本文來自 毒龍的程序人生 原創(chuàng)投稿。

我從2011年7月起開始實踐GTD，之前的我雖然在工作上表現(xiàn)也算不錯，但對一些工作任務(wù)有強烈的抵觸情緒，在上班時總感覺情緒低落，一些無休止的項目讓人漸漸地失去了激情，在Outlook里的任務(wù)經(jīng)常會拖延很久，許多事情直到最后時刻才去處理，生活上也相當平淡，媳婦總是指責(zé)我只顧工作對家里的事漠不關(guān)心，對將來的方向感到非常迷茫。

在2011年6月的某一天無意中從網(wǎng)上看到了GTD，里面描述的許多癥狀讓我感同身受，當時正好也剛買了iPhone手機，就開始了我的iPhone上的GTD實踐。雖然實踐GTD到現(xiàn)在還不到1年，但對收集、處理、整理、回顧和執(zhí)行有了一些理解，在iPhone等設(shè)備上安裝和配置合適的軟件也進行了許多嘗試，中間也培養(yǎng)過晨間日記、時間記錄等 習(xí)慣，有的中斷了，有的還在堅持，GTD里面的清單內(nèi)容越來越豐富，包含了工作、學(xué)習(xí)、生活、娛樂等各個方面，六個高度的思考方式讓我能夠?qū)σ恍┦虑閷W(xué)會 放棄，也能夠找到一些事情的執(zhí)行動力。在執(zhí)行GTD的過程中，感覺到這是一個積極反饋的回路，在GTD執(zhí)行的過程中又會收集到許多有宜的書籍、思想、項 目，這些Stuff還會孵化出更多的項目。1年內(nèi)看的書不多，但有些書能夠把你帶到更高層次去審視你的Next Action，這些書的思想與六個高度的思想又有相通之處。

在執(zhí)行GTD的過程中，關(guān)于多級項目劃分、上下文的設(shè)置、如何進行回顧、循環(huán)事件的安排等還有一些困惑，想與其他GTD愛好者共同探討。

5月份，一個工作項目正好有去上海出差的安排，以前看到過上?！?a title="GTD中文演講俱樂部" rel="nofollow" target="_blank">GTD中文演講俱樂部”的活動報道，通過與這些陳濤VPPR聯(lián)系，促成了此次交流，在制作此次演講PPT之前，先整理出了此篇博文。

一、“參加上海GTD演講”本身就是一個縱向項目

按照GTD方法，“參加上海GTD演講”本身就是一個項目，還是一個縱向項目，雖然項目時間不長，從5月11日-13日聯(lián)系VPPR，14-15日 完成文檔，16-18日出差時白天干活，晚上寫PPT，直到19日的演講完成，總共才9天，但在執(zhí)行這個項目的時候，GTD方法也起了重要的作用。

參考《搞定I：無壓工作的藝術(shù)》63頁上的自然式計劃模式的5個步驟，我開始對“參加上海GTD演講”進行計劃。

1、定義目標和原則

我參加此次演講的目標有3條：

• （1）完成2012年設(shè)定的一項年度目標

這是一項最主要的目標，在2012年初發(fā)在博客上的目標中包含一條“寫一篇新的GTD體會文章，參加一次GTD交流班”，這就是我執(zhí)行此項目的一個重要動力。所以說《小強升職記》里的一段話說得非常正確：“計劃不能執(zhí)行的一個主要原因，就是沒有寫下來，沒有公開。寫到才能做到，人會遺忘或假裝忘掉，白紙黑字才是契約”。

• （2）詢問其他GTDer高手，解決我在執(zhí)行GTD里的幾個疑問，改善自己的GTD

在用OmniFocus執(zhí)行GTD時，關(guān)于多級項目劃分、上下文的設(shè)置、如何進行回顧、循環(huán)事件的安排等還有一些疑問，需要請教專家來去解決。

