這樣用Word，工作1小時等于5小時！早下班就靠它了

作者：阿何

公眾號：zhichangcdb

我們?yōu)槭裁从憛扺ord？

因為工作幾乎每天都要用到它，用的多了自然就膩了。

更因為Word好麻煩，我們可能花1，2個小時就把內(nèi)容寫完了，調(diào)整格式往往要花多一倍的時間。

文檔要是能用記事本寫就好了~

下面教給你的方法，不是想讓你成為Word高手，而是探討我們?nèi)绾文茉谧疃痰臅r間內(nèi)用Word把內(nèi)容搞定，還能得到我們想要的漂亮排版。通過這套方法體系，我們可以專注于生產(chǎn)內(nèi)容而不是調(diào)整格式，并且最大化程度提高我們的操作效率。

網(wǎng)絡(luò)上99%的文章其實都沒法幫到你，但這篇Word教程一定是個例外。

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我們通過下面的4個核心工作方法來提高你的Word操作效率：

1、寫東西前先列大綱

2、定制你的操作菜單和快捷鍵

3、使用好樣式功能

4、多使用“自動化”和“批量化”工具

下面簡單說一下每一部分的核心思想。在本文的后面部分，還會針對每個部分給出詳細的操作教程。

寫東西前先列大綱

大部分情況下，我們之所以在寫Word文檔的時候進度緩慢，都是因為沒有打好“腹稿”，結(jié)果往往都是一邊想一邊寫，一邊寫一邊修改。常常寫到后面，發(fā)現(xiàn)前面部分有問題，又急急忙忙回去調(diào)整。

來回的內(nèi)容調(diào)整、格式修改讓你疲憊不堪。而且因為沒有大綱和腹稿，你也很難知道自己的工作進展到底到了哪個階段——這往往讓工作看不到盡頭，從而使得人心情沮喪，進一步拖慢你的效率。

在下面部分，我們會看到只要在正式開寫之前花一些時間整理你的思路，列出文章的大綱，你的工作速度馬上會有明顯的提升。

定制你的操作菜單和快捷鍵

高手使用Word的一大特征是：他們似乎永遠都不用鼠標來操作，雙手在鍵盤上噼里啪啦一頓操作，結(jié)果內(nèi)容也好了，樣式也調(diào)整好了。鼠標雖然方便直觀，但操作起來確實速度比較慢，在第2部分，我們可以學習如何定制最符合自己使用習慣的操作菜單和快捷鍵，從而使得操作效率倍升。

使用好樣式功能

對大部分人來說，Word自帶的樣式模板功能都是可以大大提高工作效率的“神器”。這其實是Word里面非?；A(chǔ)的一項功能，但我發(fā)現(xiàn)有超過90%的人其實都沒怎么使用它。

多使用“自動化”和“批量化”工具

Word內(nèi)置了很多自動化和批量化操作的工具，這些工具學起來其實并不困難，但一旦你學會了，會發(fā)現(xiàn)簡直不能更爽了。

02

寫東西前先列好大綱

我們用Word寫東西，基本上都是打開軟件就開寫，很少說會提前整理好文章的大綱和腹稿，這其實是一個不好的習慣。

什么叫提前整理好大綱呢？比如我在真正動筆寫這篇文章之前，其實已經(jīng)用思維導圖列好了整篇文章的結(jié)構(gòu)：

就算你不看完整篇文章，只要一看到這張圖，也可以對我的大概描述內(nèi)容和框架有個基本的認識。那么這樣做對作者來說有什么好處呢？

A、人的大腦其實是單線條的，如果要同時做兩件事情，效率就會馬上大幅度降低。一邊想一邊寫，其實就是同時在做兩件事情，速度肯定上不去。我們提前列大綱、打腹稿，其實就是在寫之前把基本內(nèi)容先想好，提前把“思考”這件事情差不多做完。這樣想的時候只負責想，寫的時候只負責寫，完成速度反而更快。

B、列好大綱能夠讓你明確的知道自己的工作量有多少，具體進展到哪里了。這種確定的目標感讓你更容易專注地寫下去，而不是時不時停下來，翻看一下到底寫了多少內(nèi)容，并且苦惱于“似乎永遠也寫不完”。

