目錄控制思想在政府信息資源管理領(lǐng)域的應(yīng)用及其發(fā)展趨勢(shì)

譚必勇

（山東大學(xué)歷史文化學(xué)院，濟(jì)南，250100）

[摘要]  在政府信息資源管理領(lǐng)域，目錄控制思想的應(yīng)用主要表現(xiàn)在政府信息資源采集機(jī)制創(chuàng)新、政府信息公開渠道拓展、政府信息資源開發(fā)路徑突破、政府信息資源服務(wù)體系集成、政府信息資源規(guī)劃等環(huán)節(jié)。政府信息資源目錄控制對(duì)象的擴(kuò)大化、政府信息資源目錄控制方法的標(biāo)準(zhǔn)化、政府信息資源目錄控制方式的合作化、政府信息資源目錄控制技術(shù)的智能化等是當(dāng)前及未來政府信息資源目錄控制的發(fā)展方向。

    [關(guān)鍵詞]  政府信息資源管理  目錄控制  應(yīng)用   發(fā)展趨勢(shì)

    [中圖分類號(hào)]  D035       [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A

[Abstract]  In the field of government information resources management, the applications of bibliographic control mainly include the innovation of government information gathering mechanism, the extension of government information publicity channel, the breakthrough of path of government information resources employment, the integration of service system of government information resources, government information resources planning (GIRP) and so on. In the future, the bibliographic control of government information resources will be object-enlarged, standardized, cooperativized, and intelligentized.

[Key words]  Government information resources management   Bibliographic control   Application   Development trend

現(xiàn)代信息技術(shù)使政府信息資源的數(shù)量增長很快，分布又非常分散，給人們獲取政府信息資源帶來了很大的困難，于是人們開始將目錄控制思想引入政府信息資源管理領(lǐng)域。早在1975年，美國圖書館協(xié)會(huì)（ALA）就開始研究計(jì)算機(jī)如何應(yīng)用于政府出版物目錄控制的問題^[1]。1996年，Dena Holiman Hutto撰文指出，在新技術(shù)條件下，傳統(tǒng)的目錄控制思想對(duì)政府信息資源的獲取仍有相當(dāng)?shù)膬r(jià)值。他建議圖書館界、政府信息提供商、自動(dòng)化專家合作研究目錄標(biāo)準(zhǔn)，把政府信息資源的目錄數(shù)據(jù)庫與圖書館目錄鏈接起來，甚至通過因特網(wǎng)資源編目以展示物理館藏與各種遠(yuǎn)程獲取政府信息方式之間的關(guān)系^[2]。20世紀(jì)八九十年代以來，隨著世界各國電子政務(wù)建設(shè)的加快和普及，目錄控制在政府信息資源管理資源領(lǐng)域逐步得到了較為廣泛的應(yīng)用，并對(duì)政府信息資源管理活動(dòng)產(chǎn)生了積極的影響。

1  目錄控制思想在政府信息資源管理中的應(yīng)用

目錄控制從微觀上通過著錄、標(biāo)引、規(guī)范控制等手段達(dá)到對(duì)具體文獻(xiàn)的定位、控制，而在宏觀上通過選擇控制（入口）和傳播控制（出口）而實(shí)現(xiàn)對(duì)信息流的協(xié)調(diào)和控制?？梢姡夸浛刂谱鳛橐环N控制和管理文獻(xiàn)和文獻(xiàn)信息流的基本機(jī)制，已經(jīng)突破了書目和書目系統(tǒng)的限制，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)人類社會(huì)活動(dòng)中形成的各種文獻(xiàn)資源的控制和管理。隨著現(xiàn)代意義上的政府信息資源管理活動(dòng)的誕生，目錄控制很快又在這一領(lǐng)域找到了發(fā)揮的空間。

