電子郵件作為Internet最重要的信息服務(wù)方式，提供了一種極為快速、簡(jiǎn)單和經(jīng)濟(jì)的通訊方法。使用電子郵件與他人進(jìn)行信息、情感交流，更是成為現(xiàn)代人的時(shí)尚。很多時(shí)候，我們都必須給郵件帶上附件，通過它來相互傳遞文件。一般情況下，電子郵件程序都帶有附件發(fā)送功能，我們只要直接選擇即可。但是如果你要發(fā)的郵件很大，在發(fā)送了N次仍返回錯(cuò)誤信息又該怎么辦呢？當(dāng)然，干著急是沒有用的，大郵件也是要發(fā)的。關(guān)鍵是如何去發(fā)？

一、減少附件容量
一般郵件傳遞的文字信息不會(huì)占很多空間，而郵件大就大在附件上，因此，要發(fā)送大郵件，最為有效的就是如何減小郵件附件的容量。我們可以通過下面的方法去考慮給附件減肥，以盡量壓縮附件大小。提高大郵件發(fā)送的成功率。
（1）不推薦使用附件
如果我們平時(shí)傳遞的只是文本信息，只要把它們?nèi)繉懺谛偶恼闹芯托辛恕２槐亓硗庠俑缴细郊募?，因?yàn)殡娮余]件程序在給電子郵件編碼時(shí)會(huì)在郵件前加上一些附加信息。把文本信息存為TXT文件，按照附件方式發(fā)送沒有放在正文中那樣小。
（2）一定要壓縮
很多人一時(shí)性急，把一些文件不壓縮就放入到附件中了。這是很不足取的，現(xiàn)在市面上壓縮軟件很多，通過WinZip、WinRAR可以把附件文件很好地壓縮?？梢允垢郊蟠罂s水。
小提示：
（1）壓縮文件時(shí)，我們向大家推薦WinRAR 3.0簡(jiǎn)體中文版，因?yàn)樗膲嚎s率相當(dāng)高，超過WinZip。
（2）在“資源管理器”中選中欲壓縮的文件，選擇WinRAR→“添加到檔案文件”，在打開的“檔案的名字和參數(shù)”設(shè)置窗口中單擊“壓縮”下拉列表框，選擇“最好”壓縮方式，同時(shí)選中“創(chuàng)建固定檔案文件”前的復(fù)選框（如圖1），這樣可以保證生成的RAR文件最小。

圖1

（3）如果使用WinZip，那在Add對(duì)話框中也選擇Compression下拉列表框中Maximum(slowest)選項(xiàng)，也可以使生成后的ZIP文件文件最小。

3.轉(zhuǎn)為文本信息
如果我們傳遞文件時(shí)只是文本信息，那就可以把它們保存為TXT文件，并通過EmEditor的插件去除文本文件中的所有不必要空格。壓縮后可保證容量最小。

4.另存文件
如果欲傳遞的是Word文件，我們可以在發(fā)送前先把這個(gè)文件通過“文件”→“另存為”命令把它另存一個(gè)文件，這樣可以使得文件小得多。
小提示：“另存為”法對(duì)于很多文件能夠減肥。

5.轉(zhuǎn)換音樂文件
把音樂文件轉(zhuǎn)換成容量小一些的文件，可以減小附件發(fā)送容量。具體的方法請(qǐng)參見本刊相關(guān)部分。

6.圖片使用BMP或TIF文件
如果投遞的附件中包含圖片文件，則在抓圖時(shí)把它們抓成BMP或TIF真彩色圖片，不必壓縮成JPG格式。因?yàn)榘褕D片抓成BMP或TIF文件，并用壓縮軟件壓縮后，比先把這些圖片轉(zhuǎn)換成JPG文件，再壓縮JPG文件的容量要小得多。
小提示：
（1）如果我們已經(jīng)有很多JPG文件，則可以通過ACDSee的轉(zhuǎn)換功能，把它們轉(zhuǎn)換為BMP圖片，再通過WinRAR壓縮，這樣會(huì)使容量小出很多。
（2）在保存圖片文件時(shí)盡量不要保存為灰度圖，因?yàn)榧词拱褕D片保存為灰度再用壓縮軟件壓縮也不會(huì)少很多。而一般情況下，大家都不會(huì)在乎這么一點(diǎn)容量。再說，真彩色轉(zhuǎn)為灰度圖的過程是不可逆的，一旦轉(zhuǎn)為灰度圖片將無法轉(zhuǎn)換回真彩色。

7.盡量不要制作自解壓文件
不要把壓縮文件制作成自解壓文件，一來大家談毒色變，對(duì)方不敢執(zhí)行它，二來將文件打包成EXE文件也會(huì)大大增加文件的容量，至少是一個(gè)解壓縮的文件頭模塊也足以達(dá)幾十K字節(jié)了。這在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)送時(shí)可是很大的喲。再說，一般你使用WinZip或WinRAR的話，對(duì)方也會(huì)有這些常用的壓縮/解壓縮工具的。
小提示：注意在信件中讓對(duì)方使用最新的壓縮和解壓縮軟件。如WinRAR 2.9就無法打開WinRAR 3.0生成的RAR文件等。

