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第一節(jié) 會計報表子系統(tǒng)概述
一、會計報表子系統(tǒng)的主要功能 會計報表子系統(tǒng)的主要功能體現(xiàn)于UFO的強大功能。UFO作為一種優(yōu)秀的電子表格軟件，與其他電子表格軟件的最大區(qū)別在于它是真正的三維立體表，在此基礎(chǔ)上提供了豐富的實用功能，完全實現(xiàn)了三維立體表的四維處理能力。UFO的主要功能有： 1．文件管理功能 UFO提供了各類文件管理功能，除能完成一般的文件管理外，UFO的數(shù)據(jù)文件還能夠轉(zhuǎn)換為不同的文件格式：如文本文件、*.mdb文件、*.dbf文件、Excel文件、Lotus1-2-3文件。此外，通過 UFO提供的“導(dǎo)入”和“導(dǎo)出”功能，可以實現(xiàn)和其他流行財務(wù)軟件之間的數(shù)據(jù)交換。 2．格式設(shè)計功能 UFO提供的格式設(shè)計功能，可以設(shè)置報表尺寸、組合單元、畫表格線（包括斜線）、調(diào)整行高列寬、設(shè)置字體和顏色、設(shè)置顯示比例等等，制作各種形式的報表。同時，UFO還內(nèi)置了11種套用格式和19個行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)財務(wù)報表模板，包括最新的現(xiàn)金流量表，方便了用戶標(biāo)準(zhǔn)報表的制作，對于用戶單位內(nèi)部常用的管理報表，UFO還提供了自定義模板功能。 3．?dāng)?shù)據(jù)處理功能 UFO的數(shù)據(jù)處理功能可以固定的格式管理含有大量數(shù)據(jù)的表頁，能將多達99999張具有相同格式的報表資料統(tǒng)一在一個報表文件中管理，并在每張表頁之間建立有機的聯(lián)系。 此外，還提供了排序、審核、舍位平衡、匯總功能；提供了絕對單元公式和相對單元公式，可以方便、迅速地定義計算公式；提供了種類豐富的函數(shù)，在系統(tǒng)向?qū)У囊龑?dǎo)下輕松地從賬務(wù)及其他子系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)，生成財務(wù)報表。 UFO可以很方便地對數(shù)據(jù)進行圖形組織和分析，制作包括直方圖、立體圖、圓餅圖、折線圖等多種分析圖表，并能編輯圖表的位置、大小、標(biāo)題、字體、顏色、打印輸出。“圖文混排”使財務(wù)報表的數(shù)據(jù)更加直觀。 UFO提供“所見即所得”和“打印預(yù)覽”，可以隨時觀看報表或圖形的打印效果。報表打印時，可以打印格式或數(shù)據(jù)，可以設(shè)置表頭和表尾，可以在0.3到3倍之間縮放打印，可以橫向或縱向打印等等。 UFO還能進行二次開發(fā)。它提供了批命令和自定義菜單，自動記錄命令窗中輸入的多個命令，可將有規(guī)律性的操作過程編制成批命令文件，進一步利用自定義菜單開發(fā)出適合本企業(yè)的專用系統(tǒng)。 二、會計報表子系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的主要關(guān)系 會計報表子系統(tǒng)主要是從其他系統(tǒng)中提取編制報表所需的數(shù)據(jù)?？傎~、工資、固定資產(chǎn)、應(yīng)收、應(yīng)付、財務(wù)分析。采購、庫存、存貨核算和銷售子系統(tǒng)均可向報表子系統(tǒng)傳遞數(shù)據(jù)，以生成財務(wù)部門所需的各種會計報表。 四、會計報表的主要概念 正如手工情況下填制一張報表一樣、必須有表樣后才能填寫數(shù)據(jù)。UFO報表的制作也不外乎是報表的格式設(shè)計和數(shù)據(jù)處理，在介紹UFO的基本操作前，先熟悉一些UFO的基本概念。 l．格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài) UFO將報表制作分為兩大部分來處理，即報表格式設(shè)計工作與報表數(shù)據(jù)處理工作。 在報表格式設(shè)計狀態(tài)下進行有關(guān)格式設(shè)計的操作，如表尺寸。行高列寬、單元屬性、單元風(fēng)格、組合單元、關(guān)鍵字及定義報表的單元公式（計算公式）、審核公式及舍位平衡公式。在格式狀態(tài)下，所看到的是報表的格式，報表的數(shù)據(jù)全部隱藏。在格式狀態(tài)下所做的操作對本報表所有的表頁都發(fā)生作用，并且不能進行數(shù)據(jù)的錄入、計算等操作。 在報表的數(shù)據(jù)狀態(tài)下管理報表的數(shù)據(jù)，如輸入數(shù)據(jù)。增加或刪除表頁、審核。舍位平衡、制作圖形、匯總、合并報表等。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能修改報表的格式，看到的是報表的全部內(nèi)容，包括格式和數(shù)據(jù)。 報表工作區(qū)的左下角有一個【格式／數(shù)據(jù)】按鈕。如圖 所示，點取這個按鈕可以在格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)之間切換。 2．單元 單元是組成報表的最小單位，單元名稱由所在行、列標(biāo)識，行號用數(shù)字l～9999表示，列標(biāo)用字母 A～IU表示。例如：C8表示第 3列第 8 行的那個單元。單元類型向數(shù)值單元、字符單元、表樣單元3種。 （1）數(shù)值單元。用于存放報表的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下（格式／數(shù)據(jù)按鈕顯示為“數(shù)據(jù)”時）輸入，數(shù)值單元的內(nèi)容可以是1.7×(10E－308)-l.7×(10E＋308)之間的任何數(shù)(15位有效數(shù)字),數(shù)字可以直接輸入或由單元中存放的單元公式運算生成、建立一個新表時，所有單元的類型缺省為數(shù)值型。 （2）字符單元。也是報表的數(shù)據(jù)，只不過不一定是數(shù)值數(shù)據(jù)，也在數(shù)據(jù)狀態(tài)下（格式/數(shù)據(jù)按鈕顯示為“數(shù)據(jù)”時）輸入。字符單元的內(nèi)容可以是漢字、字母、數(shù)字及各種鍵盤可輸入的符號組成的一串字符，一個單元中最多可輸入63個字符或31個漢字。字符單元的內(nèi)容也可由單元公式生成。 （3）表樣單元，是報表的格式，是定義一個沒有數(shù)據(jù)的空表所需的所有文字、符號或數(shù)字一旦單元被定義為表樣，那么在其中輸入的內(nèi)容對所有表頁都有效。表樣單元在格式狀態(tài)下（格式／數(shù)據(jù)按鈕顯示為“格式”時）輸入和修改，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下（格式／數(shù)據(jù)按鈕顯示為“數(shù)據(jù)”時）不允許修改。 