初始化處理分兩部分實(shí)現(xiàn)，即核算體系的建立與期初數(shù)據(jù)的整理錄入。
一、核算體系的建立
1．操作員設(shè)置 詳見第二章中“設(shè)置操作員及權(quán)限”部分。
2．建立核算賬套 新賬套的建立參見第二章第一節(jié)的相關(guān)內(nèi)容。
賬套中的“會(huì)計(jì)主管”應(yīng)該是本單位的財(cái)務(wù)人員，因此要先進(jìn)行操作員設(shè)置，再建立核算賬套。
賬套主管可以通過(guò)【賬套】下的【修改】功能，根據(jù)本單位的實(shí)際情況，對(duì)允許進(jìn)行修改的內(nèi)容進(jìn)行修改。
3．操作員權(quán)限設(shè)置?。ㄒ唬┫到y(tǒng)管理 相關(guān)內(nèi)容。
5．啟用賬套
啟用賬套，就是要根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，對(duì)總賬系統(tǒng)的一些系統(tǒng)選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置，以便總賬系統(tǒng)配置相應(yīng)的功能或執(zhí)行相應(yīng)的控制。當(dāng)?shù)谝淮螁⒂每傎~系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)出現(xiàn)圖3－5所示對(duì)話框，可以進(jìn)行選項(xiàng)設(shè)置。在啟用賬套或業(yè)務(wù)變更后，也可以通過(guò)該對(duì)話框查看或調(diào)整賬簿的選項(xiàng)。另外，在【總賬系統(tǒng)】界面，單擊【文件】菜單下的【選項(xiàng)…】，也可以得到選項(xiàng)對(duì)話框。
7．建立會(huì)計(jì)科目
建立會(huì)計(jì)科目是會(huì)計(jì)核算方法之一，財(cái)務(wù)系統(tǒng)一般都提供了符合國(guó)家會(huì)計(jì)制度規(guī)定的一級(jí)會(huì)計(jì)科目，明細(xì)科目的確定要根據(jù)各企業(yè)情況自行確定，確定原則如下：
第一，會(huì)計(jì)科目的設(shè)置必須滿足會(huì)計(jì)報(bào)表編制的要求，凡是報(bào)表所用數(shù)據(jù)，需從系統(tǒng)取數(shù)的，必須設(shè)立相應(yīng)科目。
第二，會(huì)計(jì)科目的設(shè)置必須保持科目與科目間的協(xié)調(diào)性和體系完整性。不能只有下級(jí)而無(wú)上級(jí)；既要設(shè)置總賬科目，又要設(shè)置明細(xì)科目，以提供總括和詳細(xì)的會(huì)計(jì)核算資料。
第三，會(huì)計(jì)科目要保持相對(duì)穩(wěn)定，會(huì)計(jì)年中不能刪除；如已經(jīng)使用，不能增設(shè)下一級(jí)明細(xì)科目。一級(jí)科目名稱要符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，明細(xì)科目名稱要通俗易懂。
第四，設(shè)置會(huì)計(jì)科目要考慮與子系統(tǒng)的銜接。在總賬系統(tǒng)中，只有末級(jí)會(huì)計(jì)科目才允許有發(fā)生額，才能接收各個(gè)子系統(tǒng)轉(zhuǎn)入的數(shù)據(jù)。因此，要將各個(gè)于系統(tǒng)中的核算科目設(shè)置為末級(jí)科目。
一般來(lái)說(shuō)，為了充分體現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)，在企業(yè)原有的會(huì)計(jì)科目基礎(chǔ)上，應(yīng)對(duì)以往的一些科目結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，充分發(fā)揮總賬系統(tǒng)提供的輔助核算功能，深化、強(qiáng)化企業(yè)的核算和管理工作。
當(dāng)企業(yè)規(guī)模不大，往來(lái)業(yè)務(wù)較少時(shí)，可采用和手工方式一樣的科目結(jié)構(gòu)及記賬方法，即將往來(lái)單位、個(gè)人、部門、項(xiàng)目通過(guò)設(shè)置明細(xì)科目來(lái)進(jìn)行核算管理：而對(duì)于一個(gè)往來(lái)業(yè)務(wù)頻繁，清欠、清理工作量大，核算要求嚴(yán)格的企業(yè)來(lái)說(shuō)，應(yīng)該采用總賬系統(tǒng)提供的輔助核算功能進(jìn)行管理，即將這些明細(xì)科目的上級(jí)科目設(shè)為末級(jí)科目并設(shè)為輔助核算科目，并將這些明細(xì)科目設(shè)為相應(yīng)的輔助核算目錄。一個(gè)科目設(shè)置了輔助核算后，它所發(fā)生的每一筆業(yè)務(wù)將會(huì)登記在總賬和輔助明細(xì)賬上。
