實(shí)施物流系統(tǒng)的價(jià)值

物流管理雖然只是ERP的一部分，但卻是ERP的基礎(chǔ)，涵蓋了企業(yè)物資進(jìn)出及內(nèi)部流轉(zhuǎn)的管理鏈路，以筆者從事物流系統(tǒng)實(shí)施工作的結(jié)果來看，物流管理系統(tǒng)的實(shí)施，具有以下重要的價(jià)值。

物流管理（銷售、采購、庫存）屬于企業(yè)的基礎(chǔ)管理，也是ERP系統(tǒng)的基本組成部分，具有重要的價(jià)值。但是，有部分企業(yè)認(rèn)為物流管理沒有什么作用，認(rèn)為只有實(shí)施完整的ERP系統(tǒng)才能發(fā)揮信息化系統(tǒng)的作用，忽視了實(shí)施物流管理對企業(yè)管理的重要意義。實(shí)際上，物流管理雖然只是ERP的一部分，但卻是ERP的基礎(chǔ)，涵蓋了企業(yè)物資進(jìn)出及內(nèi)部流轉(zhuǎn)的管理鏈路，以筆者從事物流系統(tǒng)實(shí)施工作的結(jié)果來看，物流管理系統(tǒng)的實(shí)施，具有以下重要的價(jià)值。

一、 建立了信息標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理

這里所說的信息標(biāo)準(zhǔn)指的就是企業(yè)對物流系統(tǒng)相關(guān)信息的準(zhǔn)確描述。一般而言，企業(yè)物流的基礎(chǔ)信息包括客戶檔案、供應(yīng)商檔案、存貨檔案、部門設(shè)置、崗位設(shè)置等，這些信息在實(shí)施物流系統(tǒng)之前雖然也存在，但大多以個(gè)人記憶形式存在，缺乏準(zhǔn)確、系統(tǒng)地描述，業(yè)務(wù)的進(jìn)行也是在這種模糊信息的基礎(chǔ)上發(fā)生的。在這種情況下，同一個(gè)客戶有可能被賦予不同的名稱和代號，同一種材料也有可能有很多叫法，一種原材料是不是要根據(jù)不同的屬性定義為不同的編碼，不同的部門有不同的說法。這種情況的出現(xiàn)就像是我們雖然在同一個(gè)國家，卻在應(yīng)用不同的方言，技術(shù)部說的是廣東話但生產(chǎn)部說的是上海話，生產(chǎn)部要與技術(shù)部溝通就要懂廣東話，否則工作就沒法開展，如果聽個(gè)一知半解，領(lǐng)會(huì)錯(cuò)了意思，就會(huì)引發(fā)業(yè)務(wù)處理的錯(cuò)誤。

通過建立物流體系，會(huì)對系統(tǒng)涉及到的所有基礎(chǔ)信息進(jìn)行整理，定義出基礎(chǔ)檔案的編碼標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范，消除內(nèi)部溝通過程中的方言問題，從而使各部門能以共同的標(biāo)準(zhǔn)對業(yè)務(wù)信息進(jìn)行描述，避免理解誤差。

二、 打破了部門信息壁壘，降低了信息溝通成本

在沒有應(yīng)用物流信息系統(tǒng)之前，企業(yè)物流部門之間的信息交流主要通過報(bào)表、會(huì)議、電話、交談等方式實(shí)現(xiàn)，在這種方式下，信息的擁有者雖然了解這些信息，但受到溝通方式的局限，信息的需求者獲取的只能是片面的、被動(dòng)的、不準(zhǔn)確的、不及時(shí)的信息，這就意味著信息鏈的下游無法全面、準(zhǔn)確、及時(shí)地對上游信息進(jìn)行處理，也就意味著企業(yè)中的部門不能協(xié)調(diào)一致的開展工作。換句話說，部門間信息溝通的不暢會(huì)導(dǎo)致整個(gè)企業(yè)協(xié)同工作效率的下降，而這個(gè)問題很難通過手工方式加以解決。

如果應(yīng)用了物流系統(tǒng)，情況將有很大的改觀。

首先，信息的傳遞不存在不及時(shí)的問題。信息一旦在某個(gè)部門生成，就可以被所有需要的部門查閱，毋須等待時(shí)間。其次，信息通過物流系統(tǒng)傳遞不會(huì)失真，避免了人為引起信息傳播誤差的可能。再者，信息的獲取方式從被動(dòng)式變?yōu)橹鲃?dòng)式，信息鏈下游部門不再依賴于上游部門提供報(bào)表等媒體，只要有權(quán)限，就可以獲取需要的任何數(shù)據(jù)?？傊?，物流系統(tǒng)的應(yīng)用改變了部門間信息溝通的方式，保證了信息溝通的效率和質(zhì)量。

