一：會議資料準(zhǔn)備

     1：會議資料：由主辦單位提供，其中文字資料，由承辦單位按會務(wù)組要求根據(jù)參會人數(shù)印刷。

     2：會議資料（主辦單位提供）

     3：領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿（主辦單位提供）

     4：《報到冊》、《會議指南》、《會議日程》、參會者到達(dá)消息。

     5：項目執(zhí)行情況資料（主辦單位提供）

     6：展板所屬圖片（主辦單位提供）

     7：廣告牌設(shè)計稿

     8：歡迎布標(biāo)、會議室布標(biāo)

     9：會議禮品（按參會人數(shù)準(zhǔn)備）

    10：會議代表證

    11：會議用餐券

二：設(shè)備及設(shè)施準(zhǔn)備

    1：投影儀、多媒體電腦一臺

    2：廣告牌按設(shè)計稿制作好，根據(jù)要求準(zhǔn)備

    3：會議室一間（根據(jù)入會人數(shù))

    4：車輛準(zhǔn)備

    5：麥克風(fēng)3只

    6：訂制領(lǐng)導(dǎo)座次牌（名單由主辦單位提供）

    7：會議形式：座談及課桌形式

    8：照相機(jī)一臺

    9：攝影機(jī)一臺、由專業(yè)人員操作

三：會前準(zhǔn)備工作程序

     1：根據(jù)會務(wù)組要求，代表報到前兩天，會議室會場布置(或分組討論)（會標(biāo)、廣告牌、燈光、音響、多媒體、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務(wù)員安排）按部落實到位。

     2：據(jù)酒店提供的房況表，報到前兩天與先到達(dá)的會務(wù)組人員協(xié)商確定會務(wù)組房間，選定領(lǐng)導(dǎo)、專家及主要代表入住的樓層、房間類型、房號、需要放置的水果種類及特殊安全保衛(wèi)工作。

    3：提前兩天檢查餐廳環(huán)境衛(wèi)生，桌椅擺設(shè)、餐具的完好程度，再次落實菜單及服務(wù)到位情況。

    4：提前兩天完成會議所需的代表證、發(fā)放的資料、簽到表、就餐卡、廣告牌、商家展板及宣傳設(shè)備的擺設(shè)位置，電源、燈光亮度、通道暢通等情況，會間攝影、攝像設(shè)備，人員的準(zhǔn)備。

    5：與酒店保安部組成會議安全組，在會議期間加強(qiáng)門衛(wèi)、樓層行查，杜絕安全隱患的發(fā)生。

    6：成立生活服務(wù)組，避免個別代表發(fā)生高原反應(yīng)，聯(lián)系就診。

    7：在大堂、樓層、餐廳、會議是、電梯等處帖上會議指示箭頭。

四：會議其它費用開支預(yù)算

     1：代表證：2元/張

     2：廣告牌：萬通板，1米X2米板17元/塊；會議室主席臺背景1.9米X5.7米，需用萬通板6板；徽標(biāo)、刻字按字?jǐn)?shù)、尺寸、顏色收費、制作費約400—500元

     3：展板：根據(jù)主辦方要求，由我方代辦，費用按時結(jié)算。

     4：臨時用車：別克商務(wù)車（900元/天），現(xiàn)在瑞風(fēng)商務(wù)車（700元/天），桑塔那（450元/天），11座金杯車（500元/天）

     5：宴會標(biāo)準(zhǔn)（由貴公司訂標(biāo)準(zhǔn)）

     6：水果

     7：紀(jì)念品

     8：資料打印、復(fù)印

     9：照相、攝像

     10：其它

五：會場布置

     1：布標(biāo)

     2：按會議規(guī)定的擺防形式及要求布置好會場

     3：設(shè)立會務(wù)人員發(fā)放會議用品及文件

     4：確定會場攝影點和時間

六：人員安排

     1：根據(jù)會議人數(shù)需求安排會務(wù)接待小組、如住房登記員，財務(wù)人員，票務(wù)，考察咨詢，引導(dǎo)人員（至房間、餐廳、電梯、會議室）

     2：會議全程督導(dǎo)人員，負(fù)責(zé)落實會議室布置、茶水供應(yīng)及服務(wù)

     3：攝影組：根據(jù)會議需求安排攝影人員

     4：車輛小組：根據(jù)會議實到人數(shù)，落實車況好、駕駛技術(shù)好的配套車輛。此小組負(fù)責(zé)會議臨時接待服務(wù)工作。如：專家、領(lǐng)導(dǎo)臨時出行，就餐、會見等活動的車輛。