（1）增加會(huì)計(jì)科目。在【總賬系統(tǒng)】中，單擊【系統(tǒng)初始化】下的【會(huì)計(jì)科目】，進(jìn)入會(huì)計(jì)科目界面，單擊【增加】按鈕，出現(xiàn)會(huì)計(jì)科目一新增對(duì)話框，如圖3—6所示：
①科目編碼：科目編碼必須唯一，且必須按其級(jí)次的先后次序建立?？颇烤幋a只能由數(shù)字、英文字母及減號(hào)（－）、正斜杠（＼）表示，其他字符（如＆" ’；空格等）禁止使用。
②科目名稱：分為科目中文名稱和科目英文名稱，可以是漢字、英文字母或數(shù)字，可以是減號(hào)（－）。正斜杠（＼），但不能輸入其他字符。科目中文名稱最多可輸入10個(gè)漢字，科目英文名稱最多可輸入100個(gè)英文字母。
需要注意的是，科目中文名稱和英文名稱不能同時(shí)為空。在中文版中，必須錄入中文名稱；若是英文版，則必須錄入英文名稱。
③科目類型：行業(yè)性質(zhì)為企業(yè)時(shí)，科目類型分為：資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、成本、損益，沒有成本類的企業(yè)可不設(shè)成本類；行業(yè)性質(zhì)為行政單位或事業(yè)單位時(shí)，按新會(huì)計(jì)制度科目類型設(shè)置。
④賬頁(yè)格式：定義該科目在賬簿打印時(shí)的默認(rèn)打印格式。系統(tǒng)提供了金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、外幣數(shù)量式四種賬頁(yè)格式供選擇。
⑤助記碼：用于幫助記憶科目，一般可用科目名稱中各個(gè)漢字拼音的頭一個(gè)字母組成，例如，管理費(fèi)用，其助記碼可寫為glfy，這樣在制單或查賬中可使用助記碼glfy，系統(tǒng)可自動(dòng)將助記碼轉(zhuǎn)換成科目名稱。
③輔助核算：也叫輔助賬類。用于說(shuō)明本科目是否有其他核算要求，系統(tǒng)除完成一般的總賬，明細(xì)賬核算外，并提供部門核算，個(gè)人往來(lái)核算、客戶往來(lái)核算、供應(yīng)商往來(lái)核算、項(xiàng)目核算四種專項(xiàng)核算功能供選用。設(shè)置輔助核算要考慮以下幾點(diǎn)：
第一，一個(gè)科目可同時(shí)設(shè)置兩種專項(xiàng)核算，如管理費(fèi)用既想核算各部門的使用情況，也想了解各項(xiàng)目的使用情況，那么可以同時(shí)設(shè)置部門核算和項(xiàng)目核算。
第二，個(gè)人往來(lái)核算不能與其他專項(xiàng)一同設(shè)置，客戶與供應(yīng)商核算不能一同設(shè)置。輔助賬類必須設(shè)在未級(jí)科目上，但為了查詢或出賬方便，有些科目也可以在未級(jí)和上級(jí)設(shè)賬類。但若只在上級(jí)科目設(shè)賬類，其末級(jí)科目沒有設(shè)該賬類，系統(tǒng)將不承認(rèn)，也就是說(shuō)當(dāng)上級(jí)科目設(shè)有某賬類時(shí)，其末級(jí)科目中必設(shè)有該賬類，否則只上級(jí)設(shè)賬類，系統(tǒng)將不處理。
第三，在設(shè)置輔助核算時(shí)請(qǐng)盡量慎重，因?yàn)槿绻颇恳延袛?shù)據(jù)，而要對(duì)科目的輔助核算進(jìn)行修改，那么很可能會(huì)造成總賬與輔助賬對(duì)賬不平。
①其他核算：用于說(shuō)明本科目是否有其他要求，如銀行賬、日記賬等。一般情況下，現(xiàn)金科目要設(shè)為日記賬；銀行存款科目要設(shè)為銀行賬和日記賬。
③科目性質(zhì)（余額方向）：增加記借方的科目，科目性質(zhì)為借方；增加記貸方的科目，科目性質(zhì)為貸方。一般情況下，只能在一級(jí)科目設(shè)置科目性質(zhì)，下級(jí)科目的科目性質(zhì)與其一級(jí)科目的相同。已有數(shù)據(jù)的科目不能再修改科目性質(zhì)。
③外幣核算：用于設(shè)定該科目是否有外幣核算，以及核算的外幣名稱。一個(gè)科目只能核算一種外幣，只有有外幣核算要求的科目才允許也必須設(shè)定外幣幣名。
④數(shù)量核算：用于設(shè)定該科目是否有數(shù)量核算和數(shù)量計(jì)量單位。計(jì)量單位可以是任何漢字或字符，如公斤、件、噸等。
（2）科目修改。當(dāng)科目屬性有錯(cuò)誤時(shí)，可以對(duì)錯(cuò)誤屬性進(jìn)行修改。但是如果某科目已被制過(guò)單或已錄入期初余額，則不能修改該科目。如要修改該科目必須先刪除有該科目的憑證，并將該科目及其下級(jí)科目余額清零，再修改，修改完畢后要將余額及憑證補(bǔ)上。已使用的科目不能增加下級(jí)。
（3）科目查詢。準(zhǔn)確而迅速地將指針定位在用戶所要查詢的科目上，方便地查詢或修改科目的各種屬性。
