在汽車配件銷售經(jīng)營管理中，都已采用了電腦管理，而在配件電腦管理中，對每一個品種進(jìn)行科學(xué)的編碼是非常重要的，它能給我們帶來很大的方便。

現(xiàn)狀

在泉州配件市場上，用電腦管理算來也有二十年左右的時間了，但時至今日，各個單位對配件的編碼依然比較混亂，估計(jì)在其它地區(qū)也有類似問題。這些常見的不科學(xué)編碼方法有：

1、將供貨方的編碼直接作為自己的編碼；

2、將配件項(xiàng)目品種按進(jìn)貨順序或隨機(jī)順序用00001，00002，00003……進(jìn)行排列；

3、采用名稱的拼音作為編碼。

這幾種方法都很不科學(xué)。這些不科學(xué)的做法，在工作中會帶來很大的不便。主要表現(xiàn)在：

1．重復(fù)編碼。若采用第一種方法編碼，一個配件有幾個進(jìn)貨渠道它就有幾個編碼，第二種方法因?yàn)闊o規(guī)律可循不容易找到就很容易另建一編碼而產(chǎn)生重復(fù)編碼，第三種方法是該配件有幾個名稱它就有幾個編碼，多一個字或少一個字都會產(chǎn)生重復(fù)編碼。這樣，一個品種就有了多個編碼了。重復(fù)編碼的毛病很明顯，它導(dǎo)致了物資賬幾乎失效了。

2．無法進(jìn)行通用件的參考查詢。比如東山4102機(jī)型的發(fā)電機(jī)支架和CY4102的發(fā)電機(jī)支架是通用的，車型不同，供貨廠家也不同，必然需要分兩個編碼進(jìn)行管理：而這兩個品種用上述前兩種方法產(chǎn)生的編碼沒有半點(diǎn)聯(lián)系，錄入員在錄單時就可能有時用了這個，有時用了那個。假如在錄單時有某種功能將所有發(fā)電機(jī)支架一并顯示出來，就能提醒它們的通用性，從而有效解決此問題。如果用第三種方法，他們在模糊查詢時輸入“FDJZJ”也許能夠使這兩個東西一并顯示出來，但是，如果其中一個換了名稱如“電機(jī)固定架”，它們就又沒有半點(diǎn)聯(lián)系了，更何況，錄入員也很難將模糊查詢內(nèi)容定為“FDJZJ”這么具體。

3. 如果是直接套用廠家的代碼，首先我們很難知道廠家的編排方法與規(guī)律，不知其規(guī)律就很難充分利用編碼的作用，其次是即使知道規(guī)律，這規(guī)律也不一定好用，不一定科學(xué)。比如有的大廠家的編碼分前綴和后綴兩個部分，前綴體現(xiàn)安裝部位，后綴是按“00001、00002”進(jìn)行隨機(jī)編排，該廠家的這種方法其實(shí)就是前面所說的第二種不科學(xué)方法，同時該廠家的這種方法還有一個弊端，如一個軸承，它可以裝在主減速器上，也可以裝在同一車型的后輪上，在其它的車型或其它的品牌中也許它還可以用在前輪上，那么同一種軸承就有四五個編碼甚至更多，這種采用廠家編碼的方法雖然方便，但是弊端也是非常明顯的，所以建議各單位還是自編一套編碼，若想保留廠家編碼所帶來的方便，可在零件信息中另創(chuàng)字段“廠家編號”，兩個字段均可查詢，同時也便于發(fā)現(xiàn)不同廠家之間的通用部件，這將會給公司帶來很大的好處，不僅能減輕工作強(qiáng)度，而且通常還會帶來經(jīng)濟(jì)效益（避免重復(fù)進(jìn)貨，指導(dǎo)通用件采購與銷售等）。當(dāng)然，如果能夠在大范圍統(tǒng)一或相對統(tǒng)一地使用同一種方法，必然會給這范圍中各單位的業(yè)務(wù)往來帶來方便。

編碼方法

回想當(dāng)年本人從事配件銷售管理工作，曾自已編排了一套配件編碼，感覺很是得心應(yīng)手。后來發(fā)現(xiàn)，有些大型廠家的編碼與本人的編碼也有異曲同工之處。這套編碼分為車型碼與零件碼兩部分，中間用一橫杠“-”隔開?！酢酢?- ○○ ○○○ ○ □ （□表示字母，○表示數(shù)字。紅色表示可有可無。）