     5：旅游接待小組：根據(jù)參加考察人數(shù)安排每車一位優(yōu)秀導(dǎo)游，負(fù)責(zé)代表的服務(wù)

     6：生活小組：此小組負(fù)責(zé)會議用餐的時間、人數(shù)及相關(guān)的一些服務(wù)，確保代表

會議期間的生活服務(wù)

七：發(fā)票的開據(jù)

    在會議前通知上注明由我方承辦、會議期間我方根據(jù)代表需要，開具正式發(fā)票及酒店的住宿發(fā)票。

八：會議接站

    1：會議報到當(dāng)天，安排全天候接站，機(jī)場設(shè)立兩塊醒目接站牌，一塊設(shè)在正門出站口，一塊設(shè)在提取行李出口處?；疖囌驹O(shè)一塊醒目接站牌。

    2：人員及車輛安排

    1）：人員：機(jī)場設(shè)1-2人、（領(lǐng)導(dǎo)、專家除外）

    2）：接站車輛：根據(jù)會務(wù)組要求派車

    3）：領(lǐng)導(dǎo)、專家由會務(wù)組統(tǒng)一安排，根據(jù)航班、車次，派專人專車接送，需要送花、護(hù)照的提前安排，保證準(zhǔn)確安全接待。

九：會議報到

     1：在酒店大堂設(shè)“報到處”、“收費處”、“考察咨詢處”、“票務(wù)處”

     2：報到登記時，填寫姓名、單位、職務(wù)、身份證號碼、通訊地址、電話、收費金額、入住金額、入住天數(shù)、房間號、考察線路等。

     3：提醒代表貴重品免費寄存總臺、保管好個人財物，耐心、細(xì)致地解說會議報到須知及有關(guān)事宜，及時妥善處理好代表要求。

     4：根據(jù)會務(wù)組要求傳達(dá)通知、指示，準(zhǔn)確發(fā)放會議資料、紀(jì)念品、餐券、考察乘車券

     5：代表報到后，由行李員引導(dǎo)入住，同時辦理行李寄存

     6：當(dāng)天打印會議通訊錄并與會務(wù)老師校對，及時發(fā)給代表

     7）：會務(wù)組24小時有專職會議，隨時接待安排參會代表

十：會議期間

     1：要求酒店落實叫早服務(wù)

     2：準(zhǔn)確統(tǒng)計用餐人數(shù)并安排代表用餐，及時解決會議期間臨時發(fā)生的問題，確保會議正常進(jìn)行

     3：會議室布置情況落實

     4：安排好旅游選種、落實返程機(jī)、車票的登記

     5：及時統(tǒng)計票務(wù)預(yù)訂情況、考察人數(shù)、行程立即同旅行社計調(diào)反饋

     6：與酒店 公司財務(wù)人員協(xié)調(diào)好票據(jù)的開取

     7：準(zhǔn)備統(tǒng)計返程的人數(shù)、時間、日期、確定代表返程

十一：會議考察

      1、代表的安全問題

      1）、考察期間為每位代表辦理10萬元的人身保險。

      2）、考察的整個行程中，我方派人員全程陪同、確?？疾祉樌M(jìn)行。

      3）、要求每個環(huán)節(jié)的接待人員做到嚴(yán)格的保密制度、確保代表的人身安全。

      4）、我中心承諾確保代表返程機(jī)、車票，并根據(jù)返程時間及方向分批送行，取保順利返程

十二：會議結(jié)束工作

       1：會議結(jié)算

       1）：我方向會務(wù)給出書面報告，交會務(wù)組審核。并列《會議結(jié)算清單》，包括此會議的實際人數(shù)、天數(shù)、實際用餐人數(shù)、用餐標(biāo)準(zhǔn)、考察人數(shù)及會議期間其它費用開支，我方承諾快捷、準(zhǔn)確無誤

      2）：向會務(wù)組提供所需發(fā)票

      3）：返還會務(wù)組附加的會議利潤

      4）：我方本著多年的辦公經(jīng)驗，為會務(wù)組在各項費用開支中，爭取最大的利益

     2：會議返程

      1）：我方根據(jù)代表返程機(jī)、車票時間及方向，分批送站，我方承諾確保代表順利返程

      2）：我方可根據(jù)會務(wù)組需要派專人、專車、提供滿意的送站服務(wù)，并向會務(wù)組贈送麗江特色精美禮品

      3）：我方向代表全面征求意見，了解此會議的滿意程度，并向會務(wù)組反饋