（4）科目刪除。對(duì)于不再使用的科目，可以將其從科目庫(kù)中刪除掉。但是已有余額的科目不能刪除，不能刪除非未級(jí)科目。
（5）指定科目。指定會(huì)計(jì)科目是指定出納的專管科目。只有指定科目后，才能執(zhí)行出納簽字，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)金、銀行管理的保密性，才能查看現(xiàn)金、銀行存款日記賬。
11．憑證類別設(shè)置
許多企業(yè)為了便于管理或登賬方便，一般對(duì)記賬憑證進(jìn)行分類編制，但各
企業(yè)的分類方法不盡相同，可以按照本單位的需要對(duì)憑證進(jìn)行分類。系統(tǒng)提供了五種常用分類方式供選擇：包括記賬憑證，收款、付款。轉(zhuǎn)賬憑證，現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)賬憑證，現(xiàn)金收款、現(xiàn)金付款、銀行收款。銀行付款，轉(zhuǎn)賬憑證，自定義憑證類別。
在桌面中單擊【系統(tǒng)初始化】下的【憑證類別】。選擇所需類別，進(jìn)而進(jìn)入憑證類別設(shè)置界面，如圖3－11所示【憑證類別】，在此可對(duì)憑證類別進(jìn)行增加、修改。刪除等操作。
在開始用計(jì)算機(jī)錄入憑證之前應(yīng)進(jìn)行憑證類別的設(shè)置：已使用的憑證類別不能刪除，也不能修改類別字；若限制科目為非末級(jí)科目，則在制單時(shí)，其所有下級(jí)科目都將受到同樣的限制。
13．常用憑證及常用摘要定義
（1）常用憑證定義。在單位里，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)都有其規(guī)范性，因而在日常填制憑證的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)有許多憑證完全相同或部分相同，如果將這些常用的憑證存儲(chǔ)起來(lái)，在填制會(huì)計(jì)憑證時(shí)可隨時(shí)調(diào)用，必將大大提高業(yè)務(wù)處理的效率。確切地說(shuō)，“常用憑證”提供的是常用會(huì)計(jì)憑證的模板，在調(diào)用常用憑證后，仍可做修改，使其符合當(dāng)時(shí)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)需要。
常用憑證可以利用【總賬系統(tǒng)】中【憑證】菜單下的【常用憑證】定義，也可以通過(guò)【填制憑證】桌面中【制單】菜單下的【生成常用憑證】項(xiàng)生成。
定義常用憑證時(shí)既要定義憑證主要信息，也要定義憑證分錄內(nèi)容。
（2）常用摘要定義。在日常填制憑證的過(guò)程中，因?yàn)闃I(yè)務(wù)的重復(fù)性發(fā)生，經(jīng)常會(huì)有許多摘要完全相同或大部分相同，如果將這些常用摘要存儲(chǔ)起來(lái)，在填制會(huì)計(jì)憑證時(shí)可隨時(shí)調(diào)用，必將大大提高業(yè)務(wù)處理效率。
常用摘要定義編號(hào)、摘要內(nèi)容、相關(guān)科目，調(diào)用常用摘要可以直接輸入摘要編號(hào)或參照輸入，這些信息（數(shù)據(jù)）可任意設(shè)定并在調(diào)用后可以修改補(bǔ)充。
二、期初余額的整理錄入
在開始使用總賬系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)將經(jīng)過(guò)整理的手工賬目的期初余額錄入計(jì)算機(jī)，假如是年中啟用總賬，而又希望查詢結(jié)果，全面反映今年的業(yè)務(wù)情況，則應(yīng)先將各賬戶此時(shí)的余額和年初到此時(shí)的借貸方累計(jì)發(fā)生額計(jì)算清楚。例如，某企業(yè)2000年4月開始啟用總賬系統(tǒng)，那么，應(yīng)將該企業(yè)2000年3月末各科目的期末余額及l(fā)、3月的累計(jì)發(fā)生額計(jì)算出來(lái)，準(zhǔn)備作為啟用系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)錄入到總賬系統(tǒng)中，系統(tǒng)將自動(dòng)計(jì)算年初余額；若企業(yè)是在年初建賬，或不反映啟用日期以前的發(fā)生額，則期初余額就是年初數(shù)。若科目有輔助核算，還應(yīng)整理各輔助項(xiàng)目的期初余額，以便在期初余額中錄入。
期初余額的錄入分兩部分：即總賬期初余額錄入和輔助賬期初余額錄入。
1．總賬期初余額錄入