8.使用高壓縮率的壓縮軟件
除WinZip和WinRAR外，還有一些壓縮速度和壓縮率都不比它們遜色的壓縮軟件，如WinAce、7-Zip等，只不過它們的格式不普及罷了。不過如果對(duì)方?jīng)]有相應(yīng)的解壓縮程序，我們可以告訴對(duì)方相應(yīng)壓縮解壓縮軟件的下載地址，或者干脆第一次作為附件發(fā)過去，雖然第一次大一點(diǎn)兒，但是以后就可以大大減少壓縮文件的大小，做到一勞永逸，以還是劃得來的。這對(duì)于經(jīng)常要傳輸大數(shù)據(jù)的人來說是特別實(shí)用的，可以節(jié)省很多的空間。

二、拆分附件
如果我們用了上面的方法也發(fā)現(xiàn)附件還是很大，而好友的郵箱一次只能夠容納那么大的內(nèi)容，這次拆分附件是一個(gè)很好的主意?，F(xiàn)在優(yōu)秀的分割軟件并不好找，而且大多數(shù)并不是免費(fèi)的。其實(shí)用WinZip或WinRAR就可以在壓縮附件的同時(shí)拆分附件，做到一舉兩得。
1.WinZip
WinZip 8.1中增加了分割文件的功能。下面以筆者傳輸一個(gè)2.8MB的文件為例加以介紹：在“資源管理器”中右擊該文件，選擇“WinZip”→“Add to ×××.zip”將此文件壓縮后。雙擊壓縮后的ZIP文件，用WinZip打開它，單擊“Action”→“Split”命令，在彈出的窗口中輸入分割后的文件名split.zip，并選中分割大小后（如圖2），就會(huì)在當(dāng)前文件夾下生成名為split.zip、split.z01兩個(gè)文件，把它們分別作為附件發(fā)送給朋友就可以了。

圖2

小提示：
（1）如果壓縮后ZIP文件本身就很小，那WinZip會(huì)拒絕分割。
（2）朋友收到分割后的文件后，只要把它們放在同一文件夾下，用WinZip雙擊擴(kuò)展名為ZIP的文件即可順利解壓（擴(kuò)展名為ZIP的圖標(biāo)可是很容易被識(shí)別的喲！）。
（3）在WinZip分割法窗口中（如圖3）可以輸入任意大小字節(jié)數(shù)，這樣我們也可以任意分割文件。這樣我們又得了一個(gè)免費(fèi)的文件分割器。

圖3

2.WinRAR
WinRAR 是一款壓縮率和壓縮速度都很高的壓縮軟件。使用它就能夠在分割文件時(shí)將文件壓縮：在“資源管理器”中選中多個(gè)文件，右擊，選擇WinRAR→“添加到檔案文件”命令，并在圖3窗口中單擊“分卷，字節(jié)數(shù)”下拉列表框，從中選擇分割文件的大?。ㄒ话氵x擇1,457,664字節(jié)，表示一張軟盤大小，當(dāng)然，大家也可以自己鍵入自定義分割大小），填入文件名，單擊“確定”按鈕，這樣WinRAR壓縮軟件就會(huì)把您的軟件壓縮并按您的大小分割成相應(yīng)的文件了。
小提示：要解壓時(shí)，只要把這些小文件拷貝到一個(gè)文件夾下，然后雙擊其中擴(kuò)展名為RAR的文件（其圖標(biāo)就是WinRAR圖標(biāo)，很容易辯認(rèn)），WinRAR就可以把它裝入，并能夠正常解壓縮。

三、讓OE自動(dòng)拆分信件大小
現(xiàn)在大多數(shù)郵件服務(wù)器限制了可發(fā)送和接收郵件的大小，通常每封郵件連附件在內(nèi)，不得超過1MB。不過，OE有一個(gè)“特異功能”，能夠自動(dòng)把大容量郵件拆分為幾個(gè)小部分，并發(fā)送到有限制的郵件服務(wù)器上，接收方在收信時(shí)會(huì)自動(dòng)重新合并到一個(gè)郵件中，相當(dāng)智能化：?jiǎn)?dòng)OE，單擊“工具”→“帳戶”命令，在打開的“Internet帳戶”窗口中單擊“郵件”選項(xiàng)卡，單擊“屬性”命令，再單擊“高級(jí)”選項(xiàng)卡，選中“拆分大于X KB的郵件”，并設(shè)置一個(gè)大小值即可（如圖4）。

圖4

小提示：
（1）大家要注意這里的單位是KB，即千字節(jié)，必要時(shí)可以和MB進(jìn)行互換。
（2）用戶端收信時(shí)不必進(jìn)行任何設(shè)置，直接接收就可以了。用戶根本感覺不到別人已經(jīng)把發(fā)給他的信件作了拆分。

