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錯(cuò)賬的查找及更正方法 一、錯(cuò)賬的查找方法 錯(cuò)賬，往往是記賬和結(jié)算賬戶時(shí)發(fā)生的錯(cuò)誤，如漏記賬、記重賬、記反賬、記賬串戶、記錯(cuò)金額等等。為了迅速地更正錯(cuò)賬，首先必須采用比較合理的方法和技巧查找錯(cuò)賬。 結(jié)賬時(shí)，如果試算不平衡，就可以肯定記賬發(fā)生了錯(cuò)誤，應(yīng)迅速查找，不得拖延，更不允許偽造平衡，造成錯(cuò)上加錯(cuò)。查找錯(cuò)賬可以通過下列方法進(jìn)行。 （一）順查法 順查法是沿著“制證→過賬→結(jié)賬→試算→編表”的順賬務(wù)處理程序，從頭到尾進(jìn)行的普通檢查，其檢查步驟如下： （1）將記賬憑證與原始憑證核對(duì)，檢查有無制證錯(cuò)誤。 （2）將記賬憑證及所有原始憑證與賬簿記錄逐筆核對(duì)，檢查有無記賬錯(cuò)誤。 （3）結(jié)算各賬戶的發(fā)生額及期末余額，檢查有無計(jì)算錯(cuò)誤。 （4）檢查試算平衡表上有無抄寫和計(jì)算錯(cuò)誤。 （5）檢查會(huì)計(jì)報(bào)表有無差錯(cuò) 優(yōu)點(diǎn)：范圍全面，不易遺漏 缺點(diǎn)：工作量大，時(shí)間較長 （二）逆查法 逆查法是沿著“編表→試算→結(jié)賬→過賬→制證”的逆賬務(wù)處理程序，從尾到頭進(jìn)行的普遍檢查。其步驟如下： （1）檢查會(huì)計(jì)報(bào)表有無差錯(cuò) （2）檢查試算平衡表本身。復(fù)核試算平衡表內(nèi)各欄金額合計(jì)數(shù)是否平衡；檢查表內(nèi)各賬戶的期初余額加減本期發(fā)生額是否等期末余額；核對(duì)表內(nèi)該賬戶的各欄是否抄錯(cuò)。 （3）檢查各賬戶的發(fā)生額及余額的計(jì)算是否正確。 （4）將記賬憑證、原始憑證與賬簿記錄逐筆核對(duì)，檢查記賬有無錯(cuò)誤。 （5）檢查記賬憑證的填制是否正確。 優(yōu)點(diǎn)：范圍全面，不易遺漏 缺點(diǎn)：工作量大，時(shí)間較長 （三）重點(diǎn)抽查法 重點(diǎn)抽查法是在已初步掌握情況的基礎(chǔ)上，有重點(diǎn)地抽取賬簿記錄中某些部分進(jìn)行局部檢查的方法。例如，兩個(gè)數(shù)據(jù)核對(duì)時(shí)，只是元位不同，其余數(shù)位都相同，則只找元、角、分位數(shù)，其他數(shù)字則不必逐一檢查。采用這種檢查方法的目的是縮小查找范圍，比較省力有效。 優(yōu)點(diǎn)：范圍小，節(jié)時(shí)省力 缺點(diǎn)：差錯(cuò)難以發(fā)現(xiàn) （四）偶合法 偶合法是根據(jù)賬簿記錄錯(cuò)誤中最常見的規(guī)律，推測(cè)錯(cuò)賬的類型與錯(cuò)賬有關(guān)的記錄進(jìn)行查賬的方法。常用的方法有以下幾種。 1、差額檢查法 差額檢查法是直接從賬賬之間的差額數(shù)字來查找錯(cuò)誤的方法。例如，庫存現(xiàn)金日記賬余額為32 600元，庫存現(xiàn)金總賬的余額為32 000元，相差600元?？芍苯痈鶕?jù)賬面記錄數(shù)來查找。如果是一方漏登的話，則看有沒有一筆或二筆業(yè)務(wù)的金額恰好是600元。如果是一方重登的話，則看有沒有兩個(gè)數(shù)相同且合計(jì)起來與這個(gè)差數(shù)（600元）相等。 2、差額除二法 差額除二法是將賬賬之間的差額數(shù)字除以二，按商數(shù)來查找錯(cuò)誤的方法。這種方法適用于查找記反賬的錯(cuò)誤。例如，庫存商品期初為5 000元，驗(yàn)收入庫1 000元，但由于記錯(cuò)方向，庫存商品期末余額只有4 000元，與實(shí)際相差2 000元。用這個(gè)差額數(shù)字2 000除以2，商數(shù)為1 000，便在賬簿里查找有無1 000元的業(yè)務(wù)記反賬的情況。 3、差額除九法 差額除九法是把賬賬之間的差額數(shù)字除以9，根據(jù)商數(shù)分析、判斷查找錯(cuò)誤的方法。這種方法適用于查找數(shù)字錯(cuò)位和鄰數(shù)倒置所引起的錯(cuò)誤。 