• （3）分享幾條心得，增加點人氣

一開始只是想?yún)⒓?9日的交流，聽聽別人的經(jīng)驗，沒想著去分享什么，但在聯(lián)系VPPR時說是可以給我安排7分鐘或14分鐘的演講，心里想把自己的真 實想法分享出去，才會得到更多朋友的幫助，正好也擴展一下人氣，沒有分享也不會讓我在如此短的時間內(nèi)完成此篇文章。另外，教是最好的學(xué)習(xí)，在準備DOC和 PPT時，發(fā)現(xiàn)想有條理地組織一些思路還是非常有難度，另外還要把演講的內(nèi)容控制在14分鐘以內(nèi)。

至于項目的原則，我沒感覺到有什么限制。對我這個IT人士，感覺就像是需求分析里的非功能性需求。

2、展望結(jié)果

執(zhí)行此項目的結(jié)果非常簡單：成功完成14分鐘的演講，把一些體會發(fā)在博客上。

平常講技術(shù)報告還算比較多，也沒有什么可緊張的，完成14分鐘的演講不成問題，但也不奢望達到多么好的效果，所以內(nèi)心還是比較輕松的。

3、頭腦風(fēng)暴/集思廣益

這件項目上沒辦法請教別人，所以談不上“集思廣益”，只能自己“頭腦風(fēng)暴”一下，后面在整理的過程中再不斷補充即可。我在心腦風(fēng)暴后抓了一張圖，后來發(fā)現(xiàn)有幾個錯別字。心得寫成了必得，toastmaster寫成了toadmaster，VPE寫成了VPR，這些都在后面的整理階段修改了過來。

4、組織整理

將這些事項分組整理后就形成了下面的MindManager思維導(dǎo)圖，當然在分組整理的過程中又加了一些內(nèi)容。

這里嚴格說來，每片葉子并不能都算是標準的Action，但足夠讓我知道該做什么了。

5、明確下一步的行動方案

下一步的行動方案經(jīng)過我簡單思考后，就是寫“收集”過程的心得體會。

二、GTD實踐心得體會

1、收集

一開始我的收集箱還是比較多的，后來主要用的是前2個。

（1）iPhone上的OmniFocus，這是一個最主要的收集箱，我把這個程序放在iPhone的右下角，隨時處于可用的狀態(tài)。其它常用程序放在一個Group里，也放在底端的程序組里。

（2）辦公電腦D盤上的一個Inbox文件夾，辦公電腦的利用率是最高的，這個收集箱也很常用。在桌面上建立一 個快捷方式（給它設(shè)置一個專用的好看點的圖標，每天看到一個空空的收集箱，也會有點心如止水的感覺），隨時打開這個文件夾。QQ收到的文件、即時通收到的 文件、用掃描儀掃描得到的文件、網(wǎng)上下載的資料都一律放在這里，等待處理。

（3）紙質(zhì)的筆記本。參加一些工作會議后，有些事項還是記錄在這里面的，一般回來后快速整理到iPhone的OmniFocus中。由于在iPhone上打字有點慢，所以在iPhone上安裝了LazyText，可以方便地（需要無線連接）把電腦上的文本發(fā)送到iPhone的粘貼板上。

（4）U盤。

（5）家里的臺式機、筆記本電腦，以前分別在D盤上建立了文件夾Inbox(Home)、Inbox(Notebook)來與辦公室的Inbox相 區(qū)分，后來發(fā)現(xiàn)經(jīng)常忘了整理這里面的東西，最近開始在幾臺機器上安裝“網(wǎng)盤”，在網(wǎng)盤里設(shè)置一個Inbox文件夾，這樣不管到哪個地方了，可以把收集到的 一些東西都放在網(wǎng)盤上了。

（6）郵箱。一個工作用的郵箱，平常不太多，一般把事項登記在iPhone里；一個互聯(lián)網(wǎng)上用來注冊登記用的郵箱，收到廣告也不怕，一般不用整理。