C、提前確定好大綱，能夠避免我們在寫Word文檔的時候因為缺乏整體思維，導致多次來回重復的修改和調(diào)整，從而節(jié)省時間。

那么我們應該怎樣去做好列大綱的工作呢？就像我之前說的，強烈推薦思維導圖工具：MAC平臺下用Mindnode，Windows平臺下用Xmind。

即便你沒有思維導圖工作，也可以用記事本或者其他工具，先思考一下你要寫的內(nèi)容結(jié)構(gòu)是怎么樣的，能夠分為哪些部分，每個大的版塊又包含哪些小的版塊。把這些事情大體上想清楚，并且用文字或者思維導圖的形式記錄下來。

一開始你可能會有些不太習慣這種“把一件事情分割成兩件事情做”的處理方式，但實際上分割后你的工作效率反而提升了，很快你就會愛上列大綱的！

03

定制你的操作菜單和快捷鍵

很多人都不知道，其實Word的操作菜單和快捷鍵在某種程度上都是可以自我定制的。根據(jù)自己平常的操作習慣和工作需求，把最常見的功能放到最容易操作的位置，或者定義成快捷鍵，我們使用Word的效率可以馬上得到明顯的提升。

A、定制操作菜單

我使用的Word是2013版本，默認情況下它的操作菜單是下面這個樣子的：

我們會看到，Word上面的操作功能區(qū)主要可以分成兩大部分：一部分是快速訪問工具欄，另一部分是主操作功能區(qū)（Ribbon）。

我們先來說快速訪問工具欄。

快速訪問工具欄位于Word軟件的最上方，而且是默認展開的，沒有折疊菜單，所以訪問起來是最方便的，我們可以把自己使用Word時候最頻繁使用的功能加到這里（特別是一些頻繁使用，但訪問位置特別深的功能）。

舉個例子，假如我們平時用Word經(jīng)常要用到“繪制文本框”這個功能，它在默認設(shè)置下是在這個位置：

也就是說，我們?nèi)绻{(diào)用這個功能的話，要經(jīng)過：點擊“插入”-點擊“文本框”下拉箭頭-點擊“繪制文本框”3個步驟，假如一個Word文檔涉及幾十個上百個繪制文本框，每次都要這樣操作顯然是非常繁瑣的。

下面，我們來嘗試把“繪制文本框”這個功能加到快速訪問工具欄：

這樣的話，我們的Word快速訪問工具欄上就多了一個我們最常用到的“繪制文本框”功能，把之前需要3個步驟才能調(diào)用的功能簡化為1個步驟即可使用。

與此類推，其他最常使用的功能，我們都可以用這個方法把它們固定到自己的快速訪問工具欄上面。

下面再來看看Ribbon功能區(qū)，我們隨便在功能區(qū)一個地方點擊鼠標右鍵，發(fā)現(xiàn)有個選項叫“自定義功能區(qū)”，我們點擊它。

彈出來的窗口是下面這個樣子的：

這個窗口包含兩個部分，左邊包含了Word里面幾乎所有的功能和命令，而右邊則是所有的Ribbon功能區(qū)塊選項卡和功能分組。

我們看到，Word已經(jīng)默認內(nèi)置了很多選項卡和功能分組，而且這些功能分組都是不可編輯的，這便是我們的Word默認的功能菜單了。

一般情況下，我不會去動這些默認的功能區(qū)設(shè)置，而是根據(jù)自己的需要，把最常用的功能放到自己新增的分區(qū)里面。

舉個例子，我最經(jīng)常需要用到Word里面的繪制文本框、繪制表格以及分欄這3個功能，那么我們就可以在自定義功能區(qū)新建一個選項卡，名字可以叫做“常用”，然后把這3個功能加到這個選項卡里面，操作的動圖如下：

通過這種方式，我們可以在Ribbon功能區(qū)增加一個屬于自己的功能模塊，然后把自己最常用的功能加到這個模塊，這樣以后Word使用起來是不是就順手多了？因為你幾乎可以完全按照自己的需1求打造屬于自己的功能區(qū)塊。

如果做的更進一步，我們還可以把Word默認的功能區(qū)塊全部去掉，然后完全按照我們自己的使用習慣來打造上方的功能菜單區(qū)，大家也可以自己打開軟件嘗試一下。

