現(xiàn)代酒店內部控制機制探索 2010-12-27 09:42:31 來源:邁點網
酒店內部控制貫穿于企業(yè)經營管理的全過程,是衡量現(xiàn)代企業(yè)管理的重要標志。酒店業(yè)建立內部控制制度是為了使之成為一種內在的約束機制,將經營管理各項工作納入其中,讓全體員工自覺遵守并在規(guī)范中發(fā)揮主動性和創(chuàng)造力,更有效地完成企業(yè)預定的目標。 酒店服務具有無形性、不可存儲性、差異性和與消費同時性等特點,這就較一般工業(yè)制造企業(yè)的管理控制加大了難度系數(shù)。為了減輕管理壓力,完善內部控制體系是現(xiàn)代酒店絕對不能缺省的工作重點。一個酒店如果實行了完善的內部控制機制,就會預防資產流失、預算失靈;還會避免企業(yè)所提供的會計信息的真實性沒有最基本的保證,虛假信息泛濫;同時也能防止對企業(yè)管理者最基本的監(jiān)督手段缺失,堵住貪污腐敗的方便之門。此外,內部控制機制的建立還可以降低酒店成本內耗,使企業(yè)以低于同行業(yè)一般水平的成本優(yōu)勢擴大自身的競爭優(yōu)勢。 根據(jù)我國酒店企業(yè)目前的經營管理狀況,以及對內部控制的認識和實施操作情況,筆者認為非常有必要對酒店企業(yè)的內部控制做一些較為細致地分析。所以本文就從國際上有關企業(yè)內部控制理論的發(fā)展進程出發(fā),分析內部控制在企業(yè)中的作用和重要性,再結合我國酒店企業(yè)內部控制的現(xiàn)實情況,進行分析研究,其成果以期能夠給處于激烈競爭中的眾多國內酒店提供有關內部控制設計和運行方面的啟示。 一、 內部控制機制的概念 內部控制是指組織為了提高經營效率和充分有效地獲取和使用各種資源,達到既定的管理目標,而在內部實施的各種制約和調節(jié)的組織、計劃、方法和程序。它的實質是一種管理控制,是有效執(zhí)行組織策略的必要工具。 內部控制的主體,就是內部控制設計、執(zhí)行和考評的主體,是組織內部的管理者、職能部門和相關的工作人員。其客體是組織內部的經濟、業(yè)務管理活動。為了控制客體,即控制組織內部的一切生產經營活動、財務收支活動和各種行政業(yè)務管理活動,就必須針對其具體環(huán)節(jié),建立內部控制制度,制定一套相互聯(lián)系、相互制約的程序和方法,使之能按照規(guī)定的預期目標有秩序有效率地進行。內部控制以責任、牽制、程序、手續(xù)等項制度為控制依據(jù),建立健全合理的組織機構,明確部門和個人的職權范圍及其責任界限,規(guī)定授權處理程序及相互聯(lián)系、相互制約的辦事手續(xù)和方法。內部控制的主要目的是為了領導、組織、協(xié)調、監(jiān)督企業(yè)內部的各項經營管理活動,促使其認真貫徹執(zhí)行管理部門制定的方針政策,準確、可靠地取得各種經營管理信息,確保財產安全、完整,不斷提高經營管理水平,如期實現(xiàn)經營管理目標。 二、內部控制在酒店經營管理中的現(xiàn)狀分析 1.現(xiàn)代酒店內部控制存在的問題 有調查表明我國的企業(yè)尤其是國有企業(yè),內部控制尚處于較低階段,只是具有某些基本的內部控制操作,而疏于內部控制制度建設,比較重視供產銷環(huán)節(jié)的程序控制,但易忽視內部控制結構的整體調整;較重視對事務的控制,卻忽視對行為者的控制。而一些股份制企業(yè)或合資企業(yè),其內部控制水平雖具有一定的代表性,但在控制環(huán)境、會計責權控制和內部審計等方面還比較薄弱,有待改進,而這幾方面在內部控制結構中均居重要地位。