文/楊何

上班族中有這樣一群人，他們每天忙忙碌碌，從一大早到公司開始，就忙個(gè)不停，甚至連喝水、上廁所的時(shí)間都沒有，卻總要被留下來加班到很晚。當(dāng)這一天工作結(jié)束后，你問他今天做了什么，他會(huì)一臉茫然狀，好像今天也沒做多少事情啊。

為什么會(huì)出現(xiàn)這種很忙的假象呢？究其原因，主要還是因?yàn)楣ぷ餍侍?，沒有將自己的工作進(jìn)行梳理和優(yōu)化。今天我們就來談?wù)動(dòng)心男┕ぷ魃系男〖记?，可以大幅提升工作效率?/p>

（注：因公司電腦文件管理制度限制，正文中所有圖例均為個(gè)人電腦上臨時(shí)創(chuàng)建）

目錄

01.在桌面上設(shè)置“收集箱”

凌亂的桌面

想必上面這張圖對(duì)你來說并不陌生吧，說不定你的電腦就是這個(gè)樣子（偷笑臉）。

日常工作中，我們需要保存郵件附件內(nèi)容時(shí)、接收同事發(fā)送的文件時(shí)、或者下載資料時(shí)，為了效率，我們習(xí)慣于將文件暫時(shí)保存在桌面上。如果不及時(shí)整理，桌面上就會(huì)被各種雜亂的文件鋪滿，再次查找、使用時(shí)會(huì)非常不方便。

保持電腦桌面干凈、整潔的方法非常簡(jiǎn)單，在桌面上創(chuàng)建一個(gè)名為“收集箱”的文件夾,將暫時(shí)不知如何歸類或臨時(shí)性的文件放入“收集箱”。這樣做的目的不僅僅是保證桌面干凈、整潔，還可以防止把重要的資料丟失（如果你把某些你覺得暫時(shí)沒用的資料放入回收站，一旦清空，再找回就幾無可能）。

干凈清爽的電腦桌面

這樣做還有三個(gè)前提條件：

（1）定期（至少每周）對(duì)電腦桌面進(jìn)行整理，將重要文件進(jìn)行歸類

（2）即便是臨時(shí)文件，命名也要規(guī)范，以方便查找和搜索

（3）你的電腦磁盤足夠大，可以容納這樣的“收集箱”

02.給常用的文件夾設(shè)置快捷方式

常規(guī)的查找路徑

通常情況下，如果要在電腦中找到“X新產(chǎn)品項(xiàng)目”這個(gè)文件夾，我們需要操作的路徑為：我的電腦→文檔→Young→重要項(xiàng)目→X新產(chǎn)品項(xiàng)目。如果該項(xiàng)目是你負(fù)責(zé)的主要項(xiàng)目，每天要打開多次，每次都要通過這樣的方式，你肯定也會(huì)崩潰掉的。

解決這個(gè)問題的方法為：為這個(gè)常用的文件夾設(shè)置快捷方式，具體操作如下：

Step1：右擊文件夾，選擇“創(chuàng)建快捷方式”

Step1

Step2：將快捷方式剪切至桌面，并重新命名（去掉“快捷方式”幾個(gè)字）

Step2

03.用云筆記軟件記錄常用的資料

日常工作中，我們經(jīng)常會(huì)接收很多雜亂無章的信息，比如各種報(bào)表系統(tǒng)的登錄地址，經(jīng)常更新的公郵密碼，費(fèi)用報(bào)銷的審批人變更等等。過去，我都是用Word或Excel來記錄這些信息，但是查看和更新都非常不方便。后來，知道公司的電腦可以安裝OneNote后，我的資料管理就如魚得水。（此處需要說明一下，因?yàn)楣P者所在公司對(duì)電腦管控非常嚴(yán)格，公司的電腦只能安裝部分標(biāo)裝的軟件，也無法使用云筆記、網(wǎng)盤類的軟件，因此，在無法使用印象筆記的情況下，發(fā)現(xiàn)可以使用本地版的OneNote真的是一個(gè)很大的驚喜）

