企業(yè)沒有視崗位說明書為有效的管理工具，很大程度上是因為在編制崗位說明書時就沒有把它和企業(yè)戰(zhàn)略、目標等聯(lián)系起來，沒有考慮到它與實際員工工作之間的關(guān)系。

上述場景不可謂不常見。大多數(shù)連鎖和單體藥店都編制有崗位說明書，但都鎖在柜子里或是僅掛在墻上，而沒有應(yīng)用于實際工作，從而發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

其實，作為企業(yè)基礎(chǔ)管理的工具，用好崗位說明書，可以發(fā)揮如下作用：

——可快速甄別應(yīng)聘新員工是否符合公司要求。在招聘新員工、新員工上崗初期及轉(zhuǎn)正評估時，對照崗位說明書，可快速判斷新員工是否符合崗位要求，避免出現(xiàn)在其正式上崗后才發(fā)現(xiàn)其不能勝任的局面。

——可明確內(nèi)部選拔的管理者是否具備必需的能力。可將崗位說明書作為依據(jù)，用來評估被選拔者是否符合新的崗位要求。很多連鎖都是從優(yōu)秀店員中來選拔店長的，可是店員與店長的崗位職責大不相同，要具備的能力也不一樣，店員如果不具備必要的管理能力，是無法勝任店長一職的。

——可以作為定薪、調(diào)薪的重要依據(jù)。以崗位職責作為標準來評價確定員工的崗位薪酬，可充分體現(xiàn)薪酬的內(nèi)在公平性和激勵原則，提升員工滿意度。

——可將之作為開展培訓需求調(diào)研和培訓效果評估的重要依據(jù)。企業(yè)進行培訓需求調(diào)研，不能僅采用向員工發(fā)放培訓需求問卷這一種方式，因為員工的培訓需求不一定是業(yè)務(wù)需求的真實反應(yīng)。培訓部門更應(yīng)該依據(jù)一定的標準選取一部分員工，以崗位說明書作為參照，來全面評估員工的實際能力和工作表現(xiàn)，員工的現(xiàn)實水平與標準之間的差距即是培訓的真實需求。同理，也應(yīng)該以崗位說明書作為標準對培訓進行績效評估，不僅能量化培訓的實際效用，還能促進培訓內(nèi)容的實際轉(zhuǎn)化。

——是企業(yè)進行績效管理的重要工具。具體說來，一份優(yōu)秀的崗位說明書，應(yīng)可直接用于崗位價值評估，可以讓員工明確每一崗位的具體價值。明確崗位價值，即高價值獲得高薪酬，可激發(fā)員工的工作熱情，避免出現(xiàn)“干多干少一個樣”的現(xiàn)象，從而充分體現(xiàn)薪酬的內(nèi)在公平性。還可依據(jù)崗位價值評估結(jié)果，找出員工現(xiàn)有工作水平與崗位要求之間的差距，讓員工確定自己的努力方向，從而得以改進。

連鎖沒有視崗位說明書為有效的管理工具，只是為了編制而編制，為了應(yīng)付檢查而編制。究其原因，很大程度上是因為在編制崗位說明書時就沒有把它和企業(yè)戰(zhàn)略、目標等聯(lián)系起來，沒有考慮到它與實際員工工作之間的關(guān)系。事實上，編制崗位說明書的前提，就是崗位分析。

對任何一個崗位進行分析，都要解決如下幾個問題：

——在這個崗位上，員工應(yīng)開展哪些腦力和體力活動？（what）

——完成這些工作的目的是什么？（why）

——這些工作應(yīng)在哪里完成？（where）

——這些工作應(yīng)在什么時間內(nèi)完成？（when）

——員工如何完成這些工作？（how）

——完成這些工作需要哪些條件？（environment）

崗位分析是一項系統(tǒng)性工作，需要符合如下原則：

——崗位分析以企業(yè)戰(zhàn)略為導向，突出崗位與機構(gòu)和流程的有機銜接，促進任職資格的合理性和適應(yīng)性。以連鎖開展慢病管理為例，慢病專業(yè)服務(wù)人員的崗位職責就不能僅設(shè)定為藥品銷售，而要突出專業(yè)服務(wù)導向，專業(yè)服務(wù)人員的任職資格就應(yīng)與普通營業(yè)員和一般咨詢藥師有明顯區(qū)別。

——以工作為中心，強調(diào)人與工作的有機融合。崗位分析必須以工作目標和工作內(nèi)容為中心，以推進崗位設(shè)計的科學化。如，慢病專業(yè)服務(wù)人員的工作目標，是要通過專業(yè)服務(wù)來提升顧客的依從性和忠誠度，依次來提升慢病品類的銷售表現(xiàn)，因此，應(yīng)規(guī)范慢病會員的服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)流程，并確定專業(yè)服務(wù)標準。

——崗位分析不是簡單地對崗位任職資格、崗位職責、任務(wù)和業(yè)績標準等要素進行羅列，還要明確各崗位對公司的貢獻，與其他崗位間的內(nèi)在聯(lián)系，在流程中的位置和角色。在此基礎(chǔ)上才能客觀地確定各崗位的相對價值。

在對崗位進行分析以后，崗位說明書的內(nèi)容也就出來了。為了能使崗位說明書真正用于指導、評價工作，崗位說明書的編制內(nèi)容應(yīng)包括如下項目：

具體有：崗位名稱、所屬部門、工作性質(zhì)、直屬上級、工資等級、工資水平、所轄人員、定員人數(shù)

工作概要——工作性質(zhì)、中心任務(wù)和責任；

工作內(nèi)容——基本內(nèi)容、時間、權(quán)限、依據(jù)；

崗位職責——應(yīng)逐項細致列出；

工作結(jié)果——能量化的應(yīng)量化，不能量化的應(yīng)盡量細化；

工作關(guān)系——直屬上級、下屬、職位晉升轉(zhuǎn)換、橫向聯(lián)系；

有關(guān)說明——需使用的設(shè)備和信息說明。

很多連鎖編制的崗位說明書，缺少對工作職責的詳細描述和對工作結(jié)果的量化與細化，導致無法用以指導與評價員工工作；而在工作關(guān)系項下，有的連鎖則忽略了“職位晉升轉(zhuǎn)換”項，不利于員工職業(yè)規(guī)劃和職業(yè)發(fā)展。

包括：最低學歷要求、應(yīng)接受的培訓、年限經(jīng)驗、崗位所需一般能力等等。崗位所需一般能力就是根據(jù)崗位的實際需要來制定的，主要包括計劃、協(xié)調(diào)、實施、組織、控制、領(lǐng)導、信息處理、、公共關(guān)系等方面，這對于確定員工是否能匹配崗位要求非常重要。

包括：工作場所、工作環(huán)境、職業(yè)危害、工作時間特性說明、總體工作強度說明。

主要包括情緒穩(wěn)定性、責任心、主動性等心理方面的特征，以及年齡、性別、身體素質(zhì)等生理方面的要求。

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