期初余額錄入是將手工會(huì)計(jì)資料錄入到計(jì)算機(jī)中的過(guò)程之一。在桌面中單擊【系統(tǒng)初始化】下的【錄入期初余額】，在【期初余額錄入】界面的“期初余額”欄中，直接輸入數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)輸入完畢，單擊【刷新】按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)生成上級(jí)科目的余額如圖3－12所示。
余額和累計(jì)發(fā)生額的錄入要從最末級(jí)科目開始，上級(jí)科目的余額和累計(jì)發(fā)生數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算。如果某科目為數(shù)量、外幣核算，應(yīng)錄入期初數(shù)量、外幣余額，而且必須先錄入本幣余額，再錄入數(shù)量外幣余額。若期初余額有外幣、數(shù)量余額，則必須有本幣余額。紅字余額用負(fù)號(hào)輸入。
2．輔助賬期初余額錄入
在錄入期初余額時(shí)，若某科目涉及輔助核算，則系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為該科目開設(shè)輔助賬頁(yè)。相應(yīng)地，在輸入期初余額時(shí)，該科目總賬的期初余額是由輔助賬的期初明細(xì)匯總而來(lái)，即不能直接輸入總賬期初數(shù)。
期初余額試算不平衡，將不能記賬，但可以填制憑證；已經(jīng)記過(guò)賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”的功能。
若使用了應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)，并且在“選項(xiàng)”中將客戶往來(lái)或供應(yīng)商往來(lái)由應(yīng)收。應(yīng)付系統(tǒng)核算，那么，應(yīng)該到應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)中錄入合客戶、供應(yīng)商賬類的科目的明細(xì)期初余額，在這里，只能錄入這些科目的總余額。若這些科目還有其他輔助核算，如部門核算或項(xiàng)目核算，則只能錄入這些科目下各部門總余額或各項(xiàng)目的總余額。如某科目為客戶往來(lái)科目，該科目的期初余額，將不能在期初明細(xì)錄入窗中錄入，而是直接在期初余額中錄入即可。又如某科目為部門客戶核算科目，則進(jìn)入期初明細(xì)錄入窗后，只能錄入各部門的余額。至于各客戶及供應(yīng)商的余額，可到應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)中去錄入。
初始化設(shè)置完成后，可以開始進(jìn)行日常賬務(wù)處理了。日常業(yè)務(wù)包括填制憑證、修改憑證。審核憑證、憑證匯總、記賬等。
一、填制憑證
記賬憑證是登記賬簿的依據(jù)，是總賬系統(tǒng)的唯一數(shù)據(jù)源，填制憑證也是最基礎(chǔ)和頻繁的工作。計(jì)算機(jī)處理賬務(wù)后，電子賬簿的準(zhǔn)確與完整依賴于記賬憑證，因而要確保記賬憑證輸入的準(zhǔn)確完整。在實(shí)際工作中，可直接在計(jì)算機(jī)上根據(jù)審核無(wú)誤準(zhǔn)予報(bào)銷的原始憑證填制記賬憑證（即前臺(tái)處理），也可以先由人工制單而后集中輸入（即后臺(tái)處理）。企業(yè)采用哪種方式應(yīng)根據(jù)本單位實(shí)際情況，一般來(lái)說(shuō)業(yè)務(wù)量不多、基礎(chǔ)較好和使用網(wǎng)絡(luò)版的企業(yè)可采用前臺(tái)處理方式，而在第一年使用或人機(jī)并行階段，則比較適合采用后臺(tái)處理方式。
（一）填制憑證方法
記賬憑證的內(nèi)容一般包括兩部分：一是憑證頭部分，包括憑證類別、憑證編號(hào)、憑證日期和附件張數(shù)等；二是憑證正文部分，包括摘要、會(huì)計(jì)分錄和金額等。如果輸入會(huì)計(jì)科目有輔助核算要求，則應(yīng)輸入輔助核算內(nèi)容；如果一個(gè)科目同時(shí)兼有多種輔助核算，則同時(shí)要求輸入各種輔助核算的有關(guān)內(nèi)容。
單擊桌面中的【填制憑證】，屏幕顯示憑證畫面如圖3－13 所示。單擊【增加】按鈕或按 F5鍵，增加一張新憑證，光標(biāo)定位在憑證類別上。
1．憑證頭內(nèi)容
（1）憑證類別。可以輸入憑證類別字，也可以參照輸入。
