1  主題內(nèi)容與適用范圍
本規(guī)范規(guī)定了設(shè)備儀器檔案案卷整理的基本要求、程序、方法和歸檔范圍。
本規(guī)范適用于一般設(shè)備儀器檔案的案卷整理。 
2  引用標(biāo)準(zhǔn)
    GB37／T1182一89科技檔案案卷構(gòu)成的一般要求
    DB37／T181一93  工業(yè)企業(yè)檔案案卷格式
3  術(shù)語(yǔ)
    3．1  設(shè)備儀器檔案 是指作為固定資產(chǎn)的設(shè)備、儀器、儀表在購(gòu)置（設(shè)計(jì)制造）、安裝調(diào)試、使用、維修等過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的文件材料。
    3．2  案卷 由互相聯(lián)系的若干文件組合而成的一種檔案保管單位。
    3．3  檔號(hào) 檔案的編號(hào)。包括分類號(hào)、案卷順序號(hào)。
4  設(shè)備儀器文件材料的歸檔要求
    4．1  歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確。
    4．2  歸檔的文件材料應(yīng)做到紙質(zhì)優(yōu)良、字跡線條清晰耐久、簽署完備。
5  設(shè)備儀器文件材料的歸類排列
    5．1  將設(shè)備儀器文件材料按單臺(tái)（套）設(shè)備分開(kāi)。
    5．2  將單臺(tái)（套）設(shè)備的文件材料按立項(xiàng)考察、設(shè)備定購(gòu)、開(kāi)箱驗(yàn)收、設(shè)計(jì)制造、安裝調(diào)試、管理維護(hù)等階段歸類。
    5．3  將各階段形成的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)排列。
    5．3．1  文字材料 按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間排列，密不可分的文件按先批復(fù)，后請(qǐng)示；先審批，后申請(qǐng)；先正文，后附件；先印件，后稿件；先譯文，后外文的）順序排列。
    5．3．2  圖樣材料 按圖號(hào)或隸屬關(guān)系排列。
6  組卷
    6．1  組卷應(yīng)遵循設(shè)備文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系。
    6．2  文字材料按5．2規(guī)定的階段組卷，一臺(tái)（套）設(shè)備的文件材料較少時(shí)，可將階段合并組卷。文件材料較多時(shí)，亦可將一個(gè)階段形成的文件材料按問(wèn)題組合為數(shù)卷。
    6．3  圖樣材料按組件、部件或系統(tǒng)組卷，一臺(tái)（套）設(shè)備的圖樣材料較少時(shí)，可將組件、部件或系統(tǒng)合并組卷。
    6．4  文字、圖樣材料混合組卷，文字材料在前，圖樣材料在后，圖樣與文字材料密不可分的除外。
7  卷內(nèi)文件材料的整理
    7．1  案卷內(nèi)文件材料的規(guī)格應(yīng)基本一致。
    7．2  規(guī)格較小的產(chǎn)品合格證等文件材料，應(yīng)按照內(nèi)容平行式或階梯式托裱在60克以上的白紙上，并按照自上而下的順序在托裱文件右下角用阿拉伯?dāng)?shù)字自1起編寫(xiě)固定號(hào)，托裱紙的底部應(yīng)加注"此頁(yè)共 張"標(biāo)記。
    7．3  圖紙折疊為297mm× 210mm統(tǒng)一幅面，折疊方法采用"手風(fēng)琴"式，圖面朝里，標(biāo)題欄外露。
    7．4  案卷需裝訂的文件材料，其裝訂部位應(yīng)有足夠的裝訂邊，凡可能出現(xiàn)裝訂壓字現(xiàn)象的文件應(yīng)在裝訂部位托裱裝訂邊條。
    7．5  案卷采用不裝訂形式的文件材料，應(yīng)先以每份文件或反映同一問(wèn)題的文件材料為單位，按規(guī)范9的要求裝訂成件，然后在每份文件材料的右上角逐件加蓋檔號(hào)章，并按要求填寫(xiě)。
8  案卷編目
    8．1  編寫(xiě)案卷頁(yè)號(hào)。
    8．1．1  案卷內(nèi)文件材料以有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。
    8．1．2  案卷內(nèi)頁(yè)號(hào)順序均從1開(kāi)始，用阿拉伯?dāng)?shù)字依次標(biāo)明，不得有空號(hào)、重號(hào)。
    8．1．3  頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置，正面在右下角，反面在左下角，不裝訂的案卷以"件"為單位，件內(nèi)頁(yè)號(hào)均從1起編寫(xiě)。
    8．1．4  兩張以上小幅材料托裱在同一張紙上，只編一個(gè)頁(yè)號(hào)。
    8．1．5  案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。
    8．2  編寫(xiě)卷內(nèi)目錄
    8．2．1  卷內(nèi)目錄形式見(jiàn)DB37／T181一93格式。
    8．2．2  順序號(hào) 以一份文件或反映一個(gè)問(wèn)題的文件材料為單位從1起依次標(biāo)注。
    8．2．3  文件編號(hào) 填寫(xiě)文件的文號(hào)或圖號(hào)。