B、自定義快捷鍵

和自定義菜單一樣，我們同樣可以在Word里面自定義快捷鍵，把平時最常用到的功能定義為自己最習慣的快捷鍵。

我們先來看看Word里面是如何自定義快捷鍵的，舉個例子我們經(jīng)常要用到“插入圖片”這個功能，想把這個功能定義快捷鍵為“CTRL+1”整個操作流程如下：

同樣是進入到自定義功能區(qū)的菜單，然后點擊鍵盤快捷方式右邊的“自定義按鈕”，選擇自己想要定義的命令，然后鼠標在“請按快捷鍵”那里點一下，然后在鍵盤上按下你想要定義的快捷鍵，最后點擊指定按鈕即可。

通過這種方式，我們可以定義一組符合自己使用習慣的快捷鍵了。需要注意的是，Word本身已經(jīng)內(nèi)置了數(shù)量龐大的快捷鍵，采用這種方式，我們很有可能覆蓋掉默認的快捷鍵，從而讓你在別的教程中看來的某些快捷操作方式“失靈”。

想要恢復默認的快捷鍵也非常簡單：還是進入到快捷鍵定義的菜單，然后選擇“重置快捷鍵”即可。

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使用好樣式功能

Word的樣式功能使用起來非常簡單，但卻可以讓我們在寫文章的時候?qū)⒆⒁饬ν耆劢乖趦?nèi)容上，最大化節(jié)省“格式調(diào)整”的時間。

為了讓大家對“樣式”功能有最感性的認識，我們來看下面的動畫：

使用“樣式”功能和先輸入文字再調(diào)整格式的操作方式，最大的理念區(qū)別在于：“樣式”的理念是將Word的內(nèi)容和格式相分離，讓我們可以做到專注于輸入內(nèi)容，格式由樣式來自動控制，而不是每次都要選中文字后再一項一項的調(diào)整格式。

使用樣式功能有下面幾個好處：

A、樣式功能可以大大減少我們調(diào)整文本格式需要花費的時間。

舉個例子，我們要將文本進行如下格式調(diào)整“將字體加粗，將字體顏色設(shè)置為紅色，然后將字體設(shè)置成斜體”。如果采用傳統(tǒng)的方法，我們要選中文本，然后加粗字體，再然后設(shè)置字體顏色以及設(shè)置為斜體，總共要4步操作。

而如果采用樣式功能的話，假若我們事先定義好了這個樣式，選中文本之后只需要點擊一下該樣式標簽即可，只需要2個步驟。

事實上，如果我們養(yǎng)成良好操作習慣，在輸入文字之前就選擇正確的樣式標簽的話，事實上輸出來的內(nèi)容就已經(jīng)是我們要的樣式，根本不需要再進行“選擇文字然后調(diào)整格式”這個操作。

B、適合批量修改格式

假設(shè)我們已經(jīng)寫完了一份Word文檔，里面有10個一級標題，50個二級標題?，F(xiàn)在領(lǐng)導突發(fā)奇想，希望你將二級標題的字體統(tǒng)一加大一個字號。

如果你沒有使用樣式功能的話，這個突發(fā)要求很可能會讓你崩潰，因為這意味著你需要進行50次這樣的操作：選擇標題，調(diào)整字號。就算再快，沒有個10分鐘估計都搞不定。

但假如你一開始就使用了樣式來為內(nèi)容設(shè)置格式，現(xiàn)在就非常簡單了。你只需要修改一下定義二級標題的那個樣式的具體格式，那么所有二級標題的格式都會跟著改變。

具體的效果如下圖所示：

從圖中我們可以看出：只要修改樣式確定的格式，那么樣式關(guān)聯(lián)的所有內(nèi)容格式都會跟隨改變。

C、方便自動生成目錄等操作

在樣式功能里面，我們還可以設(shè)置內(nèi)容在全文大綱中的級別。根據(jù)這些級別，Word文檔能夠自動識別文檔的大綱結(jié)構(gòu)，從而自動生成目錄。

為增強感性認識，我們還是來看一下下面的實際操作示范：

要使用樣式功能，就需要事先定義好符合我們需要的樣式。定義樣式其實非常簡單，只需要在樣式區(qū)新增一個樣式，然后將樣式里面的格式設(shè)置成我們需要的形式即可。

舉個例子，我們現(xiàn)在要創(chuàng)建一個正文樣式，它確定的格式是這樣的：字體為宋體，大小為五號字，行間距為1.5倍，顏色是紅色。那么具體的操作過程如下；

