Excel工作表不僅大小懸殊，并且一個文件的打印范圍也是多種多樣的。另外，Excel文件的打印結(jié)果是各類報表，因此它的可讀性顯得格外重要。下面筆者就以Excel 2003為例，介紹Excel文件打印設(shè)置的一般方法，我們的目標(biāo)是增強(qiáng)文件的可讀性。

　　1. 建立頁眉和頁腳

　　工作表的頁眉和頁腳包含了許多有用信息，例如報表的頁碼或工作表標(biāo)題等等，用戶只需單擊“文件”菜單中的“頁面設(shè)置”命令，打開“頁面設(shè)置”對話框的“頁眉/頁腳”選項(xiàng)卡。(如圖1所示)

　　如果需要使用內(nèi)置的頁眉和頁腳，就要打開“頁眉”或“頁腳”下拉列表，從中選擇“第1頁”、“第1頁，共?頁”之類的內(nèi)容。

　　如果需要自行建立自己的頁眉和頁腳，可以單擊“自定義頁眉”或“自定義頁腳”打開對話框。兩者的布局和功能是完全相同的，其中間排列著十個按鈕。最左邊的按鈕用來設(shè)置文本的字體格式，最右邊的按鈕用來設(shè)置圖片的大小等格式，中間從左到右的八個按鈕可以插入頁碼、日期、時間等內(nèi)容。

圖1

　　2. 打印行或列標(biāo)題

　　如果Excel制作的報表大小超過了一頁，要保證第一頁以后的各頁均能看到行或列的標(biāo)題，以便正確標(biāo)識各行或列數(shù)據(jù)的具體含義。

　　辦法是單擊“文件”菜單中的“頁面設(shè)置”命令，打開“頁面設(shè)置”對話框的“工作表”選項(xiàng)卡。當(dāng)每一頁需要重復(fù)打印列標(biāo)題時，請將光標(biāo)插入“頂端標(biāo)題行”框，然后用鼠標(biāo)選中包含列標(biāo)題的所有單元格即可輸入引用，或者將列標(biāo)題的單元格引用直接輸入“頂端標(biāo)題行”框。(如圖2所示)

　　如果每一頁需要重復(fù)出現(xiàn)行標(biāo)題(一般在A列)，可以按相同方法將光標(biāo)插入“左端標(biāo)題列”框，然后按上面介紹的方法設(shè)置行標(biāo)題的引用。

圖2

　　3. 使所有數(shù)據(jù)可見

　　如果某一單元格中的文本或數(shù)字超出了列寬，那么打印出來的文本將被截斷，打印出來的數(shù)字則會顯示為“######”。為此，打印之前必須確保工作表中的所有數(shù)據(jù)可見。

　　如果發(fā)現(xiàn)了某一列的寬度不夠，只需將光標(biāo)放到該列列標(biāo)右側(cè)的邊線處，待光標(biāo)變成雙向光標(biāo)后雙擊邊線，即可自動增加列寬以適應(yīng)數(shù)據(jù)的長度。

　　也可以單擊“格式”菜單中的“單元格”命令。打開“單元格”對話框的“對齊”選項(xiàng)卡，選中“文本控制”下的“自動換行”，即可使數(shù)據(jù)自動換行以適應(yīng)列寬。

　　4. 使用容易查看的格式

　　國內(nèi)的各種報表習(xí)慣設(shè)置網(wǎng)格線，我們可以打開“頁面設(shè)置”對話框的“工作表”選項(xiàng)卡，選中“打印”下的“網(wǎng)格線”即可。也可以選中需要設(shè)置網(wǎng)格線的所有單元格，單擊Excel“格式”工具欄中的“邊框”下拉按鈕，打開對話框從中選擇需要的邊框樣式。

　　另外，屏幕顯示效果良好的格式不一定有好的打印效果。如果工作表的文字或表格邊框設(shè)置為彩色，但是使用黑白打印機(jī)進(jìn)行報表打印，最好使用對比度較高的顏色，否則打印出來的內(nèi)容就不夠清晰。

　　另外，也可以打開“頁面設(shè)置”對話框的“工作表”選項(xiàng)卡，選中“打印”下的“單色打印”，從而提高彩色打印的清晰度。

　　5. 使報表居中

　　如果使用的打印紙能夠容納整個報表，就可以設(shè)置水平居中或垂直居中。

　　前者可以打開“頁面設(shè)置”對話框的“頁邊距”選項(xiàng)卡，選中“居中方式”下的“水平”復(fù)選項(xiàng)，后者可以選中“居中方式”下的“垂直”復(fù)選項(xiàng)。兩者同時選中時，報表會在紙張上同時使用水平居中和垂直居中。

　　6. 調(diào)整報表四周的空間

　　Excel報表的四周包括頁邊距和上、下的頁眉、頁腳六個部分。如果我們需要改變頁邊距或頁眉和頁腳，可以打開“頁面設(shè)置”對話框的“頁邊距”選項(xiàng)卡，改變其中上、下、左、右和“頁眉”、“頁腳’的數(shù)值。(如圖3所示)

　　也可以單擊Excel工具欄中的“打印預(yù)覽”按鈕，打開預(yù)覽窗口單擊“頁邊距”按鈕，顯示頁面的頁邊距的尺寸柄，根據(jù)需要拖動至需要的寬度為止。

圖3