（2）憑證編號(hào)。一般情況下，由系統(tǒng)分類按月自動(dòng)編制，即每類憑證每月都從0001號(hào)開始。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)用戶，如果是幾個(gè)人同時(shí)制單，系統(tǒng)先提示一個(gè)參考憑證號(hào)，真正的憑證編號(hào)只有在憑證保存時(shí)才給出；如果只有一個(gè)人制中或使用單用戶版制單時(shí)憑證號(hào)即是正在填制的憑證的編號(hào)。系統(tǒng)同時(shí)也自動(dòng)管理憑證頁(yè)號(hào)，系統(tǒng)規(guī)定每頁(yè)憑證有五條記錄，當(dāng)某號(hào)憑證不只一頁(yè)，系統(tǒng)將自動(dòng)在憑證號(hào)后標(biāo)上分單號(hào)，如收－000l號(hào)0002／0003表示為收款憑證第0001號(hào)憑證共有三張分單，當(dāng)前光標(biāo)所在分錄在第二張分單上。如果在啟用賬套時(shí)或在“賬簿選項(xiàng)” 中，設(shè)置憑證編號(hào)方式為“手工編號(hào)”，則用戶可在此處手工錄入憑證編號(hào)。
（3）制單日期。即填制憑證的日期。系統(tǒng)自動(dòng)取進(jìn)入賬務(wù)前輸入的業(yè)務(wù)日期為記賬憑證填制的日期，如果日期不對(duì)，可進(jìn)行修改或參照輸入。
（4）附單據(jù)數(shù)。即輸入原始單據(jù)張數(shù)。
（5）憑證自定義項(xiàng)。憑證自定義項(xiàng)是由用戶自定義的憑證補(bǔ)充信息。用戶根據(jù)需要自行定義和輸入，系統(tǒng)對(duì)這些信息不進(jìn)行校驗(yàn)，只進(jìn)行保存。
2．憑證內(nèi)容
（1）摘要。輸入本筆分錄的業(yè)務(wù)說(shuō)明，要求簡(jiǎn)潔明了，不能為空。
（2）科目。必須輸入末級(jí)科目?？颇靠梢暂斎肟颇烤幋a、中文科目名稱、英文科目名稱或助記碼。
（3）輔助信息。當(dāng)科目具有輔助核算時(shí)，系統(tǒng)提示輸入相應(yīng)的輔助信息。如果需要對(duì)所有錄入的輔助項(xiàng)進(jìn)行修改時(shí)，可雙擊所要修改的項(xiàng)，系統(tǒng)顯示輔助信息錄入窗，可進(jìn)行修改。
對(duì)于要進(jìn)行數(shù)量核算的科目，屏幕提示用戶輸入“數(shù)量”、“單價(jià)”。系統(tǒng)根據(jù)數(shù)量×單價(jià)自動(dòng)計(jì)算出金額，并將金額先放在借方，如果方向不符，可按空格鍵調(diào)整金額方向。
對(duì)于進(jìn)行外幣核算的科目，系統(tǒng)自動(dòng)將憑證格式改為外幣式，如果系統(tǒng)有其他輔助核算，則先輸入其他輔助核算后，再輸入外幣信息。
當(dāng)科目為銀行科目，則屏幕提示輸入“結(jié)算方式”、“票號(hào)”及“發(fā)生日期”。其中，“結(jié)算方式”輸入銀行往來(lái)結(jié)算方式，“票號(hào)”應(yīng)輸入結(jié)算號(hào)或支票號(hào)，“票據(jù)日期”應(yīng)輸入該筆業(yè)務(wù)發(fā)生的日期，“票據(jù)日期”主要用于銀行對(duì)賬。
對(duì)于要使用“支票登記簿” 的企業(yè)，若希望在制單時(shí)同時(shí)進(jìn)行支票登記，則應(yīng)在“賬簿選項(xiàng)”中設(shè)置“支票控制”選項(xiàng)，那么在制單時(shí)，如果所輸?shù)慕Y(jié)算方式應(yīng)使用支票登記簿．在輸入支票號(hào)后，系統(tǒng)則會(huì)自動(dòng)勾銷支票登記簿中未報(bào)銷的支票，并將報(bào)銷日期填上制單日期，所以在支票領(lǐng)用時(shí)，最好在支票登記簿中予以登記，以便系統(tǒng)能自動(dòng)勾銷未報(bào)的支票。若支票登記簿中未登記該支票，系統(tǒng)將顯示支票錄入窗供用戶將該支票內(nèi)容登記到支票登記簿中，同時(shí)填上報(bào)銷日期。
（4） 金額。即該筆分錄的借方或貸方本幣發(fā)生額，金額不能為零，但可以是紅字，紅字金額以負(fù)數(shù)形式輸入。
憑證內(nèi)容錄入完畢，按【保存】按鈕或F6鍵保存這張憑證，按【放棄】按鈕放棄當(dāng)前增加的憑證。
如果使用了應(yīng)收系統(tǒng)來(lái)管理所有客戶往來(lái)業(yè)務(wù)，那么所有與客戶發(fā)生的業(yè)務(wù)，都應(yīng)在應(yīng)收系統(tǒng)中生成相應(yīng)的憑證，而不能在“填制憑證” 功能中制單。如果使用了應(yīng)付系統(tǒng)來(lái)管理所有供應(yīng)商往來(lái)業(yè)務(wù)，那么所有與供應(yīng)商發(fā)生的業(yè)務(wù)，都應(yīng)在應(yīng)付系統(tǒng)中生成相應(yīng)的憑證。
（二）填制憑證的其他功能
1．生成和調(diào)用常用憑證
（1）可以將某張憑證作為常用憑證存人常用憑證庫(kù)中，以后可按所存代號(hào)調(diào)用這張常用憑證。
（2）在填制一張與“常用憑證”相類似或完全相同的憑證時(shí)，可調(diào)用此常用憑證，這樣會(huì)加快憑證的錄入速度。調(diào)用方法為：在制單時(shí)通過(guò)【制單】菜單下的【調(diào)用常用憑證】功能，從中選擇要調(diào)用的常用憑證即可調(diào)出指定常用憑證。若調(diào)出的常用憑證與業(yè)務(wù)有出人或缺少部分信息，可直接將其修改成所需的憑證。