三、 規(guī)范、優(yōu)化了業(yè)務(wù)流程

工作程序總是存在的，但多數(shù)企業(yè)除了財(cái)務(wù)報(bào)銷方面有較為明確的規(guī)程外，很多業(yè)務(wù)都沒有明確的流程規(guī)定。采購計(jì)劃如何確定、采購業(yè)務(wù)如何開展、領(lǐng)用物資要辦什么手續(xù)、銷售發(fā)貨應(yīng)如何辦理等業(yè)務(wù)的處理雖然會(huì)有習(xí)慣性做法，但未必是合理的，而且會(huì)依經(jīng)辦人或負(fù)責(zé)人的不同而發(fā)生變化。企業(yè)中這種流程的不明確，與部門、崗位職能的定義不明確有很大的關(guān)系，而受到影響最明顯的則是部門間工作交接的接口。如果這個(gè)接口是模糊的，就會(huì)造成工作中大量的反復(fù)，嚴(yán)重影響流程運(yùn)行效率。

在實(shí)施物流系統(tǒng)的過程中，會(huì)對相關(guān)的部門和崗位進(jìn)行明確的職能定義，規(guī)定其工作的范圍、內(nèi)容和要求，并在此基礎(chǔ)上形成工作流程定義，明確規(guī)定工作鏈條中每一個(gè)環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人（崗位）、所要做的工作、如何做、如何與下一環(huán)節(jié)進(jìn)行交接等內(nèi)容。在形成了流程規(guī)范后，還可以在物流系統(tǒng)中進(jìn)行設(shè)置，確保在系統(tǒng)中只能按規(guī)定的流程開展業(yè)務(wù)，從而保證了業(yè)務(wù)流程的規(guī)范性。

通常，業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化對企業(yè)運(yùn)行的影響十分巨大。通過業(yè)務(wù)流程優(yōu)化，原先不合理的規(guī)定被去除，不必要的程序被簡化，業(yè)務(wù)的區(qū)分變得簡單明了，再也不存在相互推諉的情況，業(yè)務(wù)運(yùn)行的效率得到大幅度提升。

四、 降低了對基層業(yè)務(wù)人員能力的要求

物流系統(tǒng)的應(yīng)用雖然要求業(yè)務(wù)人員具有軟件操作的能力，但對基層業(yè)務(wù)人員的要求卻降低了。舉個(gè)例子，在手工管理模式下，庫管員通常有三個(gè)職能，一是實(shí)物收發(fā)存管理，二是記賬，三是算賬。而在應(yīng)用了庫存管理后，庫管員只需要能在系統(tǒng)中輸入收發(fā)單據(jù)即可，既不用登記賬簿，也不用知道存貨的價(jià)格，更不需要計(jì)算存貨的成本，甚至連報(bào)表也不需要編制了，因?yàn)檫@一切都由電腦代勞了！

五、 降低了崗位變動(dòng)成本

大家都知道在新員工上崗前應(yīng)該對其進(jìn)行充分的培訓(xùn)并做好新老員工的工作交接，才能安排其上崗，但多數(shù)企業(yè)做不到這一點(diǎn)。經(jīng)常的情況是新員工到崗，老員工離崗，甚至這邊新人還沒到，那邊已然走人，留下一大堆事情等著新人來處理。試想，在一個(gè)陌生的環(huán)境下，處在一個(gè)陌生的崗位，面對著并不完善的歷史資料，有多少人能很快把工作做好？我想，即使是悟性很好的人，沒有1個(gè)月，恐怕也不能很好的接替一個(gè)陌生的崗位。

但如果已應(yīng)用了物流系統(tǒng)就大不一樣了。首先，將會(huì)有一份詳細(xì)、明確的工作流程交給繼任者，對照自己的崗位，他能夠很快知道整個(gè)業(yè)務(wù)流程的順序，知道自己上下游的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)是什么，知道自己應(yīng)該做什么。其次，還會(huì)有一份詳盡的崗位操作手冊交給他，通過對手冊的學(xué)習(xí)，他將很快知道他的工作應(yīng)如何開展，業(yè)務(wù)該如何處理，軟件應(yīng)如何操作等等。最后，我們可以簡單的把原崗位的操作賬號交給他，這樣他就可以很方便的查詢這個(gè)崗位原先所作的所有業(yè)務(wù)，并以此為基礎(chǔ)開展新的工作。

能有這樣的效果，其根本原因是物流系統(tǒng)的實(shí)施天然的留給了新員工培訓(xùn)所需的一切資源，整個(gè)過程不僅方便快捷，也不需要組織專門的培訓(xùn)，可謂省時(shí)省力。

