一、文件的形成

1、基建文件的形成

1.1基建文件主要是過程中的收集。

1.2過程中按《建筑工程資料管理規(guī)程》DBJ01-51-2003的P182附錄F收集。當(dāng)然工程具體情況不一樣有些手續(xù)也是不完全一樣的，最終所收集的文件也不完全一樣。

1.3竣工后的照片需正立面、側(cè)立面各一張（去照相館寫6寸的彩照），粘在一張A4紙上即可。

2、監(jiān)理文件的形成

監(jiān)理移交檔案館文件嚴(yán)格按《建筑工程資料管理規(guī)程》DBJ01-51-2003的P183要求即可。

3、施工文件的形成

施工文件參照《建筑工程資料管理規(guī)程》DBJ01-51-2003的P183-188，并結(jié)合工程實際情況來收集。重點注意事項如下：

3.1各分部、子分部根據(jù)工程實際情況收集齊全，這是檔案室檢查之重點。雖然《建筑節(jié)能工程施工質(zhì)量驗收規(guī)范》2007年10月1日實施，但目前檔案館只需其分部文件，其它的節(jié)能文件目前還未要求單獨組卷。所以將節(jié)能分部與其它分部一同收集。

3.2圖紙會審、設(shè)計變更、工程洽商等商務(wù)性文件簽字必須是原件（復(fù)印完了簽字也可），不可簽完字復(fù)印。其附件可以是復(fù)印件，但若附圖得有圖框，簽字都得齊全。

3.3復(fù)試報告類只收集復(fù)試報告，相應(yīng)的檢測報告無需組入。

3.4隱蔽工程檢查記錄C5-1裝飾裝修部分無需組入。

3.5地基驗槽檢查記錄C5-5蓋章的各單位必須是蓋其法人章，諸如“ⅹⅹⅹ分所”、“ ⅹⅹⅹ分公司”之類的都不行，因為其不具備法人資格。

3.6其它資料平時收集齊全即可。

3.7對于應(yīng)單獨組卷的如樁（地）基工程、鋼結(jié)構(gòu)工程、幕墻工程等，資料相對較少，相關(guān)的會審、洽商、變更收集時注意簽字齊全，是原件。其次就是相關(guān)的復(fù)試報告，報告沒有可補性，所以過程中就得控制好了。然后就是相關(guān)隱蔽資料做齊全了。

4、竣工圖的繪制

竣工圖是工程維修、管理、改建、擴建的依據(jù)，是建筑工程竣工檔案的重要組成部分，是建筑物真實的寫照，所以竣工圖的繪制至關(guān)重要?？⒐D也是城建檔案館抽檢的重點。

4.1竣工目錄的繪制：竣工圖的圖紙中有變動或增減的，即跟原圖紙目錄有不同的，如圖紙新補“建施03補”，就用簽字筆在圖紙目錄的“建施03”下面列上“建施03補”，若原圖紙“建施04”改新圖了，則應(yīng)在圖紙目錄的“建施04” 后面加一“改”字，從圖紙目錄上就能反映出“建施03補”的下一頁圖紙為““建施04改”。修改完畢的圖紙目錄與最終歸檔的圖紙一一對應(yīng)。

4.2各類型竣工圖的繪制：

4.2.1我們一般是利用施工藍(lán)圖改繪竣工圖，這一種類型竣工圖的繪制具體見《建筑工程資料管理規(guī)程》DBJ01-51-2003的P87-93，要嚴(yán)格按要求繪制，將洽商、變更如實的反映在竣工圖上。

4..2.2另一種常用的是用CAD繪制的竣工圖，這種竣工圖的原設(shè)計、審核人員的簽字必須在曬圖前簽。各分包單位的竣工圖無需加蓋竣工圖章。

4.2.3竣工圖章應(yīng)加蓋在圖簽附近的空白處，簽字真實、齊全。

二、文件的組卷

1、基建文件的組卷 

    1.1對于一些文件若建設(shè)單位的有必要將原件保存，交檔案館的復(fù)印件必須加蓋建設(shè)單位的公章。

1.2基建文件無需做分目錄，其卷內(nèi)目錄用城建檔案卷內(nèi)目錄。

1.3原編字號欄填寫文件號，如規(guī)劃許可證的原編字號為“2006規(guī)建字ⅹⅹⅹⅹ號”。

1.4編制單位就是文件的出處單位，如規(guī)劃許可證的編制單位就是“北京市規(guī)劃委員會”。

1.5對于“單位（子單位）工程質(zhì)量控制資料核查記錄”有兩頁資料，也無需做分項目錄，若第10頁是該文件，在總目錄中的頁次欄寫上10，而不是10-11，只是在備注欄寫上“共2頁”。（對于此類的問題，檔案館不同的工作人員要求也不一樣。只要按他的要求做就對了）

