近年來，隨著電子文件的數(shù)量飛速增長、應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大、社會(huì)功能日趨明顯，我國各地區(qū)、各單位都越來越重視電子文件管理。在開展電子文件管理的過程中，人們?cè)絹碓缴羁痰卣J(rèn)識(shí)到：電子文件管理的專業(yè)性、復(fù)雜性，決定其很大程度上依賴于標(biāo)準(zhǔn)的支撐與保障；只有構(gòu)建一個(gè)科學(xué)、完善的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系，才能提高電子文件管理的專業(yè)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度，確保電子文件真實(shí)、完整、可用和安全。因此，我國必須堅(jiān)持“標(biāo)準(zhǔn)先行”的原則，加快推進(jìn)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。
  
    一、我國電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的現(xiàn)狀  
    從上個(gè)世紀(jì)末開始，國家檔案局和有關(guān)部門開始研究制定與電子文件管理有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，到目前為止已經(jīng)出臺(tái)了5個(gè)國家標(biāo)準(zhǔn)和6個(gè)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。
    5個(gè)國家標(biāo)準(zhǔn)是：①《GB/T 17678.1-1999  CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求  第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》；②《GB/T 17678.2-1999  CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求　第二部分：光盤信息組織結(jié)構(gòu)》；③《GB/T 18894-2002  電子文件歸檔與管理規(guī)范》；④《GB/T23286.1-2009  文獻(xiàn)管理長期保存的電子文檔文件格式  第一部分：PDF1.4(PDF/A-1)的使用》；⑤《GB/Z23283-2009  基于文件的電子信息的長期保存》。
    6個(gè)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)是：①《DA/T 31-2005  紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》；②《DA/T 32-2005  公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》；③《DA/T38—2008  電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》》；④《DA/T46-2009  文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》；⑤《DA/T47-2009  版式電子文件長期保存格式需求》；⑥《DA/T48-2009  基于XML的電子文件封裝規(guī)范》。
    除了上述國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)之外，中國核工、石油、航天、航空、銀行、電信、電力、鋼鐵等重要行業(yè)的一些大中型企業(yè)也制定了一些與電子文件管理有關(guān)的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。例如，中國石油天然氣集團(tuán)公司制定了本企業(yè)的《電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范》、《檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和《歸檔電子文件格式規(guī)范》等。
盡管已經(jīng)出臺(tái)了上述一系列標(biāo)準(zhǔn)，但是我國的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)仍然存在一些欠缺，主要表現(xiàn)在：
    一是標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)性不足。由于缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)，各標(biāo)準(zhǔn)研究制定單位相互封閉、各自為戰(zhàn)，造成各個(gè)標(biāo)準(zhǔn)之間難以銜接，甚至相互沖突，整個(gè)電子文件管理領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)散亂、不成體系。
    二是標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)量不足。目前仍缺乏涉及一些電子文件管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)（如形成、捕獲）、核心技術(shù)（如遷移、封裝）的標(biāo)準(zhǔn)；缺乏音頻、視頻、網(wǎng)頁等特殊格式，銀行保險(xiǎn)、航天航空、國防核工等特殊行業(yè)的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)。
    三是標(biāo)準(zhǔn)的國際化程度較低。我國電子文件管理領(lǐng)域采納國際標(biāo)準(zhǔn)的比例比較低，而且自身的標(biāo)準(zhǔn)在國際上的影響力較低。
    四是推廣不夠。在實(shí)際工作中，部分單位和電子文件管理軟件系統(tǒng)研發(fā)企業(yè)缺乏標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)，一些標(biāo)準(zhǔn)沒有得到充分的推廣應(yīng)用。
  
