在日常工作中，我們經(jīng)常會(huì)遇見(jiàn)這種情況：處理的文件主要內(nèi)容基本都是相同的，只是具體數(shù)據(jù)有變化而已。在填寫(xiě)大量格式相同，只修改少數(shù)相關(guān)內(nèi)容，其他文檔內(nèi)容不變時(shí)，我們可以靈活運(yùn)用Word郵件合并功能，不僅操作簡(jiǎn)單，而且還可以設(shè)置各種格式、打印效果又好，可以滿足許多不同客戶不同的需求。
下面Word聯(lián)盟就分別給大家提供Word2003和Word2007郵件合并功能制作過(guò)程及使用方法。學(xué)習(xí)掌握郵件合并的功能，相信可以為你以后的工作中節(jié)省不少時(shí)間，下面就讓我們一起來(lái)學(xué)習(xí)吧！
Word2003郵件合并功能使用方法（成績(jī)單的制作）
一、建立數(shù)據(jù)源
1、啟動(dòng)Excel，建立含有學(xué)生月考考試成績(jī)表（4月份）的工作簿——“月考成績(jī)”文件，（如下圖）。
說(shuō)明：數(shù)據(jù)源是一個(gè)文件，該文件包含了合并文檔各個(gè)副本中的數(shù)據(jù)。把數(shù)據(jù)源看作一維表格，則其中的每一列對(duì)應(yīng)一類信息，在郵件合并中稱為合并域，如成績(jī)表（4月份）中的學(xué)生姓名；其中的每一行對(duì)應(yīng)合并文檔某副本中需要修改的信息，如成績(jī)表中某學(xué)生的姓名、語(yǔ)文成績(jī)、數(shù)學(xué)成績(jī)等信息。完成合并后，該信息被映射到主文檔對(duì)應(yīng)的域名處。
小提示：工作表的第一行一般是標(biāo)題記錄，第二行起為數(shù)據(jù)記錄。
2、用Excel提供的函數(shù)Average、Max求出班內(nèi)各門(mén)考試科目的平均分和最高分，并記錄在案。
二、創(chuàng)建合并主文檔，并設(shè)置主文檔類型
1、啟動(dòng)Word2003 ，建立“月考成績(jī)單”主文檔，并錄入各科班內(nèi)最高分和平均分，（如下圖所示）。
小提示：此時(shí)設(shè)置的主文檔格式也將決定各個(gè)副本的顯示和打印效果；為了節(jié)約用紙，也可將頁(yè)面分為兩欄或者多欄。
2、單擊菜單欄中的“視圖”選項(xiàng)，在彈出的下拉菜單中指向“工具欄”，然后再單擊“郵件合并”選項(xiàng)，則在窗口上顯示“郵件合并工具欄”?；蛘?，也可以單擊菜單欄上的“工具”選項(xiàng)，然后在其彈出的下拉菜單中指向“信函和郵件”選項(xiàng)，再單擊“顯示郵件合并工具欄”選項(xiàng)。
3、單擊郵件合并工具欄上的“設(shè)置文檔類型”按鈕，選擇“目錄”型主文檔并單擊“確定”按鈕，（如下圖）。
三、連接到數(shù)據(jù)源文件并選擇工作表
單擊郵件合并工具欄上的“打開(kāi)數(shù)據(jù)源”按鈕，然后選擇以上創(chuàng)建的數(shù)據(jù)源文件——月考成績(jī)，再選擇此次合并數(shù)據(jù)所在的工作表（4月份）并單擊“確定”按鈕，（如下圖所示）。
四、向主文檔插入合并域
先將光標(biāo)定位在需要插入合并域的位置上，然后單擊郵件合并工具欄上的“插入域”按鈕，選擇需要插入的合并域，并按“插入”按鈕，再單擊“關(guān)閉”按鈕，這樣就完成了一個(gè)合并域的插入。重復(fù)以上操作，直至將所需插入的合并域全部插入為止，（如下圖所示）。
注意：此時(shí)可先將主文檔保存，以防意外發(fā)生。
五、合并數(shù)據(jù)源到新文檔
1、單擊郵件合并工具欄上的“合并至新文檔”按鈕，在彈出的對(duì)話框中選擇“全部”記錄，并按“確定”按鈕，（如下圖所示），則可以生成數(shù)據(jù)源中所有學(xué)生個(gè)人的成績(jī)單新文檔。