由于一個單元只能輸入有限個字符，在實際工作中有的單元有超長輸入情況，這時，可以采用系統(tǒng)提供的組合單元。組合單元由相鄰的兩個或更多的單元組成，這些單元必須是同一種單元類型（表樣、數(shù)值、字符），UFO在處理報表時將組合單元視為一個單元。可以組合同一行相鄰的幾個單元，可以組合同一列相鄰的幾個單元，也可以把一個多行多列的平面區(qū)域設(shè)為一個組合單元。組合單元的名稱可以用區(qū)域的名稱或區(qū)域中的單元的名稱來表示。例如把B2到B3定義為一個組合單元，這個組合單元可以用“B2”、“B3”、或“B2:B3”表示。 由一張表頁上的一組單元組成，自起點單元至終點單元是一個完整的長方形矩陣。在UFO中，區(qū)域是二維的，最大的區(qū)域是一個表的所有單元（整個表頁），最小的區(qū)域是一個單元。例如：A6到C10的長方形區(qū)域表示為A6：C10，起點單元與終點單元用“：”連接。 一個 UFO報表最多可容納 99 999 張表頁，每一張表頁是由許多單元組成的。一個報表中的所有表頁具有相同的格式，但其中的數(shù)據(jù)不同。表頁在報表中的序號在表頁的下方以標(biāo)簽的形式出現(xiàn)，稱為“頁標(biāo)”。頁標(biāo)用“第1頁”－“第99999頁”表示，當(dāng)前表的第2頁，可以表示為@2。 確定某一數(shù)據(jù)位置的要素稱為“維”。在一張有方格的紙上填寫 一張二維報表的各項缺省指標(biāo)為：行數(shù)：1－9999（缺省值為50行）；列數(shù)；l－255（缺省值為7列）；行高：0－160毫米（缺省值為5毫米）；列寬：0－220毫米（缺省值為26毫米）；表頁數(shù)：1－99 999頁（缺省值為 l頁）。 （1）固定區(qū)。指組成一個區(qū)域的行數(shù)和列數(shù)是固定的數(shù)目。一旦設(shè)定好以后，在固定區(qū)域內(nèi)其單元總數(shù)是不變的。 （2）可變區(qū)。指組成一個區(qū)域的行數(shù)或列數(shù)是不固定的數(shù)字，可變區(qū)的最大行數(shù)或最大列數(shù)是在格式設(shè)計中設(shè)定的。在一個報表中只能設(shè)置一個可變區(qū)，或是行可變區(qū)或是列可變區(qū)。行可變區(qū)是指可變區(qū)中的行數(shù)是可變的；列可變區(qū)是指可變區(qū)中的列數(shù)是可變的。設(shè)置可變區(qū)后，屏幕只顯示可變區(qū)的第一行或第一列，其他可變行列隱藏在表體內(nèi)。在以后的數(shù)據(jù)操作中，可變行列數(shù)隨著需要而增減。有可變區(qū)的報表稱為可變表。沒有可變區(qū)的表稱為固定表。 關(guān)鍵字是游離于單元之外的特殊數(shù)據(jù)單元，可以唯一標(biāo)識一個表頁，用于在大量表頁中快速選擇表頁。如：一個資產(chǎn)負(fù)債表的表文件可放一年12個月的資產(chǎn)負(fù)債表（甚至多年的多張表），要對某一張表頁的數(shù)據(jù)進行定位，要設(shè)置一些定位標(biāo)志，在UFO中稱為關(guān)鍵字。 UFO共提供了以下六種關(guān)鍵字，關(guān)鍵字的顯示位置在格式狀態(tài)下設(shè)置，關(guān)鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入，每個報表可以定義多個關(guān)鍵字。 （1）單位名稱。字符型（最多30個字符），為該報表表頁編制單位的名稱。 （2）單位編號。字符型（最多10個字符），為該報表表頁編制單位的編號。 （3）年。數(shù)字型（1904－2100），該報表表頁反映的年度。 （4）季。數(shù)字型（l－4），該報表表頁反映的季度。 （5）月。數(shù)字型（1～12），該報表表頁反映的月份。 （6）日。數(shù)字型(1～31)，該報表表頁反映的日期。 除此之外，UFO還增加了一個自定義關(guān)鍵字，當(dāng)定義名稱為“周”和“旬”時有特殊意義，可以用于業(yè)務(wù)函數(shù)中代表取數(shù)日期，可以從其他系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)，在實際工作中可以根據(jù)具體情況靈活運用這些關(guān)鍵字。 篩選是在執(zhí)行UFO的命令或函數(shù)時，根據(jù)用戶指定的篩選條件，對報表中每一個表頁或每一個可變行（列）進行判斷，只處理符合篩選條件的表頁或可變行（列）。 篩選條件分為表頁篩選條件和可變區(qū)篩選條件。表頁篩選條件指定要處理的表頁；可變區(qū)篩選條件指定要處理的可變行或可變列。 篩選條件跟在命令、函數(shù)的后面，用“FOR <篩選條件> ”來表示。例如：某企業(yè)1998全年的費用表存在一個報表文件中，每個月的費用表占一張表頁，共12張表頁。使用命令：LET A10＝“下半年”FOR 月＞5，表示給6、7、8、9、10、11、12月表頁的A10 單元賦值為“下半年”，其他表頁的A10 單元不變。 UFO報表中的數(shù)據(jù)有著特殊的經(jīng)濟含義，因此報表數(shù)據(jù)不是孤立存在的，一張報表中不同表頁的數(shù)據(jù)或多個報表中的數(shù)據(jù)可能存在著這樣或那樣的經(jīng)濟關(guān)系或勾稽關(guān)系，要根據(jù)這種對應(yīng)關(guān)系找到相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)進行引用，就需要定義關(guān)聯(lián)條件。UFO在多個報表之間操作時，主要通過關(guān)聯(lián)條件來實現(xiàn)數(shù)據(jù)組織。 關(guān)聯(lián)條件跟在命令、函數(shù)的后面，用“RELATION <關(guān)聯(lián)條件>”來表示。如果有篩選條件，則關(guān)聯(lián)條件應(yīng)跟在篩選條件的后面。 五、制作會計報表的流程 如果系統(tǒng)內(nèi)置的標(biāo)準(zhǔn)報表不能滿足您的需要，用戶可以按照下述流程自己制作報表，一般來講在下面討論的制表流程步驟中，第l、2、4、7步是必須的，因為要完成報表處理，一定要有啟動系統(tǒng)建立報表、設(shè)計格式、數(shù)據(jù)處理、退出系統(tǒng)這些基本過程。 1．啟動UFO，建立報表 單擊Windows95系統(tǒng)桌面上的【開始】，依次指向【程序】、【用友財務(wù)及企管軟件UFERPM8.10】、【財務(wù)系統(tǒng)】，最后單擊【UFO表】，啟動UFO報表系統(tǒng)。首先是選擇賬套和會計年度，確認(rèn)后，進入UFO報表系統(tǒng)，選擇【文件】菜單中的【新建】命令或單擊【新建】圖標(biāo)后，建立一個空的報表，默認(rèn)表名為report1，并進入格式狀態(tài)。這時可以在這張報表上開始設(shè)計報表格式，在保存文件時可以用自己的文件名給這張報表命名。 2．設(shè)計報表的格式 報表的格式設(shè)計在格式狀態(tài)下進行，格式對整個報表都有效，包括以下操作： （1）設(shè)置表尺寸。