2．修改憑證
在填制憑證中，通過(guò)按【首頁(yè)】、【上頁(yè)】、【下頁(yè)】、【末頁(yè)】按鈕翻頁(yè)查找或按【查詢】按鈕輸入查詢條件，找到要修改的憑證，將光標(biāo)移到需修改的地方進(jìn)行修改即可?？尚薷膬?nèi)容包括摘要、科目、輔助項(xiàng)、金額及方向、增刪分錄等。有些項(xiàng)目的修改受到【賬簿選項(xiàng)】中設(shè)置的限制，若某筆涉及銀行科目的分錄已錄入支票信息，并對(duì)該支票做過(guò)報(bào)銷處理，修改該分錄，將不影響
“支票登記簿”中的內(nèi)容。修改完畢后，按【保存】按鈕保存當(dāng)前修改，按【放棄】按鈕放棄當(dāng)前憑證的修改。
外部系統(tǒng)傳過(guò)來(lái)的憑證不能在總賬系統(tǒng)中進(jìn)行修改，只能在生成該憑證的系統(tǒng)中進(jìn)行修改。
3．作廢／恢復(fù)憑證
當(dāng)某張憑證不想要或出現(xiàn)不便修改的錯(cuò)誤時(shí)，可將其作廢。
進(jìn)入填制憑證后，找到要作廢的憑證。單擊【制單】菜單下的【作廢／恢復(fù)】，憑證上顯示“作廢”字樣，表示已將該憑證作廢，作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及憑證編號(hào)。作廢憑證不能修改，不能審核。在記賬時(shí)，不對(duì)作廢憑證作數(shù)據(jù)處理，相當(dāng)于一張空憑證。在賬簿查詢時(shí)，也查不到作廢憑證的數(shù)據(jù)。
若當(dāng)前憑證已作廢，還可單擊【制單】菜單下的【作廢／恢復(fù)】，取消作廢標(biāo)志，并將當(dāng)前憑證恢復(fù)為有效憑證。
4．整理憑證
憑證整理就是刪除所有作廢憑證，并對(duì)未記賬憑證重新編號(hào)。若本月已有憑證記賬，那么，本月最后一張已記賬憑證之前的憑證將不能作憑證整理，只能對(duì)其后面的未記賬憑證作憑證整理。若想作憑證整理，應(yīng)先利用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)” 功能中恢復(fù)本月月初的記賬前狀態(tài)，再作憑證整理。
5．制作紅字沖銷憑證
沖銷某張已記賬憑證，通過(guò)【制單】菜單下的【沖銷憑證】制作紅字沖銷憑證。輸入制單月份，然后回答將沖銷哪個(gè)月的哪類多少號(hào)憑證，則系統(tǒng)自動(dòng)制作一張紅字沖銷憑證。通過(guò)紅字沖銷法增加的憑證，應(yīng)視同正常憑證進(jìn)行保存管理。
6．查看憑證有關(guān)信息
總賬系統(tǒng)的填制憑證功能不僅是各賬簿數(shù)據(jù)的輸入口，同時(shí)也提供了強(qiáng)大的信息查詢功能，以便隨時(shí)了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的情況，保證填制憑證的正確性。通過(guò)【填制憑證】界面中的【查詢】功能，可以查詢符合條件的憑證信息；通過(guò)【查看】菜單可以查看到當(dāng)前科目最新余額、外部系統(tǒng)制單信息、聯(lián)查明細(xì)賬等。
（1）查詢外部系統(tǒng)制單信息。若當(dāng)前憑證為外部系統(tǒng)生成的憑證，可將鼠標(biāo)移到記賬憑證的標(biāo)題處，按下鼠標(biāo)左鍵，系統(tǒng)顯示當(dāng)前憑證來(lái)自哪個(gè)子系統(tǒng)，憑證反映的業(yè)務(wù)類型與業(yè)務(wù)號(hào)。
（2）聯(lián)查明細(xì)賬。當(dāng)光標(biāo)在憑證分錄上時(shí)，單擊【查看】菜單下的【聯(lián)查明細(xì)賬】，系統(tǒng)將顯示該筆業(yè)務(wù)發(fā)生科目的明細(xì)賬。
（3）聯(lián)查原始單據(jù)。若當(dāng)前憑證是由外部系統(tǒng)制單生成，單擊【查看】菜單下的【聯(lián)查原始單據(jù)】，將顯示生成這張憑證的原始單據(jù)。
（4）分單：若當(dāng)前憑證有多張分單，單擊【查看】菜單下的【查找分單】，輸入分單頁(yè)號(hào)，可查看到該張分單。
二、審核憑證
審核是指具有審核權(quán)限的操作員按照會(huì)計(jì)制度規(guī)定，對(duì)制單員填制的記賬憑證進(jìn)行合法性檢查。會(huì)計(jì)核算涉及國(guó)家、企業(yè)和個(gè)人的切身經(jīng)濟(jì)利益，而記賬憑證的準(zhǔn)確性是進(jìn)行正確核算的基礎(chǔ)，因此無(wú)論是直接在計(jì)算機(jī)上根據(jù)已審核的原始憑證編制記賬憑證，還是直接將手工編制并審核的憑證輸入系統(tǒng)（因?yàn)橛纸?jīng)過(guò)了手工的操作處理），都需要經(jīng)過(guò)他人的審核后，才能作為正式憑證進(jìn)行記賬處理。
