前言：本文的作者是來自寶島臺(tái)灣的時(shí)間管理講師張永錫老師，他有著15年時(shí)間管理修煉，著有1400余 篇時(shí)間管理文章。曾向美國(guó)時(shí)間管理大師David Allen學(xué)習(xí)GTD（Getting things done）時(shí)間管理系統(tǒng)，亦曾在兩岸舉行43屆時(shí)間管理公開班，為騰訊、聯(lián)發(fā)科、Google中國(guó)與北京清華大學(xué)MBA等知名企業(yè)與學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)提供時(shí)間管理 培訓(xùn)。

這篇文章是以一次出差為例，闡釋如何快速規(guī)劃一個(gè)小任務(wù)，言語娓娓道來，有著臺(tái)灣人特有的細(xì)膩與舒適感，但這不妨礙其言語之洗練與邏輯之嚴(yán)謹(jǐn)。為了保有這份原汁原味，沒有做任何的刪改修剪，甚至連張老師的講座廣告都原封保留，哈哈~

8/4

• 臺(tái)中往臺(tái)北
• 拜訪惠敏法師
• 幫MAC電腦安裝Window系統(tǒng)
• 到朋友家過夜

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• 到中壢和朱總碰面
• 下午三點(diǎn)半去泉能
• 講師聯(lián)盟月例會(huì)
• 回臺(tái)中

這是一個(gè)典型的出差行程，說來不復(fù)雜，但是好像也不簡(jiǎn)單。這篇文章分成兩個(gè)部分：

首先，我用了一個(gè)Worktile的云端協(xié)作服務(wù)幫我規(guī)劃（見上圖），任務(wù)規(guī)劃可以使用不同的工具，這剛好是我前幾天用的一種。用worktile的服務(wù)來幫這個(gè)任務(wù)規(guī)劃，是為了舉例，事實(shí)上這些原則可以套用在大多數(shù)工具，甚至紙張。

其次，我用GTD自然計(jì)劃模式來檢視我如何規(guī)畫這個(gè)任務(wù)，這是文章的第二個(gè)部分。

第一部分，使用Worktile，實(shí)際規(guī)劃臺(tái)北出差這個(gè)任務(wù)

請(qǐng)先看看為何我會(huì)使用Worktile這個(gè)工具，來臺(tái)北出差規(guī)劃的幾個(gè)考量因素。

自由排序：關(guān)于這個(gè)任務(wù)，有些事情約好固定時(shí)間（例：和法師碰面），有的可以調(diào)整（例：幫MAC電腦安裝Window系統(tǒng)），能夠自由排序很重要

補(bǔ)充說明：一個(gè)任務(wù)除了名稱之外，還需要一些補(bǔ)充說明（例：下午三點(diǎn)半去泉能，就需要地址；到中壢和朱總碰面，要規(guī)劃火車時(shí)間）。

可以打勾：時(shí)間管理里的下一步行動(dòng)，要有完成后打勾的地方，這樣就能專注還沒完成的部份。

上面三點(diǎn)是用紙筆，或者工具都需要具備，以下兩點(diǎn)則是數(shù)位時(shí)代需要的兩個(gè)重點(diǎn)：

鍵盤輸入：當(dāng)任務(wù)比較復(fù)雜時(shí)，用鍵盤輸入快速，讓想到的事情，立刻放入任務(wù)中

隨身攜帶：有手機(jī)及平板App，檢視方便。

規(guī)劃完成后，就覺得自己比較可以安心出門，比較清楚接下來要做些什么，也有一個(gè)整體觀，知道這兩天能完成哪些事。、

以前我是在紙面上完成這些事情，但是現(xiàn)在的電腦、手機(jī)，讓我們更容易檢視（有時(shí)我還真找不到可以寫下字的紙張），因此雖然我有時(shí)候會(huì)在紙張上規(guī)劃，但是長(zhǎng)期看來，必須要數(shù)位化的解決方案。

規(guī)劃一個(gè)小任務(wù)，是FAST流程中的S，英文是Support，幫助我們順利完成今天的任務(wù)，之前我們介紹了青蛙（F）和蝌蚪（A）的概念，但是有時(shí)候知道今天列出了青蛙及蝌蚪，但是還是需要花時(shí)間厘清如何吃青蛙及蝌蚪，這時(shí)候就需要規(guī)劃這個(gè)任務(wù)并進(jìn)而找出下一步行動(dòng)。

