管理工程建設(shè)檔案是個(gè)系統(tǒng)工程，從工程開工歸檔細(xì)則的制定、開工培訓(xùn)、分布工程入場(chǎng)的技術(shù)交底、中間控制檢查、完工或竣工驗(yàn)收、達(dá)標(biāo)投產(chǎn)、后評(píng)估、創(chuàng)優(yōu)........整個(gè)過程的計(jì)劃、實(shí)施、檢查、總結(jié)，環(huán)環(huán)相扣。對(duì)于業(yè)主方，制定計(jì)劃很重要，但參建單位總是憑經(jīng)驗(yàn)主義做事，未必認(rèn)真看你的文件；參加培訓(xùn)的人員回去未必親自做檔案；業(yè)主組織檢查才是最重要的環(huán)節(jié)，關(guān)鍵時(shí)刻必須檢查到位。如何檢查呢？.

        一，依據(jù)最新的國(guó)家及行業(yè)的有關(guān)政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，按計(jì)劃內(nèi)容逐條檢查。對(duì)于重要的條款必須列表檢查。工期比較長(zhǎng)的工程應(yīng)定期更新檔案要求，及時(shí)將標(biāo)準(zhǔn)的條文傳達(dá)到有關(guān)人員手中。尤其是系統(tǒng)工程，涉及的專業(yè)比較多，不同部門的要求，應(yīng)有個(gè)匯總，部門間的協(xié)調(diào)很重要，定期的調(diào)度會(huì)應(yīng)互通信息。特別是房屋拆遷、土地征用、青苗補(bǔ)償?shù)日叩穆鋵?shí)、手續(xù)的完備性、證明文件的有效性等，要嚴(yán)格把握。

       二，工程檔案技術(shù)交底的內(nèi)容要落實(shí)到具體人員，運(yùn)行單位的檔案管理員要做好交底工作。交底的內(nèi)容由建設(shè)單位統(tǒng)一制定。特別是創(chuàng)優(yōu)工程，必須將創(chuàng)優(yōu)的要求落實(shí)到每一個(gè)參建單位，設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位要協(xié)同配合，在建設(shè)單位的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，環(huán)環(huán)相扣，計(jì)劃總結(jié)實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理。工程檔案要注意系統(tǒng)性、完整性、準(zhǔn)確性。

      三，關(guān)鍵質(zhì)量控制點(diǎn)的數(shù)據(jù)、表格要做到必檢，三級(jí)檢查的質(zhì)檢員簽名要與質(zhì)量保證體系相關(guān)人員相配套，計(jì)劃與實(shí)際要相符合。國(guó)家強(qiáng)制性條文控制的條款，要有措施、有落實(shí)、有檢查、有整改。各類表格盡量要統(tǒng)一規(guī)范。文件資料必備的要素要全面、規(guī)范，不符合要求的原始紀(jì)錄性文件要做封面和文件說明。封面要包括：工程名稱、標(biāo)段、工序、參建單位或責(zé)任者（要簽章），文件日期等。

        四，法律文書的合法性問題要充分注意。委托的權(quán)限、有效期、資格證明、簽字、蓋章等要求必須嚴(yán)格做到。組織任命文件不能代替法律文書。身份證復(fù)印件要簽用途，或按手印。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府要提供無遺留問題的證明文件。

        五，每次檢查都要出一份消缺清單，作為下次檢查的必查項(xiàng)目，必須整改到位。對(duì)施工單位的檢查，應(yīng)有監(jiān)理單位、現(xiàn)場(chǎng)管理部的人員在場(chǎng)，運(yùn)行單位與建設(shè)單位要密切配合。創(chuàng)優(yōu)工程的檢查要有設(shè)計(jì)單位的工地代表協(xié)同檢查。

        六，竣工檔案驗(yàn)收，首先要有被檢單位自檢的檢查表，檢查人員要有國(guó)家規(guī)定的檔案員資格；經(jīng)過監(jiān)理單位的檢查合格，符合運(yùn)行單位相關(guān)要求，才能申請(qǐng)建設(shè)單位的簽證驗(yàn)收。