1.l  目錄控制與政府信息資源采集機(jī)制的創(chuàng)新

    政府信息資源采集是政府信息資源管理活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)。尤其是在電子政務(wù)環(huán)境下，為了推動(dòng)政府信息資源的共享，一定要實(shí)現(xiàn)“一次錄入、多次使用”，避免充分采集和建設(shè)帶來的浪費(fèi)^[3]。就我國而言，目前情況尚不盡如人意。由于我國信息資源采集機(jī)構(gòu)的結(jié)構(gòu)不合理，現(xiàn)有大多數(shù)信息機(jī)構(gòu)（統(tǒng)計(jì)部門、信息中心）主要負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)信息的搜集和處理，搜集和處理社會(huì)以及其他方面信息的機(jī)構(gòu)較少；長期以來，我國政府部門采集信息往往依靠層層填寫、匯總統(tǒng)計(jì)報(bào)表的方式，在缺乏有效監(jiān)督的情況下，難以保證信息的真實(shí)性、完整性；信息機(jī)構(gòu)缺乏主動(dòng)搜集信息的動(dòng)力機(jī)制，往往只是根據(jù)上級(jí)下達(dá)的任務(wù)搜集有關(guān)信息^[4]。因此，為了打破一些政府部門由于垂直化管理和缺乏橫向溝通而形成條塊分割的“信息煙囪”，應(yīng)當(dāng)從目錄控制的角度，建立層次多、范圍廣的政府信息資源采集機(jī)制。

    （一）實(shí)施積極主動(dòng)的采集策略。通過相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，促使各政府部門主動(dòng)地采集信息資源，尤其是政府?dāng)?shù)字信息資源。隨著網(wǎng)絡(luò)的日益普及，信息的生成更加快速、分布更為廣泛，而原生政府?dāng)?shù)字信息資源由于技術(shù)、制度等方面的原因具有更易“揮發(fā)”的性質(zhì)，如果不加以主動(dòng)地采集，很大一部分政府?dāng)?shù)字信息資源就將永遠(yuǎn)地消失在數(shù)字空間中，成為人類社會(huì)中無法恢復(fù)的記憶。例如，在電子政務(wù)和數(shù)字信息資源管理非常發(fā)達(dá)的美國，每年通過政府出版局（GPO）發(fā)行的政府出版物中，有65%將沒有印刷版目錄^[5]。這就給目錄控制工作帶來了挑戰(zhàn)，也要求相關(guān)部門應(yīng)采取更為積極的行動(dòng)去采集政府信息資源。

（二）建立聯(lián)合式的采集模式。政府信息資源來源廣泛，數(shù)量龐大，格式多樣^[6]，單靠政府部門難以完成相應(yīng)的采集任務(wù)。為了實(shí)現(xiàn)對(duì)政府信息資源較為全面的目錄控制，政府信息資源管理機(jī)構(gòu)可以與圖書館、檔案館等公共信息機(jī)構(gòu)甚至信息公司建立合作關(guān)系，通過一定的科學(xué)分工，分別形成對(duì)特定類型政府信息資源的完整采集。例如，美國康奈爾大學(xué)農(nóng)業(yè)圖書館與美國農(nóng)業(yè)部就開展了農(nóng)業(yè)信息資源采集、整理和加工方面的合作。當(dāng)然，聯(lián)合式的采集模式只適用于可共享的那部分政府信息資源，屬于國家機(jī)密等不可公開的政府信息資源，一般只能由政府部門獨(dú)立進(jìn)行采集。

    （三）建立以用戶需求為基點(diǎn)的采集方法。用戶需求是政府信息資源管理的目的，以需求為基點(diǎn)的政府信息資源采集可以真正滿足不同用戶的需求，提高政府信息資源采集的效率。這就需要改變傳統(tǒng)政府部門圍繞上級(jí)任務(wù)被動(dòng)采集的方法，開展以業(yè)務(wù)流程和公共服務(wù)的有效運(yùn)轉(zhuǎn)為出發(fā)點(diǎn)的信息采集方式，將信息采集與用戶需求有機(jī)地結(jié)合起來，提高信息采集的針對(duì)性、有效性。