盡管調查不包括酒店企業(yè),但是相關問題同樣存在于酒店企業(yè)的經營管理之中。綜觀我國酒店內部控制機制的現(xiàn)狀,存在問題還是很多,有些酒店雖然建有內部控制制度但卻不能有效實施而成為形式,造成酒店舞弊現(xiàn)象嚴重,一些員工甚至管理人員利用管理上的漏洞,以不同方式牟取私利,甚至是大范圍的集體舞弊,卻不能有效及時的控制和糾正。我認為最主要的原因是: (1)沒有形成完善的、有效的酒店內部控制系統(tǒng)及內部控制管理制度。 (2)沒有充分發(fā)揮會計控制和審計監(jiān)督的主導作用。 (3)酒店的各級管理人員及員工對酒店內部控制不夠重視或缺乏管理水平。 2.酒店企業(yè)內部控制環(huán)境的分析 控制環(huán)境是對建立,加強或削弱內部控制制度發(fā)生影響的各項因素。在很長一段時間內,對內部控制環(huán)境的認識存在一個誤區(qū):即將其誤認為內部控制系統(tǒng)賴以存在的內外部環(huán)境,其實,控制環(huán)境本身就是內部控制的一個重要組成部分,它直接影響著內部控制觀念,組織形式和質量,是整個內部框架的基礎,決定著其他控制要素能否發(fā)揮作用,是內部控制其他要素作用的基礎。 酒店企業(yè)內部門的各級管理者,從總監(jiān)到各部門經理再到主管、領班,都必須樹立內部控制優(yōu)先的理念,重視內部控制制度的建立和執(zhí)行,注意在執(zhí)行過程中以身作則,這樣才會使一線的員工在示范作用的帶動下更好的發(fā)揮能動性,完成各部門的控制目標。同時,各層管理者要注意對員工素質的培養(yǎng),配合酒店整體的培訓計劃制定本部門的員工培訓計劃,并注意在工作中對員工進行嚴格要求;要建立有效的人力資源管理制度和激勵約束機制,要制定具體的標準和措施確保員工具備與崗位要求相適應的道德標準和專業(yè)勝任能力。此外,組織結構的設置應該體現(xiàn)職責分工、相互制約的原則。酒店企業(yè)內部各部門的大多工作不可能由個人獨立完成,所以設置結構和崗位時要注意上下工序間的自動的制約和檢查關系,為使這種檢查和制約能真正發(fā)揮作用,應該由上級檢查下級,或平級間進行對口檢查。酒店企業(yè)內部可以由崗位從上而下,即從總監(jiān)——部門經理——主管——前、后臺領班,設定檢查、協(xié)調的權力和職責;而服務人員,包括廚師、廚工、實習生、勞務工在內,只提供餐飲產品而沒有管理職責。
對于不同的崗位,要有確定的崗位責任制,使從上到下的每個人都有明確而具體的職權范圍和工作責任,使每個人都真正有職、有權、有責。做到人人有專責,事事有人管,辦事有標準,工作有檢查。以此評定勤績,再以勤績確定獎罰,從而提高每個人的責任心和工作效率。在崗位、各分部、各級管理層之間有沒有形成嚴密有效的內控防線。
3.現(xiàn)代酒店內部控制機制實施局限性 內部控制貫穿酒店管理的全過程,對保證酒店營業(yè)收支的可靠性、保護財產的安全性、保持正常經營活動進行的有效性所起到的作用是顯而易見的。但是內部控制只能提供給管理人員以達到目的的合理保證,而不能保證它會預防或察覺所有舞弊。因為內部控制有其固有的局限性,在施行時還會有許多無法預料的因素出現(xiàn),所以在制定制度時應該充分考慮,否則會給企業(yè)的經營管理帶來許多負面影響。內部控制的局限性主要表現(xiàn)在以下幾個方面: (1)串通舞弊會使內部控制失效。內部控制的一條重要原則就是實行不相容職務分離,以加強相互牽制、相互檢查、減少自己作弊、自己掩蓋的機會,從而防止差錯和弊端的發(fā)生。但是,如果擔任不相容職務的有關人員,兩人或多人互相串通勾結、營私舞弊,這種控制機制就毫無用處了。