檔案館指南編制規(guī)范檔案館指南編制規(guī)范中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 檔案館指南編制規(guī)范 DA/T 3-1992 1 主題內(nèi)容與適用范圍 1.1 本規(guī)范規(guī)定了檔案館指南的編制原則、結(jié)構(gòu)和編寫細(xì)則。 1.2 本規(guī)范使用于各級(jí)各類檔案館。檔案館在編制指南時(shí)應(yīng)從本館實(shí)際出發(fā)，參照?qǐng)?zhí)行。 2 檔案館指南的編制原則 編制檔案館指南應(yīng)做到內(nèi)容全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、實(shí)用、文字簡(jiǎn)潔。 3 檔案館指南的結(jié)構(gòu) 檔案館指南的結(jié)構(gòu)如下： 4 提示部分 4.1 封面內(nèi)容 4.1.1 指南名稱：由檔案館名稱加“指南”構(gòu)成。 4.1.2 編著者：一般用編著館館名。 4.1.3 出版者：承擔(dān)指南出版的出版社名稱。 4.1.4 厚度超過6mm的指南，應(yīng)在書脊上重復(fù)標(biāo)示封面所署指南名稱、出版者。 4.2 扉頁內(nèi)容 4.2.1 指南名稱、編著者、出版者同封面。 4.2.2 指南版本:指修訂本、增訂本、續(xù)編、簡(jiǎn)本等。 4.2.3 指南出版年代 4.3 前言 前言的內(nèi)容包括編著指南的目的和作用、指南框架結(jié)構(gòu)、使用方法、編著指南的簡(jiǎn)要過程、參加編著工作的人員及其他與要說明的問題。 前言另頁排印，結(jié)尾落編著館名和完稿日期。 4.4 目次 目次由指南各章節(jié)的題目及其所在的頁號(hào)組成。 目次另頁排印，單記頁號(hào)。 5 正文部分 5.1 檔案館概況 5.1.1 檔案館歷史沿革：館址，成立時(shí)間，檔案館類型，隸屬關(guān)系，檔案館代碼，歷任正、副館長(zhǎng)，內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置，工作發(fā)展概貌。 5.1.2 館藏檔案綜述 5.1.2.1 檔案的來源、進(jìn)館方式。 5.1.2.2 檔案總數(shù)量：全宗（非全宗形式檔案的類別等）總數(shù)，案卷（包括作為案卷看待的冊(cè)、袋、盒）總數(shù)，檔案上架排列總長(zhǎng)度（m）。 如有特殊的檔案統(tǒng)計(jì)單位或其他專用術(shù)語，應(yīng)在附錄中予以解釋。 5.1.2.3 檔案起止年代；館藏檔案形成的最早和最晚年代。一般用公元紀(jì)年表示，必要時(shí)可使用朝代紀(jì)年表示。亦可以其一為主，另一為輔，為輔者書于后并加圓括號(hào)。 5.1.2.4 檔案的種類、各類檔案的整理簡(jiǎn)況。 5.1.3 館藏資料綜述 5.1.3.1 資料的來源，進(jìn)館的方式。 5.1.3.2 資料的總數(shù)量：冊(cè)（件）數(shù)、上架排列總長(zhǎng)度（m）。 5.1.3.3 資料的種類及分類方法。 5.1.4 匯編出版檔案資料情況 5.1.5 利用工作綜述 5.1.5.1 接待利用者的日期和時(shí)間 5.1.5.2 開放的檔案、資料的范圍及其查、借閱手續(xù)。 5.1.5.3 檔案資料檢索工具編制情況綜述。 5.1.5.4 提供利用的方式：提供原件、復(fù)印件、縮微件、檔案資料匯編等。 5.1.5.5 索取檔案資料內(nèi)容的方法：摘抄、復(fù)印、外借、購買、函調(diào)、咨詢等。 5.1.5.6 為利用者提供的實(shí)際服務(wù)設(shè)施。 5.2 館藏檔案介紹 館藏檔案依其實(shí)際整理、保管的體系為單位，對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容及其特點(diǎn)等分別進(jìn)行介紹。 按立檔單位整理保管的檔案，以全宗為單位介紹；按類別、項(xiàng)目等整理、保管的檔案，以相應(yīng)的類項(xiàng)為單位介紹。 5.2.1 全宗介紹 全宗介紹是檔案館指南的核心部分，館藏重要全宗一般要逐個(gè)介紹；非重要全宗可將職能、任務(wù)、性質(zhì)相近的組合在一起綜合介紹；一些案卷數(shù)量少、利用率不高的小全宗，可只列如附錄中的全宗名冊(cè)，不作具體介紹。 5.2.1.1 全宗介紹的內(nèi)容 a.全宗名稱的全稱、簡(jiǎn)稱、全宗號(hào) b.