1.2  目錄控制與政府信息公開渠道的拓展

政府信息公開不僅是公告管理領(lǐng)域和制度和法律問題，也是事關(guān)電子政務(wù)建設(shè)的基礎(chǔ)性問題。目錄控制一直在政府信息公開中發(fā)揮著非常重要的作用。傳統(tǒng)環(huán)境下，歐美各國的政府機(jī)構(gòu)通過發(fā)行單一的政府出版物目錄、索引，通過寄存圖書館計(jì)劃（FDLP）^[7]從而實(shí)現(xiàn)政府信息的公開與傳播。而在很長的一段時(shí)期里，寄存圖書館計(jì)劃這種區(qū)域性寄存圖書館機(jī)制保證了有形的（tangible）政府信息產(chǎn)品的永久保存和獲取^[8]，成為政府信息公開的重要渠道。計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)使得政府信息公開發(fā)生了變化，傳統(tǒng)的單一的政府出版物目錄、索引難以適應(yīng)數(shù)字環(huán)境下海量政府信息資源的定位、公開與傳播工作。根據(jù)1996年美國《電子信息公開法》的規(guī)定，美國政府機(jī)關(guān)要在政府網(wǎng)站上設(shè)立了專門的電子閱讀室，公眾能夠通過電子閱讀室獲取一切可公開的政府信息^[9]。

實(shí)際上，隨著計(jì)算機(jī)和Internet的出現(xiàn)，傳統(tǒng)的政府信息公開方式就一直面臨著調(diào)整。早在1995年美國國會(huì)就授權(quán)美國政府出版局（GPO）進(jìn)行政府信息出版的電子化研究，以此為契機(jī)，GPO建立了以圖書館館藏建設(shè)原則為基準(zhǔn)的政府信息的電子館藏，將現(xiàn)代信息科技與傳統(tǒng)的目錄控制融合作為整合政府信息資源的新工具，并開發(fā)了電子檔案和電子歸檔系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下公眾對(duì)政府信息的永久獲取^[10]。此外，政府信息定位服務(wù)（GILS）和基于Dublin Core的一系列政府信息資源元數(shù)據(jù)的出臺(tái)及網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用，使得網(wǎng)站成為政府信息公開和獲取的重要渠道。我國正在建設(shè)政府信息資源目錄體系，將成為提升我國政府信息公開水平、拓展政府信息公開渠道的重要基礎(chǔ)設(shè)施。

1.3  目錄控制與政府信息資源開發(fā)路徑的突破

    信息資源開發(fā)包括廣義和狹義兩種。廣義上的信息資源開發(fā)包括信息本體開發(fā)、信息技術(shù)研究、信息系統(tǒng)建設(shè)、信息設(shè)備制造、信息機(jī)構(gòu)建立、信息規(guī)則設(shè)定、信息環(huán)境維護(hù)、信息人員培養(yǎng)等；狹義上的信息資源開發(fā)則專指對(duì)信息本體的開發(fā)，主要包括信息的生產(chǎn)、表示、搜集、整序、組織、存儲(chǔ)、檢索、重組、轉(zhuǎn)化、傳播、評(píng)價(jià)、應(yīng)用等^[11]。為了便于本文的討論，本文所指的政府信息資源開發(fā)是從狹義的角度進(jìn)行定義的。由于政府信息資源占據(jù)著社會(huì)信息資源的絕大部分，因此對(duì)政府信息資源的有效開發(fā)無疑是信息化建設(shè)的首要任務(wù)。從目錄控制的角度看，政府信息資源開發(fā)就是政府機(jī)構(gòu)內(nèi)外所有的政府信息資產(chǎn)變?yōu)榫哂胁煌蚕矸秶恼畔a(chǎn)品的過程，政府信息資源開發(fā)也是對(duì)政府信息資產(chǎn)進(jìn)行整理、控制和增值化處理的過程。

（一）目錄控制要求政府信息資源開發(fā)要具有宏觀性、整體性和協(xié)調(diào)性。政府信息是分別保存在不同機(jī)構(gòu)、不同區(qū)域，因此在進(jìn)行開發(fā)過程中一定要做好各級(jí)各部門的協(xié)調(diào)工作，以免發(fā)生重復(fù)開發(fā)的現(xiàn)象。全國政府信息資源目錄中心可以對(duì)全國范圍內(nèi)的政府信息資源開發(fā)工作提供指導(dǎo)：哪些信息資源應(yīng)當(dāng)優(yōu)先開發(fā)？哪些部門可以對(duì)哪些資源進(jìn)行統(tǒng)一的開發(fā)？不同區(qū)域的政府信息資源如何集成開發(fā)？等等。其他各級(jí)政府信息資源目錄中心也應(yīng)當(dāng)在相應(yīng)的職責(zé)范圍內(nèi)為政府信息資源開發(fā)工作提出建議。   

