BOSS刮目相看!讓你效率增10倍的“神鍵”

在辦公室中，總有那么一群高手，他們平時(shí)大隱于市，關(guān)鍵時(shí)刻卻能爆發(fā)驚人的實(shí)力，而我們則親切地把他們稱為——“掃地僧”。一般來(lái)說(shuō)掃地僧們往往都有一兩手絕活兒，比如說(shuō)你要奮戰(zhàn)很長(zhǎng)時(shí)間的一份工作，他們分分鐘就能破解。而他們的秘訣，或許就是一兩個(gè)簡(jiǎn)單得不能再簡(jiǎn)單的“神(fu)鍵(li)”了！

1. 快速?gòu)?fù)制表格

快速?gòu)?fù)制表格是OFFICE中經(jīng)常會(huì)用到的一項(xiàng)操作，但很多職場(chǎng)新人的做法就是標(biāo)準(zhǔn)的鼠標(biāo)、鼠標(biāo)、鼠標(biāo)……。其實(shí)一個(gè)超級(jí)簡(jiǎn)單的神技，就是按住Ctrl鍵，對(duì)表格整體進(jìn)行拖拽。拖拽一次復(fù)制一個(gè)，速度可真是嗖嗖的！

按住Ctrl鍵可以快速?gòu)?fù)制表格

2. 加速調(diào)整圖片大小

多數(shù)人調(diào)整圖片大小都是先按住一個(gè)角直接拖拽對(duì)吧，然而掃地僧們往往會(huì)多按一個(gè)鍵。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)按住Ctrl鍵，再去拖拽圖片邊緣，會(huì)讓整個(gè)圖片自動(dòng)按一個(gè)比例在橫縱雙向進(jìn)行縮放。而這個(gè)Ctrl鍵自然而言，也就是名副其實(shí)的“辦公神鍵”啦！

按住Ctrl鍵調(diào)整圖片大小，工作效率提升一倍

3. 不連續(xù)單元格錄入相同內(nèi)容

連續(xù)單元格錄入同一內(nèi)容很容易，直接按住Ctrl鍵拖下來(lái)即可，但要是單元格不連續(xù)怎么辦呢？答案依舊還是——Ctrl。不過(guò)和傳統(tǒng)錄入不同的是，非連續(xù)單元格錄入時(shí)需要提前將所有單元格選好，然而在最后一個(gè)格子直接打上內(nèi)容，按下Ctrl+Enter后所有單元格即會(huì)自動(dòng)錄入相同內(nèi)容。

非連續(xù)單元格快速錄入相同內(nèi)容——Ctrl+Enter

4. 快速填充

有時(shí)我們錄入的內(nèi)容全部集中在了一個(gè)單元格，但實(shí)際工作中卻要把它們分置到不同位置上，這時(shí)就需要單元格拆分了。傳統(tǒng)方法是借助分隔符，告訴軟件見到什么符號(hào)就拆一次，這是1.0時(shí)代的做法。一個(gè)更簡(jiǎn)單的方法，其實(shí)是利用Excel新增加的“快速填充”功能，由軟件智能完成字段的識(shí)別與篩選。

具體方法是，首先在拆分字段的首個(gè)單元格內(nèi)，輸入一小段示例結(jié)果，然后拖動(dòng)填充柄到目標(biāo)位置，點(diǎn)擊右下角下拉菜單中的“快速填充”。這時(shí)Excel便會(huì)根據(jù)之前規(guī)律，智能化給出要拆分的內(nèi)容，甚至它所識(shí)別出來(lái)的效果會(huì)比手工拆分更出色。

快速填充效果

5. 微圖表

很多時(shí)候我們都會(huì)利用圖表增加工作表的可視性，但如果要展現(xiàn)的內(nèi)容太多，就顯得不太方便了。其實(shí)“掃地僧”們常常會(huì)選擇另一項(xiàng)更取巧的辦法，那就是——微圖表。

“微圖表”是Excel 2013以后版本新增加的功能，位置就在“插入”面板“迷你圖”下。它的使用非常簡(jiǎn)單，首先選中要添加微圖表的單元格，然后在“插入”→“迷你圖”中選擇一種“微圖表”類型（如折線圖、柱形圖等），接下來(lái)挑選微圖表的數(shù)據(jù)范圍，回車后一組尺寸僅占一個(gè)單元格的微圖表矩陣便誕生了。

微圖表

6. 一秒制作打勾方框

有時(shí)我們會(huì)需要在圖表中輸入一些特殊符號(hào)，比如“打勾方框”就是經(jīng)常會(huì)用到的一個(gè)項(xiàng)目。當(dāng)然制作這個(gè)你可以通過(guò)“插入”→“符號(hào)”慢慢去選，但一個(gè)最簡(jiǎn)單的辦法就是在單元格內(nèi)輸入大寫字母“R”，然后將字體修改為“Wingdings 2”就行了！

一秒制作打勾方框

注：“R”必須為大寫

7. 快速跳轉(zhuǎn)相同數(shù)值單元格

在一張大表中快速跳轉(zhuǎn)到相同數(shù)值單元格并非一件容易事，常規(guī)的方法，都是通過(guò)查找完成，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。其實(shí)Excel中還有一項(xiàng)非常省時(shí)省力的超級(jí)絕技，即利用“Ctrl+光標(biāo)鍵”快速實(shí)現(xiàn)。按下后，光標(biāo)會(huì)自動(dòng)在數(shù)值相同的單元格群中來(lái)回跳轉(zhuǎn)，這一特性尤其在大表中更顯方便。

利用Ctrl+光標(biāo)鍵可快速在表中相同數(shù)值單元格間移動(dòng)

8. 數(shù)字一鍵轉(zhuǎn)中文

有時(shí)我們會(huì)需要將表格中的數(shù)字快速轉(zhuǎn)換成中文，傳統(tǒng)方法大多有些麻煩。其實(shí)一個(gè)取巧的方式，就是借助右鍵→“單元格格式”中的“數(shù)字”→“特殊”→“中文大寫數(shù)字/中文小寫數(shù)字”，將數(shù)字快速搞定，而且這個(gè)方法不光可以生成中文大寫數(shù)字（壹貳叁肆伍），還可以生成中文小寫數(shù)字（一二三四五），非常實(shí)用。

一鍵轉(zhuǎn)換大寫數(shù)字

9. 雙擊自動(dòng)填充數(shù)據(jù)

絕大多數(shù)用戶建好公式后，都是手工拖動(dòng)拖拽柄完成復(fù)制，這種方法對(duì)付小表還行，要是遇到一個(gè)成百上千行的大表，基本上死的心都有了。其實(shí)對(duì)付這類情況，掃地僧們往往會(huì)直接在公式單元格拖拽柄上雙擊。稍后你會(huì)驚喜地發(fā)現(xiàn)，所有帶有數(shù)據(jù)的單元格已經(jīng)填充好了對(duì)應(yīng)數(shù)值，再不用傻呵呵地拖著跑了。

10. 快速刪除表中空行

有些表格會(huì)夾雜很多空行，如何快速刪除是令很多網(wǎng)友頭疼的事。其實(shí)一個(gè)取巧的方法，是利用篩選功能首先將所有空行挑出來(lái)，然后統(tǒng)一地手工刪除一下，這時(shí)得到的表格就完全沒有空行了。

快速刪除表中空行

寫在最后

其實(shí)類似的技巧在Excel中并不鮮見，正確地使用它們，往往能得到很多意想不到的效果。好了，今天的技巧就和大家介紹這么多，下期我們?cè)贂?huì)。