定義報表的大小即設(shè)定報表的行數(shù)和列數(shù)。 （2）輸入表內(nèi)文字。包括表頭、表體和表尾（關(guān)鍵字值除外）。在格式狀態(tài)下定義了單元內(nèi)容的自動默認(rèn)為表樣型，定義為表樣型的單元在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不允許修改和刪除。 （3）確定關(guān)鍵字在表頁上的位置，如單位名稱、年、月等。 （4）定義行高和列寬。 （5）定義組合單元。即把幾個單元作為一個單元使用。 （6）設(shè)置單元風(fēng)格。設(shè)置單元的字形、字體、字號、顏色、圖案、折行顯示等。 （7）設(shè)置單元屬性。把需要輸入數(shù)字的單元定為數(shù)值單元；把需要輸入字符的單元定為字符單元。 （8）畫表格線。 （9）設(shè)置可變區(qū)。即確定可變區(qū)在表頁上的位置和大小。 3．定義各類公式 公式的定義在格式狀態(tài)下進行，計算公式定義了報表數(shù)據(jù)之間的運算關(guān)系，可以實現(xiàn)報表系統(tǒng)從其他子系統(tǒng)取數(shù)。在報表單元中鍵人“＝”就可以直接定義計算公式，所以稱為單元公式。審核公式用用于審核報表內(nèi)或報表之間的勾稽關(guān)系是否正確，需要用【審核公式】菜單項定義。舍位平衡公式用于報在數(shù)據(jù)進行進位或小數(shù)取整時調(diào)整數(shù)據(jù)，避免破壞原數(shù)據(jù)平衡，需要用【舍位平衡公式】菜單項定義。 4．報表數(shù)據(jù)處理 報表格式和報表中的各類公式定義好之后，就可以輸入數(shù)據(jù)并進行處理了。報表數(shù)據(jù)處理在數(shù)據(jù)狀態(tài)下進行。包括以下操作： （1）新建的報表只有一張表頁，需要追加多個表頁。 （2）如果報表中定義了關(guān)鍵字，則輸入每張表頁上關(guān)鍵字的值。例如錄入關(guān)鍵字“單位名稱”的值：給第一頁錄入“甲單位”，給第二頁錄入“乙單位”給第三頁輸入“丙單位”等等。 （3）在數(shù)值單元或字符單元中輸入數(shù)據(jù)。 （4）如果報表中有可變區(qū)，可變區(qū)初始只有一行或一列．需要追加可變行或可變列，并在可變行或可變列中輸入數(shù)據(jù)。隨著數(shù)據(jù)的輸入，當(dāng)前表頁的單元公式將自動運算并顯示結(jié)果。如果報表有審核公式和舍位平衡公式，則執(zhí)行審核和舍位。需要的話，做報表匯總和合并報表。 5．報表圖形處理 選取報表數(shù)據(jù)后可以制作各種圖形，如直方圖、圓餅圖、拆線圖、面積圖、立體圖。圖形可隨意移動，圖形的標(biāo)題、數(shù)據(jù)組可以按照要求設(shè)置，圖形可以打印輸出。 6．打印報表 可控制打印方向，橫向或縱向打??；可控制行列打印順序；不但可以以設(shè)置頁眉和頁腳，還可設(shè)置財務(wù)報表的頁首和頁尾；可縮放打??；利用打印預(yù)覽可觀看打印效果。 7．退出 所有操作進行完畢之后，不要忘了保存報表文件，保存后可以退出 UFO系統(tǒng)。如果忘記保存文件，UFO在退出前將有提示。 第二節(jié) 報表的格式在格式狀態(tài)下設(shè)計。格式對整個報表都有效，下面分別說明固定表和可變表的格式設(shè)計過程。 一、固定表設(shè)計 下面以損益表為例，說明固定表的設(shè)計步驟。損益表如圖4－3所示
1．啟動UFO，建立報表 單擊Windows95的系統(tǒng)桌面上的【開始】，依次指向【程序】、【用發(fā)財務(wù)及企管軟件UFERPM8.10】、【財務(wù)系統(tǒng)】，最單擊【UFO表】，啟動UFO表系統(tǒng)。首先是選擇賬套和會計年度．確認(rèn)后，進入UFO報表系統(tǒng)，選擇【文件】菜單中的【新建】命令或中擊【新建】圖標(biāo)后，出現(xiàn)一張空表，默認(rèn)表名為report1，并進入格式狀態(tài)。 2．設(shè)置表尺寸 損益表表樣中，共有21行4列，包括表頭3行，表體16行，表尾2行。單擊【格式】下的【表尺寸】，出現(xiàn)表尺寸對話框，將行數(shù)設(shè)為21，列數(shù)設(shè)為4，確認(rèn)。這時屏幕上以保留21行4列，其余部分皆為灰色，注意：如果在設(shè)計過程中發(fā)現(xiàn)表尺寸有誤，可以通過【編輯】菜單下的【插入】和【刪除】增減行列數(shù)。 3．定義表頭和關(guān)鍵字 （2）定義關(guān)鍵字。選定 A3單元，選擇【數(shù)據(jù)】菜單下的【關(guān)鍵字】后的【設(shè)置】，默認(rèn)設(shè)置“單位名稱”關(guān)鍵字，確認(rèn)，A3單元中出現(xiàn)了紅色的“單位名稱：“×××××××××××”。重復(fù)上述操作，選擇【關(guān)鍵字】將“年”和“月” 兩個關(guān)鍵了加人，關(guān)鍵字“年”和“月”與“單位名稱” 重疊在一起，無法辨別。選擇【數(shù)據(jù)】菜單下的【關(guān)鍵字】后的【偏移】，設(shè)置月關(guān)鍵字偏移量為40，確認(rèn)后，月關(guān)鍵字位置向后移動一定距離。由此，可以理解“偏移” 就是指各關(guān)鍵字在單元中的相對位置，負(fù)數(shù)表示向左偏移，正數(shù)表示向右偏移。如果這時單擊【數(shù)據(jù)／格式】按鈕切換到“數(shù)據(jù)”狀態(tài)，就能清楚地看到損益表的表頭了。 4．制作表體 （1）輸入表體內(nèi)各欄目內(nèi)容。 （2）定義行高。如果希望加大報表的標(biāo)題行，首先單擊行標(biāo)“1”選擇標(biāo)題行，然后選擇【格式】菜單中的【行高】，出現(xiàn)“行高”對話框。在對話框中輸入希望的行高值，如8。 定義行高時也可以把鼠標(biāo)定位在第一行和第二行兩個行標(biāo)之間，鼠標(biāo)變形為黑色雙向箭頭時，拖動鼠標(biāo)到滿意行高為止。 可用鼠標(biāo)一次調(diào)整多行的行高。首先選取多個行標(biāo)，然后利用鼠標(biāo)調(diào)整行高，選中區(qū)域的所有行將按新高度顯示。單擊表頁左上角的全選鈕后調(diào)整行高，可一次調(diào)整表頁中所有行的行高。 （3）定義列寬。定義列寬的操作與定義行高相似，不再贅述，將損益表各列調(diào)整為：A列：50；B列：16；C列：30；D列：30。 （4）設(shè)置表體單元風(fēng)格。單元顯示風(fēng)格即單元的字型、字體、字號、顏色、圖案、折行顯示等。例如，選擇A4：D4區(qū)域，單擊工具欄的【居中】按鈕，將表頭欄目居中。選擇 B 列，單擊工具欄的【居中】按鈕，將“行次”欄各項居中。 5．畫表格線 選取要畫線的區(qū)域人A4：D19。選擇【格式】菜單中的【區(qū)域畫線】，在【區(qū)域畫線】對話框中選擇“畫線類型”和“樣式”，本例中，選擇“網(wǎng)格”類型和默認(rèn)樣式，確認(rèn)后，A4：D19 區(qū)域出現(xiàn)設(shè)定格線。