為確保登記到賬簿的每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確性和可靠性，制單員填制的每一張憑證都必須經(jīng)過(guò)審核員的審核。審核憑證主要包括出納簽字和審核憑證兩方面工作，根據(jù)會(huì)計(jì)制度規(guī)定，審核與制單不能為同一人。
1．出納簽字
出納憑證由于涉及企業(yè)現(xiàn)金的收入與支出，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)出納憑證的管理。出納人員可通過(guò)出納簽字功能對(duì)制單員填制的帶有現(xiàn)金銀行科目的憑證進(jìn)行檢查核對(duì)，主要核對(duì)出納憑證的出納科目的金額是否正確，審查認(rèn)為錯(cuò)誤或有異議的憑證，應(yīng)交與填制人員修改后再核對(duì)。
出納簽字之前首先要更換操作員，即單擊【總賬系統(tǒng)】中【文件】菜單下的【重新注冊(cè)】命令。然后單擊【總賬系統(tǒng)】中【審核憑證】下的【出納簽字】。輸入出納憑證的條件后，屏幕顯示憑證一覽表；選擇一張待簽字憑證，出納人員在確認(rèn)該張憑證正確后，單擊【簽字】按鈕，憑證下方的“出納”處自動(dòng)簽上出納人姓名，見圖3－14。可單擊【首張】、【上張】、【下張】、【末張】按鈕翻頁(yè)連續(xù)簽字。若想對(duì)已簽字的憑證取消簽字，可單擊【取消】按鈕取消簽字。也可通過(guò)【簽字】菜單下的【成批簽字】或【成批取消簽字】，將當(dāng)前范圍內(nèi)的所有憑證簽字或取消簽字。
是否要對(duì)出納憑證進(jìn)行出納簽字管理，取決于“賬簿選項(xiàng)”中的設(shè)置。憑證一經(jīng)簽字，就不能被修改、刪除，只有被取消簽字后才可以進(jìn)行修改或刪除。取消簽字只能由出納人自己進(jìn)行。
2．審核憑證
審核憑證是審核員按照財(cái)會(huì)制度，對(duì)制單員填制的記賬憑證進(jìn)行檢查核對(duì)，主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符，會(huì)計(jì)分錄是否正確等、審查認(rèn)為錯(cuò)誤或有異議的憑證，應(yīng)交與填制人員修改后再審核，只有具有審核權(quán)的人才能進(jìn)行審核操作。
憑證審核同出納簽字。需先重新注冊(cè)更換操作員，然后通過(guò)【總賬系統(tǒng)】中的【審核憑證】對(duì)待審核憑證進(jìn)行審核；單擊【審核】菜單下的【成批審核憑證】或【成批取消審核】，系統(tǒng)將自動(dòng)對(duì)待審核憑證或已審核憑證進(jìn)行成批
審核或成批取消審核。
憑證一經(jīng)審核，就不能被修改、刪除，只有被取消審核簽字后才對(duì)以進(jìn)行修改或刪除，取消審核簽字只能由審核人自己進(jìn)行；采用手工：制單的用戶，在憑單上審核完后還須對(duì)錄入機(jī)器中的憑證進(jìn)行審核；作廢憑證不能被審核，也個(gè)能被標(biāo)錯(cuò)，已標(biāo)錯(cuò)的憑證不能被審核，若想審核，需先取消標(biāo)錯(cuò)后才能審核。
三、憑證匯總
憑證匯總是按條件對(duì)記賬憑證進(jìn)行匯總并生成一張憑證匯總表。進(jìn)行匯總的憑證可以是已記賬憑證，也可以是未記賬憑證，因此財(cái)務(wù)人員可在憑證未全部記賬前，隨時(shí)查看企業(yè)目前的經(jīng)營(yíng)狀況及其他財(cái)務(wù)信息。
單擊【總賬系統(tǒng)】中【審核憑證】下的【科目匯總】。在憑證匯總表中可聯(lián)查具有輔助核算科目的專項(xiàng)明細(xì)情況。
四、記賬
記賬憑證經(jīng)審核簽字后，即可用來(lái)登記總賬和明細(xì)賬、日記賬、部門賬、往來(lái)賬、項(xiàng)目賬以及備查賬等。記賬一般采用向?qū)Х绞?，使記賬過(guò)程更加明確，記賬工作由計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，不用人工干預(yù)。
單擊【總賬系統(tǒng)】中【記賬】，進(jìn)入【記賬】向?qū)?，在向?qū)У闹敢拢斎胗涃~范圍、查看記賬報(bào)告、開始記賬。待系統(tǒng)提示記賬完畢時(shí)，單擊【確定】，完成記賬工作。每月系統(tǒng)允許多次記賬。
記賬過(guò)程不得中斷，一旦斷電或其他原因造成中斷后，系統(tǒng)將自動(dòng)調(diào)用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”恢復(fù)數(shù)據(jù)，然后再重新記賬。
以下情況將不允許記賬：
（1）在第一次記賬時(shí)，若期初余額試算不平衡，系統(tǒng)將不允許記賬。
