21世紀的世界語：PPT

慕容梓竹 2010-05-05

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黎加厚

（上海師范大學(xué)教育技術(shù)系,上海，200234）

今天，你去問問周圍的人們，你會用PPT嗎？對這樣的問題可能人們都不屑一顧，現(xiàn)在都啥年代了，誰還不會PPT呢？似乎現(xiàn)在誰不知道PPT，就好像清朝時代的人沒見過計算機一樣。

世界著名的幻燈片共享網(wǎng)站（http://www./ ）上面的一份資料介紹說，目前世界上，每天至少有3億人在看PowerPoint（以下簡稱PPT）。我們無需追究這個說法的數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，至少我們可以看到在我們的周圍，PPT已經(jīng)成為人們學(xué)習(xí)和交流的重要的信息技術(shù)工具。從頂尖級國際學(xué)術(shù)會議，到基層中小學(xué)校的課堂教學(xué)；從決定上千萬元投資項目的論證報告，到?jīng)Q定命運的5分鐘求職演說PPT，無論人們是否意識到，PPT是否設(shè)計精彩，已經(jīng)影響到講演者和聽眾的學(xué)習(xí)、工作、事業(yè)與人生。

美國社會科學(xué)家Rich Moran指出，PPT是21世紀新的世界語，比爾.蓋茨對人類最大的貢獻是他創(chuàng)造了人類社會交流的世界語PPT。

過去，我上課或者作報告都要使用PPT，但是，一般都只使用了PPT的“打開文件、打字、設(shè)置屬性、保存、播放演示”等幾種初步的功能。自從今年知道了全球最大的幻燈片共享網(wǎng)站www. ，我才發(fā)現(xiàn)，其實我和許多老師一樣，不會做PPT。

PPT的設(shè)計和講演效果將會直接影響到講演者的教學(xué)效果，怎樣才能夠設(shè)計出高質(zhì)量的教學(xué)PPT? 下面是我總結(jié)出的七項基本原則：

一、整體設(shè)計

在教學(xué)活動中，PPT是講演者和聽眾之間傳遞思想和信息的媒體工具，一堂課是否精彩，關(guān)鍵是講演者而不是工具，不能本末倒置，把PPT的設(shè)計看得比內(nèi)容和受眾更重要。講演者設(shè)計教學(xué)，首先要關(guān)注你的聽眾，關(guān)注你的講演內(nèi)容，然后根據(jù)教學(xué)的需要，根據(jù)教學(xué)情境的實際需要，靈活地設(shè)計和使用PPT，目的是利用PPT來促進和提高教學(xué)效果。

在教學(xué)中，PPT可實現(xiàn)兩個功能，第一個功能是作為一種可視化的輔助工具，以支持講演者的講授；第二個功能是PPT作為獨立存在的媒體或讀物，傳遞講演者的思想或教學(xué)信息，供學(xué)習(xí)者閱讀學(xué)習(xí)。一般的教學(xué)活動中，講演者使用PPT是以第一種功能為主。

常見誤區(qū)：許多講演者僅僅把PPT當(dāng)作發(fā)言稿來撰寫，使用PPT替代發(fā)言稿，沒有充分發(fā)揮PPT在報告講授過程中的視覺輔助作用。這導(dǎo)致聽眾往往努力去閱讀屏幕PPT上面的文字發(fā)言稿，干擾和分散了聽眾對講演者本人發(fā)言的注意。

設(shè)計原則：

講演者整體設(shè)計自己的講授，注意充分發(fā)揮PPT在講演過程中的輔助作用，避免用PPT替代發(fā)言稿的做法。在講演中注意發(fā)揮PPT的以下輔助特點：

輔助提示作用，PPT幫助講演者組織思路，引導(dǎo)講授線索，突出講解重點，保障演講有序進行；

提供直觀視覺感受和體驗，利用PPT將真實世界的圖像展示在受眾之前，將抽象的或默會的理念轉(zhuǎn)化成可視化圖像給聽眾；豐富講述事實和內(nèi)容，利用PPT作為多媒體平臺，組織豐富的視覺聽覺材料，講述豐富動人的故事，或者列舉大量的實證資料；發(fā)揮分析論證作用，在學(xué)術(shù)性或?qū)ｍ椪撟C會議的報告中，講演者為了分析某事物或項目的運作系統(tǒng)，或內(nèi)部關(guān)系，或發(fā)展趨勢，利用PPT提供分析的圖表和充足的資料；激發(fā)情緒和氣氛，通過色彩、動畫、音樂等元素的運用，使受眾與講演者之間產(chǎn)生情感互動，煽動情緒高潮，制造課堂或會場的氣氛。