如果想刪除區(qū)域中的表格線，則重復(fù)以上過程，在對話框中選相應(yīng)的“畫線類型” 樣人為“空線”即可。 6．設(shè)置單元屬性 系統(tǒng)對在格式狀態(tài)下錄入的單元默認(rèn)為表樣，如 A4：D4 及 A5：A19單元，其余單元均為“數(shù)估” 需要設(shè)置單元屬性時，選取要設(shè)置單元屬性的區(qū)域，如 C5：D19，選擇【格式】菜單中的【單元屬性】，在【單元屬性】對話框中設(shè)置單元的單元類型、數(shù)字格式和邊框樣式。 7．定義公式 這里，主要說明計算公式的定義。以C5單元為例，C5單元存放本月產(chǎn)品銷售收人的貸方發(fā)生額。定義過程如下： （4）在函數(shù)向?qū)υ捒蛑械暮瘮?shù)分類列表框中，選擇【賬務(wù)函數(shù)】，在函數(shù)名列表框中，選擇【發(fā)生】，單擊【下一步】按鈕，出現(xiàn)用友賬務(wù)函數(shù)對話框。 （5）在用友賬務(wù)函數(shù)對話框中，單擊【冬照】按鈕，出現(xiàn)賬務(wù)函數(shù)對話框 （6）在賬務(wù)函數(shù)對話框，選擇賬套號：999、科目：501、期間：月、會計年度：默認(rèn)、方向：貸及輔助核算項目編碼，最后單擊【確定】，返回用友賬務(wù)函數(shù)。 （7）在用友賬務(wù)函數(shù)對話框中，單擊【確定】返回。 （8）在定義公式對話框中，最終形成公式 C5＝FS（“501”，月，“貸”，999，）， 確定。 （9）在C5 單元格內(nèi)顯示“單元公式”字樣，在公式欄中顯示C5 單元的公式定義。 8． 制作表尾 在 A20 單元輸入“制表”，A21單元輸入“財務(wù)主管”，C20銀元輸入“復(fù)核”，C21 單元輸入“報送日期”，然后將這些單元定義為右對齊。然后選擇B20：H21、D20：D21 區(qū)域，選擇【格式】菜單下的【單元屬性】，將單元類型定義為“字符”，并將這兩個區(qū)域定義為左對齊。 9．報表存盤 經(jīng)過以上步驟，一個損益表的樣板基本上建立起來了，選擇【文件】菜單下的【保存】，出現(xiàn)“另存為”對話框，輸入文件名“SYB”，確認(rèn)。如果不立即進行報表計算?？梢赃x【文件】菜單下的【關(guān)閉】，關(guān)閉當(dāng)前文件。 10．?dāng)?shù)據(jù)處理 現(xiàn)在使用剛才制作的樣板進行數(shù)據(jù)處理，生成9月份的損益表。 （1）打開報表．如果報表是關(guān)閉狀態(tài)，需要打開報表。選擇【文件】菜單下的【打開】．選擇文件“損益表”，中擊【打開】按鈕，屏幕下出現(xiàn)已事先定義的“損益表”，并處于數(shù)據(jù)處理狀態(tài)。 （2）錄入關(guān)鍵字。單擊【數(shù)據(jù)】菜單卜的【關(guān)鍵字】的【錄入】．輸入單位名稱。1999年、9月份, 確認(rèn)。 （3）數(shù)據(jù)輸入及計算。輸入報表中未定義單元公式的數(shù)據(jù)．其他單元會根據(jù)公式自動計算。 （4）保存。選擇【文件】該中卜的【保存】保存報表。 11．退出 報表編制完成后，選擇【文件】菜單下的【關(guān)閉】，關(guān)閉當(dāng)前文件。 二、可變表設(shè)計 一般來說，企業(yè)常用報表的格式比較固定，即使有變化，也可以通過修改固定及來實現(xiàn)。這里的可變表不是指固定表格式的變化，而是指那些行數(shù)或列數(shù)不固定，隨實際需要變動的表。例如 ABC公司9、10月份銷售的產(chǎn)品有三種：甲產(chǎn)品、乙產(chǎn)品、丙產(chǎn)品。為考核各種產(chǎn)品的獲利能力，設(shè)計了產(chǎn)品銷售毛利明細(xì)表，如表4－1所示，在表中產(chǎn)品的品種是可以變化的，假定在 1999年度 ABC 公司預(yù)計最多可以銷售10 種產(chǎn)品（包括甲、乙、丙三種產(chǎn)品〕，這就用列人可變表制作。 制作可變表的步驟基本同固定表，簡述如下： 1．確立表尺寸 本表共3列,行數(shù)不固定,最大為14行,10種產(chǎn)品各占1行,其他占4行2.定義輸入表頭和關(guān)鍵字 具體方法同“固定表”的定義與輸入方法。 3．制作表體 具體方法同“固定表”的表體制作步驟。 4．定義可變區(qū) 首先選中行標(biāo)4，選擇【格式】菜單下的【可變區(qū)】后的【設(shè)置】，本表為行可變，輸入數(shù)量“10”，單擊【確認(rèn)】，此時第4行的行標(biāo)變?yōu)榱?4。 注意：一個報表只能定義一個可變區(qū)。如果想重新設(shè)置可變區(qū)，首先取消現(xiàn)有可變區(qū)，再設(shè)置新的可變區(qū)。 5．定義公式 首先選擇B14單元，單擊fx，再定義公式對話框中，單擊【函數(shù)向?qū)А堪粹o，選擇【統(tǒng)計函數(shù)】中的“GTOTAL”函數(shù)，如圖4－5所示，單擊【下一步】按鈕，在可變區(qū)字段單元中輸入“B3:B13”，確認(rèn)。同理定義C14和D14單元公式。 然后，可以將文件命名為“xsmxb”保存。 6．?dāng)?shù)據(jù)處理 單擊左下角的【格式／數(shù)據(jù)】按鈕，切換到數(shù)據(jù)狀態(tài)。 （1）輸入關(guān)鍵字。輸入單位名稱、“1999年” 和“9月”。 （2）插入行。選中A4單元，單擊【編輯】菜單中的【插入】／【行】，輸入插入的行數(shù)2，確認(rèn)，屏幕上增加了兩行，行標(biāo)分別是5和6。 （3）輸入數(shù)據(jù)。在第4、5、6行各單元輸入數(shù)據(jù)，系統(tǒng)自動計算，結(jié)果如圖4—6所示。 圖4－6 完成后的產(chǎn)品銷售毛利明細(xì)表 三、格式設(shè)計的其他功能 l．套用格式 如果需要制作一個標(biāo)準(zhǔn)的財務(wù)報表如資產(chǎn)負(fù)債表等，可以利用UFO提供的財務(wù)報表模板自動生成一個標(biāo)準(zhǔn)財務(wù)報表。UFO提供了11種套用格式，可以選擇與報表要求相近的套用格式，再進行一些必要的修改即可。操作步驟如下： （1）單擊【格式／數(shù)據(jù)】按鈕，進入格式狀態(tài)。 （2）選取要套用格式的區(qū)域。 （3）選擇【格式】菜單中的【套用格式】，出現(xiàn)【套用格式】對話框。在對話框中選取一種套用格式，如圖4－7套用格式界面所示。 圖4-7套用格式界面所示 確認(rèn)后，所選區(qū)域即出現(xiàn)相應(yīng)的格式。注意：區(qū)域套用格式之后，區(qū)域中原有格式和數(shù)據(jù)全部丟失。有些套用格式中已設(shè)置了計算公式，當(dāng)前區(qū)域套用該格式后，公式同時寫入了相應(yīng)單元中。 2．報表模板 UFO提供的報表模板包括了16個行業(yè)的70多張標(biāo)準(zhǔn)財務(wù)報表，包括現(xiàn)金流量表，以及單位常用的內(nèi)部報表，UFO還提供了自定義模板。利用模板編制現(xiàn)金流量表的步驟如下： （1）單擊【格式／數(shù)據(jù)】按鈕，進入格式狀態(tài)。 （2）選擇【格式】菜單中的【報表模板】，在報表模板對話框中選擇行業(yè)和財務(wù)報表名，確認(rèn)后生成一張空的標(biāo)準(zhǔn)財務(wù)報表，如圖4－8刊用模板編制現(xiàn)金流量表所示?？梢栽诖嘶A(chǔ)上稍作修改，最終得到滿意的結(jié)果。 3．自定義模板 用戶可以根據(jù)本單位的實際需要定制內(nèi)部報表模板，并可將自定義的模板加入到系統(tǒng)提供的模板庫中，也可增加或刪除各個行業(yè)及其內(nèi)置的模板。 （1）定制行業(yè)。在UFO中作出本單位的模板后，選擇【格式】下【自定義模板】，在自定義模板對話框中單擊【增加】按鈕，出現(xiàn)定義模板編輯框，錄入新增的行業(yè)名稱即可。 （2）定制模板。使用定制模板，可以將本單位自制的模板加入到定制行業(yè)或系統(tǒng)提供的行業(yè)模板下。在自定義模板對話框中選擇某行業(yè)，單擊【下一步】按鈕，在隨后出現(xiàn)的對話框中選擇【增加】，出現(xiàn)模板編輯框。在【模板名稱】編輯框中錄入模板的名稱，在【模板路徑】編輯框中錄入模板保存的路徑，確認(rèn)。 第三節(jié) 會計報表公式定義與計算 在UFO中，由于各種報表之間存在著密切的數(shù)據(jù)間的邏輯關(guān)系，所以報表中各種數(shù)據(jù)的采集、運算和勾稽關(guān)系的檢測就用到了不同的公式，主要有計算公式、審核公式和舍位平衡公式。本節(jié)主要介紹UFO的計算公式。 一、計算公式的功能 計算公式是報表數(shù)據(jù)的一個重要組成部分。對于財務(wù)報表，報表中的數(shù)據(jù)可能有不同的來源： （1）有些數(shù)據(jù)需要手工輸入，例如在資產(chǎn)負(fù)債表中直接輸入各項目的數(shù)據(jù)。 （2）有些數(shù)據(jù)是由其他報表項目運算得到的，例如“固定資產(chǎn)凈值”、“所有者權(quán)益合計”、“稅后利潤”等項目。 （3）有些數(shù)據(jù)是從其他報表中取來的，例如“期末未分配利潤”項目。 （4）有些數(shù)據(jù)可以從賬務(wù)系統(tǒng)中直接提取。 除了手工輸入的數(shù)據(jù)，其他數(shù)據(jù)都需要通過定義計算公式來得到。通過計算公式來組織報表數(shù)據(jù)，既經(jīng)濟又省事，把大量重復(fù)、復(fù)雜的勞動簡單化了。合理地設(shè)計計算公式能大大地節(jié)約勞動時間，提高工作效率。 計算公式可以直接定義在報表單元中，這樣的公式稱為“單元公式”。UFO允許在報表中的每個數(shù)值型、字符型的單元內(nèi)，寫入代表一定運算關(guān)系的公式，用來建立表內(nèi)各單元之間、報表與報表之間或報表系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間的運算關(guān)系。描述這些運算關(guān)系的表達式，就可稱之為單元公式。 二、單元公式的格式 單元公式的書寫規(guī)則如下： <目標(biāo)區(qū)域>＝<算術(shù)表達式> 三、算術(shù)運算符 算術(shù)運算符是在描述運算公式時采用的符號，UFO可使用的算術(shù)運算符及運算符的優(yōu)先順序如表4－2： 表4－2 算術(shù)運算符順序表 順序 金額 金額 1 ∧ 平方 2 * 、/ 乘、除 3 +、－ 加、減 四、算術(shù)表達式 算術(shù)表達式是由運算符、區(qū)域和單元、常數(shù)、變量、關(guān)鍵字、非邏輯類函數(shù)表達式的組合，其結(jié)果為一個確定值。算術(shù)表達式又分為單值和多值算術(shù)表達式。單值算術(shù)表達式的結(jié)果為一個數(shù)值，也可為一個單純的常數(shù)，可將其賦值給一個單元。多值算術(shù)表達式的結(jié)果為多個數(shù)值，可將其運算結(jié)果賦值給多個單元。 五、單元公式舉例 （l）A1＝l000。←對于所有表頁，給A1單元賦值為 1000。 （2）C1＝A1×B1。對于所有表頁，C1單元的值等于A1單元的值和B1單元的值的乘積。 （3）D10＝PTOTAL（D1：D9）。對于所有表頁，D10單元的值等于D1單元到D9單元的值的總和。 （4）E10＝“累計”。對于所有表頁，E10單元的值為字符“累計”。 十一、函數(shù)概述 按照函數(shù)的用途不同，函數(shù)又分為賬務(wù)函數(shù)、其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)取數(shù)函數(shù)、統(tǒng)計函數(shù)、數(shù)學(xué)函數(shù)、日期時間函數(shù)、本表他頁取數(shù)函數(shù)等等。下面舉例說明常用函數(shù)的用法。圖4－13 公式列表對話框 1. 賬務(wù)函數(shù)賬務(wù)函數(shù)通常用來采集總賬中的數(shù)據(jù)，因此使用的較為頻繁。常用賬務(wù)取數(shù)函數(shù)見表4－3所示。 函數(shù)名 中文函數(shù)名 函數(shù)定義 DFS 對方科目發(fā)生 取對方科目發(fā)生數(shù) FS 發(fā)生 取某科目本期發(fā)生數(shù) HL 匯率 取匯率 JE 凈額 取某科目借、貸方發(fā)生凈額 LFS 累計發(fā)生 取某科目累計發(fā)生額 QC 期初 取某科目期初數(shù) QM 期末 取某科目期末數(shù) SDFS 數(shù)量對方科目發(fā)生 取對方科目數(shù)量發(fā)生數(shù) SFS 數(shù)量發(fā)生 取某科目本期數(shù)量發(fā)生數(shù) SJE 數(shù)量凈額 取某科目借、貸方數(shù)量發(fā)生凈額 SLFS 數(shù)量累計發(fā)生 取某科目累計數(shù)量發(fā)生額 SQC 數(shù)量期初 取某科目數(shù)量期初數(shù) SQM 數(shù)量期末 取某科目數(shù)量期末數(shù) STFS 數(shù)量條件發(fā)生 取符合指定條件的發(fā)生數(shù) TFS 條件發(fā)生 取符合指定條件的發(fā)生數(shù) WDFS 外幣對方科目發(fā)生 取對方科目外幣發(fā)生數(shù) WFS 外幣發(fā)生 取某科目本期外幣發(fā)生數(shù) WJE 外幣凈額 取某科目借、貸方外幣發(fā)生凈額 WLFS 外幣累計發(fā)生 取某科目外幣累計發(fā)生額 WQC 外幣期初 取某科目外幣期初數(shù) WQM 外幣期末 取某科目外幣期末數(shù) QTFS 外幣條件發(fā)生 取符合指定條件的外幣發(fā)生數(shù) （2）輸入“＝”或單擊“fx” 圖標(biāo)，出現(xiàn)定義公式對話框。 （3）在定義公式對話框中，單擊【函數(shù)向?qū)А堪粹o，出現(xiàn)函數(shù)向?qū)υ捒颉?/p>