車型碼包括2~3個字母或數(shù)字，是各單位根據(jù)自身經(jīng)營的范圍和經(jīng)營特點(diǎn)，對各種經(jīng)營車型進(jìn)行類別分類的編排，車型碼用各車型的企業(yè)代號加數(shù)字表示。舉個例子，某單位經(jīng)營的車型品牌有宇通客車、蘇州金龍、捷達(dá)、桑塔納、申龍，發(fā)動機(jī)件以玉柴為主，宇通客車主要車型是ZK6799H和ZK6127HW，蘇州金龍主要車型是KLQ6796、KLQ6831，那么本單位的車型碼可以制成表1。

表中軸承、皮帶、油封等通用件不能按車型劃分，必須專類編碼，否則極容易產(chǎn)生一料多號。采用專類編碼，可以極大限度減少重復(fù)編碼現(xiàn)象。

車型碼除了體現(xiàn)車型，也能體現(xiàn)報表中匯總查詢的分類方法。比如在銷售查詢中按編碼“YC”進(jìn)行查詢，所得到的結(jié)果就是玉柴發(fā)動機(jī)的銷售情況；按編碼“PD”進(jìn)行查詢，所得到的結(jié)果就是所有車用皮帶的銷售情況。

對于一個配件管理人員來說，了解本單位所經(jīng)營主要車型的配置情況是最基本的技能，這些車型配置的是什么發(fā)動機(jī)、什么變速器、什么前橋、什么后橋，必須了如指掌，這不僅在應(yīng)對顧客時有用，編碼時也很有用。比如了解ZK6799H安裝的是玉柴4G發(fā)動機(jī)，因?yàn)橛癫裼袑ｎ惞芾?，那么編碼時“ZK1-”開頭的配件列表中發(fā)動機(jī)零件必然是一片空白，發(fā)動機(jī)零件全是“YC2-”開頭，如果把發(fā)動機(jī)零件編在“ZK1-”開頭就錯了。除此之外最好還能夠熟悉這些車型的別稱，如江淮有康鈴、駿鈴、威鈴、帥鈴，海格有龍威、御駿等。

零件碼由6位數(shù)組成，必要時也可用字母。

為了統(tǒng)一編碼，首先必須建立一個零件模板，以確定每個零件的零件碼，這模板不分車型而盡量完整地涵蓋所有的品種名稱，所有品種的零件碼根據(jù)模板進(jìn)行編排。模板中的零件碼包括兩個部分，前段由兩位數(shù)組成，我們姑且稱之為部位碼，后段由四位數(shù)組成，稱之為明細(xì)碼。部位碼體現(xiàn)了零件的分類，其編排方法，直接采用汽車構(gòu)造專業(yè)書中的分類方法，這樣可以利用學(xué)校所學(xué)，大大縮短工作人員的上手時間，并且更有可能使各單位相對統(tǒng)一，也是一種大多數(shù)人認(rèn)可的比較科學(xué)的分類方法。如表2的第一級細(xì)分和第二級細(xì)分。

表2中*發(fā)動機(jī)附屬件是指在發(fā)動機(jī)上不屬于兩大機(jī)構(gòu)也不屬于五大系統(tǒng)的發(fā)動機(jī)其它零部件，如發(fā)動機(jī)上方的缸蓋罩，前方的齒輪室，左右的挺桿室蓋，后部的飛輪殼，下部的發(fā)動機(jī)前后支架軟墊等。發(fā)動機(jī)傳統(tǒng)點(diǎn)火系已淘汰，在這里可留可刪。市場上使用的電噴發(fā)動機(jī)和天然氣供給系零件大都是專用部件，故各自增加一類，也可以全歸類到燃油供給系，只在零件碼上用“110”、“113”、“116”區(qū)分。

曲柄連桿機(jī)構(gòu)與配氣機(jī)構(gòu)雖然是兩個不同的機(jī)構(gòu)，但它們的總項(xiàng)數(shù)不多，可以合并，同時合并以后按傳力順序排列，其順序更加一目了然。

