一份內(nèi)容非常重要的WPS文檔，因某種未曾預(yù)料的原因而丟失了內(nèi)容，備份工作沒做到位，釀的苦酒只能自己喝。那么如何才能避免這種情況的發(fā)生呢?

　　當(dāng)我們用WPSOffice編輯重要文件時(shí)，最糟糕的事莫過于自己辛辛苦苦編輯的文稿內(nèi)容因斷電、軟件沖突或某種莫名其妙的原因而丟失。雖然WPS系統(tǒng)本身有文檔錯(cuò)誤恢復(fù)機(jī)制，但你要知道那不是萬能的，萬一的事情還是會發(fā)生。如果充分利用WPS系統(tǒng)自動備份機(jī)制，再配合用戶個(gè)性備份設(shè)置，外加云盤賬戶、多地備份等方法，則可以最大限度地確保將編輯文件的損失降低到最低程度。

　　自動恢復(fù)外加個(gè)性備份

　　WPSOffice系統(tǒng)自帶了一個(gè)文件安全機(jī)制，那就是如果WPSOffice程序遇到異常情況需要退出的時(shí)候，系統(tǒng)將對正在使用的文件進(jìn)行分析以查找錯(cuò)誤，如果可能的話，將在下次啟動WPS時(shí)恢復(fù)其中的信息。

　　遇到錯(cuò)誤后，重新啟動WPSOffice程序，將自動彈出“備份管理”任務(wù)窗口，其中會列出了程序停止響應(yīng)時(shí)已恢復(fù)的所有文件(如圖1)。

　　此時(shí)，我們可以通過文件名稱、備份時(shí)間等信息找到合適的備份文件進(jìn)行恢復(fù)?；謴?fù)完畢之后，可以選擇手工逐個(gè)刪除或者全部刪除備份文件。

　　如果沒有彈出此窗口，可以點(diǎn)擊WPS左上角的“WPS文字”按鈕，在下拉菜單中選擇“備份管理”?；蛘咭部梢允褂每旖萱ICtrl+F1調(diào)出任務(wù)窗格，在下拉選項(xiàng)中選擇“備份管理”查看(如圖2)。

　　小提示：

　　WPS系統(tǒng)為用戶自動備份的文檔，一般存放在一個(gè)固定的文件夾下。以Windows8系統(tǒng)中默認(rèn)WPS安裝用戶文件夾為例，該文件夾路徑一般是“<用戶>\AppData\Roaming\Kingsoft\Office6\backup”。我們可以通過直接點(diǎn)擊圖2窗口右下角的“查看其他備份”文字鏈接直達(dá)該文件夾看個(gè)究竟。

　　不少人因?yàn)橹繵PSOffice具有這種自動恢復(fù)的機(jī)制，因此便十分放心地將文件故障恢復(fù)的重任全部委托給了WPSOffice系統(tǒng)本身。殊不知，這種信任是相當(dāng)危險(xiǎn)的，要知道，WPSOffice這種機(jī)制不是萬能的。如果你僅依靠這套機(jī)制來保證你的文件安全，很可能會受到意想不到的損失。在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，某些情況下，靠系統(tǒng)自帶的故障恢復(fù)機(jī)制根本無法恢復(fù)任何信息。明明是剛剛輸入的一些內(nèi)容，在文檔自動恢復(fù)后卻是一個(gè)空文檔。

　　因此，為了防止上面所說的意外發(fā)生(如在突然斷電或軟件沖突造成的數(shù)據(jù)丟失)，我們可以采用進(jìn)一步保護(hù)文件的手段。那就是啟用用戶自定義的“定時(shí)備份”功能，定期自動保存正在使用的文件的臨時(shí)備份文件。

