Access 數(shù)據(jù)庫各部件用途

任萬廷 2011-11-07

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Access 數(shù)據(jù)庫部件

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表數(shù)據(jù)庫表在外觀上與電子表格相似，因為二者都是以行和列存儲數(shù)據(jù)。這樣，通常可以很容易將電子表格導入數(shù)據(jù)庫表中。將數(shù)據(jù)存儲在電子表格中與存儲在數(shù)據(jù)庫中的主要區(qū)別在于數(shù)據(jù)的組織方式不同。
為了從數(shù)據(jù)庫中獲得最大的靈活性，需要將數(shù)據(jù)組織到表中，這樣就不會發(fā)生冗余。例如，如果在您存儲有關(guān)雇員的信息時，每位雇員的信息只需在專門設(shè)置為保存雇員數(shù)據(jù)的表中輸入一次。有關(guān)產(chǎn)品的數(shù)據(jù)將存儲在其專用表中，有關(guān)分支機構(gòu)的數(shù)據(jù)將存儲在另外的表中。此過程稱為標準化。
表中的每一行稱為一條記錄。記錄用來存儲各條信息。每一條記錄包含一個或多個字段。字段對應(yīng)表中的列。例如，您可能有一個名為“雇員”的表，其中每一條記錄（行）都包含有關(guān)不同雇員的信息，每一字段（列）都包含不同類型的信息（如名字、姓氏和地址等）。必須將字段指定為某一數(shù)據(jù)類型，可以是文本、日期或時間、數(shù)字或其他類型。
另一種描述記錄和字段的方法是聯(lián)想圖書館的舊式卡片目錄。目錄柜中的每張卡片都與數(shù)據(jù)庫中的一條記錄相對應(yīng)。各卡片上的每條信息（作者、標題等等）都與數(shù)據(jù)庫中的一個字段相對應(yīng)。
窗體窗體有時稱為“數(shù)據(jù)輸入屏幕”。窗體是用來處理數(shù)據(jù)的界面，而且通常包含一些可執(zhí)行各種命令的命令按鈕。只需通過在表數(shù)據(jù)表中編輯數(shù)據(jù)，就可以在不使用窗體的情況下創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫。但是，大多數(shù)數(shù)據(jù)庫用戶更愿意使用窗體來查看、輸入和編輯表中的數(shù)據(jù)。
窗體提供了一種簡單易用的處理數(shù)據(jù)的格式，而且您還可以向窗體中添加一些功能元素，如命令按鈕。您可以對按鈕進行編程來確定在窗體中顯示哪些數(shù)據(jù)、打開其他窗體或報表或者執(zhí)行其他各種任務(wù)。例如，您可能有一個可用于處理客戶數(shù)據(jù)的稱為“客戶窗體”的窗體。該客戶窗體中可能包含一個可以打開一個訂單窗體的按鈕，您可在該訂單窗體中輸入客戶的新訂單。
使用窗體還可以控制其他用戶與數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)之間的交互方式。例如，您可以創(chuàng)建一個只顯示特定字段且只允許執(zhí)行特定操作的窗體。這有助于保護數(shù)據(jù)并確保輸入的數(shù)據(jù)正確。
報表報表可用來匯總和顯示表中的數(shù)據(jù)。一個報表通?？梢曰卮鹨粋€特定問題，例如“今年我們從每位客戶那里收到了多少錢？”或者“我們的客戶分布在哪些城市？”。可以為每個報表設(shè)置格式，從而以最容易閱讀的方式來顯示信息。
報表可在任何時候運行，而且將始終反映數(shù)據(jù)庫中的當前數(shù)據(jù)。通常將報表的格式設(shè)置為適合打印的格式，但是報表也可以在屏幕進行查看、導出到其他程序或者以電子郵件的形式發(fā)送。
查詢查詢是數(shù)據(jù)庫中應(yīng)用最多的部件，可執(zhí)行很多不同的功能。最常用的功能是從表中檢索特定數(shù)據(jù)。您要查看的數(shù)據(jù)通常分布在多個表中，通過查詢您就可以在一張數(shù)據(jù)表中查看這些數(shù)據(jù)。而且，由于您通常不需要一次看到所有的記錄，因此您可以使用查詢添加一些條件以將數(shù)據(jù)“篩選”為所需記錄。查詢通?？勺鳛榇绑w和報表的記錄源。
某些查詢是“可更新的”，這意味著，您可以通過查詢數(shù)據(jù)表來編輯基礎(chǔ)表中的數(shù)據(jù)。如果您使用的是可更新的查詢，請記住您所做的更改實際上是在表中完成的，而不只是在查詢數(shù)據(jù)表中完成的。
查詢有兩種基本類型：選擇查詢和動作查詢。選擇查詢僅僅檢索數(shù)據(jù)以供使用。您可以在屏幕中查看查詢結(jié)果、將結(jié)果打印出來或者將其復制到剪貼板中?；蛘?，您可以將查詢結(jié)果用作窗體或報表的記錄源。
顧名思義，動作查詢可以對數(shù)據(jù)執(zhí)行一項任務(wù)。動作查詢可用來創(chuàng)建新表、向現(xiàn)有表中添加數(shù)據(jù)、更新數(shù)據(jù)或刪除數(shù)據(jù)。
宏可將 Access 中的宏看作是一種簡化的編程語言，可用于向數(shù)據(jù)庫中添加功能。例如，可將一個宏附加到窗體上的某一命令按鈕，這樣每次單擊該按鈕時，所附加的宏就會運行。宏包括可執(zhí)行任務(wù)的操作，例如打開報表、運行查詢或者關(guān)閉數(shù)據(jù)庫。大多數(shù)手動執(zhí)行的數(shù)據(jù)庫操作都可以利用宏自動執(zhí)行，因此宏是非常省時的方法。
模塊與宏一樣，模塊是可用于向數(shù)據(jù)庫中添加功能的對象。盡管您可以通過從宏操作列表中進行選擇以在 Access 中創(chuàng)建宏，但是您還可以用 Visual Basic for Applications (VBA) （Visual Basic for Applications (VBA)：Microsoft Visual Basic 的宏語言版本，用于編寫基于 Microsoft Windows 的應(yīng)用程序，內(nèi)置于多個 Microsoft 程序中。）編程語言編寫模塊。模塊是聲明、語句和過程的集合，它們作為一個單元存儲在一起。一個模塊可以是類模塊也可以是標準模塊。類模塊可附加到窗體或報表，而且通常包含一些特定于所附加到的窗體或報表的過程。標準模塊包括與任何其他對象無關(guān)的常規(guī)過程。在導航窗格的“模塊”下列出了標準模塊，但沒有列出類模塊。