下面再講一下明細(xì)碼。經(jīng)過兩級細(xì)分的每一個部分的零件，如果再按一定的規(guī)律排序，大多數(shù)的零件所處位置就可以很方便地查到，至少可以確定在具體類別中的大致位置，大大縮小查找范圍，甚至不用查找?，F(xiàn)在以曲柄連桿機(jī)構(gòu)和配氣機(jī)構(gòu)為例，我們根據(jù)動力的傳遞順序?qū)Ω鱾€零件進(jìn)行排列：燃燒室（包括缸體或缸套、缸蓋、缸墊、活塞）、活塞銷、連桿、曲軸、曲軸齒輪、惰齒輪（雖然有的車型沒有安裝惰齒輪，模板中也要對其進(jìn)行編排）、凸輪軸、挺桿、推桿、搖臂、氣門。我們先建一個EXCEL文檔，將這些主受力部件按順序每項(xiàng)一行輸入（表3中居中部分）。當(dāng)然，兩大機(jī)構(gòu)的零件遠(yuǎn)不止這些，但各個零件都跟以上這幾個主受力件相關(guān)聯(lián)，如缸蓋螺絲用于鎖緊缸蓋，阻水圈套于缸套上，活塞銷卡環(huán)用于活塞銷定位，連桿總成包含了連桿襯套、連桿螺絲，有的還包含連桿瓦，這樣所有的兩大機(jī)構(gòu)零件都與主受力件有了聯(lián)系。如表2中居中的零件為主受力件，各主受力件后緊隨的右對齊零件即為與之相關(guān)聯(lián)的零件。將這些零部件緊隨其關(guān)聯(lián)主受力件輸入到所建EXCEL表中。有時，某些生產(chǎn)廠家將某些零件組裝成總成件銷售，如搖臂、搖臂軸、座、彈簧等組成一個搖臂軸總成，搖臂軸總成自應(yīng)在子零件搖臂、軸、座等之前。四配套也是如此，它在各子零件（缸套、活塞、活塞環(huán)、活塞銷）之前。這些零部件，均從屬于發(fā)動機(jī)總成，因此，第一個編碼應(yīng)是發(fā)動機(jī)總成，后面依次為缸體、氣缸墊、氣缸蓋、氣缸蓋螺絲、氣缸套……將這些零件信息輸入完畢，此表即包含了兩大機(jī)構(gòu)類別的所有配件，此時再按001、002、003……進(jìn)行排序編號，其中分項(xiàng)較多的，如活塞有帶鋼片與不帶鋼片之分，活塞環(huán)根據(jù)其材料不同有球墨鑄鐵、優(yōu)質(zhì)灰鑄鐵、高合金鑄鐵的不同，這些有可能穿插編號的地方放空幾個號，以備必要時區(qū)分或添加。于是可以得到表3，這就是兩大機(jī)構(gòu)的模板，它涵蓋了所有的兩大機(jī)構(gòu)零部件。

順便提一下，氣門調(diào)整螺絲字面上看似從屬于氣門，但它經(jīng)常與搖臂連在一起銷售，與氣門分置搖臂兩端，并不在一起，所以它從屬于搖臂而不從屬于氣門。

在編輯本表時，如果編輯者有不同的看法，如活塞冷卻噴嘴本人將其看作是潤滑系零件，若有人認(rèn)為它是從屬于活塞也未嘗不可，關(guān)鍵是確定下來以后就得固定下來，以后不得變更。這里強(qiáng)調(diào)：確定了模板，原則上模板編碼只可根據(jù)以上原則進(jìn)行添加而不得更改（除非能確定要更改的品種未經(jīng)使用）。而模板一旦修改，必須全部換新，切不可有的錄入員手中是新模板，有的錄入員手中是舊模板，兩種模板同時使用，一旦添加品種極易錯亂，雖然是小范圍的錯亂，但也應(yīng)盡量杜絕。

為了防止本表的不完整所帶來的疏漏，在以上序號最后一位的后面，再加上一個靈活位“0”，也就是發(fā)動機(jī)總成（0010）、氣缸體（0020）……最后的這個“0”的作用是防止車型改進(jìn)所產(chǎn)生的新零件編碼問題。也就是在以上每兩個編碼之間，尚能加入九個零件編碼，如果連字母算在內(nèi)，則可以增加三十幾個零件編碼（當(dāng)然，如果使用字母，要注意避開I、l和O這些與數(shù)字容易混淆的字母）

完成了兩大機(jī)構(gòu)明細(xì)碼，再按燃油供給路線順序?qū)θ加凸┙o系進(jìn)行編碼編排，明細(xì)碼從001重新開始，只是部位碼不再是10，而是11。以此類推，完成所有模板。