二、 簡潔即美

PowerPoint的英文原意是“重點”、“要點”的意思，就是利用計算機和投影儀將你的發(fā)言重點、以及相關(guān)的輔助資料呈現(xiàn)在屏幕上，讓聽眾能夠看到你的發(fā)言要點。PPT只是輔助你的講話，而不是替代你的發(fā)言。所以，PPT的設(shè)計要簡潔、突出重點、觀眾能夠清楚閱覽。

常見誤區(qū)：講演者在PPT上面寫滿了密密麻麻的文字，或者字體的顏色與背景的顏色混為一體，或者塞滿了各種圖表與曲線，課堂上的聽眾看起來十分費力；有時候講演者看著屏幕讀PPT講稿，講課變成了照本宣科，讓人昏昏入睡……

設(shè)計原則：

每一張幻燈片突出一個主題；只寫發(fā)言要點，將發(fā)言要點精煉出關(guān)鍵詞，不要把PPT當(dāng)成Word文件，幻燈片上只出現(xiàn)關(guān)鍵性的詞語或短句，而不是你要說的每句話。如果把你要說的每句話都寫上，那就不需要你講了，因為受眾掃視屏幕文字的速度比你大聲照讀文字的速度快得多。

應(yīng)該盡量字少圖多，詳細的內(nèi)容可以寫在備注里面，或者另外使用word文稿提供輔助學(xué)習(xí)的講義和閱讀資料；用好備注欄，如果你希望為聽眾提供更多的文字資料，可以將有關(guān)的文字資料放在PPT的備注中，一方面可以作為發(fā)言者講話的提示，另一方面可以制作閱讀材料提供給聽眾學(xué)習(xí)。聽眾在課后可能需要復(fù)習(xí)資料，沒有到現(xiàn)場的人沒準(zhǔn)也想了解相關(guān)的內(nèi)容，帶有備注的PPT就像簡易講義一樣非常有用。

三、換位思考：

不要習(xí)慣于僅僅根據(jù)自己的想法設(shè)計PPT，要知道PPT是給聽眾看的，聽眾就是上帝，你的PPT永遠是為聽眾服務(wù)的，所以在設(shè)計的時候，一定不要以自我為中心，要換位從聽眾的角度思考如何設(shè)計PPT。

常見誤區(qū)：講演者在自己的計算機屏幕上面設(shè)計PPT，無論字體大小、色彩、圖片細節(jié)都看的十分清楚，但是到了會場，投影器將PPT射到墻上或屏幕上，坐在后面的聽眾卻感覺是一頭霧水。要記住，聽眾不是坐在辦公桌邊看你的PPT。

設(shè)計原則：

幻燈片上面的字體要大，保證坐在最后一排的聽眾都能夠看清楚屏幕上面的最小的字體；字體和屏幕背景的色彩要對比反差鮮明，如白底黑字、藍底白字，你可以留意一下高速公路上的路標(biāo)是如何設(shè)計的，怎樣才能夠保證汽車駕駛員在高速行駛的遠處都能夠看清楚標(biāo)牌上面的文字；每一頁幻燈片上面的文字不要超過5行，最好三行以下，字體大小和文字的行數(shù)究竟多少合適，文字與背景的反差是否清晰，你利用一次上課的機會，坐到會場的最后一排看看，再到會場左右兩邊看看，心里就有數(shù)了。設(shè)計幻燈片時，一定要照顧到后排和左右兩邊的同學(xué)是否能夠清晰的看到PPT的內(nèi)容。

四、 結(jié)構(gòu)一致性：

學(xué)習(xí)與教學(xué)是一個由淺入深、前后銜接、循序漸進的過程，配合講演的PPT也應(yīng)當(dāng)是突出講演主題、清晰表達講演內(nèi)容，輔助學(xué)習(xí)者認知，邏輯層次得當(dāng)，只有當(dāng)無關(guān)的材料（詞語、畫面和聲音）被排除而不是被包括時，聽眾學(xué)得更好。

常見誤區(qū)：講演者在PPT上面堆積過多的內(nèi)容元素（文字、圖片、色彩、動畫等等），干擾了聽眾對主題的注意和記憶；屏幕版式排列雜亂，前后幻燈片之間的內(nèi)容聯(lián)系缺乏邏輯順序，使聽眾丈二和尚摸不著腦。

