一、明白工作的目標(biāo)與要求，避免重復(fù)作業(yè)減少錯(cuò)誤機(jī)會(huì)

當(dāng)前的工作必須做出哪些改變？要從哪里開(kāi)始?應(yīng)該注意哪些事情，避免影響目標(biāo)達(dá)成？有哪些可以利用的工具與資源？

二、懂得拒絕別人，不讓額外要求擾亂自己的工作進(jìn)度

拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情。拒絕的技巧是非常重要的職場(chǎng)溝通能力。在決定該不該答應(yīng)對(duì)方的要求時(shí)，應(yīng)該先問(wèn)問(wèn)自己：我想要做什么？或是不想要做什么？什么對(duì)我才是最好的？你必須考慮，如果答應(yīng)了對(duì)方的要求是否會(huì)影響既有的工作進(jìn)度，而且會(huì)因?yàn)槟愕耐涎佣绊懙狡渌?span lang="EN-US">?而如果你答應(yīng)了，是否真的可以達(dá)到對(duì)方要求的目標(biāo)？

三、主動(dòng)管理上級(jí)排定優(yōu)先級(jí)，減輕工作負(fù)擔(dān)

手邊的工作都已經(jīng)做不完了，又來(lái)一堆工作，實(shí)在是沒(méi)道理。問(wèn)題是不是出在自己身上？有沒(méi)有適當(dāng)?shù)胤从痴鎸?shí)情況？如果不說(shuō)出來(lái)，上級(jí)就會(huì)以為你有時(shí)間做這么多的事情。你的上級(jí)可能早就不記得之前已經(jīng)交待給你太多的工作。上級(jí)，是需要被管理的。當(dāng)然，一個(gè)人不可能同時(shí)完成這么多的工作，為什么不主動(dòng)地幫助你的上級(jí)排定工作的優(yōu)先級(jí)？不是不做，凡事有先有后。提醒一點(diǎn)，討論的過(guò)程中必須時(shí)時(shí)站在上級(jí)的立場(chǎng)思考，體諒他所面臨的壓力。你該做的是協(xié)助上級(jí)解決問(wèn)題，而不是把問(wèn)題推給上級(jí)，更不應(yīng)該自己承受問(wèn)題。

四、報(bào)告時(shí)要有自己的觀點(diǎn)，只需少量的信息即可讓上級(jí)感到滿意

多數(shù)人在向上級(jí)報(bào)告時(shí)，總是擔(dān)心信息不夠。萬(wàn)一問(wèn)起答不出來(lái)該怎么辦?根據(jù)研究，有10~15%的人在面對(duì)上級(jí)時(shí)會(huì)有恐懼心理。其實(shí)，這種擔(dān)憂是多余的。太多的信息會(huì)變得沒(méi)有重點(diǎn)又缺乏解釋，對(duì)于上級(jí)一點(diǎn)幫助也沒(méi)有。內(nèi)容精簡(jiǎn)，切中要點(diǎn)，最重要的是能夠快速地做決策。你要做的是利用重要的信息或是數(shù)據(jù)提出解釋，一定要有自己的觀點(diǎn)，而不是模棱兩可的描述。報(bào)告時(shí)，要能精準(zhǔn)地掌控時(shí)間。

五、簡(jiǎn)報(bào)時(shí)增加互動(dòng)的機(jī)會(huì)，可縮短簡(jiǎn)報(bào)的內(nèi)容與報(bào)告的時(shí)間

真正成功的簡(jiǎn)報(bào)在于清楚而正確地傳達(dá)信息，創(chuàng)造溝通與對(duì)話的機(jī)會(huì)，讓對(duì)方因?yàn)槟愕暮?jiǎn)報(bào)內(nèi)容而改變思維、決策或是行動(dòng)。因此，重點(diǎn)不在于簡(jiǎn)報(bào)，而是溝通的質(zhì)量。你不只是報(bào)告，而是要引發(fā)雙向的對(duì)話，試圖影響對(duì)方。在做任何的簡(jiǎn)報(bào)之前，必須思考以下三原則：希望聽(tīng)眾聽(tīng)完簡(jiǎn)報(bào)之后記得哪些重點(diǎn)？聽(tīng)眾會(huì)有什么樣的感受？你希望他們聽(tīng)完簡(jiǎn)報(bào)之后有什么樣的決定？接下來(lái)就是實(shí)際的制作問(wèn)題了。最好的開(kāi)始方式，就是把聽(tīng)眾想知道的重點(diǎn)轉(zhuǎn)換為問(wèn)題，這樣不僅可以立即吸引聽(tīng)眾的注意力，更可以大幅度地減輕你的工作負(fù)擔(dān)。簡(jiǎn)報(bào)的過(guò)程不應(yīng)只有你一個(gè)人在說(shuō)話。提出問(wèn)題，可以讓你和觀眾有互動(dòng)的機(jī)會(huì)。50分鐘的議程只需要準(zhǔn)備30分鐘的內(nèi)容，其余時(shí)間應(yīng)該是與聽(tīng)眾互動(dòng)。