全宗構(gòu)成者（立檔單位）沿革：名稱、成立時(shí)間（如是已撤消單位，應(yīng)注撤消時(shí)間）、性質(zhì)、主要職能、隸屬關(guān)系、內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置及其演變情況。 個(gè)人全宗構(gòu)成者主要介紹個(gè)人姓名、別名、生卒年月、簡(jiǎn)歷、籍貫、職務(wù)、職稱、主要業(yè)績(jī)及榮譽(yù)稱號(hào)等； c.全宗來源：一般可參見5.1.2.1不再說明。特殊情況（如私人捐贈(zèng)等）應(yīng)予說明； d.全宗內(nèi)案卷數(shù)量、上架排列總長(zhǎng)度（m）、起止年代； e.使用非漢字文字和非紙質(zhì)載體的檔案的情況； f.全宗內(nèi)案卷分類排列非紙質(zhì)載體的檔案的情況； g.檔案內(nèi)容介紹：一般按全宗內(nèi)檔案的實(shí)際分類體系，結(jié)合問題進(jìn)行介紹。 反映全宗構(gòu)成者基本職能和主要活動(dòng)方面的檔案，具有全國(guó)和國(guó)際影響和知名人物、歷史事件及具有地方特色和具有重要科學(xué)研究?jī)r(jià)值的檔案，館藏年代久遠(yuǎn)和特殊載體的檔案要詳細(xì)介紹，需要保密的檔案不作介紹。 5.2.1.2 全宗介紹的排列 全宗介紹可以按館藏檔案全宗號(hào)編排順序排列，也可結(jié)合全宗重要程度、全宗構(gòu)成之間的隸屬關(guān)系（組織機(jī)構(gòu)序列）或地區(qū)特征等進(jìn)行排列。 5.2.2 非全宗形式檔案介紹 a.非全宗形式檔案的名稱全稱、檔號(hào)； b.檔案集中的簡(jiǎn)要進(jìn)程、主要檔案形成者（或主持單位）的名稱、職能； c.案卷（冊(cè)、袋、盒）數(shù)及其上架排列總長(zhǎng)度（m），起止年代； d.使用非漢字文字和非紙質(zhì)載體的檔案的情況； e.類別、項(xiàng)目?jī)?nèi)檔案分類、排列和編制檢索工具情況； f.檔案內(nèi)容介紹：一般按類別、項(xiàng)目?jī)?nèi)檔案分類、排列體系，組合重要程度并參照 5.2.1.1g的規(guī)定進(jìn)行。 5.2.2.1 非全宗形式檔案介紹的排列 非全宗形式檔案一般可按歷史時(shí)序、重要程度或參照《中國(guó)檔案分類法》的有關(guān)類目進(jìn)行排列。 5.3 館藏資料介紹 對(duì)館藏檔案有重要補(bǔ)充作用的資料應(yīng)逐類介紹，一般性資料不作具體介紹。 5.3.1 資料介紹的內(nèi)容 a.資料類目的名稱、代號(hào)； b.資料的數(shù)量、起止年代； c.重要資料需注明編撰者； d.資料內(nèi)容介紹：按資料的實(shí)際分類體系結(jié)合資料涉及的問題參照5.2.1.1g的規(guī)定進(jìn)行。 5.3.2 資料介紹排列按資料的實(shí)際分類體系進(jìn)行。 6 補(bǔ)充部分 6.1 索引 “館藏檔案介紹”、“館藏資料介紹”中重復(fù)出現(xiàn)的、分散在指南各章節(jié)的人名、地名、機(jī)構(gòu)名、歷史事件及專題，必要時(shí)按以下方法編制索引。 6.1.1 人名索引：由人名及其在指南中的頁號(hào)組成，按姓氏筆畫或漢語拼音順序排列。 6.1.2 機(jī)構(gòu)索引：由機(jī)構(gòu)名稱及其在指南中的頁號(hào)組成，按機(jī)構(gòu)名稱首字的筆畫或漢語拼音順序排列。 6.1.3 事件索引：由事件名稱及其在指南中的頁號(hào)組成，按事件名稱首字的筆畫或漢字拼音順序排列。 6.2 附錄 附在指南正文之外與正文內(nèi)容有關(guān)文字、表冊(cè)等材料。 6.2.1 全宗名冊(cè)：館藏全部全宗（全宗名稱需保密者除外），應(yīng)按實(shí)際編號(hào)順序逐一列出全宗代號(hào)、全宗名稱、起止年代、案卷數(shù)量及其在指南中的頁號(hào)等內(nèi)容。 6.2.2 檔案資料出版情況一覽表：本館公布出版物名稱、出版單位名稱、出版日期、冊(cè)（卷）數(shù)、字?jǐn)?shù)等內(nèi)容。 6.2.3 館藏檔案形成單位系統(tǒng)表：根據(jù)檔案形成單位之間或其內(nèi)部機(jī)構(gòu)的隸屬關(guān)系，采用直線連接法示意。 6.2.4 開放利用檔案規(guī)章制度：一般應(yīng)將本館有關(guān)規(guī)章制度原文照錄。 6.2.5 直觀圖表 6.2.6 紀(jì)年對(duì)照表 6.3 插圖 刊印于指南中的用以表現(xiàn)館藏珍貴檔案、資料、館舍建筑以及需要用形象介紹工作情況的照片與圖形，應(yīng)配有圖號(hào)和文字說明。 |
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