    8．2．4  責(zé)任者 填寫(xiě)文件材料的編制單位或主要責(zé)任者。
    8．2．5  日期 填寫(xiě)文件材料形成的日期。
    8．2．6  頁(yè)次 填寫(xiě)每份文件材料首頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào)，最后一份文件材料填寫(xiě)首末兩頁(yè)的頁(yè)號(hào)，用"首頁(yè)號(hào)／末頁(yè)號(hào)"表示。
    8．2．7  卷內(nèi)目錄排列在案卷文件材料的首頁(yè)之前。
    8．3  卷內(nèi)備考表的編制
    8．3．1  卷內(nèi)備考表的形式見(jiàn)DB37／T181一93格式。
    8．3．2  卷內(nèi)備考表要標(biāo)明案卷內(nèi)科技文件材料的件數(shù)或頁(yè)數(shù)，以及在組卷和案卷使用過(guò)程中需說(shuō)明的問(wèn)題。
    8．3．3  立卷人 由立卷人簽名。
    8．3．4  卷內(nèi)備考表排列在文件材料的尾頁(yè)之后。
    8．4  案卷封面的編制
    8．4．1  案卷封面見(jiàn)DB37／T181一93格式。
    8．4．2  案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容，案卷題名的主要內(nèi)容應(yīng)包括本卷文件的主要制發(fā)機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種或者設(shè)備的名稱、代字、代號(hào)及其組件、部件、階段的代號(hào)和名稱等。
    8．4．3  在案卷題名之后標(biāo)明設(shè)備編號(hào)。
    8．4．4  編制單位 填寫(xiě)案卷內(nèi)文件材料的形成單位或主要責(zé)任者。
    8．4．5  編制日期 填寫(xiě)案卷內(nèi)文件材料的起止日期。
    8．4．6  保管期限與密級(jí) 按有關(guān)規(guī)定確認(rèn)后填寫(xiě)。
    8．4．7  檔號(hào) 填寫(xiě)該卷的分類號(hào)和順序號(hào)。
    8．4．8  檔案館（室）代號(hào) 填寫(xiě)檔案管理部門(mén)給定本檔案館（室）的編號(hào)。
    8．4．9  縮微號(hào) 填寫(xiě)縮微時(shí)給定本卷的編號(hào)。
    8．4．10  封面所有數(shù)字，除標(biāo)題外一律用阿拉伯?dāng)?shù)字。
    8．5  案卷脊背的編制
填寫(xiě)案卷題名、檔號(hào)及設(shè)備編號(hào)，設(shè)備編號(hào)寫(xiě)在案卷題名欄之下，案卷題名采用豎寫(xiě)形式。
9  案卷或文件的裝訂
    9．1  拆除案卷內(nèi)文件的金屬物。
    9．2  裝訂材料應(yīng)選用線繩或不銹鋼等不宜銹蝕的材料。
    9．3  用線繩裝訂案卷采取三孔一線的裝訂方法，結(jié)頭系在背面，裝訂時(shí)應(yīng)使文件材料下齊、右齊，裝訂位置在文件左側(cè)中部，裝訂長(zhǎng)度為160mm，裝訂線距左端12mm。
    9．4  不裝訂的案卷應(yīng)將卷內(nèi)文件按件用縫紉機(jī)或三孔一線的方法分別裝訂。
 

附錄A
設(shè)備儀器文件材料歸檔范圍

A1  自制設(shè)備儀器
A1．1  技術(shù)任務(wù)書(shū)、申請(qǐng)報(bào)告、批復(fù)。
A1．2  技術(shù)調(diào)查報(bào)告。
A1．3  設(shè)計(jì)研制計(jì)劃、方案。
A1．4  計(jì)算書(shū)、公式。
A1．5  全套設(shè)計(jì)圖樣。
A1．6  設(shè)備儀器組裝、調(diào)試、試運(yùn)行記錄和檢測(cè)報(bào)告。
A1．7  技術(shù)攻關(guān)記錄、成果。
A1．8  安裝使用說(shuō)明書(shū)。
A1．9  設(shè)備儀器安裝竣工圖樣調(diào)試、試運(yùn)行記錄、安裝總結(jié)、驗(yàn)收材料。
A1．10  操作規(guī)定、維護(hù)保養(yǎng)規(guī)定。
A1．11  重大事故分析及處理報(bào)告。
A1．12  大修計(jì)劃、記錄等。
A1．13  報(bào)廢鑒定書(shū)、申請(qǐng)報(bào)廢鑒定報(bào)告、批復(fù)和處理結(jié)果材料。
A2  外購(gòu)設(shè)備儀器
A2．1  申請(qǐng)外購(gòu)報(bào)告、批復(fù)。
A2．2  調(diào)研、考察材料。
A2．3  外購(gòu)合同、協(xié)議與外商談判、洽談?dòng)涗?、紀(jì)要、備忘錄、合同協(xié)議和來(lái)往函件。
A2．4  設(shè)備儀器開(kāi)箱驗(yàn)收記錄。
A2．5  設(shè)備合格證、裝箱單、說(shuō)明書(shū)等隨機(jī)圖樣及文字材料（原文和譯文）。
A2．6  設(shè)備安裝調(diào)試、試車記錄、總結(jié)、竣工圖樣、檢測(cè)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。
A2．7  運(yùn)行記錄及重大事故分析處理報(bào)告。
A2．8  大修計(jì)劃、記錄及變更文件。
A2．9  報(bào)廢鑒定書(shū)、申請(qǐng)報(bào)廢報(bào)告、批復(fù)和處理結(jié)果。
A2．10  技術(shù)、質(zhì)量上的異議和處理結(jié)果材料。