（4）在函數(shù)向?qū)υ捒蛑械暮瘮?shù)分類列表框中，選擇【賬務(wù)函數(shù)】，在函數(shù)名列表框中，選擇【發(fā)生】，單擊【下一步】按鈕，出現(xiàn)用友賬務(wù)函數(shù)對話框。 （5）在用友賬務(wù)函數(shù)對話框中，單擊【參照】按鈕，出現(xiàn)賬務(wù)函數(shù)對話框。 （6）在賬務(wù)函數(shù)對話框中，選擇賬套號：999、科目：501、期間：月、會計年度：默認(rèn)、方向：貸及輔助核算項目編碼，最后單擊【確定】，返回用友賬務(wù)函數(shù)。 （7）在用友賬務(wù)函數(shù)對話框中，單擊【確定】返回。 （8）在定義公式對話框中，最終形成公式“C5＝F5(“501”，月，“貸”，999，，），確定。 （9）在C5單元格內(nèi)顯示“單元公式”字樣，在公式欄中顯示C5單元的公式定義。 2. 統(tǒng)計函數(shù) 統(tǒng)計函數(shù)一般用來做報表數(shù)據(jù)的統(tǒng)計工作，常用統(tǒng)計函數(shù)如表4－4： 函數(shù) 固定區(qū) 可變區(qū) 立體方向 合計函數(shù) PTOTAL GTOTAL TOTAL 平均值函數(shù) PAVG GAVG AVG 計數(shù)函數(shù) PCOUNT GCOUNT COUNT 最小值函數(shù) PMIN GMIN MIN 最大值函數(shù) PMAX GMAX MAX 方差函數(shù) PVAR GVAR VAR 偏方差函數(shù) PSTD GSTD STD0 例如：在C9單元取本表頁C5到C8單元的和。以單元公式形式為例，步驟為： （2）輸入“＝”或單擊“fx” 圖標(biāo)，出現(xiàn)定義公式對話框。 （3）在定義公式對話框中，單擊【函數(shù)向?qū)А堪粹o，出現(xiàn)函數(shù)向?qū)υ捒颉?/p>
（4）在函數(shù)向?qū)υ捒蛑械暮瘮?shù)分類列表框中，選擇【統(tǒng)計函數(shù)】，在函數(shù)名列表框中，選擇【PTOTAL】，單擊【下一步】按鈕，出現(xiàn)固定區(qū)統(tǒng)計函數(shù)對話框。 （5）在固定區(qū)統(tǒng)計函數(shù)對話框的固定區(qū)區(qū)域文本框中輸入：C5：C8，如果有篩選條件，在篩選表達式文本框中輸入篩選條件，單擊【確定】，返回定義公式對話框。 （6）在定義公式對話框中，最終形成公式“ C9＝PTOTAL（C5：C8）”，確定。 （7）在C9單元格內(nèi)顯示“單元公式”字樣，在公式欄中顯示C9單元的公式定義。 3．本表他頁取數(shù)函數(shù) 本表他頁取數(shù)函數(shù)用于從同一報表文件的其他表頁中采集數(shù)據(jù)。很多報表數(shù)據(jù)是從以前的歷史記錄中取得的，如本表其他表頁。當(dāng)然，這類數(shù)據(jù)可以通過查詢歷史資料而取得，但是，查詢既不方便，又會由于抄寫錯誤而引起數(shù)據(jù)的失真。而如果在計算公式中進行取數(shù)設(shè)定，既減少工作量，又節(jié)約時間，同時數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性也得到了保障。這就需要用到表頁與表頁間的計算公式。 （1） 取確定頁號表頁的數(shù)據(jù)。當(dāng)所取數(shù)據(jù)所在的表頁頁號已知時，用以下格式可以方便地取得本表他頁的數(shù)據(jù)： <目標(biāo)區(qū)域>＝<數(shù)據(jù)源區(qū)域> ＠<頁號> 例如：下面單元公式令各頁B2單元均取當(dāng)前表第一頁C5單元的值。其表示如下： B2= C5＠1 （2）按一定關(guān)鍵字取數(shù)。SELECT（）函數(shù)常用于從本表他頁取數(shù)計算。 例如：在“損益表” 中，累計數(shù) = 本月數(shù)+同年上月累計數(shù)，表示為： 4. 從其他報表取數(shù)計算 當(dāng)從他表取數(shù)時，已知條件并不是頁號，而是希望按照年、月、日等關(guān)鍵字的對應(yīng)關(guān)系來取他表數(shù)據(jù)，就必須用到關(guān)聯(lián)條件。在進行報表與報表間的取數(shù)時，不僅僅要考慮取哪一個表哪一個單元的數(shù)據(jù)，還要考慮數(shù)據(jù)源在哪一頁。例如，5月份的資產(chǎn)負(fù)債表中的利潤，需要去傲利潤表中5月份的利潤數(shù)據(jù)，假如利潤表中存在其他月份的數(shù)據(jù)，而不存在5月份的數(shù)據(jù)，那么《資產(chǎn)負(fù)債表》絕對不應(yīng)該將其他月份的數(shù)據(jù)取出來，報表間的計算公式就是要保證這一點。 報表間的計算公式與同一報表內(nèi)各表頁間的計算公式很相近，主要區(qū)別就是把本表表名換為他表表名。報表與報表間的計算公式分為：取他表確定頁號表頁的數(shù)據(jù)和用關(guān)聯(lián)條件從他表取數(shù)。 當(dāng)<頁號>缺省時為本表各頁分別取他表各頁數(shù)據(jù)。下面就該格式舉一些例子。 ①取他表數(shù)據(jù)。令當(dāng)前表頁D5的值等于表“Y”第4頁D5的值：D5＝“Y”→D5＠4；令本表各頁D5的值等于表“Y”各頁D5的值：D5＝“Y”→D5 FOR ALL；令當(dāng)前表所有表頁 C5的值等于表“Y”第 1頁中C10 的值與表“Y”第2頁中C2的值之和：C5=“Y” →C10＠1＋“Y”－C2＠2 ②取他表及本表的數(shù)據(jù)。令當(dāng)前表所有表頁C5的值等于表“Y”第1頁中C10的值與當(dāng)前表第2頁中C2的值之和：C5＝“Y”→C10＠l＋C2＠2。 ③取其他兩個表的數(shù)據(jù)。當(dāng)前表 C1＞0的表頁 D5的值等于表“Y”第1頁中 H20的值與表“X”第2頁中F4的值之和：D5＝“Y”→H20＠l＋“X”→E4＠2 FOR C1＞0。 ④可變區(qū)公式。在命令窗或批命令中，令當(dāng)前可變表 C1>0的表頁V_D的值等于表“Y”第1頁中V_H的值與表“X” 第2頁中V_L的值之和：LET V_D =“Y”→V_H＠l＋“X”→V_L＠2 FOR C1＞0。 （2）用關(guān)聯(lián)條件從他表取數(shù)。當(dāng)從他表取數(shù)時，已知條件并不是頁號，而是希望按照年、月、日等關(guān)鍵字的對應(yīng)關(guān)系來取他表數(shù)據(jù)，就必須用到關(guān)聯(lián)條件。表頁關(guān)聯(lián)條件的意義是建立本表與他表之間以關(guān)鍵字或某個單元為聯(lián)系的默契關(guān)系。從他表取數(shù)的關(guān)聯(lián)條件的格式為： RELATION <單元|關(guān)鍵字|變量|常量>WITH“<他表表名>”→<單元|關(guān)鍵字|變量|常量> 具體用法我們以例子說明。例如：A1＝“FYB”→A1 FOR ALL RELATION月WITH“FYB”→月，意義為取FYB表的，與當(dāng)前表頁月相同月的A1單元的值。