轉發(fā)文件在承上啟下的機關里出現頻率比較高，一般來說擬寫難度不大，但當實際工作中，不難發(fā)現，轉發(fā)文件也存在發(fā)文過濫，擬題不當，照抄照轉等問題。如何轉發(fā)好一份文件呢？我認為應處理好以下幾個問題。

一、逢文必轉

擬發(fā)文件過度，不但會造成很大的資源浪費，還會給機關工作帶來沉重的負擔，是機關工作人員應極力避免的。為精簡文件，避免層層轉發(fā)，在轉發(fā)公文時，我們應考慮的第一個問題就是轉發(fā)的必要性。對于可以翻印下發(fā)的文件應直接翻印或傳真下發(fā)?？梢钥陬^傳達的文件，可通過例會或是電話進行傳達。也可以利用辦公網絡或互聯(lián)網將文件的電子版?zhèn)鬏斀o主送部門（對涉密文件應避免使用電話或網絡傳輸）。

二、標題過長

轉發(fā)文件的標題，一般由“發(fā)文機關+關于轉發(fā)+原文標題+文種”組成。在轉發(fā)文件時，經常會遇到轉發(fā)的層級較多的情況，若一味強調格式要求，生搬硬套，就會造成一個標題中會反復出現“關于”（介詞）、“轉發(fā)”（動詞）、“通知”（文種），讀來繞口，使人不明所以。為使標題簡練、流暢，方便理解，可采取以下方法處理。

（一）省略法。1、省略發(fā)文機關，就是把標題是直接改為“關于轉發(fā)+原文標題+文種”三個部分，不再寫發(fā)文機關。例如《xx市養(yǎng)老保險經辦處關于轉發(fā)xxxxx的通知》(劃線部分即可省略)。另外，在轉發(fā)多部門聯(lián)合發(fā)文時，還可以省略被轉發(fā)文件聯(lián)合發(fā)文機關名稱，只在正文里列出各個聯(lián)合發(fā)文機關。2、省略重復介詞。當轉發(fā)的原文標題中已有“關于”一詞時，新擬標題可省略介詞“關于”和文種“通知”， 例如《轉發(fā)省社會保障局關于xx情況的通報》（劃線部分為文件原題）。3、省略中間轉發(fā)環(huán)節(jié)，也叫直轉法。當文件到本單位時已經經過了多次轉發(fā)，這時可以直接轉發(fā)初始發(fā)文單位文件，跳過中間轉發(fā)層級。如若上一級轉發(fā)單位在轉發(fā)文件時，提出了具體落實意見，則可將上一級的轉發(fā)意見作為“附件”附在正文之后。

（二）替代法。對于原文標題較長，使用省略法處理以后新標題仍然較為繁瑣的，即可用發(fā)文字號作為新擬標題的事由，以替代原文標題。如《關于貫徹落實陜社保發(fā)（2010）xx號文件精神的通知》。在標題中最好標明事由主旨，如《關于貫徹執(zhí)行陜社保發(fā)（2010）xx號文件加強財務管理的通知》（劃線部分為被轉發(fā)文件的主旨），讓人一目了然。也可以將文件主旨作為轉發(fā)的事由，例如：《關于轉發(fā)省社保局加強內控監(jiān)督有關文件的通知》（劃線部分為原文件主旨）。

三、正文空泛　

一般來說，轉發(fā)文件的正文有兩種情況：一是不提具體要求。通常只提出原則要求（貫徹執(zhí)行、認真學習等）。二是在正文開頭直說轉發(fā)事項，再對貫徹執(zhí)行提出意見和要求。

轉發(fā)文件應避免正文空泛、無話可說，特別是在轉發(fā)上級已經提出落實意見的文件時，草擬正文通常會覺得無從下筆。這里要注意的是，上級文件所提要求，大多是一些原則性、規(guī)律性的東西。正文可以著眼本單位的實際，對被轉發(fā)文件闡述加以補充、說明，將原則性、普遍性的內容具體化。也可以對上級的要求加以重申、強調，并作出適當的安排，提出操作性強的方案和措施。同時應注意，如被轉發(fā)文件的內容是對某項工作提出的意見和要求，而在本單位已對這項工作做了更為詳細具體，操作性強的安排時，可在轉發(fā)時化實為虛，只提出原則性要求即可，切勿無的放矢，硬提要求。

四、引文與附件

在正文里引文一定要先引標題，后引發(fā)文字號。如在標題上省略了發(fā)文機關，則在正文中加上發(fā)文機關，清楚的顯示文件的出處。如  標題采用替代法，那么應在正文中將被轉文件的標題完整的加以敘述。另外，還需要注意的一點是轉發(fā)的內容不應作為附件處理。（王軍）