四、收發(fā)雙方共同努力
除此之外，我們還可以讓收發(fā)信件雙方共同努力，采取以下方式：
1.如果在同一工作組內(nèi)，盡管用共享方式來傳遞。
2.如果方便，可以使用遠(yuǎn)程FTP服務(wù)器軟件，把自己的郵件放到自己建立的虛擬的服務(wù)器上，然后告訴對(duì)方它的地址，如http://www./myarticles.rar等。這樣對(duì)方只要打開這個(gè)鏈接就會(huì)自動(dòng)打開下載軟件下載，不受郵箱大小的限制。
小提示：如果在局域網(wǎng)內(nèi)使用FTP服務(wù)軟件，而且局域網(wǎng)與Internet之間有防火墻，那可能無法通過。
3.不使用自動(dòng)回復(fù)。有時(shí)使用自動(dòng)回復(fù)會(huì)增加信箱容量，甚至?xí)斐舌]箱爆炸。
4.讓用戶快速接收。發(fā)完信件后，讓用戶快速接收，這樣可以快速清空郵箱。必要時(shí)使用即時(shí)通訊軟件或電話（手機(jī)）通知用戶。
小提示：如果使用POP3方式收取信件，請(qǐng)不要把電子郵件程序中設(shè)置收信后仍在服務(wù)器上保留。
5.使用穩(wěn)定、大容量郵箱。這個(gè)大家都知道，但是穩(wěn)定、大容量郵箱都是要收費(fèi)的，因此很少有人會(huì)采用這種方法。事實(shí)上，為了寶貴數(shù)據(jù)花一點(diǎn)錢還是值得的。
6.使用特快專遞功能
使用特快專遞功能，可以保證郵件優(yōu)先發(fā)送到對(duì)方的服務(wù)器上，供用戶收取。在Foxmail中，我們只要在寫信窗口中，按下“特快專遞”圖標(biāo)就可以快速把郵件送到對(duì)方機(jī)器上。但很多時(shí)候，我們還是可以使用以下方法來實(shí)現(xiàn)特快專遞：
小提示：FoxMail中實(shí)現(xiàn)特快專遞時(shí)，只能有一個(gè)收件人。而且不能夠抄送或暗送給其他用戶。
（1）設(shè)置優(yōu)先級(jí)
在郵局里寄信時(shí)我們可以把信分成不同的等級(jí)，有特快專遞、有掛號(hào)信、有平信，特快專遞的要比掛號(hào)信和平信快得多（當(dāng)然收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)也不同）。在電子郵件程序中也有一個(gè)優(yōu)先級(jí)問題，在相同情況下，優(yōu)先級(jí)高的信件將會(huì)被先發(fā)送。這樣它們的發(fā)送速度不較其他的“平信”快出許多。以FoxMail為例，在寫信件窗口中，單擊右邊的圖標(biāo)，將優(yōu)先級(jí)由默認(rèn)的“一般優(yōu)先級(jí)”設(shè)置為“高優(yōu)先級(jí)”（如圖5），并保存到發(fā)信箱后，可以看到在發(fā)信箱中有兩封信件，其中發(fā)給“電腦愛好者”的信件前面有一個(gè)“!”圖標(biāo)（表示高優(yōu)先級(jí)），盡管它在另一封信的下面，但它會(huì)被優(yōu)先發(fā)送出去。

圖5

（2）盡可能壓縮附件
具體壓縮附件的方法在前面已經(jīng)有介紹了。減少附件的容量可以減輕SMTP服務(wù)器的負(fù)擔(dān)，自然可以以更快的速度發(fā)送到對(duì)方的POP收信服務(wù)器上。
（3）使用特殊程序
眾所周知，我們發(fā)出的E-Mail會(huì)先送往我們?cè)O(shè)置的SMTP服務(wù)器，然后由SMTP服務(wù)器把它們發(fā)送到對(duì)方的郵箱中。但是，SMTP服務(wù)器有時(shí)并不及時(shí)處理發(fā)送郵件，而導(dǎo)致對(duì)方需要等待一段時(shí)間才能夠收到的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。對(duì)于普通信件無甚大礙，但是對(duì)于一些緊要的郵件，速度往往是第一考慮的因素。這時(shí)候光靠我們的電子郵件程序是不行了。我們得下載一個(gè)名為G-Lock EasyMail的軟件，它可以繞過我們的SMTP郵件服務(wù)器，將電子郵件直接發(fā)送到對(duì)方的郵件服務(wù)器上，這樣一來就大大縮短了傳輸?shù)臅r(shí)間，對(duì)方也可以立即收到郵件了。G-Lock EasyMail介紹的報(bào)刊較多，在此筆者不再重復(fù)了。它使用起來非常方便，有向?qū)椭脩敉瓿?，它的下載地址為http://www./oload.php?url=http://ftp./pub/network/email/easymailV3.41.zip，最新版本為3.41。