數(shù)字錯(cuò)位是指在記賬時(shí)，記錯(cuò)了數(shù)字的位數(shù)，如將150記成了1 500（由小變大）；或?qū)?span lang=EN-US>450記成了45（由大變?。?。這就會(huì)使正確的數(shù)字縮小0.9倍或擴(kuò)大9倍。數(shù)字錯(cuò)位所造成的差額總是9的倍數(shù)。如果由小變大，正確數(shù)與錯(cuò)誤的差額是一個(gè)負(fù)數(shù)，這個(gè)差額數(shù)除以9所得的商數(shù)的絕對(duì)值就是正確的數(shù)，商數(shù)乘以10所得到的數(shù)的絕對(duì)值便是錯(cuò)寫的數(shù)字。如前面150記成了1 500，導(dǎo)致差額為-1 350，除以9，商數(shù)為-150，其絕對(duì)值150就是正確的數(shù)字，-150乘以10得-1 500，其絕對(duì)值便是錯(cuò)寫的數(shù)字。如果由大變小，正確數(shù)與錯(cuò)誤的差額是一個(gè)正數(shù)，這個(gè)差額數(shù)除以9所得的商數(shù)便是記錯(cuò)的數(shù)字，將商數(shù)乘以10所得到的數(shù)就是正確的數(shù)字。如前面450記成了45，導(dǎo)致差額為405，除以9，商數(shù)為45，便是錯(cuò)寫的數(shù)字，45乘以10得450，即是正確的數(shù)字。所以，可以根據(jù)這個(gè)道理來尋找錯(cuò)誤可能發(fā)生在什么地方。 鄰數(shù)倒置是指在記賬時(shí)，把相鄰的兩個(gè)數(shù)互換了位置。如將1 480錯(cuò)記成1 840，或?qū)?span lang=EN-US>1 840錯(cuò)記1 480。兩個(gè)數(shù)字顛倒后，就會(huì)造成差額為9的倍數(shù)。如果前小后大顛倒為前大后小，正確數(shù)與錯(cuò)誤數(shù)的差額則是一個(gè)負(fù)數(shù)。這個(gè)差額數(shù)除以9所得商數(shù)的有效數(shù)字就是相鄰顛倒兩數(shù)的差值。如前面將1 480錯(cuò)記成1 840，差額數(shù)-360除以9，商數(shù)為-40，有效數(shù)字就是-4，是相鄰顛倒兩數(shù)的差值（即4-8）。如果前大后小顛倒為前小后大，正確數(shù)與錯(cuò)誤數(shù)的差額則是一個(gè)正數(shù)。這個(gè)差額數(shù)除以9所得商數(shù)的有效數(shù)字就是相鄰顛倒兩數(shù)的差值。如前面將1 840錯(cuò)記成1 480，差額數(shù)360除以9，商數(shù)為40，有效數(shù)字就是4，是相鄰顛倒兩數(shù)的差值（即8-4）。因此可以在差值相同的兩個(gè)相鄰數(shù)范圍內(nèi)去查找錯(cuò)誤可能發(fā)生在什么地方。 二、錯(cuò)賬類型 由于各種原因，記賬錯(cuò)誤是難免的，如果賬簿記錄發(fā)生錯(cuò)誤，應(yīng)首先判斷錯(cuò)賬類型，即錯(cuò)誤的具體情況。 錯(cuò)賬類型歸納起來有以下幾種： 1、記賬憑證正確，根據(jù)記賬憑證登記賬簿發(fā)生錯(cuò)誤。如金額寫錯(cuò)、方向?qū)戝e(cuò)、余額計(jì)算錯(cuò)誤等等。 2、記賬憑證錯(cuò)誤，且根據(jù)錯(cuò)誤的記賬憑證已登記入賬。這種情況又可以劃分出以下幾種情況： （1）記賬憑證所用會(huì)計(jì)科目錯(cuò)誤，或者記賬方向錯(cuò)誤。如本應(yīng)該借“銀行存款”科目，而錯(cuò)為借“庫存現(xiàn)金”科目，又如本應(yīng)該借“銀行存款”科目，而錯(cuò)為貸“銀行存款”科目等。 （2）記賬憑證所用會(huì)計(jì)科目和記賬方向沒有錯(cuò)誤，但金額錯(cuò)誤。如金額多記或者少記。 特別需要說明是：登賬前發(fā)現(xiàn)原始憑證有錯(cuò)或記賬憑證有錯(cuò)不列入這里的錯(cuò)賬更正內(nèi)容。 三、錯(cuò)賬更正方法 錯(cuò)賬的更正方法一般有劃線更正法、紅字更正法、補(bǔ)充登記法三種。 1、劃線更正法 劃線更正法是指將錯(cuò)誤的文字或數(shù)字劃線注銷再予以更正的方法。這種方法適用于記賬憑證正確，只是由于登賬時(shí)發(fā)生文字或數(shù)字錯(cuò)誤。