六、 減少了手工作業(yè)，提高了業(yè)務(wù)質(zhì)量

使用軟件系統(tǒng)與手工操作在形式上有很大的不同，手工模式下所有的單據(jù)、賬簿、報(bào)表全部是由經(jīng)辦人手工填寫的，所要填寫的內(nèi)容都是由經(jīng)辦人根據(jù)印象、習(xí)慣和自身理解填制，如果填寫字跡不清或表述含糊，就會(huì)影響后續(xù)工作。如果是應(yīng)用軟件系統(tǒng)，因所有基礎(chǔ)檔案如客戶名稱、產(chǎn)品名稱、規(guī)格等都已預(yù)先存在于軟件中，操作方式就會(huì)由手工填制變?yōu)檫x擇輸入，保證不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。另外，軟件還可以對要求輸入的項(xiàng)目進(jìn)行規(guī)定，以確保必要的信息不會(huì)遺漏或錯(cuò)輸。

七、 為財(cái)務(wù)核算提供了準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)來源

物流管理的實(shí)施對財(cái)務(wù)部是個(gè)解脫，因?yàn)樵趯?shí)施物流管理之前會(huì)計(jì)總在忙著記賬，忙著和各個(gè)部門對帳，每月能用5天時(shí)間結(jié)帳就已經(jīng)是很高的效率了。在實(shí)施了物流系統(tǒng)之后，銷售部、采購部、庫管部的所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都可以傳入到財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)中，成為財(cái)務(wù)核算、記賬的來源。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)再也不用忙著和各部門對帳，仔細(xì)、精確的核對業(yè)務(wù)部門所作的單據(jù)就成為財(cái)務(wù)核算唯一的關(guān)鍵。毫不夸張地說，應(yīng)用物流管理系統(tǒng)后，只需要1天時(shí)間就可以準(zhǔn)確地完成結(jié)帳、出報(bào)表的工作。

八、 能為經(jīng)營決策提供準(zhǔn)確、翔實(shí)的數(shù)據(jù)

隨著物流系統(tǒng)的應(yīng)用，系統(tǒng)中存儲的信息就會(huì)越來越多，這就為信息的統(tǒng)計(jì)和分析提供了便利。在手工運(yùn)行模式下，業(yè)務(wù)經(jīng)營過程中雖然發(fā)生了大量的信息，但能記錄下來的少之又少，大量信息只存在于各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人的大腦中，隨著時(shí)間的流逝和人員的更替，我們將難以收集這些歷史信息，更難以進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。但如果有物流系統(tǒng)，這些信息將被原原本本的記錄下來，想要統(tǒng)計(jì)某個(gè)供應(yīng)商的交貨情況、想要對比某個(gè)產(chǎn)品的銷售狀況，系統(tǒng)都可以給出準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)報(bào)表，從而為企業(yè)的管理者提供了科學(xué)的決策依據(jù)。

九、 通過改革工作模式和方法，改變了各級主管和業(yè)務(wù)員的思維模式，從而幫助他們提高了業(yè)務(wù)能力

一開始，各級主管和業(yè)務(wù)員可能只是被動(dòng)的接受物流系統(tǒng)，在實(shí)施過程中也可能因?yàn)橐恍┐煺鄱a(chǎn)生動(dòng)搖，但是，隨著系統(tǒng)的逐步應(yīng)用，他們會(huì)慢慢體會(huì)到系統(tǒng)所提供的便利，進(jìn)而喜歡上這套系統(tǒng)。當(dāng)系統(tǒng)的應(yīng)用到達(dá)一定的程度時(shí)，各級人員的思維模式就會(huì)自然的與物流系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思想趨于一致，當(dāng)發(fā)生新的業(yè)務(wù)或問題時(shí)，就會(huì)自覺地與系統(tǒng)結(jié)合，就會(huì)考慮如何與軟件結(jié)合、流程如何規(guī)定、由誰來處理、怎么處理等問題。當(dāng)各級人員的認(rèn)識達(dá)到一定的層次后，就會(huì)產(chǎn)生新的需求、會(huì)挖掘軟件的功能、會(huì)設(shè)計(jì)新的解決方法。當(dāng)舊的系統(tǒng)不能滿足整體應(yīng)用的需求后，就會(huì)提出用更好更強(qiáng)的系統(tǒng)來進(jìn)行取代，以進(jìn)一步提高管理能力和運(yùn)行效率。

十、 為全面實(shí)施ERP奠定了基礎(chǔ)

ERP是為企業(yè)整體資源的協(xié)調(diào)和優(yōu)化設(shè)計(jì)的，其核心是計(jì)劃管理。但計(jì)劃管理的基礎(chǔ)是穩(wěn)定的物流管理，如果物流管理體系本身就是混亂的，銷售接單沒有規(guī)程、發(fā)貨無人負(fù)責(zé)、庫房領(lǐng)用、發(fā)料無人管理，很難想象制定好的計(jì)劃能被準(zhǔn)確地執(zhí)行，ERP所強(qiáng)調(diào)的計(jì)劃的協(xié)調(diào)性就更無從保證了。所以，對于企業(yè)整體性的信息化規(guī)劃來說，可以把實(shí)施物流管理放在ERP前面，在物流系統(tǒng)得到良好的應(yīng)用后，實(shí)施ERP系統(tǒng)就成為簡單、輕松的工作了。