寫好文章，不能不講究語(yǔ)言的運(yùn)用，而要寫好機(jī)關(guān)應(yīng)用文，就不能不了解并掌握其語(yǔ)言特點(diǎn)和基本要求。

機(jī)關(guān)應(yīng)用文屬于公文語(yǔ)體范疇。所謂語(yǔ)體，是指人們?cè)谑褂谜Z(yǔ)言進(jìn)行交際時(shí)，根據(jù)不同環(huán)境、不同對(duì)象所形成的習(xí)慣用語(yǔ)、常用句式和一系列的語(yǔ)言特點(diǎn)。語(yǔ)體分為書面語(yǔ)體和口頭語(yǔ)體。書面語(yǔ)體又可分為公文語(yǔ)體、文學(xué)語(yǔ)體、科技語(yǔ)體、政論語(yǔ)體等。每一種語(yǔ)體都有自己的特點(diǎn)。例如文學(xué)語(yǔ)體具有鮮明的形象性，往往用豐富的修辭手段，以形感人，以情動(dòng)人。而公文語(yǔ)體則要求“簡(jiǎn)而得要”，顯示出平實(shí)、明快、莊重的語(yǔ)言風(fēng)格。其語(yǔ)體特點(diǎn)主要表現(xiàn)在以下幾方面：一、準(zhǔn)確的運(yùn)用專用詞語(yǔ)，形成了常用的專業(yè)性和事務(wù)性詞匯

公文語(yǔ)體中，經(jīng)常運(yùn)用大量專用詞語(yǔ)。它們一般都較多地受到古漢語(yǔ)的影響，某些文言詞語(yǔ)經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期運(yùn)用，已經(jīng)形成現(xiàn)代公文的專用詞語(yǔ)。例如用我（部）、本（局）、該（處）、貴（公司）等表示稱謂；用“業(yè)經(jīng)”、“茲經(jīng)”表示經(jīng)辦；用“收悉”、“近接”等表示引述來(lái)文；用“照辦”、“可行”、“不可”等表示態(tài)度；用“當(dāng)否”、“妥否”、“是否可行”表示征詢；用“請(qǐng)批示”、“請(qǐng)核準(zhǔn)”、“請(qǐng)回復(fù)”表示期復(fù)；用“為此”、“據(jù)此”表示綜合過(guò)渡；用“特此報(bào)告”、“為要”、“為荷”結(jié)尾等。這些專用的事務(wù)性詞語(yǔ)，約定俗成，各司其職，成為公文語(yǔ)體的一個(gè)重要組成部份。既可反映公文的行文關(guān)系和工作程序，又使公文顯得莊重典雅、簡(jiǎn)潔明快。例如某廠的一份函件寫道：“二季度在即，我廠缺顯象管兩萬(wàn)支，望速撥付，以應(yīng)急需。可否，盼速函復(fù)。”如改成白話：“二季度快要到了，我們廠還缺兩萬(wàn)支顯象管，希望盡快調(diào)撥給我們，好用來(lái)滿足緊急需要，可以不可以，等待著你們迅速來(lái)信答復(fù)。”兩者比較，文字表達(dá)的優(yōu)劣高下，顯而易見。

此外，公文語(yǔ)體中，政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、外交等不同領(lǐng)域，又都形成一整套與其專業(yè)內(nèi)容相適應(yīng)的專用術(shù)語(yǔ)。如財(cái)政方面的專業(yè)術(shù)語(yǔ)有預(yù)算、決算、收入、支出、平衡、稅收、稅率、赤字等等。專業(yè)術(shù)語(yǔ)成為公文語(yǔ)言特點(diǎn)的一個(gè)顯著標(biāo)志，因此，熟悉本職業(yè)務(wù)，掌握專業(yè)術(shù)語(yǔ)，是從事公文寫作的前提。二、大量運(yùn)用介詞結(jié)構(gòu)，形成嚴(yán)密的句式

現(xiàn)代漢語(yǔ)中，由介詞和表示時(shí)間、處所、目的、原因、根據(jù)、對(duì)象的后置語(yǔ)組成的詞組叫介詞結(jié)構(gòu)。公文中常用“自……起”表示時(shí)間；用“從”、“在”表示處所；用“由于”、“為了”表示目的；用“根據(jù)”、“本著”、“依照”表示依據(jù)；用“對(duì)”、“將”表示對(duì)象、關(guān)聯(lián)；用“關(guān)于”、“對(duì)于”表示范圍、提示等。例如：

根據(jù)××文件精神，鑒于該廠虧損的實(shí)際情況，同意對(duì)該廠今年應(yīng)納××稅××萬(wàn)元予以免征。

為了明確會(huì)計(jì)人員的職責(zé)權(quán)限，充分調(diào)動(dòng)他們的積極性，特制定本條例。

現(xiàn)將財(cái)政部《關(guān)于嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議費(fèi)規(guī)定的通知》轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。

在中華人民共和國(guó)境內(nèi)居住滿一年的個(gè)人，從中國(guó)境內(nèi)和境外取得的所得，都按照本法的規(guī)定繳納個(gè)人所得稅。