通常會(huì)有幾種狀況，例如，根本還沒好好思考這件任務(wù)，有時(shí)候是還沒決定下一步行動(dòng)，有時(shí)是幾件任務(wù)擠在一起，要好好思考并分出先后次序。

第二部分，我們依據(jù)GTD的自然計(jì)劃模式，來說明臺(tái)北出差這個(gè)任務(wù)。

任務(wù)規(guī)劃會(huì)經(jīng)過五個(gè)階段，剛剛我是用自己的經(jīng)驗(yàn)來講解如何規(guī)畫這個(gè)任務(wù)，接著我們依循自然計(jì)劃模式來思考以下五個(gè)階段：

• 界定目標(biāo)和原則
• 想像期待結(jié)果
• 腦力激蕩
• 組織
• 找出下一步行動(dòng)

下面就一步一步地說明：

（1）界定目標(biāo)和原則

這次的臺(tái)北出差這個(gè)任務(wù)的目標(biāo)主要在學(xué)習(xí)層面，和惠敏法師、和朋友對(duì)談、和客戶開會(huì)也是學(xué)習(xí)，講師聯(lián)盟有演講。

（2）期待期望結(jié)果

由于行程較多，要特別注意自己休息，希望自己能夠有豐富學(xué)習(xí)，又能精力充沛。

（3）腦力激蕩

現(xiàn)在可以開始思考「如何做？」及「還需要哪些資訊？」等問題，這時(shí)像是白紙、白板、心智圖、便利貼這類工具就頗為有用。單單用頭腦，無法專注太久，有工具輔助，記錄點(diǎn)子，幫助很大。
這時(shí)候追求的是量多，除了腦海中的想法和記憶，還可以上網(wǎng)搜尋或看看自己資料庫(kù)里面的資料。
我選擇的方式是把重要的事情直接放在Worktile中。

（4）組織

當(dāng)我們完成了前三步驟，接著就可以把手上的任務(wù)組織起來，組織的關(guān)鍵步驟有三個(gè)重要的部份。

是否拆分成次任務(wù)：一個(gè)大任務(wù)拆解成幾個(gè)更小任務(wù)，并且把細(xì)節(jié)放入不同的次任務(wù)中。

尋找彼此先后關(guān)系：每一個(gè)行動(dòng)有其時(shí)間性，可以依照時(shí)間發(fā)生先后來排列。

決定事情優(yōu)先次序：有些事情比其他事情重要，必須優(yōu)先處理。

把這些想法，小的細(xì)節(jié)都組織在一起，整個(gè)上臺(tái)北出差的旅行這個(gè)任務(wù)彷佛有了個(gè)樣子，就好像架好了一個(gè)房子，一眼就可以看出哪里少了窗戶，這里少了桌 子。因此立刻就會(huì)采取一些行動(dòng)，例如上網(wǎng)查一下高鐵時(shí)間，發(fā)郵件問一下某公司的地址，讓明顯易見的問題立刻解決，直到我們覺得安心為止。

（5）下一步行動(dòng)是什么？

當(dāng)我們分類整理完之后，針對(duì)這個(gè)任務(wù)，我會(huì)問自己一個(gè)問題「下一步行動(dòng)是什么？」
或許是打電話給蘋果電腦專賣店詢問，或者是發(fā)一封信給客戶確認(rèn)時(shí)間，通常只要做幾個(gè)行動(dòng)，就能堵上任務(wù)的漏洞。

大多數(shù)情形，當(dāng)我們管理好各個(gè)次任務(wù)的下一步行動(dòng)，就完成單一任務(wù)管理的90%部分。

結(jié)語

我們這篇文章的主旨是「如何快速規(guī)劃一個(gè)小任務(wù)？」

第一部分，我們藉著Worktile來規(guī)劃了臺(tái)北出差的任務(wù)，并說明各個(gè)重要的考量點(diǎn)。

第二部分，使用GTD自然計(jì)劃模式，來思考這個(gè)任務(wù)。

希望能用比較立體的角度來探討任務(wù)規(guī)劃這件事情。

接下來的文章會(huì)舉一個(gè)更大的例子，這個(gè)任務(wù)耗時(shí)需要幾個(gè)月，讓我們來看看一個(gè)復(fù)雜的任務(wù)是如何拆解并組織起來。