（7）辦公抽屜。這個收集的內(nèi)容較少，搞IT的一般收到的都是電子資料，少量的紙質(zhì)材料掃描到Inbox文件夾下。

2、處理/整理

處理和整理兩個步驟我一直無法嚴格區(qū)分出來。

“處理”這一步就是在OmniFocus上指定Stuff的項目（Project）和上下文（Context）。OmniFocus支持項目的多級樹狀管理，既是優(yōu)點，也是缺點，項目之上還可以用文件夾來分為幾個大類，比如工作、學(xué)習(xí)、 生活、雜事等等。上下文也支持多級管理，在“與某人會面時”和“等待”上下文中，這個分級功能相當有用，不至于看到一大堆上下文顯得無所事從，經(jīng)過一年來 慢慢的調(diào)整，當前的上下文清單見下圖。把一個事項Staff歸入到不同的項目和上下文，對于有最后期限的事情還可以填上開始日期、結(jié)束日期、重復(fù)周期等， 這樣處理（Process）過程就算完成了。

3、回顧

這個過程感覺非常有用，必不可少，有了這個過程，才可以使GTD形成一個不斷的迭代循環(huán)，形成一個正向的閉環(huán)。

當前的回顧工作量較大，一直想請教如何才能有效地回顧？

回顧我一般放在周五下午，不行就放在周六、周日了。我當前在回顧時要做的事情主要有：

（1）將iPhone上的OmniFocus同步到服務(wù)器上。同步服務(wù)器選用的是spootnik提供的免費的WebDAV服務(wù)，還是相當穩(wěn)定的。

（2）用Mac電腦里的OmniFocus執(zhí)行回顧過程，這里面的圖標名稱是“檢查”，逐個檢查這些剛完成的、等待的、未完成的事項，由于事項太 多，有點感覺力不從心，有些該認真思考的項目沒時間深入琢磨，檢查完一個項目，就點擊“標記為已檢查”。通常1個小時都能難完成這一步。

以前在回顧時遇到一個把所有事項按完成時間排序的問題，在幾天前無意間發(fā)現(xiàn)了解決辦法，還是對Mac不熟啊。按Windows的習(xí)慣，點擊完成時間 那一列，就可以按照完成時間排序，再點擊一次就逆序顯示，但在Mac里試了就是不行，原來需要將所有Stuff選中后，再用右鍵菜單里的排序才行。

（3）寫每周總結(jié)和月度總結(jié)。

下文說到我用Momento保存了一個簡短的時間日志，在進行每周總結(jié)時就相對輕松一些了，利用Momento的導(dǎo)出功能，再用臺式機上的iTools軟件，方便地把Momento里的所有記錄備份到臺式機上，然后按照GTD里的項目劃分，按重要程度匯總出本周的進展即可。

4、執(zhí)行+時間記錄

在“執(zhí)行”這個環(huán)節(jié)主要是克服拖延和保持專注的過程，以前我有很嚴重的拖延癥，一些任務(wù)總要拖到最后一天才下手，第二天匯報的PPT必須得弄個通宵才能完成。

曾經(jīng)嘗試過番茄工作法，但最后發(fā)現(xiàn)自己的工作性質(zhì)不太適合這種做法，但可以借鑒這種方法，我把8:30 – 9:30設(shè)置為執(zhí)行“編程/寫材料/思考”這類需要高強度腦力勞動的時間，完成后再執(zhí)行一些打電話、查資料等輕松的事情，由于長時間坐在電腦前，頸椎已經(jīng) 出現(xiàn)狀況了，開始養(yǎng)成在上午9:30和下午4點時進行跳繩鍛煉（搬到大樓的頂層后，層高剛好夠跳繩的高度，馬上買來跳繩開始！一開始跳200下都有困難， 通過分2組執(zhí)行，400下很快就完成），如果有精力還可以更繼續(xù)一小段“編程/寫材料/思考”任務(wù)。通過這種勞逸結(jié)合的辦法，讓自己的執(zhí)行效率大幅提高。