這種方法具體操作步驟如下： （1）先將錯(cuò)誤的文字或數(shù)字用一條單紅線劃去，表示注銷。要注意的是文字錯(cuò)誤可以只注銷錯(cuò)字，但數(shù)字錯(cuò)誤必須將整筆數(shù)字劃掉，不能只劃掉個(gè)別寫錯(cuò)的數(shù)字。并且應(yīng)保證被劃去的數(shù)字、文字清晰可辨，以備考查。 （2）在紅線的上方寫上正確的文字或數(shù)字。 （3）記賬人員及相關(guān)人員在更正處蓋章，以示負(fù)責(zé)。 例：對(duì)賬時(shí)發(fā)現(xiàn)記賬憑證上的金額為3 275，登賬時(shí)誤記為3 257，則更正方法如下： 2、紅字更正法 紅字更正法也稱紅字沖賬法，是指通過編制紅字記賬憑證沖銷錯(cuò)誤的記賬憑證，以更正賬簿記錄的一種方法。這種方法可以分為全部沖銷和部分沖銷兩種情況。 （1）全部沖銷 全部沖銷適用于記賬憑證中的科目錯(cuò)誤或記賬方向錯(cuò)誤，并已根據(jù)錯(cuò)誤的記賬憑證登記入賬。具體操作方法如下： 先填寫一張與原錯(cuò)誤記賬憑證內(nèi)容相同的紅字記賬憑證，并在摘要欄注明“注銷×年×月×日第×號(hào)憑證”，并據(jù)以登賬，沖銷錯(cuò)誤記錄。 再用藍(lán)字填寫一張正確的記賬憑證，在摘要內(nèi)注明“訂正×年×月×日第×號(hào)憑證，并據(jù)以登賬，更正錯(cuò)誤記錄。 例：企業(yè)計(jì)提本月生產(chǎn)車間固定資產(chǎn)折舊費(fèi)5 000元。編制憑證時(shí)誤編為如下會(huì)計(jì)分錄并已登賬。 ①借：管理費(fèi)用 5 000.00 貸：累計(jì)折舊 5 000.00 當(dāng)發(fā)現(xiàn)該錯(cuò)誤時(shí)，先填制一張與錯(cuò)誤憑證內(nèi)容相同的紅字憑證并據(jù)以登賬，沖銷錯(cuò)誤記錄。 ②借：管理費(fèi)用5 000.00 貸：累計(jì)折舊 5 000.00 然后再用藍(lán)字編制一張正確的記賬憑證并據(jù)以登賬。 ③借：制造費(fèi)用 5 000.00 貸：累計(jì)折舊 5 000.00 （2）部分沖銷 部分沖銷適用于記賬憑證中的科目、記賬方向都沒有錯(cuò)誤，只是所記金額比應(yīng)記金額多記并已登賬。具體操作方法如下： 編一張紅字憑證，應(yīng)借應(yīng)貸會(huì)計(jì)科目與錯(cuò)誤的記賬憑證相同，在摘要欄內(nèi)注明“沖銷×年×月×日第×號(hào)憑證多記金額”，并據(jù)以登賬，沖銷多記金額。 ①借：主營業(yè)務(wù)成本 400 000.00 貸：庫存商品 400 000.00 當(dāng)發(fā)現(xiàn)該錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)將多記的金額編制如下紅字憑證并據(jù)以登賬。 ②借：主營業(yè)務(wù)成本360 000.00 貸：庫存商品 360 000.00 3、補(bǔ)充登記法 補(bǔ)充登記法是指編制藍(lán)字記賬憑證補(bǔ)記錯(cuò)誤憑證少記金額，以更正賬簿記錄的方法。這種方法適用于記賬憑證中的科目、記賬方向都沒有錯(cuò)誤，只是所記金額比應(yīng)記金額少記并已登賬。具體操作方法如下： 按少記金額用藍(lán)字編制一張應(yīng)借、應(yīng)貸科目與錯(cuò)誤記賬憑證相同的記賬，在摘要欄內(nèi)注明“補(bǔ)記×年×月×日第×號(hào)憑證少記金額”，并據(jù)以登賬，以補(bǔ)充少記的金額。 例：企業(yè)以銀行存款86 000元購買一臺(tái)不需要安裝的設(shè)備。編制記賬憑證時(shí)，誤編為如下會(huì)計(jì)分錄，并已經(jīng)登賬。 ①借：固定資產(chǎn) 68 000.00 貸：銀行存款 68 000.00 當(dāng)發(fā)現(xiàn)該錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)將少記的金額用藍(lán)字編制如下記賬憑證并據(jù)以登賬。 ②借：固定資產(chǎn) 18 000.00 貸：銀行存款 18 000.00 |
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