介詞結(jié)構(gòu)的使用，使語(yǔ)言表達(dá)得明確、嚴(yán)密而富有邏輯性。

三、寫作章法的程式化

文無(wú)定法，但公文章法卻有相對(duì)固定的程式。公文一般是“先論后說(shuō)”。所謂“先論”，是指要把公文的篇旨、段旨寫在前面，也就是先提出全文要點(diǎn)，全段要點(diǎn)，使人一目了然。而不是一攬子往下敘說(shuō)，篇旨合一，“篇終旨顯”。公文“提要”的寫法，中央早已做為正式程式規(guī)定下來(lái)：“一切較長(zhǎng)的電文，均應(yīng)開門見山，首先提出要點(diǎn)，即于發(fā)端處，先用極簡(jiǎn)要的文句說(shuō)明全文的目的或結(jié)論（新聞學(xué)上稱為“導(dǎo)語(yǔ)”，亦即中國(guó)古人所謂“立片言以居要，乃一篇之警策”），喚起閱者注意，使閱者腦子里先得一個(gè)總概念，不得不繼續(xù)看下去，然后再做必要的解釋。長(zhǎng)的電文分為幾段時(shí)，每段亦應(yīng)采取此法。”（1951年2月《中共中央關(guān)于糾正電報(bào)、報(bào)告、指示、決定等文字缺點(diǎn)的指示》）

例如：“目前，各省、市、自治區(qū)人民政府正在積極采取措施，貫徹執(zhí)行今年1月8日《國(guó)務(wù)院關(guān)于堅(jiān)決穩(wěn)定市場(chǎng)物價(jià)的通知》，努力穩(wěn)定市場(chǎng)物價(jià)。為了使各部門同各地方協(xié)同動(dòng)作，更好地貫徹執(zhí)行《通知》的各項(xiàng)規(guī)定，特做如下通知……”國(guó)務(wù)院辦公廳《關(guān)于穩(wěn)定市場(chǎng)物價(jià)的幾個(gè)問(wèn)題的通知》首先將行文目的標(biāo)于文首，使人一目了然，便于貫徹執(zhí)行。

一篇公文有幾層意思或多項(xiàng)要求時(shí)，往往分層分段敘說(shuō)，每層每段亦用“段首領(lǐng)句”（段旨提要）、“立片言以居要”，使主旨鮮明，條分縷析。

四、平實(shí)質(zhì)樸、通俗得體的語(yǔ)言風(fēng)格

機(jī)關(guān)應(yīng)用文是為解決工作中的實(shí)際問(wèn)題而寫的，它不是用形象的描繪去感染讀者，因此它的語(yǔ)言應(yīng)符合實(shí)用性的特點(diǎn)。

首先是平實(shí)質(zhì)樸。即樸樸實(shí)實(shí)地反映事物的本來(lái)面目，不允許有“燕山雪花大如席”、“白發(fā)三千丈”之類的藝術(shù)夸張，不用渲染、烘托等藝術(shù)手法。同樣是寫事件，《水滸》中寫魯智深拳打鎮(zhèn)關(guān)西，“揮動(dòng)醋缽大小的拳頭”，一拳打得鄭屠“鼻子歪在半邊”，又一拳打得他“烏珠迸出”，第三拳打得他“挺在地上”，拳拳描繪，層層深入，形象生動(dòng)，如在眼前。而機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫事件，則是平鋪直敘，高度概括，不繞彎子，不描繪渲染。

為了把抽象的道理闡述得淺顯易懂，增加文章的生動(dòng)性，機(jī)關(guān)應(yīng)用文也可以適當(dāng)運(yùn)用比喻、排比等修辭手法。例如某省財(cái)政廳年終總結(jié)中恰到好處地運(yùn)用了這樣一個(gè)比喻：“通過(guò)學(xué)習(xí)，解放了思想，逐步改變了舊的習(xí)慣做法，從政策上、制度上、資金（下轉(zhuǎn)第44頁(yè)）（上承第68頁(yè)）上，采取了一些‘放水養(yǎng)魚，養(yǎng)雞下蛋’的措施”。“放水養(yǎng)魚，養(yǎng)雞下蛋”比喻擴(kuò)大再生產(chǎn)，開辟財(cái)源，增加收入，生動(dòng)形象，比“采取了一些放寬的措施”，更為具體，更有表現(xiàn)力。但是濫用比喻、堆砌詞藻、生搬硬套，因詞害義的做法則是不足取的。

其次是通俗得體。機(jī)關(guān)應(yīng)用文既要莊重典雅，又要淺顯易懂，避免使用生僻晦澀的字句。即使是專業(yè)性較強(qiáng)的公文，也要避免堆砌專業(yè)術(shù)語(yǔ)。要做到得體，除不能使用社會(huì)上流行的俗言俚語(yǔ)外，還要從內(nèi)容上考慮用語(yǔ)的分寸，和所寫文章的體例相符。如頒布政策規(guī)定應(yīng)莊重嚴(yán)肅；批評(píng)錯(cuò)誤要有理有力；提出希望要平和委婉；對(duì)上級(jí)行文要謙恭有禮；對(duì)下級(jí)批復(fù)、指示要明確、嚴(yán)謹(jǐn)，毫不含混，避免模棱兩可。