摘要：在不少的會議場合中，重要來賓的桌子上通常要放一個標有姓名的標簽，也就是桌簽。由于桌簽的正反面都要標有姓名，所以有些朋友用Excel來打印。不過根據筆者的體會，如果要批量打印或者經常要打印桌簽，那么利用Word來制作和打印更為便捷。

        桌簽通常有15cm×7.5cm、20cm×10cm和22cm×10.5cm等幾種規(guī)格。本文以20cm×10cm規(guī)格為例，介紹如何用Word來制作桌簽。

        啟動Word 2003，建立一張兩列若干行的表格（行數視人數而定）。第一行的兩個單元格分別輸入字段“序號”和“姓名”。從第二行開始分別輸入序號和姓名。輸入完畢后保存為“名單.doc”并退出（如圖1）。

圖1 輸入姓名的源數據

        建立一個新的Word文件“桌簽.doc”。選擇“文件”－“頁面設置”－“紙張”，在“紙張大小”中選擇“A4”，“方向”設置為“橫向”；然后切換到“頁邊距”選項卡，“上下左右”邊距全部設置為1厘米。

        通過工具欄上的“插入表格”按鈕，插入一個四列一行表格。其中，第一和第四個單元格用于顯示姓名，其列寬無須調整；第二和第三個單元格為空白，不過要調整讓這兩個的寬度相等。

        打開“表格”－“表格屬性”，“對齊方式”選擇“居中”、“文字環(huán)繞”為“無”。單擊“邊框和底紋”按鈕，選擇“邊框”－“設置”－“無”，即取消表格的所有框線。但為了便于準確折疊，我們要在正面與背面姓名的中間設置一條中心線，其方法是將第二個單元格的右框線設置為虛線即可，操作和上面類似。

        利用繪圖工具在第一個單元格內插入一個任意大小文本框，雙擊該圖框線打開“設置文本框格式”對話框，單擊“版式”選項卡，選擇“環(huán)繞方式”－“嵌入式”。切換到“大小”選項卡，“高度”和“寬度”框內輸入一個數值（本文選“18厘米”和“8厘米”）；再切換到“文本框”選項卡，將“上下左右”邊距全部設置為“0”。文本框的填充顏色和線條顏色分別均設置為“無填充顏色”和“無顏色線條”。

         選擇“工具”－“信函與郵件”－“顯示郵件合并工具欄”，然后點擊顯示出來的“打開數據源”按鈕，在文件列表中選擇前面剛建立的數據源文件“名單.doc”。單擊“插入域”，選中“姓名”域，并單擊“插入”按鈕（如圖2），將“姓名”域插入到文本框中。然后設定文本框內文字的字體，字號通常設置為120～150磅，文字方向通過“格式”－“文字方向”命令，按順時針旋轉90°，段落居中。將第一個單元格內的文本框復制到第四個單元格內，其文字方向按Word默認的方向逆時針旋轉90°，段落“居中”。結果見圖3。

                 圖2 在郵件合并時插入“姓名”域

       圖3 Word里顯示的效果

        單擊“合并郵件”工具欄上的“查看合并數據”按鈕，即可看到實際效果。檢查無誤后就可利用“合并到打印機”按鈕進行打印了。如果只打印數據源中的某一個名單，則先激活郵件合并工具欄上的“查看合并數據”按鈕，然后在“定位至記錄”框內輸入相應的序號，回車后即可顯示出該序號所對應的姓名?；蛲ㄟ^單擊“查找記錄”按鈕進行查找。