由上可見，本編碼方法的最大工作量在于建立零件模板，其它的工作量都很小，模板完成后的工作將是一勞永逸：打印一份模板與一份車型碼于案頭，以后添加品種時，一查即得新編碼。如宇通ZK6799H的曲軸就是YC2-100240，宇通ZK6127HW的進(jìn)氣門就是ZK2-100910，桑塔納轎車的正時皮帶就是STN-100410。有的車型搖臂軸座分前、中、后三種，它們的零件碼由表中可知分別是100460、100470、100480，它們名稱中的“1、2、3”也分別改為“前、中、后”；有的車型搖臂軸座只有兩種，它們的零件碼就是100460、100470；有的車型搖臂軸座只有一種，它的零件碼就是100460，名稱就是“搖臂軸座”。如果新編碼已被使用，那么這兩個品種很可能是相同的東西，至少它們有極其密切的關(guān)系，如不同廠家或車型改進(jìn)。

錄入員若非專業(yè)人員或?qū)I(yè)知識不扎實(shí)，建議增加一個靈活分類，操作中無把握的新增項(xiàng)目全部歸于此類，如ZZZ-900001至ZZZ-999999，全員排序時使其置于最后，專業(yè)人員定期或不定期對這一類項(xiàng)目進(jìn)行重新整理并清空。

歸納一下，用本法進(jìn)行編碼時必須遵循以下原則：

1. 科學(xué)分類。編碼中體現(xiàn)分類，在支持模糊查詢的軟件中極為好用。

2. 注意順序。有時按傳力順序排序，有時按電路或管路的走向順序，有時按空間位置順序。所選擇的排序方法必須盡量能涵蓋所有的零件，使所有的零件各就各位，對模板進(jìn)行添加時注意其應(yīng)插入的位置。

3. 從屬關(guān)系。總成件在前，總成件所包含的零件緊隨其后。基礎(chǔ)件通常盡量靠前。

4. 預(yù)留空當(dāng)。留出添加空間。

5. 處理好橫向關(guān)系；不同車型的同部位零件，零件碼必須相同，或者說用同一個編碼模板。

6. 通用標(biāo)準(zhǔn)件獨(dú)立管理。

本法優(yōu)點(diǎn)

這套編碼方法的幾個優(yōu)點(diǎn)是：

1. 查詢時，我們可以將同一類別的所有品種一起顯示出來，從而簡單實(shí)現(xiàn)本類別的匯總功能。盡管大部分軟件都有對物料信息進(jìn)行分類的功能，但是如果能在編碼上同時體現(xiàn)其類別的話，就能使無分類功能的軟件也能使用，況且本編碼能使用多種類別查詢方法，可根據(jù)其車型輸入車型碼，也可根據(jù)其部位輸入其部位碼，也可根據(jù)其名稱輸入零件碼，都能很容易地查到我們所要的品種。

2. 有的品種有多個名稱，使用時不管采用哪個名稱，其位置與編碼不變。

3. 同一類別的品種排列順序有條理有規(guī)律。這能使操作員在用眼睛瀏覽時能知道其大致位置，選擇物料信息時速度大大加快，且不易看錯。

4. 不同車型的同一部位部件有相同的零件碼。如：所有的連桿瓦編碼全部是“***-100210”，輸入 “100210”時在窗口中即顯示出了所有的連桿瓦，且只顯示連桿瓦。因?yàn)槊績蓚€不同車型通常有一部分零件是通用的而另一部分是不通用的，這樣的顯示結(jié)果能提醒錄入員哪怕是沒看到他所需要的品種也必然是所看到的內(nèi)容中的某一個而重新瀏覽。這樣查詢起來很方便，不必重新輸入查詢內(nèi)容，同時，不同車型產(chǎn)生通用件所造成的重復(fù)編碼也經(jīng)常能一并顯示出來以提醒我們進(jìn)行修改維護(hù)，還能加深操作員的通用印象，以指導(dǎo)銷售咨詢或指導(dǎo)進(jìn)貨方向。

5. 不易出現(xiàn)重復(fù)編碼。每種物料只有一個編碼，才能對庫存與銷售有一個統(tǒng)一控制，否則，如果有兩個編碼，當(dāng)銷售員在電腦上看到其中一個編碼無庫存時就會以為脫銷，孰不知另一個編碼的庫存量還有，即使倉庫有貨也會不知道賣出，給客戶帶來不便，也給自己造成業(yè)務(wù)流失。

采用了這種方法編排成的編碼，在使用過程中相信大家也能感受到本法的方便之處。對于非專業(yè)的錄入員來說，更是不可或缺的一只眼睛。