如何開一個(gè)成功且有意義的會(huì)議？日經(jīng)bp網(wǎng)站專欄作家高橋俊樹認(rèn)為，會(huì)議召集人若能在會(huì)議前，依照以下4項(xiàng)要點(diǎn)逐項(xiàng)準(zhǔn)備，便能有效避免會(huì)議流于表面、變成枯燥且無謂的例行公事。

步驟一：決定具體的討論主題

首先，決定開會(huì)的主題，愈具體越好。如果主題抽象、漫無邊際的話，討論時(shí)容易產(chǎn)生不相干的意見，偏離議題中心，難以統(tǒng)整出真正可用的想法。

步驟二：設(shè)定會(huì)議目標(biāo)

決定好主題后，必須設(shè)定出會(huì)議預(yù)定達(dá)成的目標(biāo)，例如：解決某個(gè)問題、完成一項(xiàng)提案等，避免模糊不清的目標(biāo)設(shè)定。要注意的是，必須確認(rèn)這個(gè)「目的」是否真的有必要開會(huì)，避免抱著：「總之先把大家集合起來再說」的想法，導(dǎo)致互相浪費(fèi)時(shí)間。

步驟三：確認(rèn)參加者人選及工作分配

對(duì)的會(huì)議參與者，才能真正有助于達(dá)成會(huì)議的目標(biāo)，一定要慎選與會(huì)議主題確切相關(guān)的參加者，同時(shí)向他們傳達(dá)明確的工作任務(wù)。如此一來，不僅可提升參與感，也不必在會(huì)議開始時(shí)，才臨時(shí)決定每個(gè)人的職責(zé)，既可節(jié)省時(shí)間，也能避免匆促劃分職責(zé)下引起紛爭(zhēng)。

步驟四：準(zhǔn)備會(huì)議流程表

會(huì)議的流程表應(yīng)包含：會(huì)議主題、會(huì)議目的、會(huì)議目標(biāo)、會(huì)議時(shí)間、參加人員、會(huì)議的細(xì)項(xiàng)及時(shí)間分配、參加人員的職責(zé)及會(huì)議前應(yīng)準(zhǔn)備事項(xiàng)、必要資料等。并注意會(huì)議的時(shí)間不可過于冗長(zhǎng)，導(dǎo)致參加者的注意力無法集中。

此外，通知會(huì)議時(shí)，最好親自將資料送到參加者手中，若使用郵件通知，對(duì)方可能因忙碌而忽略。

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