使用Word處理大型文檔之巧用分節(jié)符 使用基礎(chǔ)教程

在Word的6.0至Word 2002版本中，我們每次開啟一個(gè)新的空白文檔時(shí)，都可以在Word窗口的左下角發(fā)現(xiàn)"1頁(yè) 1節(jié)"的字樣。由此我們可以知道，在此文檔中，只包含一個(gè)"節(jié)"。那么，什么是"節(jié)"呢？

所謂的"節(jié)"，就是Word用來(lái)劃分文檔的一種方式。之所以引入"節(jié)"的概念，是因?yàn)槲覀冊(cè)诰庉嬑臋n的時(shí)候，有時(shí)并不是從頭到尾所有的頁(yè)面都采用相同的外觀。例如，在某些文檔中，可能會(huì)使用較寬的表格，這時(shí)我們就希望這個(gè)帶有表格文檔的頁(yè)面可以進(jìn)行"旋轉(zhuǎn)"，以便能夠取得更好的顯示效果。這時(shí)候就需要利用"分節(jié)"的技術(shù)，來(lái)控制某個(gè)特定頁(yè)面的版式屬性。本文就以Word的最新版本W(wǎng)ord 2002為例，跟大家討論一下有關(guān)"節(jié)"的方方面面。

分節(jié)符所包含的信息

分節(jié)符可以包含以下信息: 頁(yè)面方向(橫向或縱向)、頁(yè)邊距、分欄狀態(tài)、縱向?qū)R方式、行號(hào)、頁(yè)眉和頁(yè)腳樣式、頁(yè)碼、紙型大小及紙張來(lái)源。

一、插入分節(jié)符

插入分節(jié)符的辦法為，選擇"插入"*"分隔符"，彈出"分節(jié)符"對(duì)話框(如圖1所示)。然后選擇合適的分節(jié)符類型，點(diǎn)擊"確定"按鈕即可。注意: 我們可以把分節(jié)符當(dāng)作一種隱藏的代碼，它包含了所在的位置之前頁(yè)面的各種信息(注意:一定是其所在位置之前的，用戶在刪除分節(jié)符的時(shí)候，了解這一概念非常必要)。

二、讓分節(jié)符現(xiàn)形

插入了分節(jié)符之后，您很可能看不到它。因?yàn)樵谖覀冏畛Ｓ玫?頁(yè)面"視圖模式下，通常是看不到分節(jié)符的。這時(shí)，我們可以單擊"常用"工具欄上的"顯示/隱藏編輯標(biāo)記"按鈕，讓分節(jié)符現(xiàn)出原形。在文檔中顯示的分節(jié)符如圖2所示。從圖2可以看出，分節(jié)符使用雙行的虛線表示，同時(shí)括號(hào)里注明了該分節(jié)符的類型。

三、了解分節(jié)符的類型

從圖1中我們可以看到，在Word 2002中有4種分節(jié)符可供選擇，它們分別是"下一頁(yè)"、"連續(xù)"、"奇數(shù)頁(yè)"和"偶數(shù)頁(yè)"選項(xiàng)。下面就一一介紹各個(gè)分節(jié)符的具體作用。

下一頁(yè)

在插入此分節(jié)符的地方，Word會(huì)強(qiáng)制分頁(yè)，新的"節(jié)"從下一頁(yè)開始。如果要在不同頁(yè)面上分別應(yīng)用不同的頁(yè)碼樣式、頁(yè)眉和頁(yè)腳文字，以及想改變頁(yè)面的紙張方向、縱向?qū)R方式或者紙型，應(yīng)該使用這種分節(jié)符。

連續(xù)

插入"連續(xù)"分節(jié)符后，文檔不會(huì)被強(qiáng)制分頁(yè)。但是，如果"連續(xù)"分節(jié)符前后的頁(yè)面設(shè)置不同，例如紙型和紙張走向等，即使選擇使用"連續(xù)"分節(jié)符，Word也會(huì)在分節(jié)符處強(qiáng)制文檔分頁(yè)。而"連續(xù)"分節(jié)符的作用，主要是幫助用戶在同一頁(yè)面上創(chuàng)建不同的分欄樣式或不同的頁(yè)邊距大小。尤其是當(dāng)我們要?jiǎng)?chuàng)建報(bào)紙樣式的分欄時(shí)，更需要連續(xù)分節(jié)符的幫助(分欄效果如圖3所示)。

當(dāng)然，使用Word 6.0到Word 2002版本的用戶在設(shè)置報(bào)紙分欄時(shí)，并不需要手工插入分節(jié)符。用戶只需選定需要分欄的段落，然后選擇合適的分欄數(shù)量即可，Word會(huì)自動(dòng)在這些段落的前后插入連續(xù)分節(jié)符。如果需要取消分欄，可以直接刪除相關(guān)分節(jié)符，這比重新設(shè)置分欄要容易得多。