（1）更高的高度

現(xiàn)在對一些任務(wù)可以從更高的高度來看待它，從更高的高度可以看到這些重要但不緊急的工作，從而增強執(zhí)行它的內(nèi)心的動力。

（2）降低自己對項目結(jié)果的要求

另外就是降低對自己的要求，非常贊成“拖延狂都是完美主義者”的觀點，對一個項目要求太完美，就越發(fā)感覺任務(wù)的艱難，就越不愿意開始。

（3）馬上開始

項目分解后會產(chǎn)生大量的頭緒，不要對項目計劃精心雕琢，一個同事給我的一句話非常正確，Imperfect action is better than perfect inaction！有時要寫一篇材料，真正困難的是開始寫上第一句內(nèi)容。

（4）專注

參考了Leo Babauta在《Best Procrastination Tip Ever》 這篇文章里提到的幾個技巧，在開始動手之前還要與幾種思緒進行斗爭，首先是內(nèi)心很想收收郵件、看看新聞、瀏覽一下單位網(wǎng)站的最新通知、看看即時通是否老板 和同事在召喚？花上半分鐘讓這些思緒一個一個的飄過，強行讓自己坐在辦公桌前，準備開始動手。內(nèi)心這時又有一種聲音在對抗，“做點其它事情吧，當前的這事 情既費力又枯燥”，堅定自己的信念，讓這種想法用幾秒種溜走，畢竟是自己提前想好了今天要做的幾件事，肯定是對自己的目標有影響，準備開始動手了。找出與 這件事有關(guān)的材料，把標題寫上，把一點點想法寫出來，寫出一小行代碼，畫出幾筆思路，不管怎樣，只要是與工作有關(guān)的，哪怕是一小點的開始也是開始，非常神 奇的是有了這小小的開始，后面就不再被內(nèi)心中的其它聲音所干擾，思想集中之后事情也在不知不覺中推進著，真是太棒了，如果沒有他人打擾，本來計劃只干上1 小時，卻能連續(xù)干上2個多小時，高效率的2小時。

（5）打勾

完成之后，美美地在OmniFocus系統(tǒng)上打個勾，是一項非常有成就感的事情，表揚自己一下，獎賞自己到網(wǎng)上亂轉(zhuǎn)一下。

（6）時間記錄

我對這個環(huán)節(jié)的一個重要改進，就是加入了時間記錄這一項。用比較簡單的語言把事情記錄在Momento里，只寫執(zhí)行了什么事情即可，有時間就多寫 點，沒時間就放在今天有空的時候再完善，也可以在當天晚上回憶記錄一天的事項，記錄下執(zhí)行完成這項任務(wù)的時間，這樣2個時間的差就是執(zhí)行一項事情所花費的 大概時間了。曾經(jīng)試用了一下有道的云筆記，除了同步功能上有優(yōu)點之外，在易用性、美觀性、其它功能上都與Momento沒法比。

三、我使用的程序清單

在iPhone上主要使用的程序有：

（1）OmniFocus 1.14

完全按照GTD思想實現(xiàn)的老牌應(yīng)用，強大、專業(yè)，多級項目管理、多級上下文、超強同步功能等，與Mac上的OmniFocus并用更強大。

（2）Momento 2.3

一款日記軟件，設(shè)計精美、按日期管理、支持Tag、支持密碼保護，隨時記錄生活中的點點滴滴，我用來進行時間記錄，然后導(dǎo)出到電腦中進行每周周結(jié)的整理。

（3）Lazytext 1.5

利用WiFi方便地在電腦和iPhone之間復(fù)制文字。

（4）MobileRSS 3.4

強大的RSS閱讀器，添加喜好的RSS源以后，隨時關(guān)注主要內(nèi)容，避免打開網(wǎng)頁查看內(nèi)容時把視線勾引到其它花邊新聞上，有了這個后，已經(jīng)極少打開新浪、搜狐等新聞首頁了。