如果當(dāng)前表頁為9月，則取FYB表9月表頁A1的值；A＝“LRB”→BRELATION月 WITH “LRB” →月十1，意義為令本表各頁A列取表“LRB”上月各頁 B列數(shù)值；A＝“LRB”→A RELATION年 WITH“LRB”→年，月WITH“LRB”→月+l, 意義為令當(dāng)前表各項A列取表“LRB” 同年上月A列數(shù)值；A＝“LRB”→B FOR ALL RELATlON 1 WITH “LRB”→月，令當(dāng)前表各頁A列取表“LRB”1月B列數(shù)值；A＝“LRB”→B＋“ZJB”→C RELATION年 WITH“LRB”→年，月WITH“LRB”→月，年WITH“ZJB”→年，月WITH“ZJB”→月，令當(dāng)前表各頁A列取表“LRB” 同年上月表頁B列數(shù)值及表“ZJB”上一年相同月份表頁C列數(shù)值之和。 十二、計算公式的編輯 在UFO中，編輯計算公式有3種方式：單元公式方式、命令行方式和批處理方式。 1．單元公式方式 單元公式方式在格式設(shè)計狀態(tài)中定義，存儲在報表單元中，切換到數(shù)據(jù)處理狀態(tài)時，單元公式將自動進行運算，也可以隨時使用菜單【數(shù)據(jù)】中的【整表重算】命令驅(qū)動報表中所有單元公式進行重算。 不需再計算時，可以點取屏幕上方的【不計算】按鈕，本表頁以后不再重算。要重新計算，再次點取【不計算】按鈕即可。當(dāng)本表單元公式中涉及到其他表或其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)時，必須“整表重算”后才能更新數(shù)據(jù)。 2．命令行方式 在數(shù)據(jù)處理狀態(tài)下，選擇【文件】菜單中的【命令窗】，在報表工作區(qū)下面就會顯示命令窗窗口，在命令窗中一條一條書寫要執(zhí)行的命令，按回車立即計算。 與定義單元公式不同的是，在命令宣中書寫的命令應(yīng)以LET語句開頭。如定義 C6單元為 C4和 C5單元之和，應(yīng)鍵人：LET C6＝C4＋C5。 3．批處理方式 在數(shù)據(jù)處理狀態(tài)下，選擇【文件】菜單下的【二次開發(fā)】，選擇文件類型為批處理 (SHL文件），在二次開發(fā)窗口中一次性編輯所要執(zhí)行的命令，保存時，可以由用戶自己定義文件名，最后選擇【文件】菜單中的【執(zhí)行】，即可完成批量計算。 計算公式在命令窗和批命令中的格式特點是；以LET引導(dǎo)計算公式；一個計算公式可以為若干個篩選條件、關(guān)聯(lián)條件相同的區(qū)域賦值，各賦值表達式間以逗號“，”分隔。 在可變區(qū)中不能定義單元公式，要計算可變區(qū)的內(nèi)容，可以在命令窗或批命令中定義可變區(qū)公式。例如：LET V－C＝（V－A）×（V－B）。 第四節(jié) 會計報表管理 一、會計報表格式管理 1. 表行和表列的管理 如果在使用時發(fā)現(xiàn)格式設(shè)計有誤或表格與預(yù)定模板有些出人，則需要修改樣板，具體情況有下列幾種： ①在固定區(qū)中插入行（列）。在固定區(qū)中插入的行是帶格式的行，它沿用插入位置行的格式，包括表格線、單元屬性和單元風(fēng)格。 具體操作為：在格式設(shè)計狀態(tài)下，把當(dāng)前單元移動到要插入行的位置，選擇【編輯】菜單下的【插入】／【行】，在【插入數(shù)量】編輯框中輸入要插入的行數(shù)。注意：插入行后，表尺寸隨之增加。 ②插入可變行（列）。在可變區(qū)中插入行是在數(shù)據(jù)狀態(tài)下進行的。把當(dāng)前單元移動到要插入行的位置，選擇【編輯】菜單下的【插入】／【行】，在【插入數(shù)量】編輯框中輸入要插入的行數(shù)。注意：如果插入的可變行數(shù)量超過了在格式狀態(tài)下設(shè)置的可變區(qū)的大小，則只插入可變行允許的最大行數(shù)，超過的部分將省略。 ①在固定區(qū)中追加行（列）。在表頁固定區(qū)的最后增加行必須在格式狀態(tài)下進行。在固定區(qū)中追加的行是不帶格式的空行（列）。 具體操作為：在格式設(shè)計狀態(tài)下，選擇【編輯】菜單下的【追加】／【行】，在【追加數(shù)量】編輯框中輸入要插入的行數(shù)。 注意：追加行后，表尺寸隨之增加。 ②在可變區(qū)中追加行（列）。如果報表中設(shè)置了行（列）可變區(qū)，則可以在可變區(qū)最后一行的后面增加新的可變行，追加可變行必須在數(shù)據(jù)狀態(tài)下進行。把當(dāng)前單元移動到要追加行的位置，選擇【編輯】菜單下的【追加】／【行】，在【追加數(shù)量】編輯框中輸入要追加的行數(shù)。 注意：如果追加的可變行數(shù)量超過了在格式狀態(tài)下設(shè)置的可變區(qū)的大小，則只追加可變行允許的最大行數(shù)，超過的部分將省略。 （3）交換行（列）。 ①在固定區(qū)中交換行（列）。交換固定區(qū)中的行（列）是將一張表頁中的指定行的所有內(nèi)容進行交換。要交換報表固定區(qū)中的行，必須在格式狀態(tài)下進行。 具體操作為：在格式設(shè)計狀態(tài)下，選擇【編輯】菜單下的【交換】／【行】，在【源行號】和【目標(biāo)行號】編輯框中輸入要互相交換位置的行號。 ③在可變區(qū)中交換行（列）。如果報表中設(shè)置了行（列）可變區(qū)，則可以交換可變區(qū)中的可變行，交換可變行必須在數(shù)據(jù)狀態(tài)下進行。把當(dāng)前單元移動到可變區(qū)的任意位置，選擇【編輯】菜單下的【交換】／【行】，在【源行號】和【目標(biāo)行號】編輯框中輸入要互相交換位置的行號。 注意：可以一次交換多個行，多個行號之間用","分隔開。固定區(qū)的行和變動區(qū)的行不能交換。并且交換多個行時，源行數(shù)和目標(biāo)行數(shù)應(yīng)保持一致。 （4）刪除行（列）。 ①在固定區(qū)中刪除行（列）。要刪除報表固定區(qū)中的行，必須在格式狀態(tài)下進行。 具體操作為：在格式設(shè)計狀態(tài)下，選取要刪除的行區(qū)域，選擇【編輯】菜單下的【刪除】／【行】。 注意：刪除行（列）后，在刪除位置中的單元公式隨之刪除。 ②刪除可變行（列）。刪除可變行是在數(shù)據(jù)狀態(tài)下進行的。選取要刪除的行區(qū)域，選擇【編輯】菜單下的【刪除】／【行】。 注意：可變區(qū)至少應(yīng)有一個可變行，所以不能刪除所有的可變行。 2.表頁管理 （1）增加表頁。在一個表中增加表頁有兩種方式：插入表頁和追加表頁。插入表頁是指在當(dāng)前表頁前面增加新的表頁；追加表頁則是指在最后一張表頁后面增加新的表頁。 具體操作為：在數(shù)據(jù)狀態(tài)下，選擇當(dāng)前表頁，然后選擇【編輯】菜單中的【插入】在【插入表頁數(shù)量】編輯框中輸入要插入的表頁數(shù)即可。如果是追加表頁，只要選擇【編輯】菜單下的【追加】即可。 （2）交換表頁。交換表頁是指將指定的任何表頁中的全部數(shù)據(jù)進行交換。 具體操作為：在數(shù)據(jù)狀態(tài)下，選擇【編輯】菜單中的【交換】／【表頁】，在【源表頁號】和【目標(biāo)表頁號】編輯框中輸入要互相交換位置的表頁頁號?？梢砸淮谓粨Q多個表頁，多個表頁號用“，”分隔開。 （3）刪除表頁。刪除表頁是指將指定的整個表頁刪除。 具體操作為：在數(shù)據(jù)狀態(tài)下，選擇【編輯】菜單中的【刪除】／【表頁】，在【刪除表頁】編輯框中輸入要刪除的表頁號即可。 注意：①可以一次刪除多個表頁，各表頁號之間用“，”分隔開。 ③如果不指定表頁號和刪除條件，則刪除當(dāng)前表頁。 （4）表頁排序。UFO提供表頁排序功能，可以按照表頁關(guān)鍵字的值或者按照報表中任何一個單元的值重新排列表頁。按照表頁關(guān)鍵字值排序時，空值表頁在按“遞增”方式排序時排在最前面。 （5）查找表頁。查找分為查找表頁和查找可變區(qū)。查找表頁時根據(jù)給定的條件，在多張表頁中找到符合條件的表頁，并使它成為當(dāng)前表頁。 具體操作為：在數(shù)據(jù)狀態(tài)下，選擇【編輯】菜單下的【查找】，確定查找對象為表頁，在【查找條件】框中定義查找條件，然后單擊【查找】按鈕，符合條件的第一個表頁即成為當(dāng)前表頁。單擊【下一個】按鈕后，下一個符合條件的表頁將成為當(dāng)前表頁。如果沒有符合條件的表頁，狀態(tài)欄中將顯示“滿足條件的記錄未找到！”。 如：要查找1999年9月份的表頁，則定義查找條件如圖4—14所示 。 二、會計報表數(shù)據(jù)管理 1. 數(shù)據(jù)透視 在UFO中，所有的數(shù)據(jù)都存放在表頁中，正常情況下只能看到一張表頁，要想對各個表頁的數(shù)據(jù)進行比較，可以利用數(shù)據(jù)透視功能，把多張表頁的多個區(qū)域的數(shù)據(jù)顯示在一個平面上。 假定ABC公司1999年9月份、10月份損益表如圖4－15，現(xiàn)在要比較兩個月的收入、成本情況。 具體操作為： （1)打開SYB文件，進入數(shù)據(jù)狀態(tài)。 圖4－14 查找表頁 項目 9 月發(fā)生額 10月發(fā)生額 一、產(chǎn)品銷售收入 減：產(chǎn)品銷售成本 產(chǎn)品銷售費用 產(chǎn)品銷售稅金及附加 二、產(chǎn)品銷售利潤 加：其他業(yè)務(wù)利潤 減：管理費用 財務(wù)費用 三、營業(yè)費用 加：投資收益 營業(yè)外收入 減：營業(yè)外支出 四、利潤總額 減：所得稅 五、盡利潤 （2）選擇要透視的第一張表頁，然后對它和它之后的表頁的數(shù)據(jù)進行透視。 （3）選擇【數(shù)據(jù)】菜單的【透視】，出現(xiàn)【多區(qū)域透視】對話框。 （4）在【輸入透視區(qū)域范圍】編輯框中輸入?yún)^(qū)域范圍，如 CS：C6。區(qū)域范圍可以是單元，也可以是區(qū)域，也可以是不連續(xù)的多個區(qū)域，不同區(qū)域之間用“，”分開。 （5）確認(rèn)后生成透視結(jié)果，可以將透視結(jié)果保存為報表。 2. 數(shù)據(jù)匯總 報表匯總是一項經(jīng)常性的事務(wù)工作。UFO提供了表頁匯總和可變區(qū)匯總兩種匯總方式。 （1）表頁匯總。表頁匯總是把整個報表的數(shù)據(jù)進行立體方向的疊加，匯總數(shù)據(jù)可以存放在本報表的最后一張表頁或生成一個新的匯總報表。匯總時既可以匯總報表中所有的表頁，也可只匯總符合指定條件的表頁。 例如：匯總ABC公司9月份、10月份的損益表。具體操作如下： ①打開表文件SYB，進入數(shù)據(jù)狀態(tài)。 ②選擇【數(shù)據(jù)】菜單下的【匯總】／【表頁】，出現(xiàn)【表頁匯總——步驟l／3】對話框，此對話框用于指定匯總數(shù)據(jù)保存的位置，如圖4-16所示。如果要把匯總結(jié)果保存在本報表中，選擇【匯總到本表最后一張表頁】，UFO將自動追加一張表頁，并把匯總數(shù)據(jù)保存在這張表頁中。如果要把匯總結(jié)果保存在一個新的報表中，則選擇【匯總到新的報表】，并且在編輯框中輸入路徑和新的報表名，缺省路徑為當(dāng)前目錄。如果指定的報表名已經(jīng)存在，則覆蓋原報表內(nèi)容。 圖4－16 表頁匯總——步驟1/3 ③單擊【下一步】，出現(xiàn)【表頁匯總——步驟2/3】對話框，如圖4－17所示，此對話框用于指明表頁匯總條件。如果匯總?cè)勘眄?，則無需輸入條件。可以以單元的值為匯總條件，也可以發(fā)關(guān)鍵字的值為匯總條件．還可以以表頁號為匯總條件。匯總條件可以有多個。如以申元值為匯總條件：“A10＞＝500”表示匯總A10 的值大于等于500的表頁； 以關(guān)鍵字值為匯總條件：“年=1999 AND月＞9” 表示匯總第四季度的表頁；以表頁號為匯總條件：“MREC（）＞＝5 AND MREC（）＜＝10” 表示匯總第5頁到第10頁的表頁。 圖l－17 表頁匯總—一步驟2/3 ④單擊【下一步］，出現(xiàn)【表頁匯總—一步驟 2/3】對話框，如圖4－18所示。此對話框用于處理報表中的可變區(qū)。報表中的可變區(qū)如果【按物理位置匯總】，UFO將直接把可變區(qū)數(shù)據(jù)接位置疊加。如果按【關(guān)鍵值】匯總，需要在關(guān)鍵值列表框中選擇一個關(guān)鍵值，關(guān)鍵值為行可變區(qū)的某一列或列可變區(qū)的某一行。 ⑤單擊【完成】，生成匯總結(jié)果，UFO自動給匯總表頁設(shè)置“表頁不計算”標(biāo)志。 （2）可變區(qū)匯總?？勺儏^(qū)匯總是把指定表頁中可變區(qū)的數(shù)據(jù)進行平面方向的疊加，執(zhí)行可變區(qū)匯總后，UFO在可變區(qū)匯總的表頁中自動追加一個可變行或可變列，把匯總數(shù)據(jù)保存在其中。 如：對 ABC公司的“xsmxb” 的可變區(qū)進行匯總，具體操作如下： ①打開表文件“xsmxb”，進入數(shù)據(jù)狀態(tài)。 ②選擇【數(shù)據(jù)】菜單下的【匯總】【可變區(qū)】，出現(xiàn)【可變區(qū)匯總—一步驟1/2】對話框，如圖4－19所示，此對話框用于指定對報表中哪些表頁進行可變區(qū)匯總。如果匯總當(dāng)前表頁，則無需輸入表頁匯總條件。在【匯總條件編輯框中】輸入“ALL”表示對所有表頁的可變區(qū)進行匯總。其余選項同表頁匯總。 ③單擊【下一步】，出現(xiàn)【可變區(qū)匯總——步驟2/2】對話框，如圖4－20所示。此對話框用于指定匯總可變區(qū)中的哪些可變行（可變列）。默認(rèn)匯總整個可變區(qū)。如果只匯總部分可變區(qū)，應(yīng)定義【可變區(qū)匯總條件】。匯總條件hJ以是單元的值，或者以行可變區(qū)中的一列（或者列可變區(qū)中的一行）的值為可變區(qū)的匯總條件。匯總條件可以有多個。如以單元的值為可變區(qū)匯總條件：“V－A1＞＝500”表示匯總V－A1單元的值大于等于500的可變行（可變列）；如以行可變區(qū)中的一列（或者列可變區(qū)中的一行）的值為可變區(qū)的匯總條件： “V－A＞l000”表示匯總V一A列數(shù)據(jù)大于1000的可變行。 ④單擊【完成】，生成匯總結(jié)果。 |
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