2、檢查新文檔的合并效果，如果在頁(yè)面內(nèi)出現(xiàn)的學(xué)生個(gè)人成績(jī)單有不完整的，則可以在主文檔中增加空行、調(diào)整行間距或主文檔的頁(yè)邊距。
3、重復(fù)以上1、2操作，直至在合并的新文檔每頁(yè)中出現(xiàn)的學(xué)生個(gè)人成績(jī)單都是完整的，（如下圖所示），然后保存主文檔。
4、最后將生成的新文檔讓打印機(jī)打印輸出或者保存后供下次打印。
小提示：以后只需重新錄入工作表中學(xué)生的月考成績(jī)即可生成符合以上設(shè)置要求的學(xué)生成績(jī)單。
六、結(jié)語(yǔ)
1、用Word2003郵件合并功能創(chuàng)建的目錄型（在Word2002中是分類型）主文檔，具有在同一頁(yè)面每一欄內(nèi)打印多個(gè)主文檔副本的特點(diǎn)。
2、若在同一頁(yè)面內(nèi)只打印一個(gè)主文檔的副本，如全校學(xué)生畢業(yè)證的打印、各類獎(jiǎng)狀、期末學(xué)生成績(jī)單等，則應(yīng)創(chuàng)建“信函”型主文檔，其余操作基本類同。
Word2007郵件合并自動(dòng)提取數(shù)據(jù)批量制作成績(jī)單
本例介紹如何讓W(xué)ord2007自動(dòng)提取Excel成績(jī)表中的數(shù)據(jù)批量制作成績(jī)單，這個(gè)神奇的通知單自己會(huì)從Excel成績(jī)表中提取學(xué)生的姓名、學(xué)號(hào)、各科成績(jī)等等，然后按老師指定的格式自動(dòng)制作全班同學(xué)的成績(jī)通知單！
下面是我們前兩次用到的Excel成績(jī)單。
在Word2007中做好成績(jī)通知單的格式，這里我們做得比較簡(jiǎn)單，重點(diǎn)在介紹方法。如果數(shù)據(jù)多，也許表格會(huì)比較復(fù)雜，不過(guò)不管簡(jiǎn)單還是復(fù)雜，Word2007都能輕松幫你搞定！
現(xiàn)在主角出場(chǎng)！選擇“郵件”選項(xiàng)卡中的“選擇收件人”。
選擇“使用現(xiàn)有列表”。
?。≡谶@里我們選擇指定的數(shù)據(jù)源——也就是Excel成績(jī)表，這樣，Word2007才知道從哪里取成績(jī)數(shù)據(jù)呀！
在文件夾選擇制作好的Excel成績(jī)表。
現(xiàn)在Excel的成績(jī)表已經(jīng)和我們的Word成績(jī)通知單關(guān)聯(lián)在一起了！
小提示：如果成績(jī)表文件里面有多個(gè)工作表，下圖中都會(huì)列出來(lái)，選擇需要的工作表就可以了。
我們可以點(diǎn)擊“郵件”選項(xiàng)卡中的“編輯收件人列表”，看看我們的數(shù)據(jù)表是不是和Word通知單聯(lián)系在一起了。
之前Excel成績(jī)表中的數(shù)據(jù)都在這里了！如果老師并不需要所有的數(shù)據(jù)，可以在這里選擇需要的部分?jǐn)?shù)據(jù)。
可是，通知單怎么知道這么多的數(shù)據(jù)各自應(yīng)該出現(xiàn)在什么位置呢？現(xiàn)在！關(guān)鍵的一步來(lái)啦！
找到“郵件”選項(xiàng)卡中的“插入合并域”。就是用這里，我們可以方便地指定數(shù)據(jù)在成績(jī)通知單中應(yīng)該顯示的位置。
很簡(jiǎn)單！下面把光標(biāo)停在成績(jī)通知單Word文檔中需要出現(xiàn)學(xué)號(hào)的地方，這里就是“學(xué)號(hào)：”的后面，然后，點(diǎn)擊“插入合并域”的小三角，下拉菜單中出現(xiàn)Excel成績(jī)表中的相應(yīng)字段，選擇“學(xué)號(hào)”就可以啦！