（5）掃描全能王+ CamScanner 1.2.0.1

照相后自動判斷區(qū)域，調(diào)整生成PDF，功能強大！可以做為一個收集箱。

（6）Instapaper 4.0.1

離線閱讀軟件，把網(wǎng)頁地址鏈接給它，自動生成一個離線文件，方便以后沒有網(wǎng)絡(luò)的時候閱讀。

（7）Pedometer 2.1.7

一款強大的計步器軟件，把程序啟動后，把iPhone揣在兜里，走路或跑步時它會根據(jù)重力儀的反饋得出你的步數(shù)，根據(jù)你的身高估算步長，粗略地得到你總共走的路程、消耗的卡路里，可以詳細地記錄你每天的鍛煉情況。不過就是太費電了！

在Mac上安裝的軟件有：

OmniFocus 1.10.1

與iPhone上的OmniFocus聯(lián)合使用，方便進行每周回顧。

在Windows上安裝的軟件有：

（1）Everything 1.2.1.371

基于NTFS文件系統(tǒng)的強大的文件名關(guān)鍵字搜索功能，平常養(yǎng)成給文件起個好名字的習(xí)慣，然后剩下的事情就交給Everything了，還可以當作一個Http Server，在其它地方也可以查找你機器上的文件。

（2）iTools 2012

比iTunes好用些，感覺符合Windows用戶的使用習(xí)慣，可以方便地管理iPhone上的圖庫、程序、文檔等。

（3）WriteMonkey 2.0.1

這個軟件有時用，在需要集中注意力寫某些文檔時，把Windows上的QQ關(guān)掉、即時通關(guān)掉、所有窗口都關(guān)掉，啟動WriteMonkey，出現(xiàn)一 個全屏的黑窗口，然后在里面打字就行了，沒有排版的功能，你不需要在打字的時候糾結(jié)于選什么字體、用多大的字號、加粗縮進等等，這些功能都沒有，你要完成 的就是把你的材料寫出來，黑黑的窗口把桌面上其它東西全部遮住，包括任務(wù)欄。

（4）Supermemo 15

我堅持用了5年多的背單詞軟件，新手可以直接用Supermemo UX，據(jù)舍得說這個更適合初學(xué)者。

（5）MindManager

這個老牌的、強大的思維導(dǎo)圖軟件在項目計劃時發(fā)揮了重要作用。

四、習(xí)慣的力量

（1）Supermemo背單詞

這是在GTD之前就養(yǎng)成的習(xí)慣，堅持了5年多，詞條7000多個，今年花60$買了正版的SuperMemo 15版本。支持5年多的習(xí)慣完全不能記錄在GTD里管理，每天還剩下幾個詞條沒有完成清楚地在大腦里記著。

（2）時間記錄

第一次用Momento寫記錄是在2011年10月8日，開始嘗試時間記錄法應(yīng)該是在2011年10月31日。從那里起，也開始每周進行總結(jié)，每月有月度總結(jié)。

（3）鍛煉身體

以前坐在電腦前的時間太長了，頸椎、腰椎都有問題，開始每天加強身體鍛煉，每天上午、下午的中間時段都跳繩400下，放松一下大腦。

2012年3月13日開始用Pedometer記錄每天走的路程，每天上下班4趟大約6000步，晚上再走6000步，一天就可以走10多公里，后來斷斷續(xù)續(xù)地堅持。快步走時也可以試著腹部呼吸，也可以嘗試“步行禪”。

（4）補充能量

上午10點，下午4點多時吃點零食，補充體力。

（5）晨間日記

這個沒有堅持下來，查了一下Momento里的記錄，在2011年11月8日開始實施晨間日記，最后一次晨間日記是在2011年12月27日，回想起來應(yīng)該是被出國、準備過年打斷了。

（6）每周回顧、每月總結(jié)

從2011年10月開始到現(xiàn)在。

（7）讀書

在2011年主要讀的書就是兩本《搞定1：無壓工作的藝術(shù)》、《小強升職記》，2012年2月制定了讀12本書的年度目標，沒想到4個多月完成了7本書，每本書都寫了讀書筆記，還凝練了一個關(guān)鍵詞。