　　通過“WPS文字按鈕→選項(xiàng)”進(jìn)入WPSOffice選項(xiàng)設(shè)置窗口。在“選項(xiàng)”窗口的“常規(guī)與保存”選項(xiàng)卡中，將“定時(shí)備份，時(shí)間間隔”設(shè)置為更短的時(shí)間(默認(rèn)設(shè)置為每10分鐘保存一次)，與此同時(shí)選中“第一次保存時(shí)生成備份文件”(圖3)。具體情況可根據(jù)自己錄入文字或編輯的速度來定，比如錄入慢的用戶每分鐘本來就打不了幾個(gè)字，所以時(shí)間可以設(shè)長一點(diǎn)(如10分鐘)，而錄入速度運(yùn)指如飛的高級用戶，在10分鐘時(shí)間內(nèi)就能輸入1000多字甚至更多，若期間未自動保存而遭受意外，則這1000字就白白錄入了，這時(shí)可以將時(shí)間設(shè)得短一點(diǎn)(如3分鐘甚至1分鐘)，這樣可以起到最大限度的保護(hù)作用。若你的機(jī)器配置比較古老或抵擋運(yùn)行緩慢，則不要將時(shí)間設(shè)得太短，否則頻繁存盤的動作會使機(jī)器變得很卡，影響你的錄入或編輯工作的順利進(jìn)行。

　　在打開“定時(shí)備份”的情況下，如果WPSOffice程序非正常退出，重新啟動之后同樣會在“備份管理”任務(wù)窗口中列出程序非正常退出之前已保存的所有臨時(shí)備份文件;此時(shí)，你就有更多的余地來選擇合適的備份文件進(jìn)行恢復(fù)。

　　網(wǎng)絡(luò)云盤實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程備份

　　如果以上內(nèi)容保全措施還不足以讓你放心，那么還有附加的好方法可以讓你的WPS文檔再上一層保險(xiǎn)。

　　首先我們可以利用云盤來為文檔買一份“保險(xiǎn)”。WPS用戶或金山快盤用戶都有自己的賬戶，你可以安裝一個(gè)金山快盤的本地客戶端，安裝的過程中會讓你選擇生成一個(gè)本地同步盤，一定要選擇此項(xiàng)。這樣，以后在編輯WPS文檔時(shí)，新建的文檔或修改的文檔都要保存在這個(gè)本地的金山網(wǎng)盤文件夾中，只要客戶端在線，你編輯的內(nèi)容除了本地留存有備份之外，在金山網(wǎng)盤屬于你的服務(wù)器空間中，也有了這個(gè)文檔的備份。如此一來，你的文檔損壞丟失的可能性就更小了一些。

　　若對擁有一個(gè)網(wǎng)盤備份還不放心，比如擔(dān)心某日忽然該網(wǎng)盤服務(wù)器“罷工停運(yùn)”或關(guān)閉歇業(yè)，自己又急于取出其中的數(shù)據(jù)該怎么辦?這時(shí)，我們不妨未雨綢繆，給我們的云盤也上一個(gè)“雙保險(xiǎn)”。我們可以這樣做，在金山快盤之外，我們另行安裝一種具有自動備份任意指定文件夾的網(wǎng)盤(例如百度云、360云盤、華為網(wǎng)盤等都具有這樣的功能)。然后我們可以將金山快盤的本地同步文件夾，作為我們選擇的備用網(wǎng)盤的一個(gè)自動備份文件夾，進(jìn)行監(jiān)控和備份。這樣，每當(dāng)金山快盤同步文件夾中有新的版本文件生成時(shí)，第三方的這個(gè)網(wǎng)盤就會自動將其備份到用戶的相應(yīng)網(wǎng)絡(luò)空間中。從而給你的WPS文檔上雙份的保險(xiǎn)。

　　通過以上幾種文件備份方法的綜合運(yùn)用，足以防止文件內(nèi)容的丟失，將文件編輯時(shí)因意外而造成的損失降到最低。但文件放在網(wǎng)盤上要注意安全問題，可以利用網(wǎng)盤本身提供的加密和保險(xiǎn)箱來保證安全。這是另一個(gè)話題，我刊曾有講述，本文不再詳述。