1．傳統(tǒng)MIS技術(shù)的"優(yōu)"與"劣"

---- 傳統(tǒng)MIS 技術(shù)應(yīng)用已經(jīng)十分廣泛， 大家所熟悉的鐵路與民航的訂票系統(tǒng)， 銀行的帳戶系統(tǒng)， 企業(yè)的財務(wù)軟件， 物資， 銷售， 人事管理軟件， 甚至最近逐漸興起的大型的企業(yè)管理軟件ERP ，都是MIS 技術(shù)的不同應(yīng)用。 這樣的系統(tǒng)有一個共同點， 那就是很好地滿足了單一用戶處理單一任務(wù)(單一角色) 的應(yīng)用需求。也就是說鐵路出票員只需要做一種操作， 出票。如果一個用戶需要處理多種任務(wù)， 擔任多種角色， 那么這種技術(shù)所提供的解決方案會讓用戶感到難以學習，難以操作。 此外， 傳統(tǒng)MIS 技術(shù)也難以很好的實現(xiàn)流程性系統(tǒng)， 所謂流程是指一項工作分為不同階段由不同的人來協(xié)作完成。 但是現(xiàn)實當中， 一個用戶擔任多種角色的情況還是很多的， 流程性系統(tǒng)也是常見的， 這就呼喚新的技術(shù)來解決這一難題。

2．應(yīng)用需求

---- 在過去，如果要把數(shù)據(jù)庫應(yīng)用流程化，是很難實現(xiàn)的，因為在通常情況下，流程性軟件是用Lotus Notes 開發(fā)的，而數(shù)據(jù)庫應(yīng)用軟件則采用 Power Builder 或 Visual Basic這類快速開發(fā)工具來開發(fā)。 由于兩類程序使用不同的開發(fā)平臺，因此無法將兩者統(tǒng)一起來。

---- 然而在實際應(yīng)用中，數(shù)據(jù)庫應(yīng)用流程化的要求是普遍存在的， 因為任何企業(yè)或機構(gòu)的業(yè)務(wù)都是由不同環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)流程組成，用戶既希望軟件系統(tǒng)能解決獨立環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)問題，也希望系統(tǒng)能自動將各個環(huán)節(jié)串聯(lián)起來， 使一個環(huán)節(jié)工作成果能自動被下一個環(huán)節(jié)利用， 這就是最基本的工作流需求。從另一方面來說，每一個環(huán)節(jié)常常需要采用數(shù)據(jù)庫技術(shù)來解決問題，這就帶來了在工作流中應(yīng)用數(shù)據(jù)庫技術(shù)的要求。

---- 以某檢察院的辦公辦案系統(tǒng)為例，該項目中用戶需求呈現(xiàn)出明顯的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用流程化傾向。一個案件從接案、立案、偵查、起訴到執(zhí)行，全部由不同的部門完成。在 這里，案件的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如案犯情況、舉報人、舉報線索等都存儲在數(shù)據(jù)庫中，便于數(shù)據(jù)的多次重復(fù)利用和查詢統(tǒng)計。 傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫軟件可以完成各部門、各環(huán)節(jié)的單獨處理， 但在這個實例中，各個環(huán)節(jié)并不是獨立的，而是相互關(guān)聯(lián)的，后面環(huán)節(jié)的事件既不能比前面環(huán)節(jié)的事件發(fā)生早，也不能延遲過多，因為存在法律時限，并且流程中存 在循環(huán)。 再者，每個部門的流程種類很多，每個工作人員可能要處理多個環(huán)節(jié)上的任務(wù)， 這使得使用者必須在復(fù)雜的菜單系統(tǒng)中來回尋找各種功能、進行多次查詢，這樣的系統(tǒng)勢必讓用戶學習困難，使用困難，難以滿足用戶的需求。

　檢察院案件處理簡化流程圖(實際流程圖遠為復(fù)雜)

---- 再以某電站維修管理信息系統(tǒng)為例，該系統(tǒng)以一個國外商業(yè)套裝軟件為基礎(chǔ)。 該套裝軟件涵蓋企業(yè)設(shè)備維修管理的各個方面， 包括設(shè)備與備件、參數(shù)與測量、故障與風險、倉庫與采購、維修策略與優(yōu)化、工作過程跟蹤、工具與人力調(diào)度。

----其中，工作過程跟蹤模塊用來解決客戶的維修工作票管理系統(tǒng)。 然而工作過程跟蹤模塊非常復(fù)雜，流程中每個環(huán)節(jié)都分得很細，但環(huán)節(jié)上的任務(wù)比較單一。

電站維修工作過程簡化流程圖(實際流程圖非常復(fù)雜)

　3．解決方案: 電子郵件 + 數(shù)據(jù)庫 = 工作流管理信息系統(tǒng)(WMIS)

---- 工作流管理信息系統(tǒng)實際上是利用電子郵件來串聯(lián)一項工作的不同階段，各階段的工作通過相應(yīng)的電子表格體現(xiàn)出來，這些表格包含完成這些工作所需的信息。每位 員工收到表格后，將填寫該項工作當前階段的各個輸入選項；當一個表格的各個輸入項被填寫之后，該表格就以電子郵件形式發(fā)送給下一階段的工作人員；下一階段 的工作人員將會在他們的郵箱中看到自己所負責工作的當前狀況， 并且可以選擇其中任意一項工作(郵件)展開下一步， 即打開下一步工作應(yīng)當填寫的表格。 這樣，整個工作流程就表現(xiàn)為一系列電子郵件， 而這些電子郵件中顯示和輸入的數(shù)據(jù)都來自數(shù)據(jù)庫。

