學檔案方面
1、教學管理、教師業(yè)務、學生學籍管理的材料由教導處負責收集、整理、立卷，于每學期末移交校辦公室，校檔案室統(tǒng)一存檔。
2、教學經(jīng)驗、教研成果、學術論文、獎勵材料由科研室收集、整理，于每學期末移交校辦公室，校檔案室統(tǒng)一立卷。
3、圖書管理、聲像類、電子文件類形成的文字材料由校資料中心負責收集、整理、立卷，于每學期末移交校辦公室，校檔案室統(tǒng)一存檔。
（三）設備檔案方面
1、設備方面的教學儀器文字材料由教務人員負責收集，于每學期末移交校辦公室，校檔案室統(tǒng)一立卷；其它設備產(chǎn)生的文字材料由后勤服務管理中心負責收集，于每學期末移交校辦公室，校檔案室統(tǒng)一立卷。
2、基建方面形成的文字材料、圖紙等后勤服務管理中心負責收集、整理，按規(guī)定時間移交校辦公室，校檔案室統(tǒng)一立卷；基建工程待竣工驗收后移交辦公室歸檔；合同、協(xié)議等按規(guī)定時間交校辦公室歸檔，校檔案室統(tǒng)一立卷。
（四）財務檔案方面
會計憑證、會計帳簿、財務報告和會計其他類推材料由后勤服務管理中心負責收集、整理，于每學期末交校辦公室歸檔，校檔案室統(tǒng)一立卷。
（五）特種載體檔案方面
1、照片類的檔案
（1）上級領導來校工作檢查、實地考察、聽取匯報，反映學校發(fā)展歷史（包括學校校址變遷、校舍建設等）的照片、底片及文字說明由校辦公室收集、整理，由校檔案室統(tǒng)一立卷。
（2）反映學校主要教育、教學活動（包括上級領導、教育專家和著名人士來校參加專題教學研討會、課題研究、教學觀摩、教研活動等）的照片、底片及文字說明由教導處、教研室負責收集、整理，按規(guī)定時間移交校辦公室，由校檔案室統(tǒng)一立卷。
（3）現(xiàn)代教育技術開展情況、成果的照片、底片及文字說明由教研室負責收集、整理，按規(guī)定時間移交校辦公室，由校檔案室統(tǒng)一立卷。
（4）創(chuàng)建綠色學校（包括環(huán)境教育活動）照片、底片及文字說明由校辦公室負責收集、整理，按規(guī)定時間移交校辦公室，由校檔案室統(tǒng)一立卷。
（5）反映本校德育活動（“小駿馬”系列活動、運動會、歷屆春秋季運動會、各類主題教育活動、綜合實踐活動、參加社會活動等），本校校園文化建設（重要設施、設備情況，校園環(huán)境建設、校園櫥窗建設、專題活動板報等）的照片、底片及文字說明由教研室負責收集、整理，按規(guī)定時間移交校辦公室，由校檔案室統(tǒng)一立卷。
（6）獲得的獎品、獎杯、獎狀、錦旗、證書、獎牌等照片、底片及文字說明由各科室負責收集、整理，按規(guī)定時間移交校辦公室，由校檔案室統(tǒng)一立卷。
（7）歷屆畢業(yè)生班級合影照片、底片及文字說明由教導處負責收集、整理，按規(guī)定時間移交校辦公室，由校檔案室統(tǒng)一立卷。
（8）歷屆行政班子、教師合影照片、底片由校辦公室負責收集、整理，由校檔案室統(tǒng)一立卷。。
（9）與其它載體（紙質(zhì)等）檔案有密切聯(lián)系的照片、底片及文字說明由各處室相應負責收集、整理，按規(guī)定時間移交校辦公室，由校檔案室統(tǒng)一立卷。
（10）其它具有保存價值的照片、底片及文字說明由各處室相應負責收集、整理，按規(guī)定時間移交校辦公室，由校檔案室統(tǒng)一立卷。
2、聲像類、電子文件類的資料及文字說明由資料管理中心負責收集、整理，按規(guī)定時間移交校辦公室，由校檔案室統(tǒng)一立卷。
3、實物類
（1）學校榮獲的各類證書、獎品、獎杯、獎牌、錦旗、贈品等由各科室收集后移交校辦公室歸檔。
（2）領導題詞由校辦公室收集交檔案室。
六、說明
學校將檔案管理納入學校管理范圍之中，全校教工對此項工作都要重視、支持、合作。各處室應認真、及時、準確地對所在范圍的材料進行收集、整理、歸檔，以便學校能及時、全面地了解各項工作情況。同時對不重視檔案工作的部門或因保管不妥而造成檔案資料損壞、遺失，都要給予相應的處罰。
杭州市飲馬井巷小學