六、有效過(guò)濾郵件，讓自己的注意力集中在最重要的信息上

正確的過(guò)濾流程，第一步是先看信件主旨和寄件人，如果沒(méi)有讓你覺(jué)得今天非看不可的理由，就可以直接刪除。這樣至少可以刪除50%的郵件。第二步開(kāi)始迅速瀏覽其余的每一封信件的內(nèi)容，除非信件內(nèi)容是有關(guān)近期內(nèi)你必須完成的工作，否則就可以直接刪除。這樣你又可以再刪除25%的信件。

七、郵件內(nèi)容盡量精簡(jiǎn)，節(jié)省寫(xiě)信的時(shí)間并增加對(duì)方響應(yīng)的機(jī)會(huì)

最容易閱讀、理解與回復(fù)的信件，最吸引人的注意。必須利用最小的空間、最少的文字，傳遞最多、最重要的信息，而且必須更容易閱讀，節(jié)省對(duì)方的時(shí)間。你必須把每一封電子郵件的內(nèi)容限制在8到12句的范圍內(nèi)，超過(guò)20個(gè)字就應(yīng)換行，如果超過(guò)3行必須空行。

八、當(dāng)沒(méi)有溝通的可能時(shí)，不要浪費(fèi)時(shí)間想要改變

不論你提出什么樣的想法或意見(jiàn)，每一次都是吃了閉門(mén)羹。如果真的遇到這樣的主管，完全沒(méi)有溝通的可能時(shí)，這時(shí)候你就不必再浪費(fèi)時(shí)間或精神做無(wú)謂的溝通或是嘗試改變。這時(shí)你必須做出選擇：你是否能夠接受這樣的工作環(huán)境，凡事只依照主管的意見(jiàn)做事，還是你比較喜歡有自己發(fā)揮的空間。這是選擇的問(wèn)題，無(wú)關(guān)乎好與壞。

九、只要取得信任，不需要反復(fù)的溝通，同樣可爭(zhēng)取到你要的資源

老板對(duì)你的信任來(lái)自你解決問(wèn)題的能力。所以你必須從不同的角度去思考：什么是讓你的老板感到最頭痛的問(wèn)題？是無(wú)法依照原定計(jì)劃完成，還是無(wú)法掌控情況，對(duì)于未來(lái)感到不確定?是希望員工能夠做得更多，以降低成本?當(dāng)你在爭(zhēng)取預(yù)算時(shí)，必須先想清楚老板可能擔(dān)心的問(wèn)題，作為你說(shuō)服老板的理由，這是最有效的。而且，不要只強(qiáng)調(diào)你的單位或是部門(mén)的需求，你爭(zhēng)取預(yù)算的目的是為了幫助老板解決問(wèn)題，達(dá)成目標(biāo)。所以，你的重點(diǎn)在于老板所擔(dān)心的問(wèn)題，而不是預(yù)算數(shù)字。當(dāng)你第一次提出要求時(shí)，最重要的是讓老板了解你的提案，會(huì)議時(shí)間越短越好，最好不要超過(guò)15分鐘的時(shí)間。千萬(wàn)不要在第一次提案的時(shí)候就直接要求需要多少預(yù)算，這樣通常不會(huì)有太高的成功率。你的目標(biāo)應(yīng)該是有第二次討論的機(jī)會(huì)。如果老板愿意再次討論預(yù)算的問(wèn)題，通常成功機(jī)會(huì)可高達(dá)八成以上。

十、專注工作本身而不是業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)的指標(biāo)

至少每個(gè)月詢問(wèn)你的上級(jí)：我做得如何？盡量提出具體的問(wèn)題，例如：老板對(duì)于我所排定的進(jìn)度是否有什么意見(jiàn)？我想會(huì)議流程非常順暢，你認(rèn)為還有地方需要要改進(jìn)嗎？你應(yīng)該隨時(shí)和主管溝通自己的工作表現(xiàn)，而不是只有在每年一次的業(yè)績(jī)考核?？梢允孪戎雷约旱娜秉c(diǎn)并及時(shí)改正，同時(shí)也了解了上級(jí)的期望。

至少每個(gè)月詢問(wèn)：原先的工作安排有沒(méi)有必要調(diào)整？也許目標(biāo)是在年初，甚至是前一年年底所定下的，然而外在的環(huán)境有所改變，先前所設(shè)定的目標(biāo)勢(shì)必做出調(diào)整，所以應(yīng)該隨時(shí)確認(rèn)最優(yōu)先的目標(biāo)是哪些。