（二）目錄控制為政府信息資源的多元化開發(fā)模式提供了平臺(tái)。政府信息資源開發(fā)應(yīng)當(dāng)由政府機(jī)構(gòu)、非營利性組織、企業(yè)等共同參與，而不僅僅由政府部門單獨(dú)承擔(dān)，不同的部門可以通過國家各級(jí)政府信息資源目錄中心的平臺(tái)開展相應(yīng)的信息資源開發(fā)工作，以謀求政府信息資源開發(fā)的最大效益。

    （三）目錄控制要求政府信息資源開發(fā)以用戶為核心，突破政府信息資源的部門和地域限制，實(shí)現(xiàn)政府信息資源的整合。

1.4  目錄控制與政府信息服務(wù)體系的集成

    目錄控制是通過提供信息資源的描述、定位、檢索機(jī)制，對(duì)信息資源實(shí)行微觀和宏觀控制，以最有效地實(shí)現(xiàn)信息資源合理而充分的使用。因此，目錄控制的根本在于利用和服務(wù)。政府信息服務(wù)是體現(xiàn)在政府部門之間、政府與企業(yè)之間、政府與民眾之間的信息資源服務(wù)的行為^[12]。目錄控制的成果，最終以目錄工具和服務(wù)的形式出現(xiàn)，尤其是數(shù)字環(huán)境下，數(shù)字化目錄數(shù)據(jù)庫、主題網(wǎng)關(guān)（subject gateway）、網(wǎng)絡(luò)資源指南、搜索引擎等全新的形式^[13]，為政府信息資源服務(wù)開辟了新的途徑。

（一）政府信息資源的指引服務(wù)。政府信息資源目錄數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)政府信息資源指南等為公眾獲取政府信息資源提供了有效的指引。目前，世界一些國家建立了全國性的政府信息資源目錄數(shù)據(jù)庫并通過因特網(wǎng)向公眾提供免費(fèi)的查詢、檢索服務(wù)，公眾通過查詢系統(tǒng)可以獲得印刷版、縮微版政府信息資源的獲取途徑與方法，而且能夠通過目錄數(shù)據(jù)庫提供的超級(jí)鏈接獲取到數(shù)字化政府信息資源的全文。美國的CGP目錄查詢系統(tǒng)（http://catalog./F）、加拿大的政府出版物檢索系統(tǒng)（www.publications.gc.ca）都可以提供類似的服務(wù)。目前，這些國家正考慮將重要的傳統(tǒng)政府出版物數(shù)字化后也通過目錄數(shù)據(jù)庫檢索系統(tǒng)提供全文服務(wù)。此外，也有部分商業(yè)化的政府信息資源目錄數(shù)據(jù)庫以收費(fèi)的形式提供服務(wù)，如OCLC的WorldCat就收錄了來自世界各國的一些重要政府出版物。

    一些協(xié)會(huì)、學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)等非營利性組織出于學(xué)術(shù)研究的目的，收集和整理網(wǎng)上政府信息資源，建立了網(wǎng)絡(luò)政府信息資源指南，也成為引導(dǎo)公眾獲取政府信息資源的重要方式。例如，1994年起源于加州大學(xué)河濱分校（University of California, Riverside）的INFOMINE項(xiàng)目就是一個(gè)包含政府信息資源的綜合性學(xué)術(shù)資源指南。目前，INFOMINE包含了超過10萬條學(xué)術(shù)性資源網(wǎng)站的鏈接，其中有關(guān)政府信息的鏈接有7121條^[14]，政府信息資源的內(nèi)容涵蓋了加州政府、聯(lián)邦政府、研究中心和其他國家的重要網(wǎng)上信息資源，其檢索界面（http://infomine./cgi-bin/search?govpub）可以提供多途徑的檢索（如圖1）。我國國家圖書館在資源導(dǎo)航中也提供了“政府信息導(dǎo)航”，涉及公文公報(bào)、國務(wù)院各部委、國務(wù)院直屬機(jī)構(gòu)、中央及地方政府網(wǎng)站、政府資源數(shù)據(jù)庫等國內(nèi)重要政府信息資源，也包含少量國外政府信息資源的指引服務(wù)^[15]。

    此外，Google、Yahoo等著名搜索引擎也有網(wǎng)上政府信息資源的主題、區(qū)域分類目錄。這些都是目錄控制思想在政府信息資源指引服務(wù)中的具體體現(xiàn)。