（2）所選范圍內(nèi)的不平衡憑證，不允許記賬。
（3）所選范圍內(nèi)的未審核憑證，不允許記賬。
（4）上月未結(jié)賬，本月不允許記賬。
五、制作會(huì)計(jì)報(bào)表的流程
如果系統(tǒng)內(nèi)置的標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表不能滿足您的需要，用戶可以按照下述流程自己制作報(bào)表，一般來(lái)講在下面討論的制表流程步驟中，第l、2、4、7步是必須的，因?yàn)橐瓿蓤?bào)表處理，一定要有啟動(dòng)系統(tǒng)建立報(bào)表、設(shè)計(jì)格式、數(shù)據(jù)處理、退出系統(tǒng)這些基本過(guò)程。
1．啟動(dòng)UFO，建立報(bào)表
單擊Windows95系統(tǒng)桌面上的【開始】，依次指向【程序】、【用友財(cái)務(wù)及企管軟件UFERPM8.10】、【財(cái)務(wù)系統(tǒng)】，最后單擊【UFO表】，啟動(dòng)UFO報(bào)表系統(tǒng)。首先是選擇賬套和會(huì)計(jì)年度，確認(rèn)后，進(jìn)入U(xiǎn)FO報(bào)表系統(tǒng)，選擇【文件】菜單中的【新建】命令或單擊【新建】圖標(biāo)后，建立一個(gè)空的報(bào)表，默認(rèn)表名為report1，并進(jìn)入格式狀態(tài)。這時(shí)可以在這張報(bào)表上開始設(shè)計(jì)報(bào)表格式，在保存文件時(shí)可以用自己的文件名給這張報(bào)表命名。
2．設(shè)計(jì)報(bào)表的格式
報(bào)表的格式設(shè)計(jì)在格式狀態(tài)下進(jìn)行，格式對(duì)整個(gè)報(bào)表都有效，包括以下操作：
（1）設(shè)置表尺寸。定義報(bào)表的大小即設(shè)定報(bào)表的行數(shù)和列數(shù)。
（2）輸入表內(nèi)文字。包括表頭、表體和表尾（關(guān)鍵字值除外）。在格式狀態(tài)下定義了單元內(nèi)容的自動(dòng)默認(rèn)為表樣型，定義為表樣型的單元在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不允許修改和刪除。
（3）確定關(guān)鍵字在表頁(yè)上的位置，如單位名稱、年、月等。
（4）定義行高和列寬。
（5）定義組合單元。即把幾個(gè)單元作為一個(gè)單元使用。
（6）設(shè)置單元風(fēng)格。設(shè)置單元的字形、字體、字號(hào)、顏色、圖案、折行顯示等。
（7）設(shè)置單元屬性。把需要輸入數(shù)字的單元定為數(shù)值單元；把需要輸入字符的單元定為字符單元。
（8）畫表格線。
（9）設(shè)置可變區(qū)。即確定可變區(qū)在表頁(yè)上的位置和大小。
3．定義各類公式
公式的定義在格式狀態(tài)下進(jìn)行，計(jì)算公式定義了報(bào)表數(shù)據(jù)之間的運(yùn)算關(guān)系，可以實(shí)現(xiàn)報(bào)表系統(tǒng)從其他子系統(tǒng)取數(shù)。在報(bào)表單元中鍵人“＝”就可以直接定義計(jì)算公式，所以稱為單元公式。審核公式用用于審核報(bào)表內(nèi)或報(bào)表之間的勾稽關(guān)系是否正確，需要用【審核公式】菜單項(xiàng)定義。舍位平衡公式用于報(bào)在數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)位或小數(shù)取整時(shí)調(diào)整數(shù)據(jù)，避免破壞原數(shù)據(jù)平衡，需要用【舍位平衡公式】菜單項(xiàng)定義。
4．報(bào)表數(shù)據(jù)處理
報(bào)表格式和報(bào)表中的各類公式定義好之后，就可以輸入數(shù)據(jù)并進(jìn)行處理了。報(bào)表數(shù)據(jù)處理在數(shù)據(jù)狀態(tài)下進(jìn)行。包括以下操作：
（1）新建的報(bào)表只有一張表頁(yè)，需要追加多個(gè)表頁(yè)。
（2）如果報(bào)表中定義了關(guān)鍵字，則輸入每張表頁(yè)上關(guān)鍵字的值。例如錄入關(guān)鍵字“單位名稱”的值：給第一頁(yè)錄入“甲單位”，給第二頁(yè)錄入“乙單位”給第三頁(yè)輸入“丙單位”等等。
（3）在數(shù)值單元或字符單元中輸入數(shù)據(jù)。
（4）如果報(bào)表中有可變區(qū)，可變區(qū)初始只有一行或一列．需要追加可變行或可變列，并在可變行或可變列中輸入數(shù)據(jù)。隨著數(shù)據(jù)的輸入，當(dāng)前表頁(yè)的單元公式將自動(dòng)運(yùn)算并顯示結(jié)果。如果報(bào)表有審核公式和舍位平衡公式，則執(zhí)行審核和舍位。需要的話，做報(bào)表匯總和合并報(bào)表。