例如,收銀員與餐廳服務人員互相勾結、共同作弊,則收銀員與服務員之間的互相制約毫無意義了,發(fā)生的舞弊也難以檢查出來。 (2)有意、無意的各種人為因素也會影響內部控制的正常效能。在執(zhí)行控制程序時,執(zhí)行程序的人員誤解指令,馬虎、疏忽或故意做錯等各種人為因素也會使控制程序的執(zhí)行發(fā)生錯誤。例如,稽核人員工作馬虎或有意出錯等,都會影響內部控制的效果。如果有人動機不純,欺上瞞下,故意繞過某些預先制定的控制程序,也將導致內部控制失靈。 (3)高級管理人員故意舞弊會使內部控制失效。例如,酒店負責人蓄意違反酒店的制度,指示或暗示下層截留收入、虛報費用,則內部控制從根本上就失去了作用。 (4)控制措施和程序本身的局限性會影響控制的可靠性。一般地說,控制措施和程序一般都是為那些重復、頻繁發(fā)生的業(yè)務類型而設計的,而對一些不正常的或未能預料的業(yè)務類型則可能起不到控制作用。 (5)控制的成本效益會限制酒店內部控制效能的發(fā)揮。酒店實施內部控制,應遵循成本效益原則,即實行內部控制的成本要與其產生的效益相適應。在現(xiàn)實生活中,要設計并實行一個不可能發(fā)生錯誤和弊端的十全十美的內部控制,花費的代價通??赡芤^所得到的好處。另外,在一些規(guī)模較小的酒店,由于管理人員少,對各職能部門及人員進行精細的劃分,往往也受到一定的限制。在大酒店,增加一名管理人員往往不成什么問題,而在小酒店,增加管理人員的費用與整個酒店相比所占的比重較大,因此,在這樣的小酒店中進行精細職責劃分,往往是不切合實際的。 三、建立和完善酒店內部控制機制 1.完善財務機構設置,強化內控制度 筆者根據(jù)桂林某星級大酒店的實際情況,對財務部組織進行了細致分析,為其建立了酒店財務的業(yè)務流程圖,主要分成了四個模塊即:會計核算、現(xiàn)金收入、成本控制、商品采購。業(yè)務流程的設置既便利了財務部業(yè)務的順利進行,也體現(xiàn)了內部有效控制。酒店實行收支兩條線,會計核算模塊與現(xiàn)金收入模塊存在著互相核對的作用,而成本控制對商品采購業(yè)務也起著監(jiān)督作用。各業(yè)務流程中的各個崗位職責明確、資格要求清楚,對各個崗位日常工作范圍作了十分詳細的規(guī)定,使各崗位的工作制度化,不會因人員的變動而影響,也有利于分清責任,便于對各個崗位工作進行考核和監(jiān)督。 2.財務控制及時,成本控制成效顯著 我們參照酒店行業(yè)標準,結合酒店歷年經營的實際狀況,為其制定出詳盡、切實可行的成本費用計劃。在運行過程中,嚴格按照費用明細計劃執(zhí)行,日常所有經濟業(yè)務開支均實行總經理“一支筆”審批制度,防止了財務開支多頭審批的弊端,堵塞了財務開支上漏洞,強化了少花錢多辦事的效率、效益觀念,為酒店節(jié)省了大量資金。
通過對行政費用的部門預算執(zhí)行情況進行分析,將成本控制的評價工作細到各部門,便于獎懲,調動各方面的積極性。同時,通過具體成因的分析,了解實際經營情況的變化,為及時調整預算提供了一手資料,便于對成本進行重點分析、事中控制。
