本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檔案工作基本術(shù)語及其定義。適用于檔案工作、文書工作及有關(guān)領(lǐng)域。
本標(biāo)準(zhǔn)在制定過程中參考了《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《關(guān)于印發(fā)＜全國檔案館設(shè)置原則和布局方案＞的通知》（國檔發(fā)〔1992〕3號）、GB4894 《情報與文獻工作詞匯基本術(shù)語》、GB3860（文獻主題標(biāo)引規(guī)則）、GB / T 3792 . 5 《檔案著錄規(guī)則》、GB13143《情報與文獻工作詞匯傳統(tǒng)文獻》以及國內(nèi)外一些檔案術(shù)語詞典等文獻。 把秘書站加入收藏夾
1 一般概念
1.1 檔案 archives 
國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中直接形成的有價值的各種歷史文獻。
1.2 檔案價值 archival value 
檔案對社會的有用性。 
1.3 檔案工作 archival work
管理檔案和檔案事業(yè)的活動。
1.4 檔案學(xué) archivistics 
研究檔案的形成規(guī)律、性質(zhì)、特點以及檔案工作發(fā)展規(guī)律與方法的科學(xué)。
1.5 檔案管理 archive management 
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。 
1.6 檔案行政管理部門 archival administration department 
各級政府管理檔案事業(yè)的職能機構(gòu)。 
1.7 檔案室 records office 
國家機構(gòu)、社會組織內(nèi)部設(shè)置的集中管理本單位檔案的組織形式的統(tǒng)稱。
1.8 檔案館 archives 
集中管理檔案的文化事業(yè)機構(gòu)。 
1.8.1 國家檔案館 national archives 
各級檔案行政部門管理的或與有關(guān)主管部門共同管理的檔案館。 
1.8.2 綜合檔案館 general archives 
按照行政區(qū)劃或歷史時期設(shè)置的、收藏和管理規(guī)定范圍內(nèi)多種門類檔案的國家檔案館。
1.8.3 專門檔案館 Special archives 
按照國家規(guī)定收藏和管理指定范圍的專門檔案的國家檔案館。 
1.8.4 部門檔案館 department archives 
專業(yè)主管部門按照國家規(guī)定設(shè)置的收藏管理本部門檔案的檔案館。 
1.8.5 企業(yè)檔案館 business archives
企業(yè)按照國家規(guī)定收藏和管理本企業(yè)檔案的檔案館。
1.8.6 事業(yè)單位檔案館 institution archives 
事業(yè)單位按照國家規(guī)定收藏和管理本事業(yè)單位檔案的檔案館。 
2 檔案收藏 
2.1 收集 acquisition and collection 
檔案館、檔案室接收及征集檔案和有關(guān)文獻的活動。 
2.1.1 歸檔 filing 
辦理完畢的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室保存的過程。 
2.1.2 移交 transfer 
按照國家規(guī)定把檔案交給檔案館、檔案室保存的過程。 
2.1.3 接收 accession 
檔案館、檔案室收存檔案的過程。 
2.1.4 征集 acquisition 
檔案館按照國家規(guī)定征收散存在社會上的檔案和有關(guān)文獻的活動。 
2.2 交換 exchange 
國家（地區(qū)）之間、檔案部門之間、檔案部門與其他部門之間按規(guī)定互換檔案和其他文獻的活動。 
2.3 館藏 holdings 
檔案館收藏檔案和有關(guān)文獻的總和。 
3 檔案鑒定
3.1 鑒定 appraisal 
對檔案真?zhèn)魏蛢r值的判定。
3.2 保管期限 retention duration ( period ) 
對檔案劃定的存留年限。 
3.3 保管期限表 records retention schedule
規(guī)定檔案保管期限的文件。 
3.4 銷毀 destruction 
經(jīng)過鑒定對失去價值的檔案作毀滅性處置的過程。
3.5 銷毀清冊 destruction Schedule 
登錄被銷毀檔案題名、數(shù)量等內(nèi)容并由當(dāng)事人簽署的文件。 
4 檔案整理 
4.1 立檔單位 fonds creating unit（或 unit of Creating fond ) 
構(gòu)成檔案全宗的國家機構(gòu)、社會組織和個人。 
4.2 全宗 fonds
一個國家機構(gòu)、社會組織、個人形成的具有有機聯(lián)系的文件整體，是檔案館檔案的第一層分類、管理單位。 
4.3 聯(lián)合全宗 Combined fonds 
由兩個或兩個以上立檔單位形成的、互有聯(lián)系不易區(qū)分全宗而作為一個全宗對待的文件整體。 
4.4 匯集全宗 Collected fonds 
若干個立檔單位形成的、可以區(qū)分全宗但數(shù)量很少具有某些共同特征或聯(lián)系的作為一個全宗對待的文件整體。 
4.5 全宗群 a complex of archival fonds 
由若干個具有時間、地區(qū)、性質(zhì)等共同特征的全宗組成的群體，是檔案館組織管理檔案的一種方式。 
4.6 全宗內(nèi)檔案分類 classification in archival fonds
在一個全宗內(nèi)，按照來源、時間、內(nèi)容、形式和其他特征把檔案實體分成若干類。 
4.7 案卷 file 
在一個全宗內(nèi)，由互有聯(lián)系的若干文件組合成的放入卷夾、卷皮內(nèi)的基本保管單位，簡稱卷。
4.8 卷內(nèi)備考表 memorandum 
卷內(nèi)文件狀況的記錄，排列在卷內(nèi)文件之后。 
4.9 檔號 archival number 
檔案實體編號的總稱。包括全宗號、類別號、案卷目錄號、案卷號、件號、頁號。