在學(xué)校工作，難免會(huì)遇到各種證書(shū)打印。有很多證書(shū)是同類(lèi)的，比如運(yùn)行會(huì)的獎(jiǎng)證，三好學(xué)生等等。這不2007年的全縣三教征文結(jié)果出來(lái)了，一看550人的龐大隊(duì)伍，這要是寫(xiě)或者人工排版，不定要?jiǎng)澓瞄L(zhǎng)時(shí)間，對(duì)我這樣的懶人來(lái)說(shuō)寧肯劃一天時(shí)間來(lái)研究一下偷懶的辦法來(lái)完成半天的工作的，好在這次劃的時(shí)間并沒(méi)那么久，欣喜之余拿出來(lái)分享一下！
設(shè)計(jì)思路：建立兩個(gè)文件一個(gè)Excel電子表格存放姓名和獲獎(jiǎng)等次等信息，一個(gè)WORD文件作為證書(shū)樣版調(diào)用電子表格中的姓名和獲獎(jiǎng)信息，保持打印的格式一致！
采用的方法：WORD的郵件合并功能
實(shí)施步驟：
1、創(chuàng)建電子表格，因?yàn)槲业碾娮颖砀袷菑拈L(zhǎng)陽(yáng)教育網(wǎng)下載的結(jié)果公示，已包含了獲獎(jiǎng)?wù)叩男彰?、論文題目以及獲獎(jiǎng)等次等信息，因?yàn)橐{(diào)用，標(biāo)題以及不規(guī)范的非獲獎(jiǎng)記錄行都要?jiǎng)h除整理一下如圖所示。
以上只列出了Sheet1工作表部分名單，在整理過(guò)程中要?jiǎng)h除空白行或無(wú)意義的行，以免出錯(cuò)！以上文件整理好以后以book1為名保存到桌面?zhèn)溆谩?/span>
2、打開(kāi)WORD2003文字處理軟件（2000版可能有所不一樣），在“工具”菜單中選擇----“信函與郵件”菜單----“郵件合并”
3、出現(xiàn)郵件合并向?qū)В?/span>
選擇右邊向?qū)е械?#8220;信函”復(fù)選框，下一步“正在啟動(dòng)文檔”----默認(rèn)的“當(dāng)前文檔”----下一步“選取候選人”----默認(rèn)“使用現(xiàn)有列表”----下一步：“撰寫(xiě)信件”，到這里一直是下一步，到了這里，要選取數(shù)據(jù)源了，出來(lái)一個(gè)瀏覽窗口。
找到桌面上這個(gè)備用的電子表格文件，“打開(kāi)”：
因?yàn)槲覀冋淼臄?shù)據(jù)在工作表1中，所以就選擇第一個(gè)表：
選擇表1所，我們要打印的數(shù)據(jù)出來(lái)了，“全選”后確定。這個(gè)數(shù)據(jù)表就可以使用了，下面接著講如何安排這些數(shù)據(jù)到WORD中。
4、設(shè)計(jì)WROD中的格式：
接上面，點(diǎn)選數(shù)據(jù)源以后，繼續(xù)下一步“撰寫(xiě)郵件”，這時(shí)是在WORD中編輯，有的文字是固定的，我們可以直接打上去，有的是變化的，比如姓名和論文題目，是要打一張變一個(gè)的，就要用到右邊的“其他項(xiàng)目”插進(jìn)去。
點(diǎn)擊其他項(xiàng)目插入姓名、論文題目和獲獎(jiǎng)等次變量：
選擇姓名，點(diǎn)插入，文中就出現(xiàn)了一個(gè)帶符號(hào)的<<姓名>>，“獲獎(jiǎng)證書(shū)”這幾個(gè)字是固定的，就直接打上去，繼續(xù)插入<<題目>>、<<獲獎(jiǎng)等級(jí)>>和中間固定的串詞：
下一步，預(yù)覽信件，證書(shū)上的字體和大小也可以調(diào)整一下先，如果合適就可以打印一張出來(lái)比對(duì)一下位置：
5、后續(xù)調(diào)整：
因?yàn)樽C書(shū)不是標(biāo)準(zhǔn)的A4大小，在紙張?jiān)O(shè)置上進(jìn)一步調(diào)整，有的證書(shū)上面有固定文字的，還要進(jìn)一步設(shè)計(jì)填空的位置和大小。等一張做成熟之后，點(diǎn)擊“完成合并”這時(shí)直接打印WORD還是只能打印一份的，如果全順次打印出來(lái)，還要點(diǎn)選右邊的合并項(xiàng)中“打印...”或者“編輯個(gè)人信件”前面是直接合并到打印機(jī)，一個(gè)一個(gè)打印出來(lái)，如上圖，后面一個(gè)是把電子表格中的所有記錄生成一個(gè)WORD文件，可以生成后在WORD中按常規(guī)方法打印。
結(jié)語(yǔ)：微軟辦公系統(tǒng)只有想不到，沒(méi)有辦不到。這是我常掛在嘴邊的一句話(huà)，由此想到上次教育人事工資的報(bào)表打印，也是電子表格的，不過(guò)那是一對(duì)多的關(guān)系，也許部分表格也是可以通過(guò)這個(gè)功能來(lái)實(shí)現(xiàn)的。但是最簡(jiǎn)單的還是處理一下單表的調(diào)動(dòng)打印吧！以后用不著做報(bào)表程序了！