設(shè)計原則：

整體設(shè)計PPT的內(nèi)容分布排列，報告與發(fā)言要有清晰、簡明的邏輯主線，可以采用“遞進”或“并列”兩類邏輯關(guān)系組織內(nèi)容；整套幻燈片的格式應(yīng)該一致，包括顏色、字體、背景等。要清晰地表達出講話論點的層次性，通過PPT每頁的不同層次的“標(biāo)題”，包括字體逐層變小、逐層縮進；同級的字體和大小、顏色一致，讓觀眾一目了然整個PPT的邏輯關(guān)系。（但最好不要超過3層縱深）。

注意設(shè)計好開頭和結(jié)尾的幻燈片，因為人們對一場報告的開頭和結(jié)尾記憶最深，開頭要設(shè)計醒目的標(biāo)題和署名，告訴觀眾你是誰，你準(zhǔn)備談什么內(nèi)容；每個章節(jié)之間的過渡，可以插入一個空白幻燈片或章節(jié)標(biāo)題幻燈片，給聽眾一個段落感；結(jié)束的幻燈片最好有一張結(jié)論性的幻燈片，讓聽眾回顧總結(jié)報告的主要精髓，也是你希望他們離開會場時能記住的信息，最后一張幻燈片要有講演者或制作單位的署名和聯(lián)系方法，給聽眾留下一個完整的印象。設(shè)計幻燈片演示的順序最好是順序播放，切忌幻燈片來回倒騰，使講演者自己和聽眾都容易陷入混亂。

五、可視化思維與表達：

與人們常常使用的文字和語言來表達思想不同，可視化是指將講演者的思想主要通過可以看到的圖片、圖形的方式傳播。由于PPT主要用于教學(xué)和會議等場合，至少有二個原因特別需要注意可視化思維與表達：

首先是時間原因，在講演過程中，PPT是由講演者操控，配合講演的進行而翻頁，觀眾無法自己控制閱讀PPT的時間，所以，觀眾看PPT時，不像閱覽word可以自己細細品味和反復(fù)瀏覽與思考?？梢暬瘓D像傳播的優(yōu)點是，人看文字是線性閱讀,并同時將抽象的文字符號在自己的頭腦中轉(zhuǎn)換為意義理解，需要一定的時間；而人看圖像是瞬間完成并同時轉(zhuǎn)換為意義理解，閱讀理解圖像的速度比文字快。同時，這也是報告會和課堂教學(xué)的特點的環(huán)境的要求，沒有時間讓觀眾細細閱讀屏幕上面的大量文字，只需要在第一瞬間給觀眾一個大致的印象即可。因此，要求講演者把自己大段的文字或豐富的思想轉(zhuǎn)換為可視化圖片表達，PPT不需要象寫word一樣面面俱到。

其次，可視化圖像能夠更好地傳遞復(fù)雜的信息，能夠恰當(dāng)?shù)剌o助講演者的發(fā)言，不會重復(fù)講演者的語言。有人說，一幅圖勝過一千句話，圖像所傳遞的信息量大于抽象的文字和語言符號?？梢暬瘓D像與文字、語言、講演者的體態(tài)表情等元素互相配合，共同傳遞復(fù)雜的思想和信息，效果會比僅僅使用文字更好。

常見誤區(qū)：講演者把PPT當(dāng)成word使用，或者干脆從word文件中把相關(guān)段落復(fù)制到PPT中，在報告會場上，要么是講演者的語速遠遠落后于聽眾看完屏幕上面文字的速度，要么是觀眾在會場上根本無法細讀PPT上面的文字段落。

設(shè)計原則：

整體設(shè)計PPT時，充分考慮到整個講演稿的可視化設(shè)計，從講演主線-分層講述-最后總結(jié)，恰當(dāng)?shù)卦O(shè)計和安排可視化思維和表達的結(jié)構(gòu)；將講演的思想要點，采用可視化的圖形表達，將主要的文字段落抽象歸納出關(guān)鍵詞，使用關(guān)鍵詞標(biāo)注可視化圖形；利用PPT的【自選圖形】、【繪圖】工具、【插入組織結(jié)構(gòu)圖】或Windows的【附件/畫圖】工具來設(shè)計可視化圖形，Office2007的PPT中的【SmartArt】工具可以設(shè)計出令人眼睛一亮的立體彩色示意圖形；給PPT加上可視化表達，還可以采用簡筆畫，圖形組織法，概念圖，示意圖、照片等方法；借助可視化思維工具軟件設(shè)計幻燈片，如Inspiration、MindManager。