奇數(shù)頁(yè)

在插入"奇數(shù)頁(yè)"分節(jié)符之后，新的一節(jié)會(huì)從其后的第一個(gè)奇數(shù)頁(yè)面開始(以頁(yè)碼編號(hào)為準(zhǔn))。在編輯長(zhǎng)篇文稿，尤其是書稿時(shí)，人們一般習(xí)慣將新的章節(jié)題目排在奇數(shù)頁(yè)，此時(shí)即可使用"奇數(shù)頁(yè)"分節(jié)符。注意: 如果上一章節(jié)結(jié)束的位置是一個(gè)奇數(shù)頁(yè)，也不必強(qiáng)制插入一個(gè)空白頁(yè)。在插入"奇數(shù)頁(yè)"分節(jié)符后，Word會(huì)自動(dòng)在相應(yīng)位置留出空白頁(yè)。

偶數(shù)頁(yè)

"偶數(shù)頁(yè)"分節(jié)符的功能與奇數(shù)頁(yè)的類似，只不過(guò)是后面的一節(jié)從偶數(shù)頁(yè)開始，在此不再贅述。

改變分節(jié)符屬性

插入分節(jié)符之后，如果需要改變其屬性，無(wú)需刪除該分節(jié)符并重新插入新的分節(jié)符。您可以把光標(biāo)放置在需要改變分節(jié)符屬性的"節(jié)"中(即分節(jié)符前面的任意位置)，然后選擇"文件"*"頁(yè)面設(shè)置"，在"頁(yè)面設(shè)置"對(duì)話框中選擇"版式"選項(xiàng)卡，在"節(jié)的起始位置"選項(xiàng)中，選擇新的起始位置即可(如圖4所示)。

四、刪除分節(jié)符

在需要對(duì)分節(jié)符進(jìn)行刪除的時(shí)候，要注意分節(jié)符中所保存的版式信息影響的是其前面的文字，而不是后面的。這一點(diǎn)請(qǐng)大家一定要記牢，不然在刪除時(shí)容易選錯(cuò)刪除對(duì)象，而把編輯好的文檔弄得面目全非。

如果需要一次性刪除文檔中所有的分節(jié)符，可以使用Word 2002的"查找替換"功能。在"查找和替換"對(duì)話框中的"查找內(nèi)容"選項(xiàng)中填寫"^b"(這2個(gè)字符代表分節(jié)符)，也可以單擊"高級(jí)"按鈕，在"特殊字符"列表中選取"分節(jié)符"選項(xiàng)，并替換為空，然后點(diǎn)擊"全部替換"按鈕，文檔中所有的分節(jié)符即可全部刪除(如圖5所示)。

值得注意的是，在刪除分節(jié)符時(shí)，該分節(jié)符前面的文字會(huì)依照分節(jié)符后面的文字版式進(jìn)行重新排版。例如，如果把一篇文檔分為兩個(gè)小節(jié)，第一小節(jié)分兩欄，第二小節(jié)分三欄。此時(shí)如果刪除它們之間的分節(jié)符，那么整篇文檔就會(huì)變成三欄版式。

五、利用分節(jié)符進(jìn)行快速排版

分節(jié)符是排版的好幫手，不過(guò)它的作用可能并不局限于我們通常所想象的那些。例如，用戶可以把設(shè)定好版式的分節(jié)符保存在自動(dòng)圖文集中，這樣在以后使用時(shí)，直接插入該自動(dòng)條目即可，省去了許多繁瑣的排版工作。另外，如果需要在一個(gè)新的小節(jié)運(yùn)用前面某個(gè)小節(jié)的版式(例如紙型及紙張方向等)，可以進(jìn)入"普通"視圖模式，復(fù)制包含前面小節(jié)排版信息的分節(jié)符，然后把它粘貼到需要設(shè)定同樣版式的段落后。這樣，新分節(jié)符上方的文字也自動(dòng)遵循同樣的版式。還有一點(diǎn)要提醒大家，如果您使用復(fù)制粘貼的方式復(fù)制或移動(dòng)文字，而復(fù)制的文字中包含分節(jié)符，那么當(dāng)該段文字被粘貼后，文檔中位于新粘貼文字前面的文字也將按新粘貼文字中分節(jié)符所規(guī)定的版式進(jìn)行排列。另外，由于在Word文檔中，最后一小節(jié)的版式信息保存在文檔的最后一個(gè)回車符中，所以當(dāng)把最后一段連同回車符復(fù)制粘貼到文檔的其他小節(jié)中時(shí)，最后一小節(jié)的版式同樣會(huì)影響所粘貼文字前面的內(nèi)容。