2、監(jiān)理文件的組卷

 監(jiān)理文件按《建筑工程資料管理規(guī)程》DBJ01-51-2003的P183即可。

3、施工文件的組卷

3.1分項目錄的編寫：

3.1.1只有單頁的文件不用單編分項目錄。

3.1.2沒有附頁的文件的分項目錄：按項（文件形成時就是按項編號）分別做分項目錄，該目錄的序號和頁次是一致的。

3.1.3有附頁的文件的分項目錄：如洽商、變更等，序號與頁次與文件上的編號一致（文件上的編號與頁次不一致的用簽字筆在該文件的右上角編上相對應(yīng)的號），然后在備注欄加上“附ⅹ頁”。目錄詳見附件1。

3.2卷內(nèi)目錄的編寫：

3.2.1使用“城建檔案卷內(nèi)目錄”表格。

3.2.2其它項的填寫舉個“地基與基礎(chǔ)隱蔽工程檢查記錄”的例子。文件材料名稱填寫“地基與基礎(chǔ)鋼筋綁扎隱蔽工程檢查記錄”；原編字號就填寫“C5-1”，編制單位填寫“中建一局集團(tuán)第二建筑有限公司’(哪家單位編制填哪家單位，如試驗報告的編制單位就得填寫該試驗室的單位)，不得填寫單位簡稱如“中建一局二公司” 。編制日期即該項資料的首至末日期。頁次的編寫從該項的分項目錄開始至該項資料的最末一頁，有附圖的在備注欄注明“附圖ⅹ頁”。詳見附件2

3.3試驗報告的編號：預(yù)拌混凝土出廠合格證C4-8，在右上角的“編號”欄用簽字筆依次編上C4-001、C4-002～。報告類文件的右上角的“編號”欄用簽字筆依次編上001、002～。

3.4封面的格式：封面的具體格式見附件3。要注意的是案卷題名和編制單位，案卷題名的格式“施工文件---ⅹⅹ工程”，或“ⅹⅹ工程施工文件”。編制單位：填寫該冊文件的編制單位。編制日期中填寫該卷的最早形成日期及最末日期。

3.4頁碼編寫：每裝訂成本的文件是一冊，每一冊文件都應(yīng)有頁碼。頁碼的編寫從總目錄后的第一張開始編寫，是分目錄即從分目錄開始，沒有分目錄從該文件開始，大流水號編至文件的備考表。

4、竣工圖的組卷 

4.1竣工圖封面的案卷題名：為“ⅹⅹ竣工圖”，工程名稱跟文件內(nèi)的統(tǒng)一；

4.2編制單位：是那家單位編制的就填寫該家單位的單位全稱；竣工圖的目錄也用“城建檔案卷內(nèi)目錄”，然后按圖紙目錄順序?qū)⒄郫B好的圖紙依次放入；

4.3圖紙的編號：右下角用簽字筆編上流水號。

4.4對于分包單位出的如鋼結(jié)構(gòu)、幕墻竣工圖等，圖簽欄的簽字要在出圖前完成，出完圖后再簽字是不符合城建檔案要求的。

4.5一般房屋建筑竣工圖的移交項有“建筑竣工圖”、“結(jié)構(gòu)竣工圖”、“建筑給水、排水及采暖竣工圖”、“建筑電氣竣工圖”，“通風(fēng)空調(diào)竣工圖”智能建筑的圖就不用單交了，因為水電圖里已都包含進(jìn)去了。

三、文件的預(yù)驗收及移交 

文件的預(yù)驗收看似簡單其實馬乎不得，第一次給檔案預(yù)驗收人員的印象尤為重要。所以在工程文件預(yù)驗收之前就要做好充分的準(zhǔn)備。做到文件收集齊全、組卷清晰、整齊。從案卷封面、卷內(nèi)目錄、分項目錄、備考表及硬紙板，該有的都得有了，然后先用鉛筆編上頁碼。

文件的移交也不是那么難的事情，只要文件齊全、竣工圖繪制等沒有什么問題，其它的問題應(yīng)該不算什么大問題了，按檔案接收人員的要求去做就是了，不管他說的對與不對（我們曾經(jīng)預(yù)驗收是一個人，真正移交時又是另一個人，兩人在一些頁碼的編寫上就不一致），首先尊重他的意見，毫無疑問按要求改就很順利的交了。

做好城建檔案移交書，城建檔案移交目錄可參考《建筑工程資料表格填寫范例》P697和P700，城市建設(shè)檔案移交書的移交單位甲方需要蓋上單位公章，負(fù)責(zé)人及移交人簽好字。接收單位填寫的一律空著，由城建檔案館填寫。