保存重要資料

雖然很多功能由于限制無法使用，但還是可以發(fā)揮其“筆記本”的強(qiáng)大作用。除了記錄一些常用資料外，還可以將重要郵件保存至OneNote，保存下來的內(nèi)容包括郵件正文和附件等所有信息。

保存重要郵件

保存后的界面

04.為郵箱設(shè)定規(guī)則，自動(dòng)分類

Outlook提供了非常方便的郵件管理規(guī)則，你可以根據(jù)需要在收件箱下面建立其他細(xì)分的文件夾，并為其設(shè)定“規(guī)則”，當(dāng)新郵件到來時(shí)，會(huì)自動(dòng)歸類到相應(yīng)的文件夾。

管理規(guī)則

規(guī)則的建立也非常簡(jiǎn)單，常用的有：

（1）將某人發(fā)來的郵件移至文件夾：如將來自X新產(chǎn)品項(xiàng)目組其他同事的郵件都移至“X新產(chǎn)品項(xiàng)目”文件夾；

（2）將主題中包含特定詞語的郵件移至文件夾：如將主題包含“X新產(chǎn)品”的郵件移至“X新產(chǎn)品項(xiàng)目”文件夾。

新建規(guī)則

05.用小型數(shù)據(jù)庫處理大數(shù)據(jù)

工作中，處理數(shù)據(jù)是不可避免的。大部分情況下，我們都是用excel進(jìn)行數(shù)據(jù)處理、分析等工作。但是，當(dāng)原始數(shù)據(jù)比較大時(shí)（如超過1G），用excel打開就會(huì)很困難，更不用說做數(shù)據(jù)分析了。這時(shí)候，可以借助于Office自帶的Access數(shù)據(jù)庫對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。

首先，需要先將原始的excel數(shù)據(jù)導(dǎo)入Access，操作過程如下：

將數(shù)據(jù)導(dǎo)入Access

其次，在新建的excel中導(dǎo)入來自Access的外部數(shù)據(jù)，并在顯示方式中選擇“數(shù)據(jù)透視表”，具體操作如下：

將數(shù)據(jù)導(dǎo)入excel

如果原始的數(shù)據(jù)需要預(yù)先處理，可以直接在Access中寫一些簡(jiǎn)單的SQL語句，如過濾、更新、分組等（推薦一本學(xué)習(xí)SQL語句的書：《SQL必知必會(huì)》），對(duì)原始的數(shù)據(jù)處理后，再導(dǎo)入excel中。

06.召開高效的會(huì)議

做項(xiàng)目也避免不了需要開會(huì)，開會(huì)的目的是為了在會(huì)議上把該解決的問題解決并給出行動(dòng)方案，未解決的問題確定下一步的行動(dòng)計(jì)劃、責(zé)任人與完成時(shí)間。

要想讓會(huì)議更加高效，需要在會(huì)議前、會(huì)議中和會(huì)議后做到以下幾點(diǎn)：

（1）會(huì)議前：發(fā)會(huì)議邀約時(shí)，不能僅僅只是一個(gè)會(huì)議通知，要在邀約中體現(xiàn)會(huì)議主題、議題，讓與會(huì)者提前有所準(zhǔn)備。

會(huì)議邀約

（2）會(huì)議中：可以在Outlook中選擇“會(huì)議筆記”打開OneNote記錄會(huì)議內(nèi)容，同時(shí)，注意一定要用錄音工具將會(huì)議內(nèi)容記錄下來（用手機(jī)或筆記本電腦上的OneNote）。

會(huì)議筆記

錄音

（3）會(huì)議后：整理會(huì)議紀(jì)要，并發(fā)送給參會(huì)的所有人，抄送需要知曉的領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任人。會(huì)議紀(jì)要的格式和內(nèi)容可參考下圖：

摘自《人人都是產(chǎn)品經(jīng)理》

作者：楊何，栗子專欄作者，擅長(zhǎng)知識(shí)管理，PPT制作和數(shù)據(jù)分析，喜歡騎行、旅行和寫作，微信公眾號(hào):栗子（urchestnutl）。

本文由楊何授權(quán)在古浪讀書頭條號(hào)發(fā)布。網(wǎng)媒轉(zhuǎn)載或紙媒發(fā)表，請(qǐng)預(yù)先取得授權(quán)！