---- 最新的工作流技術(shù)能把數(shù)據(jù)庫技術(shù)和基于電子郵件的流程管理技術(shù)結(jié)合起來， 既能在郵件中訪問企業(yè)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)， 又能在數(shù)據(jù)庫軟件中生成相關(guān)的郵件。這種結(jié)合MIS 技術(shù)和工作流技術(shù)的新技術(shù)可稱為"工作流MIS (WMIS)"。 在實際應(yīng)用中，計劃人員既可以在企業(yè)管理信息軟件(MIS)也可以在電子郵件軟件中生成采購申請郵件， 然后發(fā)給有關(guān)負責人；負責人收到郵件后，可以直接在郵件上答復(fù)申請，在答復(fù)時他還可以通過超連接跳轉(zhuǎn)到MIS 中去察看有關(guān)細節(jié)。 一旦申請郵件被答復(fù)，計劃人員不僅能在MIS 中看到批準狀況，也可以在郵件箱中看到答復(fù)意見。 此外，負責人在答復(fù)的同時還可以根據(jù)申請，自動產(chǎn)生一些相關(guān)的協(xié)同工作并分派給其他的人。有關(guān)WMIS 的更多資料可參考http://wkflwMIS./index.html。

4．解決方案 樣板

---- 下圖中以設(shè)備維修管理系統(tǒng)工作票管理模塊為例顯示了WMIS的用戶界面. 使用這種解決方案后日常工作都以電子郵件的形式統(tǒng)一的顯示在用戶的收件箱中. 用過電子郵件軟件Outlook 的人可能知道, 在Outlook中可以利用文件夾和視圖來組織安排和顯示郵件, 另外當有電子郵件到來時Outlook 還會自動顯示提醒和發(fā)出聲音. 對這些特殊的郵件也可以利用這些功能, 這樣必定會使那些擔任多種角色, 處理多種任務(wù)的用戶不在面對一大堆菜單而發(fā)憷, 必定有益于幫助提高我們的計算機應(yīng)用水平.

　下圖中顯示了在Outlook 電子郵件中集成了數(shù)據(jù)庫技術(shù)后的用戶界面, 這不是很像大家常見到的某個MIS 軟件的界面嗎? 是的. 可是這同時又是在電子郵件中, 其中顯示了您的上一階段的人所做的工作(在Work Approve 頁面上), 當您完成了您本階段的工作后, 您就可以把它發(fā)送給下一階段的同事, 他收到并打開您的郵件后系統(tǒng)就會自動展開為下一階段的工作所定制的用戶界面來完成他要做的工作.

　
　解決方案 樣板難以在一篇文章中詳細描述, 有關(guān)WMIS 的更多資料請參考http://wkflwMIS./index.html.

5．WMIS 的優(yōu)勢

---- 工作流管理信息系統(tǒng)的主要優(yōu)勢體現(xiàn)在以下幾個方面：

降低勞動強度，提高工作效率
　WMIS使用時不需要像在傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫應(yīng)用軟件中那樣在許多不同的窗口，菜單及對話框中尋找、查詢， 只需要在一個統(tǒng)一的收件箱查找所有尚待完成的各項工作。這一特點對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)特別有用， 因為領(lǐng)導(dǎo)往往需要審批多種類型的工作文書。

高度自動化、協(xié)作化
　WMIS可以大大減少重復(fù)勞動。它通過郵件傳遞信息，用數(shù)據(jù)庫存儲信息，因而不再需要人工傳遞文書，并且前一階段工作輸入的信息可以自動被下一階段工作利用。

無紙化辦公
許多電子郵件軟件，如Outlook、Lotus Notes等都具備數(shù)字加密和數(shù)字簽名功能，經(jīng)過數(shù)字簽名的郵件可以保證其內(nèi)容的不可更改性和來源的真實性。實際上，數(shù)字簽名可以實現(xiàn)較普通印章更為可靠 的證明功效，而且更加方便也更容易得到驗證。

易學易用
　只要會使用電子郵件軟件，就能使用WMIS，從而大大減少了培訓(xùn)工作量。這對用戶和開發(fā)商都有利。此外，用戶可以利用Web 瀏覽器訪問電子郵件信箱，這將大大降低對客戶端的軟硬件配置要求。通過工作流監(jiān)控機制，用戶可以發(fā)現(xiàn)流程的瓶頸，從而為重新整合企業(yè)的業(yè)務(wù)流程提供依據(jù)。

　6．WMIS的應(yīng)用領(lǐng)域

---- WMIS應(yīng)用領(lǐng)域非常廣泛， 包括政府機關(guān)(檢察院、海關(guān)、稅務(wù)、專利審查、基金管理等)、工廠、保險索賠處理、投資管理、貸款申請等領(lǐng)域，都可以用工作流信息管理系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的信息管理系統(tǒng)。