在經營成本控制上,以計算機的廣泛運用為輔助手段,實行嚴格、細致的定額管理,員工的效益與定額執(zhí)行情況直接掛鉤,成本控制效果顯著。以餐飲部為例,對每道菜式成本利潤率都有詳盡、嚴格的控制標準,在每周、每月、每季的生產經營檢討會上都會對酒店各項定額成本執(zhí)行情況進行考核、監(jiān)督,確保將各項成本支出控制在限定目標之內。 依托酒店先進的管理軟件,再加上精干的員工隊伍,現(xiàn)在酒店可在當天及時結出全天收入、支出的詳細情況,各個部門每天的收支實際情況、預算執(zhí)行情況等生產經營方面的情況。酒店管理層每天上午即可掌握前一天酒店經營各方面的情況,可及時實行調整,確保了成本事中控制措施的有效性。 在具體運作上,每周五酒店高層會同財務及其他各部門召開碰頭會,對企業(yè)運行情況進行小結。每月初即對上月成本費用發(fā)生情況進行認真檢討,及時考核上月預算執(zhí)行情況,一經發(fā)現(xiàn)問題作立即采取針對性改進措施。每季度對成本費用預算執(zhí)行情況作一次全面分析總結。對酒店成本的控制、評價及修正周期短,措施得力,有效地保證了全年成本費用控制計劃的貫徹落實。 3.實施人才培訓,注重人力資源開發(fā)與人力成本控制 在人力資源管理上,實行高標準管理,具有鮮明特色。具有機構精簡、人員精干的特點,員工隊伍具有年輕化、專業(yè)化特點。在人力成本控制上,采取倒金字塔式管理,級差大。具體措施是對數(shù)量少的高級員工適用高待遇,而對其他大眾化的員工采用低薪的方式,既保證了酒店經營管理的高效運行,又節(jié)約了大量人力成本,留住了一批管理精英,避免在一些國企酒店因薪酬過于平均而留不住高級人才,形不成穩(wěn)定的管理隊伍。 協(xié)助酒店實施人力成本控制機制,使酒店在精簡員工隊伍的同時,注重員工素質的全面發(fā)展。最大限度的降低企業(yè)員工數(shù)量,減少人力資源成本支出。該酒店通過提供一部分培訓費用,提高多技能員工的薪酬待遇等方式,鼓勵員工學習專業(yè)技能。人力資源部每周都有員工培訓計劃,邀請業(yè)務骨干就各種服務技能進行針對性的培訓,為員工營造了良好的發(fā)展環(huán)境,調動了員工學習、工作積極性,而員工素質的提高也提升了服務水平,也為酒店帶來了更好的效益,真正實現(xiàn)了酒店與員工的雙贏。 4.領導以身作則,成本控制措施落實徹底 企業(yè)內部財務控制措施能否全面徹底執(zhí)行,與領導的表率作用關系密切。酒店上至總經理,下至各級管理人員,在執(zhí)行各項成本控制管理制度規(guī)定方面以身作則,積極主動。該酒店對領導在酒店的消費有著嚴格的控制,除確屬酒店應酬外需由總經理簽字確認列酒店開支外,其余任何人員都無權簽單,為任何人員提供免費的服務。這與許多國有酒店企業(yè)副總以上領導都有免費消費指標截然不同。以副總以上領導接待人員為例,酒店副總經理接待自己客人,只能給予成本價五折的優(yōu)惠,當月就得從個人應發(fā)工資中扣回,沒有任何免費消費指標。 四、結語 總之,為了適應未來經濟條件的要求,酒店企業(yè)內部控制結構中,控制環(huán)境、信息溝通和風險控制三足鼎立,是內部控制中同等重要的因素,是內部控制架構中并行的三大平臺和三大主體。同時,在需要統(tǒng)一指揮和保持相對穩(wěn)定的領域保留一定的硬約束活動,軟硬結合,以軟約束為主,納入非正式組織和非正式制度,才能適應新的經濟環(huán)境對內部控制的要求。 從以上分析我們可以斷定,隨著理論的不斷完善、實踐的不斷豐富,越來越多的酒店企業(yè)會認識到內部控制的重要作用,它們會在經營管理中逐漸加強和完善內部控制建設。 基于以上的分析和探究,我們看到了酒店企業(yè)實施內部控制的現(xiàn)狀和未來趨勢,清楚了內部控制在酒店經營管理中所起到的重要作用,我國酒店內部控制的不足之處以及酒店內部控制的發(fā)展趨勢,希望能給我國酒店企業(yè)的經營管理提供一些啟示,提供一些幫助。 |
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