當然，實際創(chuàng)建樣式要考慮的東西還有更多：比如樣式所屬的大綱級別，樣式后續(xù)的段落樣式等等，因篇幅限制這里不再詳細展開，大家可自行尋找相關(guān)的教程學習。

所以我們正常撰寫一個Word文檔的過程應該是這樣的：根據(jù)實際需要，將文檔的格式分解為幾個固定的樣式，然后再在Word里面保存這些樣式。真正開始輸入內(nèi)容的時候，先選擇樣式，再輸入內(nèi)容。這樣你寫出來的文檔，直接就是格式也確定的文檔了，根本不需要額外的時間去調(diào)整格式。

如果我們需要大規(guī)模撰寫相同格式的Word文檔，我們還可以將文檔制作成模板，直接使用模板將會更加快捷，這部分的教程我們以后也會推出，大家敬請關(guān)注。

05

使用“批量化”和“自動化”工具

所謂的“批量化”或者“自動化”，是指Word里面有一些功能，能夠幫助我們一次性對多個內(nèi)容進行相同形式的處理，或者讓Word自動幫我們進行一些簡單的處理。

比如上面介紹的樣式功能，就是很好的一個批量化設(shè)置格式的工具。

說到批量化和自動化，最好的工具非“宏”莫屬。但宏功能使用起來比較復雜，需要我們有比較多的知識儲備，在這里先不打算展開詳細說，大家可以關(guān)注職場充電寶的后續(xù)教程。

在這里主要介紹Word里面最常用的一個批量化處理功能以及自動化工具，它們分別是“查找替換”功能和“題注”功能。

查找替換功能

查找替換是我們經(jīng)常使用的一個Word功能，但它其實比我們想象的還要強大。這個功能，我們最常見的用法是對文檔內(nèi)容進行查找替換，比如把文檔里面的“張三”批量替換為“李四”。

如果結(jié)合通配符，查找替換可以實現(xiàn)更強大的功能，比如說可以批量把文檔里面的軟回車符去除掉，空行空格去除掉等等。

除此之外，其實Word文檔里面的查找替換還可以對特定的格式、樣式等進行處理。我們打開Word文檔，按“CTRL+H”調(diào)出查找替換窗口，并且點擊下面的“更多”按鈕，會發(fā)現(xiàn)這個功能其實別有洞天：

比如我們可以對搜索選項進行非常詳細的設(shè)置：

更牛的還在下面，也就是“格式”這個按鈕里面。利用格式替換功能，我們還能對文檔實現(xiàn)很強大的批量格式調(diào)整。

舉個例子，假如某份Word文檔，我們需要批量把原來設(shè)置為“宋體、五號字、黑色”的文本格式調(diào)整為“微軟雅黑、四號字、紅色”。因為原文檔作者沒有使用樣式功能，我們就沒法用樣式來進行批量修改了，這時候Word的格式替換功能同樣可以很方便的進行批量修改，下面是詳細的操作過程：

我們看到，通過對查找和替換的字體分別進行設(shè)置，我們就可以批量對文檔中的特定內(nèi)容的格式進行設(shè)置了。除此之外，Word的查找替換功能還能對段亂、樣式乃至語言、圖文框等進行批量處理，大家可自行摸索。

題注功能

題注功能，是Word里面自動給圖片、表格等特定格式內(nèi)容加上標簽說明的一個功能。有時候，我們需要在Word文檔插入大量的圖片和表格，有些人不知道Word具有這樣的功能，往往采取手動的方式一個一個給圖片和表格加標題，操作起來非常麻煩。

下面是一個如何利用Word的題注功能給表格自動加標簽的操作示范：

可以看到，只要為Word表格新建題注，并且設(shè)置好基本的標簽格式，那么我們在Word里面插入表格后，這些表格都會自動加上標題了。

利用同樣的方法，我們還可以讓Word里面插入的圖片自動加上標題。

除了查找替換功能和題注功能外，Word里面其實還有一些其他批量化和自動化的工具，比如前面提到過的宏，又比如域功能等，在這里不一一展開。

以上便是阿何為您分享的Word提高工作效率的使用技巧了，如果你覺得有所收獲，別忘了關(guān)注一下我的公眾號：zhichangcdb （打開微信，搜索公眾號），上面有更多優(yōu)質(zhì)教程文章哈。