第1本，《一生的計劃》，關(guān)鍵詞：Balance，這是讀書筆記。

第2本，《Rework》，關(guān)鍵詞：追求簡潔和極致，這是讀書筆記。

第3本，《把時間當作朋友》，關(guān)鍵詞：重生reborn，這是讀書筆記。

第4本，《少有人走的路1–心智成熟的旅程》，關(guān)鍵詞：規(guī)矩、愛、恩典，這是讀書筆記。粗粗翻過《奇特的一生》。

第5本，《遇見未知的自己》，關(guān)鍵詞：真我，這是讀書筆記。

第6本，《喬布斯傳》，關(guān)鍵詞：專注與極致，這是讀書筆記。

第7本，《與愛因斯坦月球漫步》，關(guān)鍵詞：大腦也可以像肌肉那樣進行鍛煉，這是讀書筆記。

第8本，《冠軍記憶術(shù)》，已經(jīng)讀完，正在整理讀書筆記中。

五、近1年來的變化

（1）心如止水

事情放入可靠的系統(tǒng)中后，你不必為了明天、將來還會哪些重要的事情忘了做而糾結(jié)，內(nèi)心減少了許多焦慮。

（2）減輕拖延癥、專注

一些事情可以提前完成了，這在以前是不可想像的。執(zhí)行事情更專注了，連續(xù)寫1個小時的材料或程序都是在不知不覺中度過的。

（3）內(nèi)心的平靜

受《少有人走的路1——心智成熟的旅程》和《遇見未知的自己》這2本書的啟發(fā)，遇到煩惱會進行思考，當作人生中要完成的一個功課來處理，心情還會有短期的低落，但能夠較快地走出陰影。

（4）讀書

受《把時間當作朋友》啟發(fā)，讀書真是提高心智的最好途徑，把書放入GTD清單里，從豆瓣上看看書的評分，買入，看、咀嚼、思考，寫筆記，又會發(fā)現(xiàn)更多更好的書，按照書中得到的知識進行實踐，改進GTD，這一切形成了良好的閉環(huán)反饋系統(tǒng)。

（5）每天鍛煉

只有健康的身體才能保證各項目標的順利實現(xiàn)。

（6）總結(jié)

回頭翻看這1年的月度總結(jié)，發(fā)現(xiàn)做了好多的事，比以前3年的事情都多。

（7）家庭

GTD節(jié)省的時間用于家庭和娛樂，回到家主要是看書、輔導(dǎo)孩子、做點家務(wù)，用平和心態(tài)、”Be Present“方法處理每一件瑣事，很少情緒失控。

六、想共同討論的幾個GTD問題

在執(zhí)行GTD的過程，還有幾點疑問：

（1）如何有效管理OmniFocus中這些多級的項目清單？OmniFocus強大的多級項目劃分既是優(yōu)點，也是缺點。

（2）上下文Context（有的翻譯為情境）的設(shè)置怎樣才比較適合？象“閱讀”、“將來也許”是作為一個項目，還是一個上下文？每種上下文之前不能有交集嗎？

（3）如何進行回顧？回顧哪些內(nèi)容？還只是寫一個周總結(jié)？當GTD里面事情特別多時，如何有效地回顧這些清單？

（4）一些周期性的事件是自己給自己的一個契約，有一個最終截止日期，但需要循環(huán)多次才能實現(xiàn)，如何設(shè)置這些周期性的事件？

2011年5月19日成功地在上海“GTD中文演講俱樂部”完成了本次內(nèi)容的演講，由于會議時間14分鐘的限制，把演講主題限制在了一些時間管理工具集上，此博文的一些內(nèi)容未出現(xiàn)在PPT上（點擊下載演講PPT）。實際上正如會議上有人說，軟件工具只是用來更方便地管理各項事務(wù)，而培養(yǎng)日常心如止水、不拖延、平靜地、高效地處理下一步行動的習(xí)慣更加重要，需要你強大的內(nèi)心來去支撐。