六、設(shè)計印象深刻的PPT：

設(shè)計制作很差的PPT會干擾你的精彩報告，降低講演者的講授效果；反之，精彩的PPT讓觀眾難忘你的報告，甚至?xí)幻劧?，被人們輾轉(zhuǎn)拷貝傳播流傳，極大地拓展你的傳播效果。

常見誤區(qū)：大多數(shù)人設(shè)計使用PPT，選用標(biāo)準(zhǔn)的模板，以文字表達為主，人們在各種場合看到的PPT千人一面，沒有特色，不能夠給聽眾留下深刻印象，教學(xué)效果平平。

設(shè)計原則：

文字的創(chuàng)意，一位日本工程師高橋發(fā)明被稱為“高橋法”的PPT設(shè)計方法，用極端簡單的方法呈現(xiàn)文字，每一頁PPT之不超過10個文字，采用極大的字體凸顯在屏幕中央。高橋認為，采用幾個特大字突出報告關(guān)鍵詞，有極強的視覺沖擊力，讓人難忘。如圖所示。（http://www./takahashi/takahashi/img3.html）

圖片的藝術(shù)設(shè)計與創(chuàng)感，眾多講演者的實踐經(jīng)驗表明，PPT用圖片來進行演講能夠達到比單純文字更好的溝通效果，也能夠產(chǎn)生更大的視覺沖擊力,因為沒有一個觀眾能夠記住你在PPT上面的那些數(shù)據(jù)及文字。你可以選擇那些動人的照片、漫畫、風(fēng)光，最好能夠配合主題準(zhǔn)備一些特寫照片，配上簡練的文字，可以達到極佳的視覺效果。

記住一些搜索圖片的網(wǎng)址，分享全球優(yōu)秀的圖片，并根據(jù)自己當(dāng)前的講演，修改和再設(shè)計圖片。

百度圖片：http://image.baidu.com/

Google圖片：http://images.google.cn/imghp?hl=zh-CN&tab=wi

新浪相冊：http://photo.sina.com.cn/

altavista 圖片：http://www./image/default

yahoo 圖片：http://images.search.yahoo.com/

WIKI圖片： http://www./

優(yōu)秀圖片資源：http://

音樂與情緒，現(xiàn)在，國內(nèi)外大型的報告會議都有專門的調(diào)音師和樂隊為主講人現(xiàn)場配樂，音樂能夠喚起聽眾與講演者共鳴。設(shè)計PPT要根據(jù)講演主題選擇合適的音樂，你可以從北京2008奧運會萬人關(guān)注的主題音樂和CCTV的片頭音樂得到啟迪。PPT可以很好地控制音樂的響起時間，配合你的講演。

形成個人風(fēng)格，與眾不同的風(fēng)格會讓觀眾印象深刻。以講課和講演為職業(yè)的講演者，在長期的教學(xué)活動中逐步形成自己的講課風(fēng)格，也會形成個人設(shè)計使用PPT的風(fēng)格。PPT的風(fēng)格主要體現(xiàn)在你常用的PPT母版和標(biāo)題頁與結(jié)束頁上?？梢酝ㄟ^“母版”定義你的PPT風(fēng)格，例如，顏色風(fēng)格（你注意到商業(yè)品牌的例子嗎：富士-綠色，柯達-黃色，IBM-藍色），構(gòu)圖風(fēng)格，文字風(fēng)格，LOGO標(biāo)志等。一旦你的PPT風(fēng)格形成并得到受眾的好評，就一直保持，人們一見到你的風(fēng)格的PPT,就會立刻聯(lián)想到你的精彩報告或教學(xué)。

七、持續(xù)改進：

講演者希望不斷提高自己的PPT設(shè)計藝術(shù)，要注意學(xué)習(xí)和積累自己和他人經(jīng)驗，具體的建議是：每次報告和講課之后，要反思總結(jié)教學(xué)的經(jīng)驗，收集聽眾對講演的反饋，注意比較成功和失敗的經(jīng)驗；從全球幻燈片共享網(wǎng)站www. 上面學(xué)習(xí)世界高水平PPT，如果你認真分析該網(wǎng)站上面排序在前面10個優(yōu)秀的PPT，你就理解應(yīng)該如何設(shè)計自己的PPT了；留心身邊的可視化設(shè)計范例，如電影海報、街頭廣告、設(shè)計類雜志、各種展覽會的廣告和展板的設(shè)計等等，提高自己的視覺設(shè)計素養(yǎng)；與同行交流設(shè)計PPT和講演的經(jīng)驗,持之以恒，你的PPT水平必定提高。