三級流程的設計要訣

作者：張國祥

2014年5月27日

三級流程是企業(yè)管理的基本事務工作，是管理職責的邏輯劃分，不是具體的操作步驟。在流程圖設計的實踐中，企業(yè)員工設計四級流程圖一教就會，設計三級流程圖難度較大。故此，今天專門談談三級流程圖的設計方法。

三級流程圖設計要訣如下：目標開始，首尾相連；建立制度，追根溯源；主職清楚，配合分明；層層推進，階段總結；反饋意見，制度完善；PDCA，不斷循環(huán)。

• 目標開始，首尾相連

管理從目標開始，通過過程控制，達成目的在今天的企業(yè)管理中是一個常識。因此設計流程圖必須從目標開始。沒有清楚的目標界定，就無法確定做事的方向，也無法展開流程描述。為什么設計流程圖要強調(diào)首尾相連？就是流程運行的結果必須達成設計目標。如果設計流程圖能夠從清晰目標開始到達成目的結束，就不會偏離方向，也容易理清思路。

“首尾相連”還有另外一個涵義。流程圖中的“目標界定”與流程圖中的“目的達成”在語言上有著高度的相關性，目標往往是一種要求，目的達成就是結果，前者是未來時態(tài)，后者是完成時態(tài)。比如銷售管理流程的目標是“提高企業(yè)銷售管理水平提高市場占有率”，達到的目的就是“提高了企業(yè)銷售管理水平提高了市場占有率”。

• 建立制度，追根溯源

沒有規(guī)矩不成方圓，沒有制度就沒有管理。三級流程圖的管理崗位第一職責就是建立所管轄系統(tǒng)的制度（包括標準、流程、表格等等一切成文規(guī)范），否則就無法有效開展管理工作。也許成長中的企業(yè)暫時沒有制度，但是不等于永遠不要制度。流程優(yōu)化正好明確了制度建立的主體崗位。我們在流程圖中通常這樣表述：“負責組織制度擬訂和報批后貫徹執(zhí)行”即管理崗位必須負責“組織制度擬訂”和“組織制度貫徹執(zhí)行”。當然這里的“制度”不是企業(yè)制度的全部，而僅僅是這一管理崗位所管轄系統(tǒng)的制度。如采購經(jīng)理就只負責采購管理制度的組織擬訂與組織執(zhí)行，財務經(jīng)理負責財務管理制度的組織擬訂與組織執(zhí)行。

“追根溯源”講的是回到管理的原點。比如采購管理一定是從市場調(diào)查開始，財務管理一定是從預算開始，招聘管理一定是從人才需求核定開始。

• 主責清楚，配合分明

“主責清楚”是指管理崗位或主持崗位的主要職責必須按照事務工作開展的邏輯先后排列，每項職責其配合崗位有哪些、配合什么事項分門別類、一目了然。三級流程圖是管理職責的邏輯劃分，并不要求把每項工作具體怎么做描述出來。比如我們一般企業(yè)的采購管理流程圖，采購經(jīng)理要負責的事項或職責有：組織市場調(diào)查、組織供應商篩選、組織合同簽訂、組織合同履行、組織貨物驗收、組織供應商評定、組織供應商檔案管理、組織采購方案優(yōu)化、組織聽取意見、組織采購制度修改完善等等，其中不同的職責會有不同的崗位配合。我們只要在流程圖中界定清楚，讓涉及崗位人員一看就明白各自的職責是什么就好了。具體到每項職責怎么做就是四級流程圖的內(nèi)容了。

• 層層推進，階段總結

“層層推進，階段總結”有二個涵義。一是每項職責的推進有階段總結，二是整個三級流程圖的工作推進要有階段總結。比如采購的市場調(diào)查有階段總結、供應商履約有階段總結、供應商評定本身就是階段總結。企業(yè)的整個采購管理要有階段總結。至于階段總結是一個月，還是一個季度，甚至一年，就要看企業(yè)管理的成熟度了。這本身也是制度要約定的內(nèi)容。

• 反饋意見，制度完善

這一條與“主責清楚、配合分明”有關。負責某一事務工作管理的崗位要定期聽取配合崗位的意見，配合崗位也要主動反饋配合情況、提出建議。主持崗位或者叫管理崗位員工聽取意見后，就必須對制度或流程或標準進行檢討，提出改善方案，報批后再貫徹執(zhí)行新的制度。這就是流程優(yōu)化、制度完善在三級流程圖中的體現(xiàn)。

• PDCA，不斷循環(huán)

最后二句也是管理要求。企業(yè)管理就是不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的過程。企業(yè)管理水平就是在不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的過程中得到改善或提高的。任何一個三級流程圖都有階段總結，如果我們一個月就進行一個循環(huán)可能太快了一點，但是半年、最多一年必須進行一個循環(huán)。也就是說流程優(yōu)化、制度完善必須每年進行。

其實只要懂得該項事務工作的管理內(nèi)容、理清管理思路，設計三級流程圖并不難。流程圖設計工作就是一項集思廣益、群策群力的工作，只要設計者放下架子、善于傾聽該流程涉及崗位的員工意見，把工作頭緒理清了，畫起來就一定不難。