   二、我國電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)   
    2009年，根據(jù)中國人民大學(xué)副校長馮惠玲教授率領(lǐng)的團(tuán)隊(duì)提交給中央和國家領(lǐng)導(dǎo)人的《關(guān)于加強(qiáng)我國電子文件科學(xué)管理的報(bào)告》，中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳聯(lián)合發(fā)布了《電子文件管理暫行辦法》，成立了國家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議。國家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)全國的電子文件管理工作。據(jù)悉，聯(lián)席會(huì)議成立之后，就將加強(qiáng)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)列為年度工作重點(diǎn)之一；由聯(lián)席會(huì)議辦公室牽頭起草的《國家電子文件管理工作規(guī)劃（2011－2015年）》（征求意見稿）也將加強(qiáng)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)列為十二五時(shí)期的重要任務(wù)之一。由此可見，我國電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)將迎來一個(gè)黃金時(shí)期。筆者建議，在這個(gè)黃金時(shí)期，我們應(yīng)著重從以下幾方面開展工作：
    一是構(gòu)建電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系。應(yīng)全面梳理當(dāng)前我國電子文件管理領(lǐng)域內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)的情況，在分清哪些標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)失效、哪些標(biāo)準(zhǔn)需要修訂、哪些標(biāo)準(zhǔn)繼續(xù)適用、哪些標(biāo)準(zhǔn)亟需制訂的基礎(chǔ)上，根據(jù)電子文件管理的客觀規(guī)律和要求，構(gòu)建一個(gè)科學(xué)、完善的標(biāo)準(zhǔn)體系。在標(biāo)準(zhǔn)體系的搭建過程中，需要認(rèn)真考慮各種標(biāo)準(zhǔn)之間的一致性與協(xié)調(diào)性，并以標(biāo)準(zhǔn)體系作為標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的重要指南，科學(xué)規(guī)劃，循序漸進(jìn)地推動(dòng)我國電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。
    二是加快研究制定亟需的核心標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)當(dāng)前實(shí)際工作需要，應(yīng)該盡快制定電子文件管理術(shù)語、標(biāo)識(shí)、系統(tǒng)功能需求、元數(shù)據(jù)、遷移、封裝等亟需的基礎(chǔ)性、關(guān)鍵性標(biāo)準(zhǔn)。據(jù)了解，國家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議辦公室委托中國人民大學(xué)、國家檔案局等單位研究起草的《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》、《電子文件通用元數(shù)據(jù)規(guī)范》已經(jīng)多次征求意見，將于年內(nèi)正式發(fā)布。希望電子文件管理術(shù)語、標(biāo)識(shí)、遷移、封裝等標(biāo)準(zhǔn)也能加快研究制定。
    三是提高標(biāo)準(zhǔn)的國際化程度。要加強(qiáng)與國際標(biāo)準(zhǔn)化組織信息與文獻(xiàn)技術(shù)委員會(huì)檔案/文件管理分技術(shù)委員會(huì)（ISO/TC46/SC11），以及西方發(fā)達(dá)國家的文件管理標(biāo)準(zhǔn)化組織的交流與合作，積極采納國際標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)努力增強(qiáng)我國標(biāo)準(zhǔn)在國際上的影響力和話語權(quán)。據(jù)悉，中國人民大學(xué)安小米教授作為ISO/TC46/SC11的重要成員全程參與了許多重要的文件管理國際標(biāo)準(zhǔn)的制定；而且我國已經(jīng)準(zhǔn)備等同采用2個(gè)重要的文件管理國際標(biāo)準(zhǔn)，即《ISO15489－1  信息與文獻(xiàn)：文件管理  第1部分：總則》、《ISO23081－1  文件元數(shù)據(jù)：原則》。這些是可喜的進(jìn)步。
    四是加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)的推廣應(yīng)用。要加強(qiáng)我國電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)的宣傳、貫徹，提高標(biāo)準(zhǔn)推廣、實(shí)施效果?？梢酝ㄟ^開展電子文件管理系統(tǒng)測(cè)評(píng)認(rèn)證，對(duì)有關(guān)電子文件管理軟件產(chǎn)品進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)一致性測(cè)評(píng)認(rèn)證，強(qiáng)制要求政府采購?fù)ㄟ^測(cè)試認(rèn)證的軟件產(chǎn)品，從而引導(dǎo)和約束黨政機(jī)關(guān)、研發(fā)企業(yè)遵從各項(xiàng)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)。
    可以相信，隨著標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)步伐的加快，我國電子文件管理將進(jìn)入一個(gè)新的發(fā)展階段。